タイム クロックの丸めの完全ガイド

従業員の勤務時間を追跡することは、困難で時間のかかる作業になる可能性があります。特に、数分早く出勤したり遅刻したりする場合はなおさらです。 プロセスを簡単にするために、企業はタイムクロックの丸めを使用する場合があります。 これには、従業員の出勤と退勤を最も近い時間間隔に丸めることが含まれます。

重要ポイント

• 時間が最大 15 分の増分に丸められ、従業員が一貫して低賃金にならない場合、タイムクロックの丸めは合法です。
• 州ごとに異なる時間時計の規則があります。 これらの州には、ワシントン、カリフォルニア、テキサス、ミシガンが含まれます。
• 時間の丸め方には、5 分、6 分、15 分刻みの 3 つの方法があります。
• タイム クロックの丸めのベスト プラクティスには、公正な丸めの増分を使用すること、丸めについて従業員と定期的に連絡を取ること、丸めポリシーを毎年見直すことが含まれます。
• 従業員の労働時間の正確な記録を維持して、労働法および規制を確実に遵守する必要があります。

デジタル タイム トラッキング ソフトウェアの普及により、タイム クロックの四捨五入は以前ほど一般的ではなくなりました。 ただし、タイム クロックの丸めには利点があります。 給与計算プロセスを合理化し、賃金計算を簡素化し、従業員の時間の盗難を防ぐのに役立ちます。 しかし、正しく行わないと、従業員の紛争や法的な問題につながる可能性もあります。

以下では、タイム クロックの丸めのベスト プラクティスと、偏った丸めを回避する方法について説明します。 また、3 つの丸め方法についても説明し、時計の丸めチャートの例をいくつか紹介します。

タイム クロックの丸めとは何ですか?

タイムクロックの丸めには、雇用主が従業員の時間を上下に丸めることが含まれます。 時間は、事前に設定された時間の増分 (通常は 5、6、または 15 分) に基づいて四捨五入されます。

雇用主は、タイムクロックの丸めを使用して、従業員がどれだけ働いたかを簡単に把握できるようにし、給与計算にかかる時間を短縮します。 一貫した公平な方法で行われ、従業員が一貫して低賃金にならないようにすれば、通常は合法です。

たとえば、従業員が時給 20 ドルで、1 日 9 時間勤務しているとします。 彼らは午前 8 時 2 分に出勤し、午後 5 時 1 分に出勤しました。 四捨五入を行わないと、従業員が働いた正確な時間の給与を計算する必要があります。 次のようになります。

($20 x 9 時間) + (1/60) x $20) – ((2/60) x $20) = $179.67

ただし、開始時刻を午前 8 時に丸め、終了時刻を午後 5 時に丸めることが簡単にできます。 計算ははるかに簡単です。

$20 x 9 時間 = $180

33 セントの差はごくわずかです。 タイムクロックの丸めにより、賃金計算は非常に簡単です。

免除従業員と非免除従業員のタイムクロックの丸め

時間給の従業員と、非時間給またはサラリーマンの従業員には、異なるタイム クロック ルールがあります。 時間給の従業員はタイムクロックの四捨五入から「免除されません」が、非時間給または給与給の従業員は「免除」されます。

これは、非免除従業員の勤務時間を丸めることができることを意味します。 これは、40 時間を超える残業代を支払わなければならないためです。 また、連邦最低賃金も支払われなければなりません。

一方、免除された従業員は、40 時間を超えて働いた時間外労働に対して支払われる必要はありません。 ただし、これらの労働者が定期的に週 40 時間を超えないことを公正労働基準法 (FLSA) に証明する必要があります。 あちこちで数分でも切り上げると、労働者の毎週の時間エントリが 40 時間以上になる可能性があります。 したがって、それはお勧めしません

州ごとの時計のルール

連邦のタイム クロック法に加えて、一部の州には独自のタイム クロック規則があります。 これらの状態には次のものがあります。

• ワシントン。 ワシントン州の法律では、雇用主は非免除従業員に対して、40 時間を超える勤務時間に対して通常の賃金率の 1.5 倍を支払う必要があります。
• カリフォルニア。 California Wage Order では、従業員のタイムカードは英語で、改ざんできない方法で記入する必要があると規定されています。 カリフォルニア州では、雇用主はインク (鉛筆ではなく) で書かれた紙のタイムカードまたはデジタル タイムカードを使用する必要があります。
• テキサス。 テキサス州ペイデイ法により、雇用主はデジタル タイム クロックとタイム シートを使用して勤務時間を記録することができます。 また、雇用主は各給与期間の時間記録を最大 3 年間作成して保存する必要があるとも述べています。
• ミシガン州。 ミシガン州の雇用主は、従業員が毎日働いた合計時間を記録し、開始時刻と終了時刻を明確に示す必要があります。 時間は、10 分の 1 単位 (6 分) 以下で追跡する必要があります。

雇用主が従業員の時間を丸めるのはなぜですか?

