ポリシーと手順のマニュアルの作成方法 (+無料のテンプレート)

適切なポリシーと手順は、従業員がどこにあるかを知らなければ効果がありません。 そのため、チーム メンバーが必要なときに簡単にアクセスできるマニュアルにそれらを保存しておくことが不可欠です。

ポリシーと手順のマニュアルは、すべてのポリシーと手順を含む中心的な構造化ドキュメントです。 不可欠な従業員管理ツールであり、意思決定の指針となる標準的な運用手順を定めています。 意思決定の改善は、組織のコンプライアンスと生産性の向上につながります。 また、一元化されたマニュアルを用意することで、従業員は自分の仕事に必要な情報を得るためにどこに頼ればよいかを常に知ることができます。

この記事では、ポリシーと手順のマニュアルを作成する方法について説明し、開始に役立つ無料のテンプレートを提供します。

ポリシーと手順のマニュアルとは?

ポリシーと手順のマニュアルは、組織の最も重要なポリシーとそれに関連するプロセスについて従業員を導く重要なビジネス ドキュメントです。 デジタル形式またはハードコピーで入手できるこのマニュアルは、組織内で使用するための内部文書です。

ポリシーは、人事 (HR) やテクノロジーの使用などの主要なビジネス活動を導く広範なルールです。 これらは、従業員の意思決定と行動に不可欠なガイダンスを提供します。

一方、手順はより具体的です。 従業員が休暇の申請や職場での事故の報告などのタスクを完了するのに役立つ段階的な指示を提供します。

ポリシーと手順のマニュアルは、本質的に、組織のルールブックです。 主要な決定を下す際に雇用主と従業員を同様に導き、ベスト プラクティスと作業基準を設定し、従業員に対する組織の期待を説明します。

方針と手続きのマニュアルは何をカバーすべきか?

効果的な手順書は通常、ビジネスに関連するさまざまなトピックをカバーしています。

たとえば、ほとんどの場合、次のような休暇資格に関するセクションが含まれています。

• 有給休暇 (PTO) や病気休暇など、従業員が取得できる休暇の種類と量
• 従業員が休暇を取得する方法 (日次、月次、または年次)
• 休職の条件
• 時間枠を含む休暇申請と承認プロセス
• 未使用の有給休暇はどうなりますか

含めることができるその他のセクションは次のとおりです。

• 組織のレポート構造を示す組織図
• 組織の文化の説明 (その使命とコアバリューを含む)
• 採用方針
• 懲戒処分などの人事方針
• ダイバーシティ、エクイティ、インクルージョン (DEI) ポリシー
• ハラスメントと差別に関するポリシー
• 内部苦情
• 職場の健康と安全に関する規則
• 緊急時の対応
• 従業員福利厚生ポリシー
• 休暇ポリシー
• 行動規範
• 支払い手続き
• 銀行手続き
• 法人クレジットカードの利用ルール
• 費用の払い戻しとフォーム
• ドレスコード
• テクノロジーの利用
• ソーシャルメディアの使用
• 在宅勤務ポリシー
• 移転ルール
• 旅行ポリ​​シーとフォーム
• トレーニングマニュアル
• カスタマー サービス ポリシー
• 職場に関連する特定のプロセス - たとえば、新しいプロジェクトの承認や助成金の申請に必要なプロセス

ポリシーと手順のマニュアルが不可欠な理由

ポリシーと手順のマニュアルを作成すると、ビジネスと従業員にさまざまなメリットがもたらされます。

生産性を向上

適切に作成されたポリシーと手順のマニュアルは、組織内で信頼できる信頼できる唯一の情報源になります。 関連するすべてのポリシーと手順が 1 か所に保存されているため、従業員は必要に応じてそれらを参照できます。

情報に簡単にアクセスできるようにすることで、必要なものを見つけるために大量の紙の文書を検索する必要がなくなるため、従業員の集中力の妨げにならなくなります。 デジタルマニュアルは簡単に検索でき、従業員はどこからでもアクセスできます。 従業員は必要な情報を数分で見つけて、仕事を続けることができます。 また、マニュアルによって、他の従業員の作業を中断して助けを求める必要がなくなります。

