6 つの従業員時間管理方法 + 適切な方法の選び方

時間追跡により、従業員が勤務中にどのように時間を費やしているかを把握できます。 従業員が計画どおりにタスクを完了し、期限を厳守していることを確認できます。

また、リソースの割り当てを改善し、残業時間を確認して制御することもできます。

さらに、時間を正確に追跡する方法により、労働者に正しく支払うことができ、紛争や給与計算ミスを防ぐことができます。

適切な時間追跡方法を使用すると、従業員がいつ出勤および退勤を記録するか、休憩を取るか、休暇を取るかを把握できます。

チームに最適な方法を選択するために必要なものがすべて揃っているように、時間を監視する 6 つの一般的な方法を見ていきます。

時間追跡とは何ですか?なぜ重要ですか?

時間追跡とは、タスク、活動、またはプロジェクトに費やした時間を記録することを指します。 これには、休憩、食事の時間、その他の休暇を含む、作業の開始時刻と終了時刻を文書化することが含まれます。

紙とペン、スプレッドシート、カレンダーのエントリなどを使用して手動で時間を追跡できます。 あるいは、時間追跡プロセスを簡素化および自動化するソフトウェアもあります。 毎日、毎週、2 週間に 1 回、時間を追跡したり、プロジェクトのニーズに合わせて時間追跡をカスタマイズしたりすることもできます。

従業員の時間を追跡することは、組織にとっていくつかの利点があります。 それはあなたに役立ちます:

生産的な労働力を維持する

時間追跡により、従業員が予定された時間をどのように費やすかを完全に可視化できます。 遅刻や欠勤が続く従業員を見つけることができます。 さらに、時間の盗難や従業員が非生産的に時間を使用していることを特定して対処できます。

時間を追跡することは、従業員が追加のサポートやリソースを必要としている場所を特定するのにも役立ちます。 たとえば、チームがタスクを実行するのに常に時間がかかる場合は、より多くのトレーニングやサポートが必要になる可能性があります。 これらの問題を特定したら、すぐに解決して従業員の生産性を維持できます。

ワークロードを効率的に割り当てる

さまざまな作業者がプロジェクト全体でどのように時間を費やすかを理解することは、より適切なリソース割り当てに役立ちます。 たとえば、所要時間が短いプロジェクトに最速の作業員を割り当てることができます。

さらに、人員不足により進捗が遅れているプロジェクトを特定し、そのシフトに追加の作業者を割り当てることができます。 さらに、従業員の空き状況を把握しておくと、事前に計画を立てるのに役立ちます。 これにより、従業員が休暇をとっている場合でも、十分なスタッフが勤務できるようになります。

給与計算やクライアントへの請求ミスを減らす

タイムシートは、従業員の補償可能な時間を示します。 このデータを使用して、従業員の努力を正しく反映する給与レポートを作成します。 これにより、コストのかかる給与計算ミスや、費やした時間に関する労働者との時間のかかる紛争を減らすことができます。

同様に、労働時間を正確に記録しておくと、顧客への正確な請求書を作成するのに役立ちます。 すべてを白か黒かで判断することで、請求対象時間と請求対象外時間をめぐって顧客との間で紛争が発生する可能性が低くなります。

労働法および規制を遵守する

最後に、時間追跡により、労働者が労働法や規制で義務付けられている休暇、休憩、食事時間を確実にとっていることが確認されます。

さらに、従業員は燃え尽き症候群を防ぐために必要なダウンタイムを得ることができるため、仕事での活力と生産性が向上します。

また、時間を監視することで従業員の残業時間を管理することもできます。 そうすれば、従業員は過重労働にならず、残業代を節約でき、会社は残業法を順守し続けることができます。

さまざまな種類の時間追跡方法

従業員の時間を追跡する方法はいくつかあります。 以下に、最も一般的な 6 つの方法を概説しました (順不同)。

紙とペン

方法

従業員はノートや日記を使用して、タスク、活動、またはプロジェクトを開始した時刻と終了した時刻を書き留めます。 すべての時間エントリを収集し、給与計算に使用できるタイムシートを手動で作成する必要があります。

