完全な給与年末チェックリスト + 給与準備ガイド

公開: 2023-06-28

給与計算の準備は、どんなに良い時期でも時間がかかりますが、年末になるとさらに時間がかかります。年の最後の給与計算は最も複雑で、年間全体の給与情報を確認し、必要な書類を税務当局に提出する必要があります。

これらのフォームを提出し、期日までに支払うべき税金を支払うことが重要です。そうしないと、罰則が科せられる可能性があります。罰金を含むさらなる罰則を回避するには、フォームが正確であることも重要です。

この記事では、今年最後の給与計算の準備方法と、来年の給与計算がスムーズに行われるようにするための手順について説明します。最終的な給与計算を簡単かつ間違いなく完了できるよう、給与年末チェックリストも用意しました。

重要なポイント

年末の給与計算には、企業の記録を確認し、年間賃金やその他の情報を税務当局に報告することが含まれます。年末の給与計算は暦年の最後の四半期に行われます。
罰金や監査などの罰則を回避するには、年末の給与計算が正確であることを確認することが重要です。
給与チェックリストの使用は、重要な情報を見逃していないことを確認するための優れた方法です。
ソフトウェアを使用して、年間を通じて給与計算プロセスを合理化することもできます。
特定の年末給与の責任、法的義務、申告と支払いの期限について専門家のアドバイスを求めることが重要です。

年末給与とは何ですか?

年末給与計算は、企業の財務記録と給与記録を確認して、その年の従業員の賃金、その他の報酬、給与税、控除を集計し、これらの記録を適切な税務当局に報告するプロセスです。

企業は暦年の最終四半期と新年の第 1 四半期の初めに年末給与計算を実施します。

一般的に、年末の給与計算には次のようなタスクが含まれます。

従業員情報を確認し、必要に応じて情報を更新します。
従業員の報酬、税金、控除を合計します。
関連するフォームを内国歳入庁 (IRS)、社会保障に提出します。行政 (SSA)、および州および地方の税務署。
あなたのビジネスが支払うべき税金を支払います。

具体的な年末給与義務は、ビジネスの性質、種類、規模によって異なります。

連邦、州、地方の税法と労働法は、年末の給与計算中に貴社のビジネスに適用されます。

すべての義務を完全に理解するために、必ず法的アドバイスを求めてください。これにより、年末の給与計算が正確になり、ビジネスがコンプライアンスを遵守し続けることが保証されます。期日までにフォームを提出しなかったり、税務当局に誤った情報を提供したりすると、監査や罰金などの罰則を受ける可能性があります。

2023 年の給与年度はいつ終わりますか?

給与年度末は、暦年の第 4 四半期から翌年の第 1 四半期の初めまで続くプロセスです。

たとえば、2023 年の最後の給与計算は 12 月に行われます。給与年度末に必要な連邦税申告書のほとんどは、2024 年 1 月に提出する必要があります。

どのような納税フォームが必要ですか?

雇用主が年末の給与計算の一部として準備し、提出しなければならないフォームは多岐にわたります。

フォーム W-2 :各従業員に代わって、従業員の賃金と源泉徴収税を社会保障局 (SSA) に申告するために提出されます。当局はこの情報を使用して社会保障とメディケアの給付金を計算します。また、個人の納税申告書に使用するために従業員にコピーを渡す必要があります。
フォーム W-3 :フォーム W-2 の情報を要約し、フォーム W-2 に添付して SSA に提出します。
Form 1099-NEC :独立した契約収入を報告します。雇用主は、暦年に 600 ドルを超える支払いを行う独立請負業者ごとに、このフォームのコピーを提出する必要があります。雇用主は、個人の納税記録のコピーを請負業者に提供する必要もあります。
フォーム 1096:紙版を使用している場合、フォーム 1099 を要約して内国歳入庁 (IRS) に送信するために使用されます。
Form 940: 1 人以上の従業員を抱える企業によって提出されます。このフォームには、企業の連邦失業税 (FUTA) を計算するための雇用主の年間給与の詳細が記載されています。
Form 941 :連邦所得税、社会保障税、メディケア (FICA) 税などの税金を申告するために使用される四半期ごとのフォーム。
Form 943:所得税、社会保障税、またはメディケア税 (FICA) の対象となる農場労働者に賃金を支払う企業によって提出されます。
Form 944:源泉徴収された連邦所得税および FICA が 1,000 ドル以下の年間納税義務を負う雇用主によって提出されます。これにより、税金を四半期ごとではなく毎年支払うことが可能になります。
フォーム 1095-B および 1095-C:従業員に提供される健康保険の保障に関する詳細を IRS に提供します。フルタイム従業員が 50 人未満の雇用主は、フォーム 1095-B を使用します。フォーム 1095-C は、フルタイム従業員が 50 名を超える雇用主向けです。

