職場での透明なコミュニケーション: オープンな文化を築く方法

新型コロナウイルス感染症のパンデミックは、職場の文化と期待に大きな変化をもたらしました。 世界が回復するにつれ、多くの労働者がワークライフバランスの重要性をどのように見ているかを再評価しました。

優先順位の再設定により、記録的な数の人々が自分の価値観とより一致する企業を求めて仕事を辞めています。

現在の状況では、労働者は雇用主から良い待遇を受けることを期待しており、チームの貴重な一員であると感じたいと考えています。 あなたと従業員の間の透明性のあるコミュニケーションは、感謝されていると感じ、会社のために一生懸命働きたいと思う幸せなチームメンバーを生み出すための鍵となります。

適切なコミュニケーション ツールのセットを使用すると、社内のあらゆるレベルの従業員間の透明性のあるコミュニケーションを促進できます。

職場でオープンで正直なコミュニケーションの文化をどのように構築すればよいでしょうか?

まず、透明性のあるコミュニケーションと、この理念を自社で実装するために必要なツールについて理解する必要があります。

透明なコミュニケーションとは何ですか?

透明性のあるコミュニケーションとは、良い情報も悪い情報も、社内のすべてのレベルで明確かつオープンに共有する実践です。

このタイプのコミュニケーション スタイルでは、次のような情報を共有します。

• 上向き: 従業員はマネージャーとオープンにコミュニケーションできます。
• 下向き: 管理チームのメンバーは、適切なチャネル、ツール、および従業員と自由にコミュニケーションできる能力を持っています。
• 水平方向のコミュニケーション: あらゆるレベルの従業員が同僚とオープンにコミュニケーションできます。

透過的なコミュニケーションは複雑である必要はありません。 企業が毎週の会議をスケジュールしたり、チャット メッセージを利用したり、最新の戦略、ニュース、決定事項を説明する社内ニュースレターを送信したりするのと同じくらい簡単なこともあります。

透明性は雇用主と従業員の両方に利益をもたらし、組織がコミュニケーションを優先すれば、目に見えるメリットがもたらされます。

職場における透明性のあるコミュニケーションが重要な理由

会社に透明性のある雰囲気を採用する理由はたくさんあります。 一つには、士気の向上です。

最近の調査では、従業員の 68% が会社にさらなる透明性を求めていると回答しました。

これらの回答者の多くは、その結果、ワークライフバランスが改善されると信じていました。

透明性のあるコミュニケーションの取り組みを採用すると、組織が経験できる追加の 5 つのメリットを次に示します。

Society for Human Resource Management によると、イノベーションを推進するには明確で上向きのコミュニケーションが必要です。 多くの企業では、管理職以外の従業員は、失敗を経営陣に伝えることを恐れて、通常の手順から逸脱することをためらっています。

ただし、イノベーションを起こすには、失敗を許容する必要があります。 チームのメンバーは、アイデアを共有し、プロセスの改善に貢献するのに十分なサポートを受けていると感じる必要があります。 それは素晴らしいことにつながる可能性があります。

伝説によると、たとえば 1900 年代初頭、マッチ製造会社の工場労働者が、マッチ箱の片側だけにサンドペーパーを塗るというアイデアを経営陣に持ちかけました。

このイノベーションにより、会社は数十万ドルを節約できました。これはすべて、最前線にいる誰かが声をあげなければならないと感じたからです。

あらゆるレベルの従業員がアイデアに溢れています。 発言する権限が与えられていると感じられる文化を築き、従業員にリスクを取るよう奨励します。 これらのアイデアの中にはうまくいかない場合もありますが、従業員はその機会を高く評価するでしょう。

透明性のあるコミュニケーションは、あなたと従業員の間の信頼を築く最良の方法の 1 つです。 意思決定の手順についてオープンかつ正直であれば、リーダーシップチームはより親しみやすくなり、従業員はより大切にされていると感じます。

