更新トレーニングとは何ですか?なぜ重要ですか?

新人研修プロセスがどれほど徹底されていても、更新トレーニングは非常に重要です。 記憶は薄れ、プロセスやテクノロジーは変化します。 スキル、コンピテンシー、ベスト プラクティスを更新することで、チームは常に鋭敏になり、仕事でベストを尽くす準備ができています。

ただし、何をカバーするか、トレーニングをどのように作成するか、どの科目を復習するかを決定するのは困難な場合があります。

この記事では、更新トレーニングとは何か、更新トレーニングが必要な理由、従業員が確実に最適な追加トレーニングを受けられるようにする方法について説明します。 読んだ後は、組織に最高の学習機会を提供する方法がわかります。

リフレッシュトレーニングとは何ですか?

更新トレーニングは、以前に学習したトピックについてオンボーディング後の職場で学習するものです。 たとえば、オンボーディング中に安全トレーニングが含まれている場合でも、チームは安全手順の更新クラスを毎年受講する場合があります。

更新トレーニングは、知識のギャップを埋め、チームのトレーニングを常に最新の状態に保ち、その名前が示すように、すでに学習した内容についての個人の記憶を更新することを目的としています。

この種のトレーニングにはさまざまな形があります。 たとえば、6 か月ごとに更新される短いビデオを含めることができます。 あるいは、年に一度、教室で座って行う正式なトレーニングを意味する場合もあります。 組織の意思決定者は、チームのニーズと教える内容に応じて、何が最適かを決定できます。

再教育トレーニングが重要な理由

再教育トレーニングは、さまざまな理由から、あらゆる業界の組織にとって重要です。 これらには次のものが含まれます。

作業効率と卓越性の向上

従業員が追加のコースや業務のベスト プラクティスに関する情報を取得すると、スキルが向上し、効率が向上します。

たとえば、職場で新しい機器のすべての機能を使用できるようになった人は、より短い時間でより多くの仕事をこなせるようになる可能性があります。

定期的にトレーニングを受けている従業員もスキルを向上させています。 従業員の能力が着実に向上するため、スキルアップは多くの場合、仕事における卓越性の向上につながります。

間違いを減らす

更新トレーニングを受けた従業員はベスト プラクティスを強化されるため、仕事を行うための最も効果的な方法を覚えやすくなります。 トレーニングのことが常に頭の中に残るため、間違いを犯す可能性が低くなります。

職場の安全性の向上

職場で怪我をすることを誰も望んでいませんが、米国では平均して 7 秒ごとに労働者が怪我をしています。 安全ガイドラインを定期的に思い出させている訓練を受けた労働者は、職場で安全を保つ方法を知っています。

彼らは職場の安全の重要性も常に思い出させられます。 これにより、誰もがお互いに気を配る知識と意識を持つ職場文化を生み出すことができます。

州および連邦の規制に準拠し続ける

連邦法により、米国の一部の企業は従業員に再研修を提供する必要があります。 たとえば、非常に危険な製品を生産する製造施設はリスク管理プログラム (RMP) 規則の対象となり、少なくとも 3 年ごとに従業員に再研修を提供する必要があります。 従業員に操作手順を再教育するには、RMP 準拠の再教育コースが必要です。

さらに、労働安全衛生局 (OSHA) は、ほとんどの業界の従業員に少なくとも年に一度の安全研修を受けることを義務付けています。 これには、聴覚保護、有害廃棄物と緊急対応、呼吸器保護の再訓練が含まれる場合があります。 業界によっては、他の要件がある場合もあります。

多くの州には、従業員の再研修に関する独自の法律があります。 たとえばカリフォルニアでは、医療従事者は職場暴力に関する年次再研修が必要です。

学習文化の創造

1 回限りのイベントではなく継続的なトレーニングを提供することで、チームが知識を求めて共有することが奨励され、報酬が得られる学習文化の構築に役立ちます。

更新クラスでは、職場での学習が日常生活の一部になります。 これにより、好奇心が高まり、学習と成長への継続的な取り組みが促進されます。

従業員の自信と幸福感の向上

定期的に学習する従業員は常にスキルを磨いています。 これにより、彼らは自分の仕事をうまく遂行する能力に自信を持つことができます。

更新トレーニングは、個人が良好なパフォーマンスを発揮するために必要なツールを提供し、職場での幸福度を向上させることができます。 また、従業員に、自分が注目されている、組織が自分たちに投資していると感じさせることもできます。