プロのヒント:

ビジネスに必要な連邦税フォームを見つけるには、IRS の雇用税フォームのリストを参照してください。

今年の年末給与の準備方法

あなたのビジネスが今年の最後の給与計算に向けて準備するために実行できる手順は次のとおりです。

あなたのビジネスの税務情報を確認してください

ビジネスの州および連邦雇用者識別番号 (EIN)、会社名、住所などの詳細を確認します。過去 1 年間に変更があった場合は更新してください。

従業員情報を確認する

従業員の給与明細が正しいことを確認してください。 氏名、連絡先住所、社会保障番号、その他の連絡先情報を確認し、必要に応じて更新します。

また、従業員の変更を更新する良い時期でもあります。たとえば、従業員が長期休暇に入った場合、雇用が終了した場合、年度中に死亡した場合などです。

そうすることで、従業員に税務書類のコピーを適切な場所に送信し、最新の情報を IRS に提供できるようになります。これを怠った場合には罰則が科せられる場合があります。たとえば、フォーム W-2 に間違った従業員名または社会保障番号を送信すると、罰金が科される可能性があります。

プロのヒント

Connecteam のような専用の従業員管理アプリを使用すると、すべての従業員情報と文書を追跡し、給与計算が常に最新で準拠していることを確認できます。

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年末ボーナスを計算する

従業員に適切に課税できるように、従業員の最終給与に年間ボーナスを含めてください。

会社の税金からボーナスをいつどのように控除するかは、現金ベースの会計方法を使用するか発生主義ベースの会計方法を使用するかによって異なります。

現金会計法を使用すると、賞与が支払われる課税年度中に、賞与を事業経費として控除できます。発生ベースの方法では、ボーナスが支払われたかどうかに関係なく、獲得した年にボーナスを差し引くことができます。

給与期間を確認して賃金、税金、福利厚生を確認する

最終給与が発行されるまで年末レポートを作成することはできませんが、前もって以前の給与期間を確認して準備しておくと便利です。

まず、各従業員の給与ステータスが正しいことを確認します。たとえば、前年に従業員が現役であったか、休暇中か、解雇されたか、死亡したかに注目します。

また、従業員の申告状況をチェックして、連邦所得税が免除されているかどうかを確認してください。この情報は通常、フォーム W-4 (源泉徴収証明書) で入手できます。

次に、以前の給与期間を確認して、各従業員に年間を通じて正しく支払われていることを確認します。たとえば、適切な賃金、ボーナス、残業代が支払われているかどうかを確認します。また、特に給与支払いが義務付けられている州の場合は、給与期間ごとに従業員に給与が発行されていることを確認してください。

さらに、税率、免除、控除、福利厚生の支払い、経費の払い戻しなど、他の従業員の給与の詳細を再確認してください。

これを行う 1 つの方法は、関連する給与レポートを実行することです。たとえば、給与概要レポートでは、総賃金と純賃金、源泉徴収税、控除、その他の給与詳細の概要が得られます。従業員概要レポートでは、各従業員に関するより詳細な情報が得られます。