雇用主を信頼する従業員は仕事を辞める可能性が低いため、信頼の文化を提供することは離職率の削減に役立ちます。

透明性を促進すると、社内のあらゆるレベルの従業員が積極的に参加する可能性が高くなります。 これは、彼らがあなたにアプローチし、自分の仕事をより有意義なものにするためにあなたができる方法について話し合うための権限がより与えられていると感じるからです。

優秀な人材は、ニーズが満たされない場合に組織を離れることがよくあります。 オープンなコミュニケーションを提供し、戦略や意思決定について健全で正直な議論を行うことで、従業員が職場の問題に到達する前に対処できるようになります。

最近では、さまざまな業界の企業が最高の人材を求めて競争しているため、適切な人材を引き付けるためにブランドを目立たせる必要があります。 社内イベント、従業員表彰プログラム、ソーシャル メディア スタイルのコミュニケーション フィードにより、ピアツーピアのエンゲージメントが促進されます。

将来の従業員は、Glassdoor、Indeed、LinkedIn などのサイトであなたの組織を調べるときに、強力な企業文化について聞くでしょう。

現在の従業員との正直で明確なコミュニケーションの基礎を築くことで、組織を仕事やビジネスに最適な場所として確立することにもなります。

透明性の欠如は職場に何をもたらすでしょうか?

信頼が打撃を受ける:

信頼は成功するチームや組織の基盤です。 透明性がなければ信頼は失墜し、従業員はお互いの動機や意図に疑問を抱きます。 人々が用心深くなり、協力することに消極的になるため、生産性が低下します。

噂が暴走します:

明確でオープンなコミュニケーションがないと、憶測や噂が飛び交います。 従業員は自分の話でギャップを埋め始め、誤った情報や不必要な不安につながります。 彼らは自分たちの仕事に集中する代わりに、フィクションから真実を読み解くことに時間を費やします。

モチベーションが低下する:

従業員が置き去りにされたと感じたり、自分の意見は重要ではないと信じたりすると、モチベーションは低下します。 透明性の欠如は、無関心と無関心を生み出します。 人々は組織の目標から切り離され、その結果、生産性が低下し、機会を逃すことになります。

紛争は激化します:

透明性が欠如していると、誤解や誤解が蔓延します。 明確なコミュニケーションチャネルがなければ、紛争が発生し、悪化します。 チームは分裂し、生産性は急激に低下し、職場環境は有害なものとなります。

透明なコミュニケーションの文化を促進する方法

オープンな共有の文化がまだない場合は、職場での透明性を高めるために次の手順を実行してください。

従業員は、自分が大切にされていると感じられる会社で働くことを好みます。 あらゆるレベルで関係を育むことは、組織がこれを達成する最も簡単な方法の 1 つです。 次の方法で関係を育むことができます。

• 一貫性があること
• ゴシップを避ける
• 協力的な雰囲気を提供する
• ガイドラインと期待を明確に伝える

Connecteam のスケジュール機能などのデジタル コミュニケーション ツールを使用して、チーム メンバーやマネージャーとの定期的な会議を設定し、緊急のトピックを確認して対処します。 チームビルディングの時間に合わせて定期的に鉛筆を書き、従業員が共通点を結び付けて共有できるようにします。

透明性のあるコミュニケーションは、従業員が職場での課題を乗り越える上で重要な要素です。 リーダーの中には、難しいニュースや増大する懸念からチームを守りたくなる人もいるかもしれません。

ただし、誠実さと誠実さ（特に逆境に直面したとき）は、人々があなたを信頼するのに役立ち、信頼は健全な関係にとって不可欠です。

透明度は上から始まります。 マネージャーに対し、従業員や従業員同士とオープンで正直なコミュニケーションを行うよう奨励してください。 経営陣に従業員からのフィードバックを求め、従業員の洞察を活用して改善を図るよう指示してください。 あなたがフィードバックに基づいて行動していないと従業員が考えると、フィードバックの提供を中止する可能性があります。