これにより、従業員が貴社のビジネスに長期的に留まるよう促すことができます。 実際、適切な従業員トレーニングにより離職率を最大 35% 削減できることが研究で示されています。

学習ギャップの特定

更新クラスを提供し始めると、チームが知っていることについて誤った仮定を立てていたことに気づくかもしれません。 たとえば、職場のテクノロジーに関する授業では、サイバーセキュリティに関する認識の欠如を特定できる可能性があります。

1 つのクラスを設定しただけで、最初のトレーニングで生じた疑問やギャップに対処するために追加の更新コースが必要であることが判明することはよくあります。

その後、追加のクラスまたはリソースを提供できます。 これにより、従業員が継続的に改善できる学習の道が生まれます。 また、トレーニング不足によって問題が発生する前に、安全性と生産性を向上させるのにも役立ちます。

新しい職場の情報を常にキャッチアップする

オンボーディングとは、従業員に現在のプロセス、テクノロジー、情報を理解させることです。 しかし、時間の経過とともに、新しい製品が登場し、会社の優先事項が変わり、新しいトレンドや市場情報によって組織でのやり方も変化します。

更新トレーニングにより、組織の全員が現在の期待とプロセスに確実に対応できるようになります。 これにより、会社全体の一体感が生まれ、より前向きな職場環境が実現します。

職場に再研修が必要な兆候

では、更新トレーニングはいつ必要なのでしょうか?

全員のスキルを常に最新の状態に保つために、一部の種類のトレーニング (顧客サービスや安全トレーニングなど) を 2 か月、6 か月、または 1 年ごとにカレンダーにスケジュールすることを決定できます。

ただし、チームに補足資料が必要な兆候に気づくかもしれません。 一般に、次のことに気付いた場合には再トレーニングが必要です。

よくあるミスや怪我

ミスはどの職場でも起こりますが、ミスが頻繁に発生する場合は、従業員にさらなるトレーニングが必要であることを示している可能性があります。

安全上のミスや危うい怪我に特に注意してください。 これらは、追加の安全クラスが必要であることを示している可能性があります。

あなたのチームはテクノロジーや新しい手順を正しく使用していません

新しいソフトウェアや新しい機械など、職場で新しいテクノロジーを導入するときは、おそらく初期トレーニングを提供しているでしょう。 チームがソフトウェアを正しく使用していない、または教えられた機能の一部を無視していることに気付いた場合は、追加のクラスを提供することもできます。

新規または更新されたポリシー、プロセス、手順についても同様です。 新しいやり方を理解していない従業員には、フォローアップ トレーニングが必要になる場合があります。

不幸な顧客

リピート顧客が減ったり、顧客からの苦情が急増したりしていませんか? それは、従業員が顧客サービスの再勉強を必要としている兆候である可能性があります。 あるいは、手順のトレーニングをさらに強化することで、より効果的に、より少ないミスで顧客にサービスを提供できるようになる可能性もあります。

生産性が低下し、売上高が増加する

特に変革を行った後、生産性が低下し、より多くの人材が職場から去ってしまっていることに気付いた場合は、十分なトレーニングや再授業を受けたと感じているかどうかをスタッフに尋ねてください。

たとえば、フロントデスクのスタッフが注文の電話をかけるのが遅くなり、販売時点情報管理 (POS) システムを適切に使用できない場合に不満を表明することが増えていることに気づくかもしれません。 最終的には、さらに多くの労働者が辞めていくことに気づくかもしれません。

生産性の低下に気づいたらすぐにフォローアップ トレーニングを行うことで、チーム メンバーがタスクをより適切に、より迅速に実行する方法を理解できるようになります。 これにより、彼らは職場でより自信を持ち、仕事をうまく遂行するための準備が整っていると感じることができます。

