成功する知識移転計画を作成して実行する方法

従業員の高いスキルと十分な情報を維持することが、従業員の仕事の成功につながります。 最終的には、それが組織の成功にも役立ちます。 知識の伝達はこれを行うための簡単な方法です。

知識の伝達は、事故、コミュニケーションの誤り、重要な知識の損失を防ぐために、チームメンバー間で情報とスキルを共有するプロセスです。 しっかりとした知識伝達プロセスを導入すると、そうしたことをすべて回避し、チーム全員の情報へのアクセスを効率化できます。

ただし、知識の伝達を可能にするためには、計画が必要です。

このガイドでは、確実な知識移転計画を構築する方法と、それがビジネスにどのように役立つかについて説明します。

開始に役立つ便利なテンプレートも含まれています。

知識の伝達とは何ですか?

知識の伝達は、ビジネスの一部の間で知識や情報を共有するための正式なプロセスおよび一連の特定の活動です。

これは、マネージャーと従業員の間での共有、またはピアツーピアでの共有のように見える可能性があります。 また、チームのメンバーが退職したときに情報を共有することも意味する場合があります。

知識伝達の目標は、知識の損失を防ぐことです。 通常、これは暗黙知または形式知に分類されるさまざまな種類の知識を社内の人々と共有することに似ています。 また、従業員が退職したときの情報のギャップを埋めるのにも役立ち、複数の部門の統合をサポートしてビジネスの冗長性を削減することもできます。

一般に、知識の伝達には、タスク、情報、文書、プロセス、アイデアなどの循環が含まれます。 前述したように、知識の伝達には、暗黙知と形式知という 2 つの主なタイプの知識が含まれます。

それぞれの内訳は次のとおりです。

暗黙知（暗黙知）

暗黙知または暗黙知とは、従業員が口頭または書面で伝えたり伝達したりすることが難しい情報を指します。 それには個人の洞察、経験、観察が含まれます。

暗黙知とみなされるスキルの例は次のとおりです。

• 論理的な予測を立てる能力
• ボディーランゲージとユーモア
• 一目で人を認識する能力
• 感情的知性
• 特定の言語の知識
• リーダーシップスキル

暗黙知は人の心の中に保存されるため、より専門的かつ個人化されます。 それは主に認知プロセス（観察、熟考、直観など）と実践を通じて獲得されます。

暗黙知を伝達する最良の方法は、対面での活動や会議を通じて行うことです。 これにより、暗黙知の提供者と受信者が頻繁に対話できるようになります。 それがひいては相互信頼を築くのに役立ちます。

形式知

形式的知識とは、共有および転送のために迅速に記録、体系化、および表現された情報です。 形式知は暗黙知に比べて文書化して記録するのがはるかに簡単です。

扱っている情報が明示的な情報なのか暗黙的な情報なのかを知るのは難しい場合があります。 次のように考えてください。形式知は、人々の間で共有され表現される直接的な情報です。

ほとんどの場合、それは明確に文書化されており、多くの場合は書面で行われます。 たとえば、標準作業手順 (SOP) や四半期のマーケティング レポートなどです。 SOP とは別に、オンボーディング ドキュメントやハウツー ガイドも形式知として機能します。

4 つの主な種類の知識伝達

知識伝達には 2 種類の知識が含まれますが、知識伝達自体には主に 4 つの種類があります。 これらは：

• 暗黙から暗黙へ:無形の知識をある個人またはグループから別の個人またはグループに移転し、その知識を暗黙の形で保持することが含まれます。
• 暗黙から明示へ:外部化とも呼ばれます。 これには、誰かの個人的な洞察を会議メモに物理的に文書化するなど、暗黙知を形式知に変換することが含まれます。
• 明示的なものから明示的なものへ:物理的なレポートのデジタル化など、既存の明示的な知識から新しい情報を作成することが含まれます。
• 明示的から暗黙的:内面化とも呼ばれます。 これには、形式知を個人またはグループに教え、それを頭の中に保持させることが含まれます。 例としては、人事ポリシーをチームと共有し、その情報を精神的に保持する人が挙げられます。