デリケートな話題を持ち出すことに抵抗がある従業員もいるかもしれません。 この場合、匿名性を維持できる機能を提供することを検討してください。 そうすることで、職場のデリケートな問題に対処しながら、チーム全員との信頼関係を維持できます。

透明性の文化を確立するときは、一貫性を保ち、あらゆるレベルの全員が自分にとって最適なフィードバックを確実に得られるようにしてください。 最大限の効果を得るには、次のツールを定期的に使用してください。

• 社内報
• 従業員フィードバックセッション
• インスタントメッセージング
• 匿名アンケート

Connecteam などのエンゲージメント プラットフォームを使用して、チームがうまくいっているときにそれを認識します。 デジタル特典を利用して、成功を祝い、素晴らしいアイデアを共有する従業員を奨励します。

非公式のコミュニティ チャット グループを作成して、仲間意識を高めたり、チームの重要なマイルストーンの記録を維持して、従業員に感謝の意を伝えることもできます。

タスクとプロセスに対する明確な責任範囲を設定します。 チームの各メンバーが自分の責任を理解すると、自分の期待をよりよく理解し、責任を負うことができます。 チームメンバーにアイデアを共有するよう促すには、説明責任も重要です。

責任を負うということは、あらゆるミスに対してチームを罰するということではありません。 一部のエラーは他のエラーよりもコストが高く、対処する必要があります。 ただし、ほとんどの失敗はチームに学び、成長する機会を与えます。 間違いが発生した場合は、チームを集めて状況について話し合い、今後間違いが起こらないようにするための解決策を開発します。

あらゆるレベルの従業員に意思決定への参加を呼びかけます。 チームの各メンバーに意見を表明し、全社的なソリューションを考案する機会を与えます。 全員が意思決定に参加できるようにすることで、より強力なチーム関係を構築することができ、経営陣が考慮していなかった解決策を見つけるのにも役立ちます。

特にビジネスのさまざまな部門で働く人々の参加を呼びかける場合は、誰もが理解できる用語を使用することで、誰もが参加しやすくなります。 各チームは日常的に使用する専門用語や略語が異なる可能性がありますが、他の従業員はこれらの用語を知らず、疎外されていると感じるかもしれません。

チーム内で情報を共有できない場合もあります。 訴訟、合併、またはその他の法的問題に関与している場合は、厳格な機密保持が義務付けられる場合があります。 情報を差し控える理由が何であれ、その理由について従業員に正直に伝えてください。

正直に話さないと、従業員はあなたが何かを隠していると思われる可能性があり、これまで苦労して築き上げてきた信頼関係が崩れてしまいます。

社内全体に透明性のあるコミュニケーション慣行を導入したら、それを企業ブランディングに組み込みます。 以下の点で透明性への取り組みを促進します。

• あなたの使命と価値観の表明
• あなたの会社のウェブサイト
• 求人情報と説明
• 企業のソーシャルメディアアカウント

ソーシャル メディアで従業員とそのアイデアを強調し、チームに感謝していることを示します。 最後に、採用、雇用、新人研修の実践において透明性のあるコミュニケーションを使用し、新しいチームメンバーが最初から何を期待すべきかを理解できるようにします。

従業員とその能力開発に献身的に取り組むことは、有能な従業員を引き付け、維持するのに役立つ優れたツールです。

最新のコミュニケーション ツールを使用して透明性を向上させる

透明性を確立するための措置を講じたら、定期的でオープンなコミュニケーションを維持することが、信頼の文化を醸成し続けるための最良の方法です。 適切なツールとポリシーのセットは、勢いを維持するのに役立ちます。

インスタントメッセージング

Connecteam を通じて利用できるインスタント メッセージング システムを使用すると、同僚全員の電話番号を保存していなくても、チームは外出先、分散した場所、異なるスケジュールの間でも、互いに連絡を取り合うことができます。