大企業では通常、これを行うために給与計算ソフトウェアまたは給与計算サービスを使用します。中小企業では、これらの給与計算プロセスを手動で実行する必要がある場合があります。これには、まず各従業員の給与明細とその年の給与期間を確認することが含まれます。次のステップは、従業員全体および各従業員の総賃金、純賃金、源泉徴収、控除を手動で合計することです。

従業員の休暇残高を確認する

会社が従業員に有給休暇 (PTO) を提供している場合は、残りの休暇残高を確認してください。その後、PTO ポリシーに従って対処してください。

特に会社が「使ったら失くす」ポリシーを適用し、従業員が新年に以前に取得した休暇を使用できないようにしている場合は、従業員に休暇を使用するようリマインダーを送信するとよいでしょう。

法律で義務付けられている場合、または従業員の未払有給休暇を支払うことを選択した場合は、最終給与計算でこれを実行し、これらの金額を税務上報告できるようにしてください。

必要な納税フォームを注文する

IRS および SSA に紙のフォームを提出する場合は、当年のバージョンを入手することが重要です。給与計算プロバイダーがこれらを提供してくれる場合があります。それ以外の場合は、IRS に要求できます。

紙のフォームは到着までに約 10 営業日かかる場合があるため、提出期限に十分余裕を持ってリクエストしてください。

フォーム W-2 および 1099 を送信します。

給与情報を再確認して準備したら、年末の給与計算を完了することができます。

その後、フォーム W-2 を 1 月 31 日までにすべての従業員に送信する必要があります。また、フォーム 1099 を 1 月 31 日までに独立請負業者に送信する必要があります。

従業員がこれに同意する場合は、これらの文書を電子的に提供できます。

税務当局に関連書類を提出し、税金を支払う

必要なフォームを IRS および SSA、さらに州および地方の税務当局に提出してください。期限はそれぞれ異なりますので、事前に確認してください。

多くの連邦税申告書は翌年1 月 31 日までに提出する必要があります。これらには次のものが含まれます。

フォーム W-2。
フォーム W-3。
フォーム 1099-NEC。
フォーム1096。
フォーム940。
フォーム941。
フォーム944。

これらのフォームを提出した結果として支払うべき未払いの税金の支払い期限を確認することも重要です。中小企業の申告日のリストは、IRS の Web サイトで見つけることができます。個人事業主、パートナーシップ、法人、S コーポレーション、有限責任会社 (LLC)、および国際企業の税務情報については、IRS Web サイトでもご覧いただけます。

州税と地方税の申告には、異なる申告期限と支払い期限が適用される場合があります。これらの詳細については、州および地方の税務当局の Web サイトを確認してください。または、財務チームまたは会計士に相談してサポートを求めてください。

給与年末チェックリスト

ビジネス情報を確認する
従業員情報を確認する
- 必要に応じて従業員のステータスを更新する
年末ボーナスを計算し、最終給与に含めます。
支払い期間を見直す
- 従業員の給与支払状況は正しいですか?
- 従業員は免除または非免除として正しく分類されていますか?
- 従業員の賃金、控除、源泉徴収、福利厚生の支払いは正しいですか?
従業員の有給休暇残高を確認する
- 未払有給休暇を従業員に支払うことが会社の方針である場合、最終給与に未払有給休暇を含めます。
必要な書類を注文する
フォーム W-2 および 1009 を従業員および独立請負業者に送信します。
関連する税務当局に必要な書類を提出する
未払いの税金を支払う

来年の給与計算の準備方法

年末の給与計算を完了したら、来年の給与計算をスムーズに行うために実行できる手順がいくつかあります。

法的な最新情報を確認する

税制と労働法は常に変化します。来年の給与計算に影響を与える今後の変更を常に把握しておくことが重要です。

重要なのは、必要に応じて従業員の報酬を調整できるように、最低賃金の引き上げを確認することです。これらの更新情報は通常、連邦、州、地方労働省の Web サイトで公開されます。最低賃金の引き上げは新年の1月1日から始まることが多いので、事前に変更に注意しておく必要があります。