知識の伝達がなぜ重要なのか

知識の伝達にはさまざまなメリットがあるため、ビジネスにとって重要です。

1 つは、新入社員を特定の役割でトレーニングしながら、時間管理を改善するのに役立ちます。 チームが知識の伝達に参加すると、マネージャーは新入社員と共有すべき正確な情報を把握できるため、新人研修やトレーニング中に時間を失ったり混乱したりすることがなくなります。 さらに、効果的な知識の伝達により、チームの残りのメンバーに新入社員を紹介するなど、オンボーディングの他の側面に集中できる時間が確保されます。

知識の伝達は従業員の育成にも役立ちます。 彼らは組織内の他の人からスキルや情報を学び、知識の伝達が会社で標準的な慣行ではなかった場合には得られなかった方法で成長することができます。

さらに、知識の継承は、既存の従業員が退職するチームメンバーの役割に移行するのに役立ちます。 従業員の離職に対処している場合でも、会社が重要な情報を維持するのに役立ちます。

同時に、すべての従業員がそれぞれの役割で成功できるようになり、生産性が向上します。

これに加えて、知識の伝達はイノベーションを促進するため重要です。 これにより、新しいアイデア、従業員の意欲の向上、ビジネス上の評判の向上、顧客満足度の向上などにつながる可能性があります。

最後に、知識伝達のプロセスには、多くの場合、情報を保管するための集中的な場所の作成が含まれます。これは、情報損失の防止に役立ちます。 これにより、重要なデータが紛失したり、削除されたり、チーム メンバーによって見落とされたりする可能性が減少します。

知識移転計画とは何ですか?

知識移転計画は、企業が組織のある部分から別の部分に情報を移動するのに役立つ戦略です。 ほとんどの場合、これは情報をある人または部門から別の部門に移動することに似ています。

基本的に、これらの計画は知識を共有するためのロードマップであり、知識とは何か、どのように共有するのか、誰が共有するのか、誰がそれを受け取るのかを詳細に示します。

知識伝達計画は、文書で作成することも、口頭で戦略を共有することもできます。 いずれの場合も、目標は同じです。それは、組織内で知識が確実に確実に伝達されるようにすることです。

これらの計画には通常、次の 4 つの主要なフェーズが含まれます。

1. 重要な知識を特定する
2. その知識を取り込む
3. 知識を文書化する
4. 知識を共有する

これらのフェーズにより、企業は情報を紛失したり誤解したりすることなく、ある個人や部門から別の部門に知識を移すことができます。

知識移転計画の利点

堅牢な知識伝達戦略を作成して実装することで利益を得る方法は数多くあります。 知識の収集と拡散にかかる時間を短縮したり、アイデアを他の部門にうまく取り入れたり、社内のイノベーションを促進したりすることができます。

また、次のようなことにも役立ちます。

職場の生産性と効率を向上させる

これらの計画は知識の共有を合理化し、従業員が業務を遂行するために必要な情報に簡単にアクセスできるようにします。 質問したり、他の部門とやり取りしたりして時間を無駄にすることはありません。 これにより、仕事に集中する時間がさらに増えます。

また、より適切な意思決定を下し、より迅速かつ効率的に問題を解決できるようになります。 これにより、従業員と組織の生産性が維持されます。

同時に、従業員が重要な知識を身につけていれば、最初から仕事を正しく遂行するための準備が整います。 これにより、間違いを犯したり、仕事の特定の部分をやり直す必要がなくなります。

コラボレーションを強化する

知識移転計画により、各部門の連携が容易になります。 異なる部門のメンバー間での情報共有がスムーズになり、お互いの知識、スキル、アイデアなどを活用して会社のさらなる成功に向けて取り組むことができます。

さらに、これらの計画は、情報が外部に流出するのを防ぎます。 1つの部門。 代わりに、必要なときにチームメンバーや部門間で知識を共有するためのプロセスが用意されています。 これにより、社内の情報への全体的なアクセスが向上し、あらゆる面でのコラボレーションがよりスムーズになります。

エンゲージメントを高める

知識伝達計画を使用すると、経験豊富な同僚や対象分野の専門家が社内の他の人々とより簡単に情報を共有できるようになります。 これにより、従業員はこれまで聞いたことのないアイデア、スキル、情報に触れることができ、興奮する可能性があります。