典型的な再教育トレーニングのトピック

更新トレーニングでカバーできるトピックには制限がありません。 従業員が仕事をうまくこなすために必要なものはすべて、公平な勝負です。

ほとんどの企業が定期的に確認すると役立つと思われるトピックをいくつか紹介します。

• 顧客サービス: 優れた印象を与える最良の方法や、扱いにくい顧客に対処する方法など。
• リスク評価。職場で最も一般的な危険の特定とそれらの軽減を含みます。
• 安全トレーニング: 安全装置の使用、反復疲労損傷の回避、安全手順などを含みます。
• サイバーセキュリティ: パスワードのベスト プラクティスや機密情報の適切な取り扱いなど。
• 医療現場における医療保険の相互運用性と責任に関する法律 (HIPAA) の見直しなどのコンプライアンス要件。
• 会社固有のポリシーと手順。組織で従うべき特定のルールとガイドライン、特に最近追加または更新されたルールとガイドラインをすべての従業員に周知させるため。

6 つの復習トレーニング方法

チームに学習の機会を提供する方法は複数あります。 これらには次のものが含まれます。

対面学習

その名前がす​​べてを物語っています。対面学習では、従業員がインストラクターと、また従業員同士が対面で学習し​​ます。 これはより正式な学習スタイルですが、気を散らすものが少ないため、個人はより集中していると感じるかもしれません。

安全性などの重要なトピックに焦点を当てた再授業には、対面学習が適しています。 これは、従業員が気が散って情報を適切に吸収できない可能性が低いためです。

仮想教室

これらは、学生と講師が自宅や職場から直接、ライブでインタラクティブな学習に参加できるデジタル学習環境です。 また、個人が VR ヘッドセットを使用してトレーニング セッションに参加する、仮想現実 (VR) 教室体験も含めることができます。

バーチャル教室は、ライブ学習が最適だが直接会うことができない場合に有効な選択肢です。 このスタイルのトレーニングは、更新されたポリシーや手順を紹介したり、ソフトウェアの更新や、ライブ デモンストレーションが重要なトピックをカバーしたりするのに適しています。

さらに、仮想教室は学習成果を向上させることができます。 2021 年のある調査によると、3D 仮想現実教室を通じて個別のトレーニングを受けた個人は、従来の教育ツールを使用した対照グループと比較して、30% 多くの情報を記憶し、テストで 20% 高い得点を獲得しました。

オンラインコース

E ラーニングとは、ビデオ、スライド、ファイル、その他のオンライン リソースを使用して、デジタル形式でトレーニングを提供することを意味します。 オンライン コースは通常、一定の構造に従います。 たとえば、従業員は短い記事を読んでからクイズに答える必要がある場合があります。

オンライン学習により、従業員はチェックリスト、ワークシート、情報文書、その他の業務遂行に役立つトレーニング資料などのリソースにアクセスする機会も得られます。

この学習スタイルは、スキルアップや、カスタマー サービスなど、より深く掘り下げる必要があるトピックに最適です。 トピックの説明に必要なだけ時間を費やすことができるからです。

さらに、e ラーニングを使用すると、複数のトレーニング リソースを含めることができ、より多くのトレーニング セッションをより簡単に実施でき、従業員が自分のペースでトレーニングを完了できるようになります。

マイクロラーニング

マイクロラーニングとは、対象を絞った短い教育システムを指します。 たとえば、1 ～ 2 分の短いトレーニング ビデオはマイクロラーニングの一種です。

マイクロラーニングを使用すると、従業員は空き時間に簡単にトレーニングに取り組むことができます。 これにより、忙しいチームでも学習しやすくなります。

マイクロラーニングは、非常に特殊なトピックに最適です。 たとえば、公共事業の従業員は、更新された注文サービス フォームの記入方法に関する短いトレーニング セッションを受けることができます。

この種のトレーニングは、定期的なアップデートにも役立ちます。 たとえば、レストラン業界の従業員は、新しい食品安全プロトコルや食品調理技術をカバーするマイクロラーニング セッションを受けることができます。

さらに、マイクロラーニングにより、学習プロセスの効率が最大 17% 向上します。 これは、対象が非常に絞られており、1 つのアイデアのみに焦点を当てているため、個人が多くの複雑な情報を覚える必要がないためと考えられます。 頻繁に復習するのも簡単なので、知識の定着にも役立ちます。