ビジネス オペレーションに関連するポリシーや手順に簡単にアクセスできるため、エラーやインシデントのリスクが軽減され、組織の時間を節約できます。 従業員はベスト プラクティスを理解し、業務に適用できます。 インシデントが発生した場合、従業員はその影響と混乱を最小限に抑えるための対応方法を知っています。

たとえば、従業員が仕事中にけがをした場合、けがを悪化させないように、まず医師の診察を受ける必要があることを知っています。 また、インシデント レポート フォームを使用してできるだけ早くイベントを報告することも知っています。 これにより、組織はより広範な安全上の問題に対処できるようになり、将来のインシデントのリスクが軽減されます。

行動と期待の基準を設定する

マニュアルは、従業員が自分の仕事と行動の両方に関して期待されていることを明確に理解できるようにします。 信頼できる単一の文書を使用して共通の目標を設定することで、全員が同じ目標に向かって取り組む前向きな職場環境が促進されます。

さらに、マニュアルは組織の使命と価値を伝えるもう 1 つの方法であり、すべての従業員が同じページにいるようにします。 これにより、従業員は自分の仕事のコンテキストと、それが全体像にどのように貢献しているかを理解し、チームワークの感覚を生み出すことができます。

ポリシーと手順を定めることは、必要な懲戒処分の根拠にもなります。 マニュアルは、ポリシー違反に対処するための手順を概説し、管理者が潜在的に困難な状況をより効果的に処理できるようにします。

たとえば、従業員が繰り返し遅刻する場合、マネージャーは、すぐに懲戒処分を下すのではなく、まず従業員と問題について話し合うことを知っています。 従業員と話すことは、彼らが時間通りに働くのが難しい理由を特定するのに役立つかもしれません。 その後、マネージャーは従業員が問題に対処するのをサポートできる場合があります。

コンプライアンスの向上

ポリシーと手順のマニュアルは、ビジネスに適用される法律や規制に対処するのに最適な場所です。 これらには、差別禁止法、記録管理要件、および職場の健康と安全に関する規制が含まれます。

マニュアルでは、関連する法律に準拠するポリシーと手順を作成できます。 従業員がこれらのポリシーと手順、およびそれらが存在する理由を理解すると、それらに従う可能性が高くなります。 これは、組織のコンプライアンスの向上に役立ちます。

コンプライアンスの向上により、職場での事故のリスクが軽減され、従業員の安全が確保されます。 また、罰金などの罰則が科されるコンプライアンス違反のリスクも軽減されます。

オンボーディングとトレーニングを容易にする

マニュアルは、オンボーディングとトレーニングのプロセスも合理化します。

新入社員は、最初の数週間で情報過多を経験することがよくあります。 マニュアルは、新人研修資料に含める優れたリソースであり、彼らが組織を知るのに役立ちます。 新しいスタッフに優先ポリシーと手順を指示し、残りの部分を自分のペースで読むことができます。

従業員にマニュアルを提供することで、従業員のトレーニング時間も短縮されます。 従業員は、各ポリシーやプロセスの詳細について繰り返しトレーニング セッションを提供するのではなく、必要に応じてマニュアルを参照できます。

わかりやすい方針・手続きマニュアルの作り方

最初の調査を行う

効果的な手順書の作成は、しっかりとした調査によってのみ可能です。 含める必要があるポリシーとプロセスの種類を評価することから、プロセスを開始します。 各部門と話し合って、どの部門が最もよく使用されているかを調べ、従業員が経験している問題を理解してください。 これは、マニュアルで対処すべき知識のギャップを特定するのにも役立ちます。

すべての小さな手順をマニュアルに記載する必要はありません。 部門またはチームは、時間の経過とともに自然に発展した日常の非公式プロセスを使用する場合があります。たとえば、チーム メンバーがいつ休憩を取るかを調整する場合です。

マニュアルは、包括的であることと圧倒されないことのバランスを取る必要があります。 安全な作業環境を作るために設計されたものなど、不可欠なものであればプロセスを含めます。 文書化することでプロセスが大幅に改善される場合は、それも含めてください。

