21 のタイムシート リマインダー ミーム: チームにとって楽しく効果的なプロンプト

従業員の勤務時間を追跡するのは非常に面倒な作業ですが、正確な給与計算とタイムリーな請求にはそれが不可欠であることは誰もが知っています。 残念ながら、従業員にタイムシートを時間通りに提出させるのは困難な戦いのように感じられる場合があり、最も組織的なマネージャーにとってさえ真の課題です。

ありがたいことに、プロセスを簡素化するために利用できるタイムシート リマインダーなどの自動ソリューションがあります。

この記事では、タイムシート リマインダーがなぜ非常に便利なのか、また Connecteam のタイムシート ソフトウェアがどのように企業にとって大きな変革をもたらすのかについて説明します。 また、その可能性を最大限に活用するための便利なヒントやコツもいくつか紹介します。

タイムシートリマインダーとは何ですか?

タイムシート リマインダーは、雇用主や管理者が従業員にタイムシートを時間通りに提出させるために使用する便利なツールです。 これらは、書面によるメモ、口頭でのリマインダー、またはソフトウェアやツールを介して送信される自動通知としてフォーマットできます。

タイムシート リマインダーの主な目的は、従業員が労働時間を追跡し、その時間に対して正確に報酬が支払われるようにすることです。

リマインダーを設定し、「優しいナッジ」を送信することで、雇用主は遅れた提出物を追いかける煩わしさを回避し、給与計算における混乱や間違いを避けることができます。

タイムシートリマインダーの効果的なタイプ

タイムシートのリマインダーミームから、「タイムシートの締め切りは今日だ！」という叫びまで。 オフィス全体では、タイムシートを時間通りに提出するよう従業員に通知する方法がたくさんあります。

一般的なタイプのタイムシート リマインダーをいくつか見て、なぜ一部のリマインダーが他のものよりも効果が低いのかを説明します。

メール

雇用主は従業員に対し、タイムシートを時間通りに提出するよう電子メールで通知できます。

ただし、この方法は雇用主にとって、特に電子メールを手動で送信する必要がある場合には時間がかかる可能性があります。 自動メールであっても時間の経過とともに効力が失われる可能性があります。

結局のところ、電子メールを開いてから数秒後に忘れてしまうことが非常に簡単であることは誰もが知っています。

テキストメッセージ

雇用主は、タイムシートの提出を促すテキスト メッセージを従業員に送信することもできます。

この方法は迅速かつ簡単ですが、適切なテキスト メッセージング プラットフォームを使用していない場合、誰がメッセージを受信したか、誰が受信していないかを追跡するのが困難になる可能性があります。 また、電子メールと同様に、テキストが読まれたかどうかを判断するのは難しい場合があります。

Googleカレンダーのリマインダー

会社で Google Suite を使用している場合は、Google カレンダー経由でリマインダーを送信することもできます。 共有カレンダーを使用すると、管理者はカレンダー通知を送信し、続いて電子メール通知を送信できます。

チームが日々の計画のほとんどに Google カレンダーを使用している場合、単純なカレンダー通知は目立ちません。 カレンダー上の他の多くの会議、電話、誕生日の通知に埋もれてしまう可能性もあります。

Slack リマインダー

Slack を使用すると、タイムシートを提出するための定期的なリマインダーを自動化できます。 また、毎日 1,800 万人のアクティブ ユーザーと 156,000 の組織が Slack を使用しているため、これは多くの人にとって人気の選択肢です。 しかし、それは本当に最善の選択なのでしょうか？

残念ながら、特に多くの従業員を抱える大規模な組織の場合、Slack はかなり高価です。 ありがたいことに、Slack のより安価な (そしてより優れた) 代替手段があります。

Connecteam による自動リマインダー

すべてのタイムシート リマインダーが同じように作成されるわけではありません。

タイムシートのリマインダーは 1 つですべてを管理でき、タイムシートのリマインダーは 1 つで見つけられます。 全員を持参し、人事部の承認を得て拘束するように注意してください。

その答えは、Connecteam などのソフトウェアを介した自動リマインダーです。 Connecteam は、雇用主と従業員の生活を楽にするように設計されており、すべてを実現します。 ライブ GPS による正確な労働時間の追跡から、数秒でのタイムシートの自動化、給与計算まで、Connecteam は給与計算の煩わしさを軽減します。

面白いタイムシートリマインダーミーム

タイムシートのリマインダーが重要だからといって、それが真剣である必要があるというわけではありません。 面倒なタイムシートであっても、チームの関与とモチベーションを維持します。

私たちが厳選したミームは、締め切りや事務手続きの世界を生き抜く従業員の顔に笑顔をもたらすことを保証します。

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タイムシートのリマインダーが企業にとって非常に重要な理由

では、チームのタイムシートを期限内に取得できなかった場合はどうなるでしょうか? 従業員に給与が支払われることだけが重要である場合、タイムシートのリマインダーは本当に必要なのでしょうか?