実地研修

実践的な学習は、対面またはオンラインで行うことができます。 これには、従業員に特定の方法やテクノロジーを個人的に試してもらい、学習してもらうことが含まれます。

たとえば、新しいプリンタを使用するプロセスを段階的に従業員にガイドし、コマンドを入力するか、指定したボタンを押すように指示できます。

実践的なトレーニングは、ソフトウェアの機能、技術、および安全装置の装着やレストランの夜間閉店などの段階的な手順を学ぶのに最適です。 従業員が指導を受けながら練習し、その後自分で試すことができるため、効果的です。

混合学習

この学習スタイルは、テクノロジーを介した指導または混合モード指導とも呼ばれます。 オンライン授業と対面授業を組み合わせた一種の研修です。

混合学習は、ほとんどのトピックに適した選択肢です。 参加者がお互いに学び、デモンストレーションを見たり、実践的な学習を試したりする機会を提供します。 また、学習者は、より深く掘り下げることができるオンライン教材を使用して独学することもできます。

オンラインで再教育トレーニングを実施する方法

復習トレーニングが必要な理由がわかったところで、復習クラスの作成方法を詳しく見てみましょう。

トレーニングのニーズを特定し、トレーニングの頻度を決定します

まず、組織内の誰がどのようなトレーニングを必要としているかを特定します。 一般に、すべての従業員は少な​​くとも年に 1 回、安全に関する再研修が必要ですが、何を学ぶ必要があるかは、それぞれの職務と州の規則によって異なります。

誰にトレーニングが必要かを判断する良い方法は、パフォーマンスレビューを見て、誰がミスや生産性に苦労しているかを確認することです。

全員が必要としているトレーニングを明らかにするもう 1 つの方法は、チームが感じている知識のギャップについて尋ねるアンケートを送信することです。

次に、トレーニングを行う必要がある頻度を決定します。 多くの企業ではトレーニングを毎年更新していますが、より頻繁に更新する必要がある場合もあります。

トレーニングのスケジュールをどのくらいの頻度で設定すればよいかわからない場合は、これを検討してください。頻繁に繰り返すと、長期的な想起が 35% 向上することが示されています。 非常に短いトレーニング セッションを毎月、またはそれ以上の頻度で行うと、チームが圧倒されることなく学んだ内容を思い出すのに役立ちます。

既存のトレーニング資料の監査を実行する

更新トレーニングは既存のものに基づいて構築する必要があるため、オンボーディングや過去の更新コースを通じてチームがすでに受けたトレーニングを確認してください。

繰り返しを通じて強化するために最も重要なことは何ですか? 何が更新され、新しいトレーニングが必要ですか? まだカバーされていないものは何ですか? その後、これらの点に対処するための新しい学習教材を作成できます。

新しい学習教材を作成する

誰が更新トレーニングを必要としているのか、そして彼らがすでに何を学習しているのかを理解したら、新しいトレーニングを作成します。

Connecteam がお手伝いいたします。 当社のオールインワン作業管理プラットフォームを使用すると、1 ～ 2 分の短いトレーニング ビデオや完全にカスタマイズ可能なトレーニング モジュールを作成できます。 テキスト、画像、ファイル、HTML 要素、音声メモなどをコースに追加できます。 さらに、トレーニング完了後にクイズを追加して従業員の知識をテストすることもできます。

トレーニング コースや教材には Connecteam のモバイル アプリやデスクトップ アプリからアクセスできるため、従業員は都合の良いときにいつでも外出先で更新クラスを完了できます。

Connecteam を使用すると、どの従業員がオンライン トレーニングを開始または完了したかを一目で確認できます。 チームメンバーは、学んだことについて質問がある場合、アプリ内でマネージャーと安全にチャットすることもできます。