たとえば、複雑な手順、日常的な手順、または最近更新された手順は、通常、書き留めておくと役立ちます。 また、ルールに基づくプロセスや一貫性が必要なプロセスをマニュアルに追加することもお勧めします。

チームを編成する

マニュアルの作成は、通常、1 人の仕事ではありません。 マニュアルの各セクションの作成を支援するチームを編成すると便利です。 すべての部門の広報担当者を巻き込み、さまざまな経験と専門知識が反映されるようにします。

次に、コンテンツの調査と作成、マニュアルの編集、定期的なレビューなど、さまざまなタスクを支援する人を割り当てることができます。

コンテンツを調査する

次に、ポリシーの内容を調査する必要があります。 日常業務で各プロセスを使用する労働者に話してください。 また、高度な技術的または法的なポリシーと手順については、対象分野の専門家からアドバイスを求める必要があります。

このステップの重要な部分は、ビジネスに適用される関連法規を理解することです。 コンプライアンス義務について、社内または社外の法的助言を求めてください。 この情報により、準拠するポリシーと手順を作成できます。

コンテンツの下書き

準備が完了したら、マニュアルのポリシーと手順を記述できます。 これらのセクションを作成するときは、次の点に留意してください。

• 各ポリシーまたはプロセスには、参照しやすいようにタイトルを含める必要があります。 たとえば、「宿泊旅行ポリシー」。

• ポリシーの説明を含めます。 それは何をするために設計されていますか？ たとえば、「このポリシーは、潜在的に有毒な物質を扱う際にすべての従業員が従わなければならない安全手順を定めています。」

• 各ポリシーの冒頭で、その目的を説明します。 たとえば、健康と安全に関するポリシーの目的は、「すべての従業員に可能な限り安全な作業環境を提供すること」である場合があります。 従業員は、ポリシーの背後にある目的を理解すると、それを支持する可能性が高くなります。

• ポリシーの範囲と適用対象を特定します。 すべての従業員、1 つの部門、または特定の職務を持つ従業員のグループに適用されますか? また、ポリシーまたはプロセスに対する免除または除外の可能性を設定する必要があります。

• ポリシーを適用し、免除を承認する責任者を特定します。 これは、人事部などの部署、または消防署長などの特定の人物である可能性があります。 たとえば、職場での嫌がらせに対処する場合、マニュアルには、従業員が誰に支援を求めたり、正式な苦情を申し立てたりできるかを特定する必要があります。

• できるだけ簡潔に、手順を 1 つずつ書き出します。

• チーム メンバーがポリシーや手順を理解するのに役立つドキュメントへのリンクを追加します。 これらには、フォーム、テンプレート、法律、または関連するポリシーと手順が含まれます。 デジタル マニュアル内に内部リンクを追加すると、従業員はセクション間を簡単に移動できます。

• 必要に応じて、ポリシーの終了時に従業員にさらなるサポートを提供します。 ポリシーや手順について詳しく知りたい場合、または質問がある場合は、どこにアクセスできますか? これは、別のリソース、人、または部門である可能性があります。

コンテンツを整理する

コンテンツができたら、それをマニュアルに組み立てる必要があります。 多くの場合、より広範で大局的なセクションを先導することは、良いアプローチです。

組織文化、会社の使命、および一般的な人事ポリシーはすべて、より幅広いトピックです。 マニュアルでは、支払い手順や服装規定など、より具体的なポリシーや手順について後で説明できます。

コンテンツを整理することで、論理的に構造化された目次を作成して、ユーザーがマニュアルを簡単にナビゲートできるようにします。

ドラフトのレビューと最終決定

マニュアルを完成させる前に、フィードバックを得ることが重要です。 マニュアルを担当する幅広いチームが最初の洞察を提供できますが、経営陣からの意見も求める必要があります。 また、ポリシーの実装またはプロセスの監督を担当する人または部門に相談する必要があります。

対象分野の専門家に戻って、技術的および法的なセクションが正確であることを確認してください。 また、マニュアルがどれほど理解しやすいかを知るために、数人の従業員から読みやすさに関するフィードバックを求めることもできます。

また、手順の一部 (特に新しい手順) をテストしてから、マニュアルで最終決定することもできます。 関連するチームまたは部門に手順を実行させ、問題があれば報告してもらいます。 これにより、マニュアルを全社的に展開する前に、必要な変更を加えることができます。