一つの答えは「はい」です。 はい、そうです。 それにはいくつかの理由があります。

多くの場合、タイムシートを提出すると、予定どおりに提出するためにギリギリの努力が必要になります。 そして、場合によっては、時間をごまかしたくなる（そして簡単な）誘惑に駆られることもあります。

時間給労働者のなんと 43% が、シフト中の労働時間を誇張していることを認めています。 このタイムシートの不正は、不正な給与計算や生産性の損失を意味する可能性があります。 実際、タイムシートの欠落や不正確さにより、米国のプロフェッショナル サービス部門は 1 日あたり約 75 億ドルの損失を被っています。

タイムシートのリマインダーは、従業員に正直で正確なタイムシートに対する責任を課すことで、収益への悪影響を防ぐことができます。

給与部門は、正確かつタイムリーなタイムシート データを利用して賃金を計算し、支払いを処理します。 タイムシートの提出が遅れると、給与計算プロセスが混乱し、支払いの遅れや不正確な支払いが発生し、従業員の不満につながる可能性があります。

タイムシートのリマインダーを送信し、明確な期限を設定することで、タイムシートを承認する必要があるマネージャーは、タイムシートが時間どおりに提出されることを保証できます。 これにより、組織化されたワークフローを維持し、給与計算やプロジェクト管理などの重要なプロセスの遅延を防ぐことができます。

請求対象となる 5 時間に 1 時間は記録されません。 場合によっては、タイムシートの不正ではなく、物忘れが原因である場合もあります。 従業員が勤務時間をどのように過ごしたかを思い出せない場合、時間を「でっち上げ」、不正確なタイムシートを提出する可能性があります。

Connecteam の従業員タイム レコーダー アプリは、まさにこの理由のために設計されています。 従業員は 1 つの直感的なアプリで、外出先でも簡単に出勤と退勤を記録できます。 これは、仕事、プロジェクト、クライアント、設備、走行距離などの正確な時間を追跡することを意味します。 そこから、オンライン タイムシートが自動的に作成され、給与計算ソフトウェアにエクスポートされます。

従業員も同意するでしょう。細かく管理されることほど最悪なことはありません。

また、管理者や経営者であっても、従業員にタイムシートの提出を継続的に通知するよりも、もっと重要かつ緊急に対応すべき事項があるはずです。

タイムシートのリマインダーはこの負担を軽減し、マネージャーが戦略的なタスクに集中できる時間を増やします。

上司からの一貫した小言やフォローアップは、特にその小言が特定の従業員に集中している場合、従業員とマネージャーの関係に緊張をもたらす可能性があります。 効果的なタイムシート リマインダーは、継続的なフォローアップの必要性を自動化されたシンプルなリマインダーに置き換えます。

タイムシートは、さまざまなタスクやプロジェクトにどれだけの時間が費やされているかなど、プロジェクトの進捗状況を追跡するための貴重なデータを提供します。

タイムシート リマインダーにより、プロジェクト マネージャーは、リソースの使用状況とプロジェクトの収益性に関する信頼できる情報に確実にアクセスできます。 これにより、情報に基づいた意思決定を行い、リソースを効果的に割り当て、プロジェクトを順調に進めることができます。

多くの業界には、従業員の労働時間の正確な記録保持を義務付ける労働規制があります。 タイムシートを期限までに提出しないと、これらの規制が遵守されなくなり、法的措置や罰則が科せられる可能性があります。

コンプライアンスは、厳格な労働法が適用される業界や監査の対象となる業界で事業を展開する企業にとって特に重要です。

一部のフィールド サービス業界では、コンプライアンス目的でタイムシートの提出が必須となっています。 従業員にタイムシートの提出を促すことで、企業は法的影響や罰則を避けることができます (また、あらゆる監査に備えることができます)。

従業員にとってのタイムシートのメリット

通常、ほとんどの従業員がタイムシートの提出を嫌がることは周知の事実です。 しかし、そうすることはあなたにとっても同様に彼らにとっても良いことです。 タイムシートの使用を受け入れ、評価するようになる理由は次のとおりです。