長所

• 簡単にできて安価
• どこからでも実行でき、インターネットは必要ありません

短所

• 管理者が時間入力を確認するのが難しい
• 時間がかかり、手作業であり、エラーが発生しやすい
• 紙は安全に保管しないと簡単に紛失してしまう可能性があります
• レポート作成や傾向・テーマ分析が難しい

名誉システム

方法

この方法は、作業者がプロジェクトに費やした時間を独自に見積もることに依存しています。 従業員の大まかな見積もりを信頼し、彼らが労働したと言う時間に対して時給を支払わなければなりません。

長所

• 最も簡単な時間追跡方法
• 費用も材料も必要ありません

短所

• 信頼性が低く、エラーが発生しやすい
• 管理者が時間を確認する方法がない
• 傾向を作成または分析するためのデータがない
• 請求対象時間の記録がないとクライアントの信頼性が低下する

スプレッドシートの使用

方法

この方法には 2 つのオプションがあります。

1. 労働者はペンと紙を使って時間を記録します。 次に、保存および分析のためにスプレッドシート テンプレートに時間データを手動で入力します。
2. 従業員は、Google スプレッドシートや Microsoft Excel などのスプレッドシート テンプレートを使用してデータを入力し、電子メールで送信できます。

オプション 2 は現在、より一般的な方法です。

スプレッドシート テンプレートには通常、次の列が含まれます。

• 作業者の名前
• 日にち
• タスク/アクティビティ
• 始まる時間
• 終了時間
• 休憩にかかる時間
• 残業時間
• 総作業時間

マネージャーは、時給を示す列を追加し、給与支払額を計算できます。

長所

• タスク間で費やした時間を記録し、休憩も含めます
• 内蔵のグラフとチャートを使用して傾向を特定できます

短所

• 従業員は引き続きスプレッドシートに時間を手動で入力する必要があります
• マネージャーは時間エントリを確認できません
• チーム分析のためにすべてのデータを 1 つのシートに手動で追加する必要がある
• Excel はモバイルでは使いにくいため、エラーが発生しやすい可能性があります

カレンダーベースの追跡

方法

デジタル カレンダーを使用して、従業員の休憩を含む固定作業スケジュールを作成します。 労働時間は、カレンダー内のどの時間枠が仕事のためにブロックされているかを確認することによって計算されます。 カレンダーのエントリにはタスクやアクティビティを反映するラベルを付けることができ、追加のコンテキストのためにメモを追加することもできます。 労働者には、カレンダーに従って働いた時間に応じた時給が支払われます。

長所

• タスク全体でどのように時間が費やされているかを簡単に視覚化できます
• 追加のコンテキストのためにエントリにメモを追加できます

短所

• 勤務時間中にどのように時間が費やされたかを正確に追跡するのは困難
• 時間の盗難は防げない
• マネージャーはタイムシートと給与レポートを手動で作成する必要があります
• マネージャーはタスクの進行状況をリアルタイムで追跡できない

パンチカード

方法

すべての労働者には「パンチカード」が与えられ、出退勤の際に特定の物理的なタイムレコーダーに挿入する必要があります。 タイムレコーダーは、パンチカードに出勤時刻と退勤時刻を打刻します。 従業員の労働時間はパンチカードを使用して計算され、労働時間とその時給を使用して給与レポートを作成できます。

長所

• パンチインとパンチアウトの物的証拠により紛争が防止される
• わかりやすくて使いやすい

短所

• 時間の盗難や仲間のパンチの影響を受けやすい
• タイムシートと給与レポートは手動で作成する必要がある
• 休憩や食事の時間は考慮していません
• 従業員のパンチカードを保管および管理するには管理上の負担が大きい

時間追跡ソフトウェア

方法

Connecteam などの時間追跡ソフトウェアを使用すると、従業員は時間追跡アプリを使用してどこからでもシフトの入退勤を記録できます。 多くの場合、リアルタイム GPS 機能を使用して、従業員が必要な場所にいることを確認できます。

タイムシートは時間エントリを使用して自動的に作成され、承認のために送信されます。 承認されたら、給与計算ソフトウェアと統合して、従業員への支払いを迅速かつ簡単に行うことができます。

長所

• 使いやすく、リモートアクセスも簡単
• 時間エントリはクラウドに安全に保存されます
• 従業員は出退勤の打刻を自動的に通知されます。
• タイムシートは自動的に作成されるため、エラーが発生しにくくなります。
• 管理者は GPS テクノロジーを使用してエントリを簡単に確認できます
• カスタムの勤怠レポートが自動的に作成されます

短所

• 他のオプションより高価

どの時間追跡方法が最適ですか?