タイム クロックの丸めについて理解できたので、次に、雇用主が従業員の時間を丸める理由について説明しましょう。 丸めは次のことに役立ちます。

• 公平性を向上させます。 四捨五入は、労働時間の計算に関して、すべての従業員が公平かつ平等に扱われるようにするのに役立ちます。
• 柔軟性を考慮してください。 従業員の勤務時間を丸めることで、勤務時間にある程度の柔軟性がもたらされます。 たとえば、従業員は交通渋滞で 5 分遅刻したり、予定に出席するために 5 分早く退社したりすることがあります。
• 給与計算を簡素化します。 秒単位までの時間に基づいて支払いを計算するよりも、整数と単純な分数に基づいて支払いを計算する方が簡単です。
• 管理時間を短縮し、生産性を向上させます。 四捨五入により、データ入力や給与計算などのタスクにかかる時間を節約できるため、従業員はより重要な作業に集中できます。
• エラーを最小限に抑え、コストを削減します。 給与計算の丸め時間により、エラーが減少し、従業員への過少支払または過払いが防止されます。 また、マネージャーがエラーを修正するために時間を無駄にする必要がないことも意味し、人件費の節約に役立ちます。
• コンプライアンスを確保。 給与計算の時間を丸め、従業員の時間を記録することで、雇用主は労働法や規制を遵守していることを確認できます。 これらには、休憩時間、労働時間、残業代などに関する FLSA および労働省の規制が含まれます。

タイムクロックの丸めは合法ですか?

法定時刻の丸め

労働省は、雇用主が次の規則に従う限り、時間の丸めは合法であると考えています。

• タイムクロックの丸めは、従業員にとって公平でなければなりません。 人件費を節約するためだけに従業員の勤務時間を切り捨てることはできません。 原則として、従業員に有利な方法で従業員の時間を丸める必要があります。
  
  たとえば、午前 8:03 の出勤時刻を午前 8:00 に丸めると、その 3 分間が支払われます。 これにより、苦情や支払いに関する紛争を防ぐことができます。

• 雇用主は、15 分を超える単位で丸めることはできません。 つまり、30 分または 1 時間単位で切り捨てることはできません。 15 分の丸めに加えて、DOL では 5 分の丸めと 1/10 時間 (6 分) の丸めが可能です。

• 雇用主は、7 分間ルールを遵守する必要があります。 このルールは、15 分のウィンドウの 7 分マークに適用されます。 たとえば、従業員が午前 9:07 より前に出勤した場合、時間を午前 9:00 に切り下げることができます。 ただし、従業員が午前 9 時 8 分に出勤した場合は、この時間を午前 9 時 15 分に切り上げる必要があります。
  
  これらの規則以外では、クロック時間の丸めは違法と見なされる可能性があります。

不正なタイム クロックの丸め

法的な問題を引き起こす可能性のあるタイム クロックの丸めの 2 つの例を次に示します。

1. 従業員が午前 7 時 56 分に出勤し、午後 5 時 3 分に出勤したとします。 開始時刻を午前 7 時 55 分に切り上げ、終了時刻を午後 5 時 5 分に切り上げる必要があります。 これにより、従業員は追加の 3 分間の支払いを受けることができます。
   
   ただし、開始時刻を午前 8:00 に切り上げ、終了時刻を午後 5:00 に切り下げるとします。 これを行うことで、従業員ではなくビジネスに有利になるように、開始時刻と終了時刻を丸めることになります。
   
   この例では、従業員は 7 分間の勤務時間を失いました。 これは大きな違いのようには見えませんが、1 年間毎日行うと、合計で 30 時間の無償労働になります。 これにより、未払いの賃金請求の危険にさらされます。