これにより、新しいスキルへの関心が高まり、従業員が現在の仕事をより良くしたり、新しい責任を担うスキルを向上させたりできる専門能力開発の機会を追求することが奨励されます。 この新たな関心が従業員のモチベーションを高め、従業員の関与をさらに高めます。

知識移転計画に含めるべきもの

定義はこのくらいにして、知識移転計画に何を含めるべきかについて議論しましょう。

一般に、優れた知識移転計画には次のものが含まれます。

• 主な目的:この情報を転送する最終目標は何ですか?
• 明確に定義された知識:何を共有することを目指していますか? 情報は暗黙的ですか、それとも明示的ですか?
• 誰が知識を共有していますか:知識を所有している人、チーム、または部門は誰ですか?
• ナレッジを受け取るのは誰ですか:ナレッジが提供される個人、チーム、または部門は誰ですか?
• 知識の伝達から利益を得るのは誰ですか:提供者と受信者のほかに、共有される情報から誰が利益を得るでしょうか?
• 方法論:知識をどのように共有しますか? たとえば、メンターシップ、ペアワーク、シャドーイングなどを選択できます。
• ツール:知識の共有を促進するためにどのようなツールを使用しますか? たとえば、デジタル コラボレーション プラットフォーム、学習管理システム、オンライン ナレッジ ベースなどです。
• 期限:いつ情報を共有する必要がありますか?
• 場所:情報はどこに保存されますか? たとえば、Google ドライブや Dropbox などのコンピュータ データベースに保存されるのでしょうか、それともファイル キャビネットなどの物理的な場所に保存されるのでしょうか?
• フォローアップ:進捗状況を追跡し、フィードバックを収集するために、知識共有に関わる人々をどのようにフォローアップしますか?
• 測定:知識移転の成功をどのように測定し、定量化しますか?

これらの質問に答えると、誰が、どのように、何を、なぜ、いつ、どこで知識を伝達するかを定義するのに役立ちます。 誰もが従うことができる効果的な計画を簡単に作成できます。

無関係な情報を除外する

知識移転計画に何を含めるべきかを知ることに加えて、何を含めるべきではないかを知ることも重要です。 これは、自分の目的に関係のない情報を検討し、それらを検討の外に置くことを意味します。

たとえば、会社の採用ポリシーに関する知識を伝達しているとします。 この場合、レイオフや解雇に関するポリシーなど、雇用に直接関係のない他の人事情報は除外する必要があります。

そうしないと、チーム メンバーが圧倒され、新しい情報を吸収して使用することがさらに困難になる可能性があります。

7 つのステップで知識移転計画を実行する

スムーズなプロセスを確保するために、便利な知識伝達チェックリストを用意しました。 以下に概説する 7 つの各ステップは、何を達成する必要があるかについての明確な指針を提供します。

早速、知識の伝達を簡単にしてみましょう。

ステップ 1: 目的とニーズを決定する

知識移転計画を作成する最初のステップは、目的を決定し、収集する必要がある情報を把握することです。

目標を設定するには、多くの場合、どの人または部門が知識の損失に対して脆弱であるか、どの情報が保存する必要がある重要な知識であるかを検討することが含まれます。 また、その情報の責任者が誰であるか、情報を保存するために実際に知識の伝達が必要かどうかも検討する必要があります。

目的の例としては、退職するチーム メンバーのポジションを引き継ぐために必要なスキルと知識を現在の従業員に提供することが考えられます。 または、コラボレーションを向上させるために、営業部門にマーケティング部門からスキルや特性を学ばせることもできます。

そこから、どのような情報を収集する必要があるかを決定できます。 個人またはグループが日常的に使用する必要がある知識に注目してください。 彼らの役割やチームや部門の機能には何が必要ですか? それは主にリーダーシップスキルなどの暗黙知ですか、それとも重機の操作スキルなどの形式知ですか?