インスタント メッセージングを使用すると、フィールド チームのメンバーは、現場で課題に直面したり意思決定をしたりするときにマネージャーとコミュニケーションを取ることができ、チーム メンバーが互いに連絡を取り合って問題を解決したり、アイデアをリアルタイムで共有したりすることができます。 適切なツールを使用すると、グループまたは 1 対 1 のチャットに安全なチャットが提供され、管理者は権限を簡単に制御でき、プライベートなサイド チャットが多すぎることで発生する可能性のある気が散るのを最小限に抑えることができます。

コミュニケーション アプリでは、ピアツーピアでの生産的な会話を簡単に行うことができます。 従業員が問題に遭遇したとき、チームの他のメンバーとチャットして、同じ問題に遭遇した人がいるかどうか、もしいる場合はどのように解決したかを尋ねることができます。 他の人が助けてくれたり、アイデアを貸してくれるかどうかも確認できます。 定期的なメッセージングにアクセスすると、チームは同僚やマネージャーからのつながりやサポートを感じることができます。

匿名アンケート

フィードバックの中には聞き取りにくいものもありますし、共有するのも同様に難しいものもあります。 チームメンバーは、いきなりフィードバックを提供することをためらうかもしれませんが、アンケートによって緊張が解け、特定のトピックに関するアイデアや意見を求めることができます。

チームメンバーが匿名でいられるようにすると、難しい問題について話し合うことに抵抗がなくなり、チームからよりオープンで正直な洞察やデータが得られるようになります。

アンケートのタイミングを戦略的に設定して、変更の実装後に迅速にリアルタイムのフィードバックを収集したり、定期的なペースを維持して従業員の感情や既知の問題の進捗状況を監視したりできます。

たとえば、ある労働者は、不公平だと思われるスケジュール設定システムに問題を抱えているかもしれませんが、愚痴に聞こえることを恐れて、上司や同僚の前で直接その問題を話したくないかもしれません。

匿名のアンケートにより、この従業員は罰せられることを心配することなく自分の意見を表明することができ、複数の従業員が同様の懸念を共有している場合、マネージャーはそのフィードバックを考慮して変更を加える機会が得られる可能性があります。

ジョブチェックリスト

説明責任の文化を築く際には、チームの全員が自分たちの責任を理解できるようにする方法が必要です。 Connecteam のタスク割り当てとジョブノートを使用すると、チームの一貫性を維持するためにチェックリストを作成できます。

チェックリストでは、各チームメンバーが日々のタスクに対して責任を持つこともできます。 職務チェックリストは新人研修中にも役立ち、新入社員がルーチンを確立し、日々の業務に慣れるのに役立ち、リストを順に実行することで達成感を促進します。

スケジュールリマインダーなどの他の責任機能は、チームのモチベーションを高め、責任感を育むのに役立ちます。

社内ニュースレター

マーケティング チームは、顧客に情報を提供するためにニュースレターを作成する場合があります。 企業は同じアプローチを使用して従業員と連絡を取り合うことができます。 更新情報やお知らせを含む定期的な社内ニュースレターにより、会社の重要な洞察や貴重なコンテンツを一度にチーム間で共有できます。

チームのメンバーが同じ集中コミュニケーションを同時に受信すると、全員が同じ認識を持ち、休憩時間やダウンタイム中にチャットできる興味深い話題を見つけることもあります。

社内ニュースレターを利用して、社内で何が起こっているかをオープンかつ正直に伝えましょう。 たとえば、建設会社を経営している場合は、インフレやサプライ チェーンの問題に対処している可能性があります。 こうしたコスト増加に対処するために企業として取り組んでいることに関する情報を提供し、これらのコスト増加に対処するために彼らが十分に評価されているということをチームに示してください。