2. DOL が許可する最も近い 5、6、または 15 分の間隔とは対照的に、従業員の時間を最も近い 30 分に丸めるとします。
   
   たとえば、従業員が午前 8 時 7 分に出勤したとします。 7 分ルールに従い、時計の時間を午前 8 時 15 分に丸める必要があります。 ただし、代わりに、クロック時間を午前 8 時 30 分に丸めるとします。
   
   これにより、その日は 23 分間の無給労働が発生し、定期的に行う場合、年間最大 100 時間の無給労働になります。

さまざまなタイプのタイム クロックの丸め

5分

5 分単位の丸めでは、1 時間の 5 分ごとに 2.5 分のしきい値があります。

従業員がこのしきい値より前に出勤または退勤した場合、勤務時間は切り捨てられます。 このしきい値を超えて出勤または退勤すると、勤務時間は切り上げられます。

例えば：

6分

6 分丸めは、1/10 時間丸めとも呼ばれます。 6 分丸めでは、時間は 3 分のしきい値で 6 分間隔に分割されます。

従業員が 3 分のしきい値より前に出勤または退勤した場合、勤務時間は最小の 6 分間隔に切り捨てられます。 3 分のしきい値を超えて出勤または退勤した場合、勤務時間は最も近い 6 分間隔に切り上げられます。

例えば：

15分

15 分の丸めは 7 分のルールに従います。 この規則は、雇用主が従業員の時間を切り上げるか切り下げるかの指針となります。

従業員が 7 分のしきい値より前に出勤または退勤した場合、その勤務時間は前の 15 分に切り捨てられます。 7 分のしきい値を超えて出勤または退勤した場合、勤務時間は切り上げられます。

例えば：

タイムクロックの丸めの課題

従業員の時間を丸める際に注意する必要がある落とし穴がいくつかあります。

• 24 時間体制で作業します。 24 時間体制での作業は、重大な FLSA 違反です。 たとえば、従業員が午前 8 時 55 分に出勤し、始業時間を午前 9 時に丸めた場合、従業員はその 5 分間無料で働いたことになります。
  
  1 週間で合計すると、約 25 分間の無給の時間が発生します。 労働時間に対する従業員への支払いを怠ると、FLSA への請求が発生する可能性があります。

• デミニミス作品。 De minimis は、懸念を引き起こすには小さすぎる時間またはタスクを指します。 DOL は、最小限の時間が 15 分未満であると判断します。
  
  したがって、雇用主は 15 分以内に時間を切り上げるか切り下げることができます。 ただし、これは現在カリフォルニアで再評価されています。

• 不正確なタイムシート。 従業員のタイムシートを丸めすぎると、最終的に不正確なタイムシートが作成される可能性があります。 従業員は、FLSA に基づく不当または違法な賃金の削減を請求することができます。
  
  これを回避するには、タイムシートの丸めがビジネス全体で一貫していることが重要です。 また、誤解を最小限に抑えるために、タイムレコーダーの丸めに関する情報を従業員ハンドブックに含める必要があります。

• 給与紛争。 従業員の時間を過度に四捨五入すると、給与の不一致につながる可能性があります。 時には、従業員は実際よりも多くの報酬を期待している場合があります。 これを回避するには、丸めポリシーを従業員に伝え、常に従業員の時間を公平に丸める必要があります。
• 従業員の監視。 従業員の勤務時間を丸めると、チームは細かく管理されているように感じるかもしれません。 これは、士気の低下、生産性の低下、さらには従業員の離職率の上昇につながる可能性があります。

タイム クロックの丸めのベスト プラクティス

従業員の時間を丸める必要があるかどうかを検討する

新しいテクノロジーにより、従業員の時間を秒単位で簡単に追跡できるようになりました。 従業員はデジタル アプリを使用して、携帯電話から直接出勤することができます。 最新のタイム トラッキング システムは、自動デジタル タイムシートも生成し、多くの場合、給与計算ソフトウェアと統合します。 これにより、雇用主は従業員に支払うべき金額を正確に支払うことが容易になります。

このように、タイム クロックの丸めを使用する必要がない、または使用したくない場合があります。

タイム クロック ポリシーを作成して遵守する

堅牢なタイム クロックの丸めポリシーは、丸めの一貫性と公平性を確保するための最良の方法です。

ポリシーには、次の内容を記載する必要があります。

• 使用される丸めの増分。 たとえば、5 分、6 分、または 15 分です。
• 時間の切り上げまたは切り捨てが行われる時点。 たとえば、15 分の丸めポリシーの場合は 7 分です。
• 時計の時間が従業員の給与にどのように影響するかを示す表の例。
• ポリシーが最後に確認された日付。