プロジェクトの時間を追跡し、全体の作業時間を記録する最良の方法は、時間追跡ソフトウェアを使用することです。 これらのツールはプロセスのあらゆる側面を簡素化し、あなたとあなたの従業員の時間と労力を大幅に節約します。

時間追跡アプリと他の方法を比較すると次のとおりです。

録音時間

従業員は時間追跡アプリから出退勤を記録するだけでよく、ペンと紙や Excel を使って手動で時間を記録する手間が省けます。 休憩時間や食事時間中にもパンチアウトできるため、時間入力は秒単位まで正確です。 これは、通常、仕事の開始時間と終了時間のみを記録するパンチカードとは異なります。

時間レポート アプリを使用すると、従業員はデスクトップやモバイル デバイスを使用してどこからでも時間を記録できます。 さらに、打刻と打刻を行うよう自動的にリマインダーが送信されるため、打刻を忘れる可能性が低くなります。

時間エントリの検証

最高の時間追跡ソフトウェアにはGPS 位置追跡ツールが付属しているため、勤務時間中に従業員のリアルタイムの位置を追跡できます。 こうすることで、出勤時に正しいシフトに入っているかどうかを確認できます。

一部のアプリでは、ジオフェンシングを使用してエントリを検証することもできます。 ジオフェンスは、作業場所の周囲に設定できる仮想境界です。 労働者はジオフェンスに入る前にパンチインすることが制限されています。 これは、時間データが手元に届く前に、すでに検証の層を通過していることを意味します。

タイムシートの作成と保存

時間追跡アプリは、記録された時間エントリから自動デジタル タイムシートを生成します。 これには時間も労力も必要ありません。 さらに、タイムシートを自分で手動で作成する必要がある、紙とペンやオナー システムの方法と比較して、エラーが減少します。 カレンダー方式では、カレンダーのエントリを見て労働時間を手動で入力する必要もあります。

さらに、時間追跡アプリはタイムシートをクラウドに安全に保存します。 今後従業員や顧客との紛争が発生した場合に簡単に参照できます。 これは、タイムシートの紙のコピーを保管するよりもはるかに優れたソリューションです。

給与計算の実行

従業員の給与率と労働時間がシステムにすでに登録されているため、時間追跡アプリを使用して給与レポートを迅速かつ簡単に作成できます。 多くのアプリは給与計算ソフトウェアと統合されており、エラーを減らして迅速かつシームレスな支払いを実現します。

傾向の分析

時間追跡は、傾向を特定し、全体的な時間管理に関して懸念される領域に対処するのに役立ちます。 しかし、これは時間追跡ソフトウェアなしでは困難です。

紙とペン、名誉、カレンダーなどの方法では、従業員がどのように時間を費やしているかを確認することはできません。 これらのメソッドでは、たとえば、どのタスクやサブタスクが作業されたかについての情報は得られません。

また、チームまたは会社レベルでテーマを分析したい場合もあります。 これを行うには、傾向を特定できるように、すべての従業員の時間エントリを 1 つのスプレッドシートに手動で入力する必要があります。 これは労力も時間もかかります。

時間追跡ソフトウェアを使用することは、プロジェクトの時間を追跡し、傾向と潜在的な問題を特定する最良の方法です。 カスタム レポートを数分で作成でき、時間と出席の​​履歴を確認できます。 プロジェクト、タスク、場所全体で時間がどのように費やされたかを示すレポートを表示することもできます。

適切な時間追跡ソフトウェアを選択する方法

時間追跡ソフトウェアを選択する場合、考慮すべき要素がいくつかあります。

まず第一に、使いやすさです。 これらのツールの背後にある考え方は、時間追跡プロセスを簡素化することです。 従業員がシステムが複雑すぎて使用できないと感じた場合、たとえ使用したとしても、継続的に使用する可能性は低くなります。 これは、支払った対価が得られないことを意味するだけでなく、見積書、請求書発行、給与計算においてコストがかかる不必要なエラーを引き起こす可能性もあります。