従業員はタイムシートを熱心に記入することで、給与計算のスムーズな処理に貢献します。 彼らが時間を正確に書き留めれば、彼らが費やしたあらゆる努力が給与に反映されます。

タイムシートを使用すると、従業員は、矛盾や遅延がなく、苦労して獲得した報酬を期日通りに受け取ることができます。

タイムシートは、従業員の勤務履歴の個人的な記録簿として機能します。 タイムシートを一貫して維持することで、従業員は組織内での取り組みの信頼できる記録を作成します。

正確な記録を残しておけば、雇用主との間で紛争や相違が生じた場合にも役立ちます。

従業員は自分の時間とタスクを正確に記録することで、自分の仕事量と生産性を明確に伝えることができます。 これにより、従業員の取り組みがよりよく可視化され、管理者が各従業員の責任範囲と従業員が組織にもたらす価値を理解できるようになります。

このアクセス可能な労働時間の記録は、昇進に応募するときなど、将来の参照に役立ちます。 これは献身と信頼の実績を示し、時間の経過とともに従業員が専門的に成長することを示します。

タイムシートに記入するには、従業員が何を完了したか、タスクの完了にどれくらいの時間を費やしたかを振り返る必要があります。 これにより、より良い時間管理の実践が促進され、従業員が自分の仕事量に優先順位を付け、時間の無駄な活動を特定できるようになります。

タイムシートは、パフォーマンス評価の際に貴重なリソースです。 これらは、次のような質問に答えるのに役立つ具体的なデータを提供します。

• 仕事に間に合うでしょうか？
• 打刻と退勤を行っていますか?
• あなたは自分の一日の過ごし方について正直ですか？
• 必要なスケジュールを厳守していますか?
• 残業をしていませんか？
• 長期の休憩を取りますか？

正確なタイムシートを維持することで、従業員は自分の労働倫理を示し、貢献を強調し、パフォーマンスの評価をサポートするための客観的な証拠を得ることができます。 この具体的なデータは、雇用主が公正な評価を行い、有意義なフィードバックを提供するのにも役立ちます。

従業員にタイムシートを時間通りに提出させる方法

タイムシート入力のリマインダーと組み合わせて、従業員に適切なアプローチをとって、期限までにタイムシートを提出してもらう必要があります。 次の戦略のいくつかを試して、どれがチームに最適かを確認してください。

ユーモアを使う

正直に言うと、タイムシートの提出は単調で退屈なプロセスになる可能性があります。 時には、気楽なアプローチが大きな違いを生むこともあります。

正式なリマインダーを送信する代わりに、ミームや「おかしな」メールを含む面白いリマインダーをチームに送信してみてください。 プロセスにユーモアを加えると、タイムシートの提出に関して前向きで不安を感じにくい雰囲気を作り出すことができます。

タイムシートを期限内に提出することが重要である理由を説明する

多くの従業員はタイムシートに記入するのが好きではありません。 しかし、なぜそれがそれほど重要なのかを理解してもらうことは、それを実行するために必要な励ましになるだけです。

タイムシートの提出に関するポリシーを作成する

タイムシートを時間通りに提出することの期待と、これを怠った場合の結果を概説するタイムシート提出ポリシーを確立します。

このような結果には、遅刻の頻度に応じて、口頭での警告、書面での警告、さらには停職が含まれる場合があります。 ストライキのポリシーとプロセスが十分に文書化され、すべての従業員がアクセスできるようにしてください (社内 Wiki など)。

自動化とテクノロジーを有利に活用する

タイムシートを提出するために従業員を定期的にフォローアップする必要がありますか? 誰もそんな暇なんかありはせん！

ソフトウェアと自動化機能により、タイムシート リマインダーを手動で送信する手間が省けます。 Connecteam は従業員の労働時間を自動的に計算するので、タイムシートを給与計算ソフトウェアに直接エクスポートできます。

リマインダーをいつ送信するかを戦略的に決める

タイムシートのリマインダーも含め、タイミングがすべてです。 週の終わりや月末など、戦略的なタイミングでリマインダーを設定することを検討してください。

リラックスしようとする週末に、従業員にリマインダーを大量に送りつけるのは避けてください。 代わりに、適切なタイミングでリマインダーを送信するように計画すると、従業員が実際に注意を払い、行動を起こす可能性が高まります。

従業員に制度を理解させる

従業員は、導入されている時間追跡ソフトウェアを効果的に使用する方法を知る必要があります。 必要に応じて、プロセスをガイドするためのトレーニングとリソースを提供します。

