時間監査を行う方法のステップバイステップ ガイド (+ 時間監査ワークシート)

時間監査では、従業員がタスクやプロジェクト全体でどのように時間を費やしているかを示すため、生産性を評価して向上させることができます。 また、非効率な作業や時間の盗用を特定するのにも役立ちます。 さらに、監査シートを使用して、過重労働を発見し、残業代を防ぎ、労働法の遵守を維持することができます。

このガイドでは、時間監査とは何か、および時間監査ソフトウェアの使用を含め、時間監査を実行する方法について説明します。 また、ダウンロードして会社の時間監査に使用できる無料のワークシートも提供しています。

時間監査とは何ですか?

時間監査は、チームが職場でどのように時間を費やしているかに関するデータを収集および分析するプロセスです。 監査は通常、打刻と退勤のエントリが記載されたタイムシートを使用して実施され、休暇と休憩が考慮されます。 さらに詳しい情報を得るために、マネージャーはタスク リストやカレンダーを調べたり、アンケートを実施したりすることもできます。

タイムシートのデータはさまざまな方法で分析できます。 データを分析してさまざまなタスクやプロジェクトにどれだけの時間が費やされているかを確認し、それが会社の目標とどのように一致しているかを確認できます。 また、個々の従業員の時間の使い方を追跡し、効率を評価することもできます。 さらに、勤怠監査により、従業員の出勤日と休暇日を可視化できます。

時間を監査する頻度は、ビジネスのニーズと目標によって異なります。 理想的には、時間監査を定期的に (四半期に 1 回、または 6 か月に 1 回) 実行する必要があります。 ただし、会社で短期間のプロジェクトが頻繁に行われる場合は、監査の頻度を増やすことを検討することもできます。

時間監査を実施することがなぜ重要ですか?

従業員に対する徹底した定期的な監査は、次のことに役立ちます。

リソースを効果的に配分する

従業員がどれだけ生産的に時間を費やしているかを確認することで、シフトやプロジェクトをより適切に割り当てることができます。 たとえば、普段より短い時間でより多くのことを成し遂げる人に、期限の短いタスクを割り当てることができます。

同様に、傾向によって、特定のスキルを必要とするタスクにおいてどの従業員が優れているかがわかります。 これは、適切なプロジェクトに適切な人材を配置し、従業員のスキルセットを最大限に高めるのに役立ちます。

最後に、従業員の空き状況の傾向を理解することは、より適切なスケジュール設定に役立ちます。 たとえば、監査によって特定の従業員が金曜日に不在になることが多いことが判明する場合があるため、そのギャップを埋めるために他の従業員をスケジュールすることができます。

時間の盗難、遅刻、その他の非効率を特定する

時間を監査すると、従業員が複数の拠点に分散している場合に大きな懸念となる時間管理の誤りを特定するのに役立ちます。

たとえば、従業員が常に遅刻しているなどのパターンを見つけることができます。 時間監査は、労働者が有給時間を非生産的に費やす時間の盗難にも光を当てます。 また、従業員が予定よりも多くの休憩を取っている場合も示します。

労働法を遵守し、残業代の発生を防ぎます

従業員の勤怠監査を実施することで、労働法の遵守を維持できます。 ほとんどの管轄区域には、時間外労働と休憩に関する規則があります。 時間エントリは、特定の従業員が許可時間を超えて働いているか、または計画された休憩を取っていないかを特定するのに役立ちます。

これにより、コンプライアンスに加えて、従業員の過労や燃え尽き症候群も防止できます。 さらに、残業代も大幅に節約できます。

戦略的なビジネス上の意思決定を行う

時間監査ワークシートを使用すると、さまざまなプロジェクトにどれだけの時間が費やされているかを明確にできます。 時間と人件費を収益と比較して、これらのプロジェクトが費やした時間を正当化するのに十分な収益をもたらしているかどうかを確認できます。 これらの洞察は、将来のプロジェクトの選択やビジネス戦略の決定を推進する上で非常に貴重です。

3 つのステップで時間監査を行う方法

ステップ 1: 時間監査ワークシートを作成する

時間監査ワークシートとは何ですか?