このように時刻を丸めることにした理由についての簡単な説明を含めることもできます。 これは、正直さと透明性の文化を促進するのに役立ちます。

ポリシーが作成されたら、それを従業員に直接伝えます。 これは、会議中または電話中に口頭で行うことができます。 または、メモやメールを送信したり、従業員のチャット アプリにメッセージを投稿してチームを更新したりできます。

また、従業員ハンドブックに丸めポリシーを含めることも不可欠です。 従業員がハンドブックを読んだ後、ポリシーを理解していることを確認するために、ハンドブックに署名してもらいます。

次に、丸め方法をすべての従業員の時間に適用して、必ずポリシーを適用してください。 これは、公平性を確保するために、すべてのチームと作業パターンで一貫して行う必要があります。

最後に、電子メール、電話、または会議で給与計算プロバイダーに連絡して、丸めポリシーについて更新してください。

公正な丸め増分を使用する

公平な丸めの増分は、5 分、6 分、または 15 分と見なされます。 増分が小さすぎる (2 分など) か大きすぎる (30 分など) と、従業員にとって不法または公平ではありません。 彼らは自分の仕事に対して細かく管理されている、不満を感じている、または給料が低いと感じているかもしれません。

偏った丸めを避ける

通常、偏った丸めとは、雇用主が一貫して無給の仕事をもたらすような方法で時間を切り捨てることです。 これは、従業員よりも雇用主に利益をもたらし、従業員間の不信感を生む可能性があります。

たとえば、すべての時間を最も近い 15 分に切り下げる 15 分の丸めポリシーは、雇用主に有利であるため、偏っていると見なされます。

誰にとっても公平な方法で時間を丸めるようにしてください。 たとえば、7 分の規則に従う 15 分の丸めポリシーは、雇用主と従業員の両方に等しく利益をもたらします。

タイム クロックの丸めについて従業員に相談する

タイムシートの丸めは、従業員と話し合うのが難しいトピックになる可能性があります。雇用主だけに利益をもたらすと感じる人もいるからです。 たとえば、従業員が一貫して出勤と退勤の切り捨てを行っている場合、給与を失っていると感じる可能性があります。

タイムクロックの丸めポリシーについて従業員とコミュニケーションをとると、従業員はそれについてより前向きに感じることができます。 たとえば、出勤と退勤が常に最も近い 5 分間隔に丸められることを知っている従業員は、給料が正確であることに自信を持ちます。

この種のオープンなコミュニケーションは、組織内の信頼と透明性の全体的な文化を育むのにも役立ちます。

丸めポリシーを毎年見直す

丸めポリシーを毎年見直すことで、最新の規制を常に最新の状態に保つことができるため、ビジネスはコンプライアンスを維持できます。

また、特定のガイドラインに従っていて、理由もなく時間を丸めていないことを従業員に示します。 これにより、時間を丸めることを決定する際に、彼らがより快適に感じることができます。

さらに、丸めポリシーを確認すると、従業員の遅刻や過度の残業などの問題が浮き彫りになる可能性があります。 その後、データ主導のビジネス上の意思決定を行って、これらの問題に取り組むことができます。

正確な記録を維持する

タイムクロックの丸めを使用する場合でも、雇用主は従業員の労働時間の正確な記録を維持する必要があります。 雇用主は、給与明細書およびその他の給与記録のコピーを最大 3 年間保管する必要があります。

記録には、出勤と退勤、および行われた丸め調整を含める必要があります。 また、従業員、監査人、および規制当局がレビューできるように、すぐに利用できるようにする必要があります。

全体として、正確な記録は紛争や法的な問題を防ぐのに役立ちます。

結論

今日ではあまり一般的ではありませんが、従業員のタイム クロックの丸めは、時間管理と給与処理を合理化するための貴重なツールになる可能性があります。 ただし、潜在的な法的問題や従業員の論争を避けるために、時間を丸めるときはベスト プラクティスに従うことが不可欠です。

一貫した丸めポリシーと公正な丸めの増分を使用し、偏った丸めを回避し、正確な記録を維持し、従業員と連絡を取ることにより、雇用主はタイムクロックの丸めの慣行が公正で効率的で、法的要件に準拠していることを確認できます。