また、どの知識が特定の人や部門だけのものかを把握する必要もあります。 各チームがどのように機能するか、また、どのチーム メンバーまたは部門が、他のチームも知っておくべきタスクの実行方法を知っているかを考えてください。 また、タスクを完了するのに行き詰まったときに、人々が一般的に誰に助けを求めるのかについて考えることもできます。 これらの人物から情報を収集するとよいでしょう。

最後に、チーム メンバー間で共有する必要がある情報のリストを作成し、知識伝達計画に書き留めることができます。

ステップ 2: 情報を収集する

次に、実際に情報を収集する必要があります。

暗黙知と形式知の両方を扱うことになる可能性があるため、これは難しい場合があります。 つまり、次のようなさまざまな方法を使用して情報を収集する必要があります。

• 直接観察・ジョブシャドウイングを実施（暗黙知に最適）
• 動画の視聴または録画（暗黙知に役立ちます）
• インタビューの実施（暗黙知に最適）
• ワークショップや説明会（暗黙知と形式知の両方に役立つ）
• 書かれた文書を見る（形式知に最適）
• コラボレーション プラットフォームでの共有ドキュメントの閲覧(暗黙知と形式知の両方に役立ちます)
• ポリシーおよび手順マニュアルのレビュー(形式的な知識に最適)
• 音声録音を聞くか取り込む（暗黙知に最適）
• アンケートの実施（暗黙知と形式知の両方に役立ちます）
• フォーカスグループやグループディスカッションの開催（暗黙知と形式知の両方に役立ちます）

ステップ 3: 情報を適切に保管する

すべての情報を取得したら、それをどこかに保存する必要があります。 情報はファイルキャビネットなどに物理的に保存することも、デジタル的に保存することもできます。

いずれにせよ、特定の情報をデジタル形式または物理形式に転記する必要がある場合があります。

たとえば、特定のタスクの実行方法を説明するビデオ ウォークスルーをキャプチャした場合、知識を物理的な場所に保存する場合は、それを USB に保存するとよいでしょう。 物理的に書かれたメモがあり、知識をデジタル的に保存している場合は、保存する前にメモをデジタル化する必要があります。

プライバシーと保管に関する規制にも注意する必要があります。 知識を収集すると、その中には機密データが含まれる場合があります。 情報の保存方法の選択に影響を与える可能性がある安全性とプライバシーの規制を必ず読んでください。

ステップ 4: ツールを選択する

知識の伝達を開始する前に、それを行うためにどのツールを使用するかを把握する必要があります。

これらのツールの中には、書面によるトレーニング資料や対面トレーニング セッションに必要な小道具など、物理的なものもあります。 Zoom などのビデオ会議プラットフォームやインタラクティブなプレゼンテーションを作成できるソフトウェアなど、デジタルなものもあります。

ツールを選択するには、転送しようとしている情報を共有する最適な方法を考えてください。 たとえば、販売員の直観的な顧客サービス スキルなどの暗黙知を伝達するには、ビデオ会議プラットフォームを使用するのが最適かもしれません。 レストランを夜閉店するための適切な手順などの形式的な知識については、書面による文書が理想的かもしれません。