時間監査ワークシートは、従業員が時間入力や勤務時間内に完了したタスクを追跡するために記入できるフォームです。 これらのシートは、Microsoft Excel または Google Sheets で作成することも、ペンと紙を使用して手動で作成することもできます。 従業員は、デジタル コピーを配布したか紙のコピーを配布したかに応じて、オンラインで記入することも、ペンを使用して記入することもできます。

スケジュールやカレンダーを使用するだけで、従業員がいつどのシフトで働いているかを確認できます。 ただし、シフト中に完了したタスクなどの詳細は提供されません。 また、休憩や食事の時間なども考慮されていません。

時間監査ワークシートに含めるべき内容

• 月/四半期:ワークシートの上部に、フォームが有効な月または四半期を追加できます。 たとえば、2023 年 7 月または 2023 年第 3 四半期などです。従業員が月または四半期のエントリを追加するのに十分なスペースを確保してください。

• 従業員名:従業員がフルネームを追加できるスペースを残します。

• 日付列:作業者が情報を入力する日付を明確にできるように、フォームには日付列を含める必要があります。

• 開始時刻列:この列には、作業者がタスクまたはプロジェクトを開始した時刻を記録できます。

• 終了時刻列:これは、従業員がタスクの作業を終了した時刻を示します。 これは一日の終わり、または休憩のために立ち寄ったときである可能性があります。

• 合計時間列:この列は、「開始時間」と「終了時間」の間に完了した作業時間を示します。

• タスク/アクティビティ列:ここで、従業員は、記録された時間中に取り組んでいた内容を追跡できます。

• 優先度レベルの列:ここで、従業員はタスクまたはプロジェクトの重要性または優先度の高さをマークできます。 これを記録するには、一貫したシステムを導入する必要があります。 たとえば、1 は非常に高い優先順位、5 は非常に低い優先順位を示すスケールです。

• 追加メモ欄:従業員が費やした時間や取り組んだタスクについて追加のメモを追加できる余地を残しておきます。

• 署名:従業員が時間エントリに署名するためのスペースを提供します。 これは従業員に責任を持たせ、誠実さを奨励するのに役立ち、会社が監査を受ける場合に価値がある可能性があります。 管理者がエントリを承認した後に署名するためのスペースを提供することもできます。

ステップ 2: 追加のコンテキストを収集する (オプション)

結果を分析する前に、作業者がフォームに追加できなかった追加情報を収集すると役立ちます。 たとえば、病気やその他の個人的な事情により、プロジェクトの作業が通常よりも遅れた可能性があります。

シフトまたはプロジェクトに割り当てられた従業員にインタビューすることで、コンテキストを収集できます。

ただし、より長い期間にわたって情報を収集する必要がある場合は、インタビューに時間がかかる場合があります。 アンケートは、チームの意見を迅速に得るための優れた方法です。 従業員が誠実に回答できるよう、匿名にすることもできます。

ステップ 3: レポートを作成し、結果を分析する

グラフやチャートを作成して傾向を分析する

ビジネスで実際に何が起こっているのかを理解するには、時間監査ワークシートを収集するだけでは十分ではありません。 傾向を特定し、貴重な洞察を得るには、次のことを行う必要があります。

• すべてのエントリを Excel または Google スプレッドシートに照合します。 ワークシートがすでにこの形式になっている場合、これは簡単に実行できます。 それ以外の場合は、物理コピーからオンライン シートにデータを手動で追加する必要があります。

• データから何を取り出したいかを考えてください。 データは、従業員、チーム、プロジェクト、場所など、さまざまな方法で分析できます。 どのような洞察を求めているかを決定します。 たとえば、プロジェクト X とプロジェクト Y にどれくらいの時間が費やされているかを確認したい場合があります。