使用する他のツールと簡単に統合できるアプリを選択することも重要です。 こうすることで、タスクを完了するために複数のアプリを切り替える必要がなくなります。

予算も重要な考慮事項です。 一部のソリューションは他のソリューションよりも高価であり、必要な追加機能が常に提供されているとは限りません。

最適な時間レポート ツールを選択できるように、注目すべき機能をいくつか紹介します。

• 直感的で正確なタイムレコーダー:従業員はどこからでも簡単にシフトに出入りできる必要があります。 Connecteam は、従業員がシフトを開始または終了するときに、打刻と退勤のリマインダーも送信します。

• GPS 位置追跡:勤務中の従業員の位置をリアルタイムで追跡できます。 これにより、全員が必要な場所にいることが保証され、時間の盗難や仲間のパンチを防ぐことができます。

• デジタル タイムシート:従業員の時間エントリを使用して自動タイムシートを生成するプラットフォームを探します。 追加の検証のためにそれらを表示および承認できる必要があります。

• シームレスな給与計算の統合:組み込みまたは統合された給与計算ソリューションにより、エラーを減らして迅速な支払いを行うことができます。 たとえば、Connecteam は QuickBooks Online および Gusto と統合されているため、スタッフへの支払いを簡単に行うことができます。

• 休暇の追跡:休暇を表示および承認できる機能により、事前に計画を立てて効率的にシフトを割り当てることができます。 休憩時間を可視化することで、従業員が必要な休憩時間を確保し、労働法を遵守することも保証されます。

• シフト スケジュール機能:グッド タイム レポート ツールにはシフト スケジュール機能もあります。 これにより、従業員の空き状況や好みに基づいてシフトを作成して割り当てることができるため、チームに常にスタッフを配置することができます。

• レポートと分析:従業員、タスク、プロジェクト、場所などにわたる勤怠データを追跡できます。 これらは、生産性を最大化し、改善の余地がある領域を特定するために使用できる洞察を提供します。

Connecteam で時間を追跡する

Connecteam は、最高のオールインワンの勤怠管理ソリューションです。 休憩や休暇を含む従業員の労働時間を記録します。 また、従業員のリアルタイムの位置を表示できるため、チームの可視性と制御が向上します。

Connecteam の時間追跡機能について詳しく見てみましょう。

GPS 対応のタイム クロックとジオフェンスにより、正確で検証された時刻を入力できます。

Connecteam のタイム レコーダーを使用すると、従業員はデスクトップまたはモバイル デバイスからワンタッチでシフトの入退出を記録できます。 チームが 1 つの場所から活動している場合、キオスク機能を使用すると、従業員は 1 つの共有デバイスからパンチインおよびパンチアウトすることができます。 異なる場所に複数のキオスクを設定することもできます。

タイムレコーダーには GPS ソフトウェアも組み込まれているため、従業員の勤務時間の位置を確認できます。 これは、従業員が同僚のために打刻するバディパンチを防ぐのに役立ちます。

Connecteam を使用すると、ジオフェンスをセットアップすることもできます。 従業員には、ジオフェンスに出入りするときに時間の追跡を開始または停止するための自動リマインダーが送信されます。 さらに、ジオフェンス内にいる場合を除き、クロックインが制限されます。 これにより、時間の盗難が防止され、勤務時間を超えて給与を支払う必要がなくなります。

休暇、休憩、残業に関するカスタム ルールを設定する

Connecteam を使用すると、個人休暇、休暇日、病気休暇などを含むカスタム休暇ポリシーを設定できます。 あなたとあなたの従業員は、休暇や出勤の履歴、残りの休暇の日数を確認できます。 休暇申請・承認もアプリから簡単に行えます。

Connecteam を使用すると、休憩に関するポリシーを作成し、従業員のスケジュールに休憩を含めることができます。 スマート アラートは従業員が残業に入ると通知し、デバイスから簡単に残業要求を承認または拒否できます。 これにより、労働法や規制を遵守し続けることができます。