知識の伝達プロセス中に物理ツールとデジタル ツールを組み合わせて使用​​する必要がある場合があることに注意して、それに応じて計画を立ててください。

ステップ 5: 方法を選択して転送を実行する

次に、配信方法を選択します。

知識の伝達にはさまざまな方法があり、その中から選択できます。 これらには次のものが含まれます。

• メンターシップ:暗黙知の共有に最適です。これには、経験の浅い人を経験豊富な人がトレーニングすることが含まれます。
• 作業のシャドーイング:新規学習者が日常の作業を行う際にその人を観察し、その人が知識をどのように実践しているかを確認できるようにします。
• ピアツーピア学習:暗黙知と形式知を共有するためにペアまたはグループで作業することが含まれます。
• 実地トレーニングまたはガイド付きエクスペリエンス: 経験豊富な従業員が、通常の勤務日にタスクやベスト プラクティスなどについて別のチーム メンバーをトレーニングします。 これは、暗黙知と形式知の両方を伝達するのに役立ちます。 運動感覚の学習者、または「実践的な」学習者に最適です。
• インストラクター主導の学習:名前が示すように、これは、対象分野の専門家または高度なスキルを持つ従業員が学習セッションを主導して、特定のトピックについて他の人に教えることです。 これは、対面 (物理的なプレゼンテーションまたは講義) またはオンライン (デジタル プレゼンテーションまたは講義) のいずれかで行うことができます。
• シミュレーションとロールプレイ演習:この方法では、個人は制御された環境での作業状況に参加します。 これにより、彼らに適切なスキルと行動を教えます。 この方法は暗黙知の伝達に効果的です。
• E ラーニングとテクノロジー主導型学習:これには、ビデオ、デジタル トレーニング教材、クイズ、その他のデジタル アクティビティを備えたデジタル プラットフォームを使用して知識を共有することが含まれます。
• ビデオ指導:事前に録画された、またはライブのインストラクターが個人またはグループに仮想レッスンを口述することが含まれます。
• コーチング:経験豊富な従業員が他のチーム メンバーと緊密に連携してスキルを開発し、知識を向上させ、パフォーマンスが良好であることを確認します。
• 社会的関与:従業員が情報を検索し、知識の伝達を促進するために互いにコミュニケーションできるようにする対話型プラットフォームの使用が含まれます。

これらはさまざまな知識伝達方法のほんの一例であることに注意してください。 知識の伝達を確実に成功させるには、ビジネスにとって最も意味のあるものを選択する必要があります。

選択した方法論によっては、知識移転計画に戻って新しいツールを追加する必要がある場合があります。

方法論を選択したら、知識の伝達を実行してください。

ステップ 6: 転送の成功を測定する

知識伝達プログラムを完了したら、その成功を測定します。

まず、転送が成功したことを示す重要業績評価指標 (KPI) を決定する必要があります。 例としては次のようなものがあります。

• 顧客満足度調査の改善
• 製品の欠陥が少なくなる
• タスクを完了する際の生産性または効率の向上
• コンプライアンスまたは規制遵守の向上
• 特定のプロセスで発生するエラーが減少する
• 顧客サービスの応答時間の短縮

これらを知識移転計画に書き留めてから、移転の結果をそれらと比較してください。 従業員は成功しましたか、それとも的外れでしたか? さらに転送する必要がある情報や、特定する必要がある改善領域はありますか?

この評価は、知識伝達プロセスが効果的であることを確認するための鍵となります。

ステップ 7: フィードバックを収集する

最後に、関係者全員をフォローアップする必要があります。 知識を共有した人、知識を受け取った人、知識の伝達から恩恵を受けた人、そのプロセスで役割を果たした他の人たちと交流しましょう。

対面、電話、電子メール、またはインスタント メッセージを通じてチェックインし、プロセスに関する従業員の考えや意見を求めることができます。 従業員にフィードバックを求めるアンケートを作成して共有することもできます。

フォローアップすると、何がうまくいったのか、何が改善できるのかについて貴重な洞察が得られます。 これは、次に社内で知識を共有する必要があるときにアプローチを洗練するのに役立ちます。

知識伝達テンプレート

企業ごとに異なるため、普遍的な知識移転計画は存在しません。 ただし、出発点として基本的な知識移転計画テンプレートを使用することは素晴らしいアイデアです。 これをカスタマイズして、ビジネスに適した効果的な戦略を作成できます。

開始するために使用できる知識伝達テンプレートを作成しました。

Connecteam がビジネスでの知識の伝達にどのように役立つか

知識移転計画の最も重要な要素の 1 つは、情報を共有するために必要な方法論とツールです。 オールインワンの作業および知識管理プラットフォームである Connecteam は、知識の共有を効率化するいくつかのツールを提供します。

いくつかの注目すべき点を見てみましょう。

カスタマイズされたトレーニングを通じて知識を共有する

まず、Connecteam は、知識の共有を簡単にする強力な従業員トレーニング機能を提供します。

独自のトレーニング資料を作成してアップロードしたり、最初から、または Connecteam のテンプレートの 1 つを使用してカスタム コースを作成したりできます。 ビデオ、画像、音声メモなどを追加します。 次に、従業員がトレーニング情報をどの程度保持しているかを評価するためのクイズに挑戦します。 モジュールをセグメント化することもできるため、従業員は圧倒されることなく簡単にトレーニングを完了できます。