素晴らしい学習体験のためのプロのヒント

新しい資料を作成するときは、従業員に最高の学習体験を提供するために次のヒントに留意してください。

• アクティブな学習を奨励します。 これには、グループディスカッション、ワーク演習、練習セッション、および学習者がトレーニング教材に積極的に参加できるようにするその他の方法が含まれます。 研究によると、アクティブ ラーニングは、トレーニング後 1 か月経っても、より良い記憶を促すことがわかっています。
• 大きなビジュアルとカラーを含めます。 学習者は、大きな画像を小さな画像よりも 1.5​​ 倍記憶します。 一方、明るい色は、よりニュートラルなパレットと比較して、メッセージを 39% 記憶に残りやすくします。
• 従業員が後で参照できる資料を含めます。 繰り返しにより学習が強化されるため、トレーニング資料の最後には、最も重要な情報を口頭または箇条書きで簡単に要約します。 後で参照できるチェックリストや情報文書を従業員に提供することも役立ちます。
• トレーニングをアクセスしやすくします。 たとえば、ビデオのクローズドキャプションは、聴覚障害のある人を助けるだけでなく、すべての学習者の理解力を 56% 向上させます。 書かれたテキストの音声バージョンを含めることも、学習を強化するのに役立ちます。 文書を作成するときは、読みやすいフォント (サイズ 12、サンセリフなど) を使用し、大きなテキストのブロックを避け、テキストと背景のコントラストを確保することが重要です。
• トレーニングを減らしてください。 研究によると、平均的な人の集中力持続時間はわずか 47 秒です。 トレーニングをできるだけ短く集中的に保つことは、今日の気が散る世界において学習者が情報を保持するのに役立ちます。

トレーニングについて従業員と話し合う

更新トレーニングを提供する理由を説明し、期待することの概要を説明し、クラスが重要である理由を確認します。 これは、復習に対する熱意、または少なくとも感謝の気持ちを高めるのに役立ちます。

また、可能であれば、従業員と学習について 1 対 1 で話し合ってください。 これは、各従業員の学習動機、好みの学習スタイル、トレーニング目標を理解するのに役立ちます。

これは、従業員の関心を維持するためのパーソナライズされた学習を作成するのに役立ちます。 たとえば、チーム メンバーがマネジメントに興味を持っていることがわかるとします。 マネージャーが使用しているオンライン トレーニングを従業員に送信して、従業員が必要なスキルを学習できるようにすることができます。

トレーニングをスケジュールして実施する

トレーニングを作成したら、ライブ イベントに参加者を招待し、トレーニングのセッションをスケジュールします。

Connecteam のスケジュール機能を使用すると、たとえば、従業員がいつ対応できるかを簡単に確認したり、学習セッションを予約したりできます。

フィードバックを求める

トレーニングが完了したら、トレーニングについての感想を聞くことが重要です。

たとえば、Connecteam のアンケートや投票を使用すると、チームからのフィードバックを簡単に求めることができます。 全体的な学習エクスペリエンスがどのようなものか、どのトピックにさらなるトレーニングが必要か、チームが今後のクラスで追加機能を期待しているかどうかを確認できます。

結論

更新トレーニングは、従業員のスキルと知識を最新の状態に保ち、現在の業務に関連したものに保つのに役立ちます。 ただし、何をいつ教えるべきか、チームが最も効果的に学習できる方法を見つけるのは複雑な場合があります。

このガイドは、プロセスからストレスを取り除くのに役立ちます。 私たちが共有したガイダンスに従うことで、従業員の生産性を向上させ、ビジネスのコンプライアンスを維持し、会社全体の効率を向上させる、有意義で魅力的な更新コースを作成できるようになります。

作業をさらに容易にするために、Connecteam のような従業員トレーニング プラットフォームの使用を検討することをお勧めします。

よくある質問

更新クラスにはいくつのレッスンまたはコンポーネントを含める必要がありますか?

レッスンの数は、トレーニング教材の複雑さに応じて、1 から数十までの範囲になります。 経験則としては、従業員に負担をかけないように、数値をできるだけ低く抑えることです。 情報をよりわ​​かりやすくするために、長いクラスを独立した単位に分割することもできます。

自分のペースで進めるレッスンを作成するべきですか? それともライブの復習レッスンを作成する必要がありますか?

どちらにも利点があります。 ライブセッションでは、エンゲージメントを視覚的に評価でき、特定の日付までに全員がクラスを完了したことを確認できます。 自分のペースで進められるクラスは、忙しい職場に最適です。 従業員には、休憩時間に数分間トレーニングに費やすことができます。

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