自動化されたタイムシートと給与計算の統合により、給与計算のエラーを削減

Connecteam は、時間エントリを使用して従業員のタイムシートを自動的に生成します。 これらには、休憩、休憩、食事の時間も含まれており、秒単位で正確になります。

中央ダッシュボードから、エラーを見つけて修正し、給与レポートに使用する前にタイムシートを承認できます。 Connecteam は、Gusto や QuickBooks Online などの給与計算ソフトウェアと統合し、迅速かつ正確な支払いを実現します。

シフトを割り当て、従業員のスケジュールに合わせて数分で調整します

Connecteam のドラッグ アンド ドロップ スケジュール ツールを使用すると、シフトを数分で作成して割り当てることができます。 従業員は自分の場所と空き時間の設定を共有できるため、ジョブをできるだけ効率的に割り当てることができます。 従業員は、承認の有無にかかわらず、空いているシフトから選択することもできます。 従業員の資格も確認できるため、適切な従業員を適切なプロジェクトに配置できます。

直前の欠勤や変更には、アプリ内で簡単にシフトを入れ替えることができます。 影響を受ける従業員には、スケジュールの変更を通知するスマート アラートが送信されます。 アプリ内チャットを使用して、リアルタイムで直接コミュニケーションをとることもできます。

タスク管理、レポート作成などのためのツール

これらの機能に加えて、Connecteam には、タスクとサブタスクを作成して従業員に割り当てることができるタスク管理ツールがあります。 リマインダーを送信してリアルタイムで進捗状況を追跡できるため、従業員がどのように時間を費やしているかを把握できます。

さらに、Connecteam の カスタム レポート機能を使用すると、出席状況、プロジェクトやタスクに費やした時間、人件費などに関する詳細なレポートを表示できます。 遅刻、欠勤、非効率な作業をすぐに発見して対処できます。

Connecteam は、コミュニケーション、トレーニング、人事管理などのためのさらに多くの機能も提供します。 作業管理のあらゆるニーズにワンストップで対応します。

有料プランは、最大 30 ユーザーまで月額 29 ドルから開始できます。 ユーザーが 10 人未満の小規模企業は、Connecteam を永久に完全に無料で使用できます。

選択したプランにアップグレードする前に、 14 日間の無料トライアルにサインアップしてConnecteam のすべての機能を試すことができます。

結論

時間を追跡する効果的な方法がなければ、企業は時間の盗難、非効率な作業、締め切りの遅れなどに直面する可能性があります。 従業員がどのように時間を費やしているかを監視し、懸念のある領域を特定し、従業員の貢献に対して適切に支払う必要があります。

時間を追跡するにはいくつかの方法があります。 紙とペン、名誉、カレンダーによる方法は時間がかかり、間違いが発生しやすく、時間がどのように費やされているかについての洞察が得られません。 スプレッドシートは人気がありますが、個人レベルでのみデータを収集します。 チームまたは全社のデータを 1 つのシートに収集して傾向を分析するのは、骨の折れる作業です。

時間追跡ソフトウェアを使用すると、出勤と退勤の記録、タイムシートの作成、支払い、傾向の把握のプロセスが簡素化されます。 Connecteam は、今日の市場で最高の時間追跡アプリです。 ワンタッチのタイムレコーダー、GPS 位置追跡、自動タイムシートなどの機能を提供します。

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よくある質問

チームの時間をどのように追跡していますか?

各従業員のタイムカードを収集し、そのデータを単一のスプレッドシートに手動で追加して、チームの時間を追跡できます。 ただし、より良い方法は、Connecteam などの時間追跡ソフトウェアを使用して、時間と労力を節約することです。 そのレポート ツールを使用すると、チーム全体、さらにはプロジェクト、場所などごとに費やした時間を追跡できます。

従業員は時間追跡ツールからどのようなメリットを得られるでしょうか?

時間追跡ツールを使用すると、従業員はタスクやプロジェクト全体でどのように時間を費やしているかを確認できます。 何がうまく機能しているのか、どこを改善できるのかを特定できます。 一部のソリューションでは休憩、残業、休暇も考慮されているため、従業員は権利のある休憩を取得しているかどうかを確認できます。

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