• グラフやチャートを作成すると、違いを視覚的に確認できるようになります。 Excel または Google スプレッドシートのグラフを使用して、シンプルなビジュアルを作成します。 たとえば、棒グラフは、プロジェクト X とプロジェクト Y に費やした合計時間を表示できます。一方、円グラフは、チームの合計時間がプロジェクト X に費やされた時間を確認するのに役立ちます。

知ってますか？

Connecteam には高度なレポート機能があり、数回クリックするだけで時間と出席に関するカスタム レポートを表示できます。

洞察を活用して意思決定を推進する

時間監査からの洞察は、会社の目標に沿った意思決定を行うのに役立ちます。

たとえば、プロジェクトにかかる時間がそれに伴う収入に見合わない場合、特定のプロジェクトの引き受けを中止することもできます。 あるいは、より短い時間で多くの素晴らしい仕事を成し遂げた従業員に報酬を与えることを決定することもできます。

これらの洞察は、作業の計画と優先順位付けをより効率的に行うのにも役立ちます。たとえば、優先度の高いプロジェクトを通常は作業の早い従業員に割り当てるなどです。

時間監査のベストプラクティス

以下のベスト プラクティスに従って、時間監査プロセスが堅牢で信頼できるものであることを確認してください。

全従業員と新入社員にフォームを配布する

フォームはデジタル的に (電子メール、ファイル共有、テキスト メッセージ、リンク共有などを介して) 配布することも、紙のコピーで直接配布することもできます。 社内のすべての従業員がワークシートを使用して自分の時間とタスクを追跡していることを確認してください。

電子メールまたはテキスト メッセージで従業員に連絡し、誤ってワークシートを受け取っていない人がいないかどうかを確認することもできます。 フォームが欠落していると結果にエラーが生じ、間違ったストーリーが得られる可能性があります。

ワークシートの重要性を強調し、リマインダーを送信する

また、社内の全員がワークシートを使用する重要性を理解していることを確認する必要もあります。 これは会社からのお知らせや電子メールを通じて行います。 フォームを本来どおりに使用していない従業員については、直接、電話、電子メールやテキスト メッセージを通じてフォローアップします。

必須の会社手続きセクションの一部として、このフォームを従業員ハンドブックに添付することもできます。

さらに、ワークシートを使用してシフトの入退勤を記録するように従業員に通知します。 毎日メールでリマインダーを送信するか、タスク リストに追加して覚えておいてください。 また、毎週、毎月など定期的にタイムシートを提出するよう従業員に通知する必要もあります。

変更を制限する

ワークシート テンプレートに大きな変更を加えないことをお勧めします。 すべてのフィールドが同じままであれば、時間の経過に伴う結果の比較が容易になります。

監査との一貫性を保つ

チームの時間を定期的に監査するようにしてください。 それは、毎月、四半期ごと、半年ごとなど、あなたの会社にとって最適な間隔にすることができます。 一貫性を保つことは、ビジネス上の意思決定が時間の経過とともに改善につながるかどうかを追跡するのに役立ちます。 さらに、時間監査プロセスが真剣に受け止められていることを従業員に示します。

えこひいきを避ける

時間監査の結果を分析するときは、公平かつ平等でなければなりません。 たとえば、別の従業員が同じくらい頻繁に遅刻している場合、ある従業員に対して遅刻に対して措置を講じるべきではありません。 えこひいきは、法的に差別の危険にさらされ、従業員、顧客、投資家からの評判を損なう可能性があります。

ワークシートを慎重かつ安全に保管する

ワークシートをオンラインで提出する場合でも、紙のコピーとして提出する場合でも、ワークシートを紛失しないように1 か所に安全に保管する必要があります。

これらは、施錠されたファイルキャビネットなど、会社のオフィス内の安全で物理的な場所に保管してください。 または、クラウドベースのソフトウェアを使用してデジタル的に保存することもできます。

次に、適切なユーザーのみがワークシートにアクセスできるようにします。 たとえば、ファイリング キャビネットの鍵を特定の従業員にのみ与えたり、ワークシートをデジタルで保存することを選択した場合はカスタム ユーザーのアクセス許可を設定したりできます。