従業員はモバイル デバイスやデスクトップからコースや資料にアクセスでき、Connecteam を使用できる従業員の数に制限はありません。 少数のチームまたは会社全体をトレーニングしてください。

画像: Connecteam トレーニング機能の画像を追加

さらに、 Connecteam のトレーニング機能は、知識移転計画の方法論として機能します。 e ラーニング モジュール、ビデオ トレーニング、インストラクター主導のセッションなどをプラットフォーム上で直接作成して保存できます。 Connecteam には、対面トレーニング セッションをスケジュールするために使用できるイベント管理機能もあります。

これらすべてが、組織内でのよりスムーズな知識の伝達につながります。

ナレッジ センター経由で情報を保存し、アクセスする

Connecteam のナレッジ センター機能を使用すると、ナレッジ転送のストレージ面を処理できます。 会社のすべての重要な情報を 1 か所に保管し、従業員が物理的な場所に関係なく簡単にアクセスできるようにします。

ナレッジ ベースには他にも次のような機能がいくつかあります。

• ストレージの制限がないため、必要なだけ保存できます。
• エンドツーエンドのデータ暗号化により、データが保護され、プライバシー規制が遵守されます。
• データの自動同期により、保存した情報が古くなることはありません。 最近の変更は常にドキュメントに反映されます。
• カスタム ユーザー権限。どの従業員がどのファイルを表示できるかを指定できます。

アプリ内のチャットとアップデート機能を使用して従業員に最新情報を提供します

Connecteam のコミュニケーション ツールは、企業の知識伝達プロセスを容易にするのに役立ちます。

まず、組み込みのチャット機能を使用すると、 1 対 1 またはグループの会話で、あなたとチームのメンバーがリアルタイムでコミュニケーションできるようになります。 ビデオ、画像、音声メモ、添付ファイルを含むメッセージを送信して、知識を迅速かつ簡単に伝達します。

また、組織内の全員または特定の従業員グループと情報を共有できる更新機能もあります。 部門、職務、名前などの要素に基づいて、情報を受け取る人を選択できます。

マネージャーは投稿の閲覧数を確認でき、情報が見逃されないように Connecteam が従業員のデバイスに通知とリマインダーを送信します。

これらの機能は両方とも、組織全体に情報を簡単に広めることを可能にし、知識移転計画を実行するためのツールとして使用できます。

アンケートや投票でフィードバックを収集する

Connecteam のアンケートや投票機能を使用して、知識伝達プロセスに関する従業員からのフィードバックを収集することもできます。

このプラットフォームではアンケート テンプレートが提供されていますが、はい/いいえ、複数選択、自由回答形式の質問など、さまざまな種類の質問を使用して独自のアンケートを簡単に作成することもできます。 アンケートに回答するよう従業員に自動リマインダーを送信するオプションもあります。

結論

知識の伝達には、組織内のチームメンバー間での情報の共有が含まれます。 コミュニケーションを改善し、情報をよりアクセスしやすくするのに役立ちます。 そのためには、知識移転計画を策定することが重要です。

しっかりとした知識伝達計画は、知識伝達のプロセスを明確、簡潔、効果的に実行するのに役立ちます。 ビジネス全体の生産性、コラボレーション、従業員エンゲージメントなどの向上に役立ちます。

どのような種類の知識を伝達するかに関係なく、この記事で紹介したものと同様のステップバイステップのガイドに従うことが重要です。 また、企業内の知識共有をさらに効率化するために、Connecteam などのデジタル作業管理ツールを使用することをお勧めします。

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よくある質問

知識伝達の主な目的は何ですか?

知識の移転の主な目的は、企業内での情報の普及と情報へのアクセスを改善することです。 その結果、情報損失の防止、コラボレーションの促進、効率の向上などに役立ちます。

知識伝達の 4 つのタイプとは何ですか?

知識伝達には次の 4 つのタイプがあります。

• 暗黙に暗黙に
• 暗黙から明示まで
• 明示的なものから明示的なものへ
• 明示的なものから暗黙的なものまで

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