従業員がシステムに自信を持てれば、タイムシートを正確に時間通りに完了する可能性が高くなります。

やりすぎないでください

リマインダーは重要ですが、従業員に毎日リマインダーを大量に送信すると逆効果になる可能性があります。 受信トレイに定期的なリマインダーが大量に送信されると、彼らはそれを完全に無視し始める可能性があります。

穏やかなリマインダーと圧倒的な粘り強さの間の適切なバランスを見つけてください。 イライラさせたりイライラさせたりするのではなく、やる気を出して積極的に参加したいということを忘れないでください。

タイムシートを期限までに承認する

タイムシートは双方向です。 従業員がタイムシートを期限までに提出する必要があるのと同じように、マネージャーも自分の役割を果たす必要があります。 タイムシートをタイムリーに承認することは、従業員の努力への敬意を示し、プロセスの重要性を強調します。

タイムシートをすぐに確認して承認することで、チームに良い例を示し、提出物にも優先順位を付けるようチームに奨励することができます。

従業員がタイムシートの提出を忘れた場合はどうなりますか?

タイムシートの提出を何度もリマインドした後でも、従業員が常に時間通りにタイムシートを提出できなかったとします。

以下に考えられる解決策をいくつか示します。

彼らとチャットしましょう

結論を急いだり、過失を決めつけたりするのではなく、従業員と率直に話し合ってください。

彼らがタイムシートの提出を忘れている理由を理解するために時間をかけてください。

プロセスが明確でないことが原因でしょうか? 物忘れ？ その他の根本的な個人的な問題はありますか?

さらに詳しく知り、懸念事項に対処し、説明を提供し、必要に応じてサポートを提供するために、この会話を開始することに積極的になりましょう。

労働法の遵守を徹底する

従業員がタイムシートを提出していない場合、支払いを保留したいと思うかもしれませんが、法的には、雇用主はタイムシートを提出しないことだけを理由に従業員に支払いを遅らせたり、給与から差し引いたりすることはできません。

公正労働基準法 (FLSA) によれば、従業員の労働時間の記録を保管するのは最終的には雇用主の責任です。 だからこそ、適切な時間追跡ソフトウェアを使用することが非常に重要です。

タイムシートのリマインダーに Connecteam を選ぶ理由?

時間追跡ソフトウェアと言えば、Connecteam のタイムシート アプリには、タイムシートのプロセスを効率的かつ苦痛なく行うための機能とツールが多数備わっています。

これらの機能には次のようなものがあります。

• Connecteam の自動時間追跡により、手動で時間を入力する必要がなくなり、エラーの可能性が減り、時間を節約できます。 これは、従業員が自分の労働時間を簡単に追跡し、時間通りにタイムシートを提出できることを意味します。

• カスタマイズ可能なタイムシートを使用すると、さまざまな従業員や仕事にさまざまな給与レートを適用できるため、給与管理が簡単になります。 通常の勤務時間を監視する必要があるか、残業時間を監視する必要があるかにかかわらず、ビジネスのニーズに合わせてタイムシート アプリを調整します。

• 提出されたタイムシートは自動的に給与計算に変換されるため、時間を節約し、エラーを減らすことができます。 これにより、従業員は期日どおりに正確に給与が支払われるようになり、期日どおりにタイムシートを提出するよう動機づけられます。

• Connecteam のモバイル アプリを使用すると、どこにいても従業員がスマートフォンから出退勤を記録できるため、時間の追跡が簡単になり、タイムシートがより正確になります。 また、GPS 追跡を使用すると、従業員が適切な場所と適切な時間に出退勤を記録していることを確認できます。

• タイムシートを送信したら、これらのタイムシートをお気に入りの給与計算ソフトウェアに簡単にインポートできます。

Connecteam を使用してタイムシートのリマインダーを簡単に作成

従業員の勤務時間を追跡することは、給与計算と請求の正確性にとって非常に重要ですが、管理者にとっては退屈な作業になる可能性があります。 自動タイムシート リマインダーの助けを借りて、プロセスを合理化し、時間を節約し、効率を向上させることができます。

Connecteam のクラウドベースのタイムシート機能を使用すると、自動リマインダーを設定して、期限までに時間を提出するようチームを促すことができ、他の重要なタスクに時間と頭脳を解放できます。 提出が遅れたり、面倒な給与計算をする必要はもうありません。

さらに、Connecteam はユーザーフレンドリーで、インターネット接続があればどこからでもアクセスできるため、従業員の勤務時間をリアルタイムで把握できます。 手動による時間管理に別れを告げ、正確かつ効率的な給与計算プロセスを導入しましょう。

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