有効性を評価する

時間監査プロセスを定期的に見直し、それがどの程度効果的に機能しているかを確認してください。 受け取った情報が、従業員がどのように時間を費やしているかを理解するのに十分であるかどうかを評価します。 次に、役立つコンテキストや、分析を改善するためにフォームに追加する必要がある追加フィールドを検討します。 最後に、プロセスを改善するために調整を加えることができます。

Connecteam を使用して時間監査を完全に自動化する

監査には時間がかかりイライラすることがありますが、Connecteam のようなソフトウェアを使用すると、プロセスのストレスが軽減されます。

Connecteam を使用すると、従業員はデバイスにワンタッチでシフトの入退勤を記録できます。 シフトの開始時と終了時に、時間追跡の開始と終了を促す自動リマインダーが届きます。

Connecteam を使用すると、ジオフェンスをセットアップすることもできます。 従業員はジオフェンス内にいる場合にのみパンチインでき、その場所を離れた場合は退勤する必要があります。 さらに、内蔵の GPS 位置追跡ソフトウェアを使用して、従業員が勤務時間中に必要な場所にいることを確認できます。

さらに、休憩と残業に関するカスタム ルールを設定し、アプリ内から直接残業リクエストを承認または拒否することができます。 このようにして、問題が拡大する前に、監査プロセスの一部がリアルタイムで実行されます。

さらに、Connecteam のタスク管理機能を使用すると、従業員が割り当てられたタスクをどのように進めているかを確認できます。 期限が近づいたときに、タスクを完了するよう従業員にリマインダーを送信することもできます。

最後に、Connecteam のカスタム レポート ツールを使用すると、自分でデータを照合したりグラフを作成したりすることなく、データを即座に分析できます。 出席状況、プロジェクト全体で費やした時間、個々の従業員の勤務時間などを追跡できます。

結論

従業員の時間を監査すると、生産性の向上に役立つ多くのメリットが得られます。 さらに、このプロセスは労働法の遵守を維持し、より賢明なビジネス上の意思決定を行うのに役立ちます。 しかし、この情報を知っていても、時間監査の方法と従うべき手順を正確に知るのは難しいと感じるかもしれません。

まず、時間監査ワークシートを作成し、すべての従業員が忘れずにそれを完了するようにする必要があります。 次に、結果を分析するためのグラフを作成できるように、すべてのワークシートのデータを 1 つの Excel または Google スプレッドシート ファイルに結合する必要があります。

Connecteam のようなソフトウェアは、プロセス全体をエンドツーエンドで自動化および簡素化します。 従業員はモバイル デバイスで時間を追跡できます。 Connecteam のレポート ツールを使用してデータを簡単に分析し、より適切なビジネス上の意思決定を行うことができます。 今すぐ Connecteam をチェックして、チームの時間を最大限に活用してください。

よくある質問

時間監査に向けてどのように準備しますか?

時間監査の準備をするには、時間監査ワークシートを作成し、紙またはデジタルコピーとして従業員に配布します。 次に、レポートの作成とデータの分析に必要なリソース (たとえば、レポートを作成してくれる外部コンサルタントや Connecteam などのオンライン ソフトウェア ソリューションなど) を計画します。

「リアルタイム監査」とは何ですか?

従来の時間監査では、過去のタイムシートと傾向を分析します。 これらの洞察は、将来のビジネス上の意思決定を推進します。 「リアルタイム監査」とは、従業員が勤務時間をどのように過ごしているかをリアルタイムで確認することを意味します。 Connecteam などのアプリでは、従業員のリアルタイムのエントリや場所などが表示されるため、すぐに改善を行うことができます。

従業員の時間をどのくらいの頻度で監査する必要がありますか?

ビジネスの性質に応じて、時間監査を毎月、四半期、半年、さらには毎年実行できます。 食品配達などの特定の企業には内部統制プロセスがあり、より頻繁に時間をかけて監査を実施する必要があります。 一部の企業は、Connecteam などのソフトウェアを使用してリアルタイムで監査を実施しています。

時間監査シート

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