税率や報告要件も変更されるため、これらにも注意してください。

来期の報酬を見直す

来年に従業員の賃金に変更があるか、一部のスタッフの昇給があるかどうかを確認し、それに応じて給与を更新できるようにします。

さらに、来年の給与計算に従業員福利厚生の計画変更が反映されていることを確認してください。

また、従業員が繰り越せない有給休暇を含む、有給有給休暇をリセットする良い時期でもあります。

給与計算ポリシーとプロセスを確認する

給与ポリシーを確認し、必要に応じて更新することが重要です。これには、給与期間の調整、給与明細の再フォーマット、新しい給与計算ソフトウェアへの切り替えなどが含まれる場合があります。

このレビューは、大きく成長したビジネスにとって特に重要です。たとえば、従業員の増加に対応するには、給与期間、支払い方法、給与明細の形式、給与計算プロセスを更新する必要がある場合があります。

新年の関連日付を確認する

新年の給与スケジュールを設定するには、関連する連邦、州、および地方の税務当局の Web サイトで四半期決算日と期末日を確認してください。

これらをカレンダーにマークしておくと、必要な書類や提出書類を準備する時間を確保できます。また、週末や祝日の日付も考慮に入れて、事前に計画を立てることができます。これは、継続的な給与支払い義務を把握し、年末に備えるのに役立ちます。

デジタルアプリで給与計算を合理化

今年最後の給与計算を含む給与計算プロセスを合理化する最良の方法の 1 つは、Connecteam のようなアプリを使用することです。

時間とお金を節約するように設計された Connecteam には、従業員が勤務時間を秒単位で記録できる便利なタイムレコーダー機能が含まれています。これにより、シフト情報が給与計算上正確であることが保証されます。

タイムレコーダーを使用して、選択した支払い期間を設定することもできます。これにより、給与期間の概要が簡単に把握できるため、今年最後の給与計算のレポートを作成する場合に特に役立ちます。

Connecteam を使用すると、タイムクロックから直接デジタルタイムシートを生成することもできます。これらのタイムシートはアプリから簡単に表示、変更、承認できるため、給与計算前のプロセスが合理化されます。

承認されたタイムシートを給与システムに直接エクスポートすると、正確で信頼できる時間情報が含まれていることがわかります。 Connecteam は、QuickBooks Online や Gusto など、いくつかの給与計算プロバイダーと統合しています。

最も優れている点は、Connecteam がオールインワンアプリであることです。 Connecteam を使用すると、給与計算機能だけでなく、従業員と連絡を取り合ったり、チームのスケジュールを数分で作成および共有したり、従業員のトレーニングを追跡したりすることができます。

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結論

年末の給与計算を正しく行い、正確な情報を期限までに税務当局に提供することが重要です。上記の年末給与チェックリストをガイドとして使用することから始めるとよいでしょう。 Connecteam のような勤務管理アプリは、従業員の勤務時間、福利厚生、有給休暇を記録して、給与記録が正確であることを確認するのにも役立ちます。

ただし、各組織の給与ニーズは独特であり、ビジネスの種類や規模、収益レベル、業界などによって異なることに注意してください。年末の給与要件を確実に遵守するために、ビジネスの状況に関する具体的なアドバイスを求める必要があります。いかなる罰則も避けてください。

よくある質問

給与年度末の責任とは何ですか?

企業としての給与計算に関する年末の主な責任は次のとおりです。

あなたのビジネスと従業員の情報が最新であることを確認してください。
賃金と源泉徴収を報告するために必要な納税フォームを作成して提出します。
税金の支払い。

最も一般的な給与控除は何ですか?

従業員の給与から控除する必要がある特定の控除は、いくつかの要因によって異なります。ただし、一般的な必須控除には、連邦および州の所得税、社会保障税、メディケア税などがあります。

免責事項

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