コンテンツを完成させたら、リーダーから承認を得て、最終版を承認します。

従業員に配布する

次に、マニュアルに関する従業員の意識を高めることが重要です。

すべてのチーム メンバーがマニュアルに簡単にアクセスできるようにします。 イントラネットにリンクを追加し、社内のナレッジ ベースから利用できるようにし、オンボーディング プログラムやトレーニング プログラムに組み込みます。 全社的な電子メールまたは通知を送信して、従業員がマニュアルにアクセスする方法を知らせます。

デジタルマニュアルを作成することで、方針や手順の更新が容易になります。 通知を送信して、従業員がマニュアルの変更を認識できるようにし、従業員が最新バージョンにアクセスできるようにします。

従業員は通常、会社のイントラネットやナレッジ ベースなどを介して、モバイル デバイスでデジタル マニュアルにアクセスすることもできます。 社員がいつでもどこでも参照できる便利な機能です。

マニュアル作成のベスト プラクティス

ここでは、マニュアルを作成する際に留意すべきベスト プラクティスをいくつか紹介します。

シンプルでわかりやすい言葉で書く

マニュアルが読みやすいほど、従業員がマニュアルを理解し、従う可能性が高くなります。

これは次の方法で実行できます。

• 特に段階的な指示を提供する場合は、能動態を使用して文章をより魅力的にします。 たとえば、「フォームは HR に送信する必要があります」(受動態) と書くのではなく、「フォームを HR に送信します」(能動態) と書きます。

• マニュアルで使用されている頭字語や会社固有の専門用語を明確に説明します。 これを行うには、最初に定義または頭字語のセクションを設けるとよいでしょう。

• ドキュメントをきれいに一貫してフォーマットします。 短い段落と箇条書きを使用し、必要に応じて図やグラフを含めます。

セクションの優先順位付け

マニュアルは通常、大量の情報を含む長いドキュメントです。 どこから始めればよいか分からないので、最初に書くセクションを決めてください。

開始するのに適した場所は、法律で義務付けられているか、従業員が最も頻繁に使用するポリシーまたは手順です。 また、複雑なポリシーやプロセスに早い段階で取り組むことも役立ちます。 その後、時間をかけて残りのマニュアルを作成できます。

定期的に見直して更新する

マニュアルは生きた文書であるべきです。 ビジネスや労働者の法律やニーズの変化に応じて、それを更新する必要があります。 このため、チームは定期的にマニュアルを見直し、必要に応じてその内容を更新する必要があります。

従業員にトレーニングを提供する

管理者と従業員にトレーニング セッションを提供し、マニュアルとその内容を理解してもらいます。 チームメンバーがあなたのマニュアルをより快適にナビゲートし、理解していればいるほど、彼らはそれを使用する可能性が高くなります.

トレーニング セッションでは、従業員がマニュアルについて質問することもできます。 これらのトレーニング セッションは、直接またはオンラインで実施できます。たとえば、スタッフが自分のペースで完了することができるトレーニング モジュールを介して実施できます。

テンプレートを使用する

マニュアルの起草をガイドするポリシーと手順のテンプレートを作成することで、各セクションの一貫性を確保し、必要なすべての情報に対処することができます。 出発点として、便利な無料のテンプレートを用意しました。

従業員向けのマニュアルを作成する

ポリシーと手順のマニュアルでは、すべてのポリシーと手順が 1 か所にまとめられているため、従業員は必要な情報を簡単に見つけることができます。 ポリシーと手順のマニュアルを作成するときは、チーム メンバーのことを常に念頭に置いておくことが重要です。 明確で読みやすく、従業員の仕事に関連するすべての重要な情報が含まれていることを確認してください。

効果的なマニュアルを作成するには、調査と起草に時間を費やす必要があります。 従業員の生産性向上に役立つ重要な基準となるため、適切な時間と労力を費やす必要があります。 期待される作業基準を設定することにより、マニュアルは組織内のコンプライアンスも向上させます。 従業員が最高のパフォーマンスを発揮できるように、安全で支援的な職場環境を作成するのに役立ちます。