従業員の評価と報酬

よくやった仕事に対して定期的に大声で称賛を与えることは、チームがポジティブな文化を築くのに役立ちます。 誕生日や仕事の記念日を祝い、私生活と仕事の両方での成功を祝福するなど、チームを祝う機会を探しましょう。

誰かが自分の現場でよくある問題を解決する新しい方法を見つけたかもしれません。 従業員は顧客にサービスを提供する際に、これ以上のことをする可能性があります。 透明性のあるコミュニケーションを促進するには、このツールを使用して、発言し、良いアイデアや必要な批判的なフィードバックを提供したチーム メンバーに報酬を与えます。

チームの前で口頭で賞賛することでも、無料のコーヒーの小さなギフトカードなどの物理的な報酬でも、あるいはその両方でも、これらの貢献を認めて報いることは、それが評価されていると分かると、他の人が発言するよう促すのに役立ちます。

リーダーシップのブログ

毎月または四半期ごとにブログを書くことは、ビジネス オーナーやマネージャーがチームとつながり、人間的な側面をアピールするための優れた方法です。 言葉が得意であれば、自分の考えを書き留めてチームと共有することは、あなたの性格や、あなたとあなたが構築しているビジネスの動機や動機を垣間見ることができる素晴らしい方法です。どちらも、チームとより強いつながりを築くのに役立ちます。あなたのチームメンバー。

一般的な企業ニュースについて書いている場合は、お気に入りのテレビ番組やスポーツ チームへの言及を散りばめましょう。 次回従業員とチャットするときは、他に誰かが見ているかどうか尋ねてください。 敬意を払ったり、ビジネス上の要点を繰り返したりすることについてあまり心配する必要はありませんが、解決しようとしている問題について自分の視点を共有する機会を大切にしてください。

従業員があなたが誰であるか、そしてあなたが人間として、そしてビジネスリーダーとしてどこから来たのかをよりよく理解すればするほど、問題やアイデアについてあなたに安心してアプローチできる可能性が高くなります。

オンボーディングおよびトレーニング ソフトウェア

透明性のあるコミュニケーションにより、オンボーディングとトレーニングのプロセスの標準化が容易になるだけでなく、ビジネス内でオープンで正直でアクセスしやすいコミュニケーションの前例を設ける絶好の機会でもあります。

オンボーディングおよびトレーニング ソフトウェアを使用してプロセスをキャプチャします。 Connecteam を使用すると、クイズを作成したり、トレーニング資料をアップロードしたり、オンボーディング チーム用のチェックリストを生成したりできるため、すべての新入社員が初日から自分たちに何を期待されているかを知ることができます。 一元化されたプロセスにより、新入社員がさまざまな上司から矛盾する情報を受け取ったり、同僚全員が 2 週目に学んだ内容を見逃したりすることがなくなります。

オンボーディング中およびオンボーディング直後のフォローアップも忘れないでください。 定期的なミーティングと従業員からのフィードバックにより、トレーニングやオンボーディング中に何がうまく機能しているのか、そして何が微調整が必​​要なのかを知ることができるため、次回に向けて反復して改善し、一貫して成功するアプローチを作成することができます。

透明なコミュニケーションに関する最後の言葉

職場での透明性のあるコミュニケーションは、従業員のエンゲージメント、幸福感、生産性を維持するために不可欠な部分です。 オープンで透明なコミュニケーションを促進し、ビジネスにおける信頼の文化を構築することで、あらゆるレベルの従業員がアイデアを共有し、会社の成功に貢献できるようになります。 それをうまくやるには、傷つきやすく、建設的なフィードバックを受け入れる必要があります。 適切なコミュニケーションツールも必要です。

Connecteam の従業員管理ツールは、従業員と連絡を取り合い、最新情報を入手するために使用できる複数のリソースを提供します。 チーム チャット、スケジュール ツール、ジョブ チェックリスト、オンボーディング資料、認識ツールなどの機能を活用して、チームを参加させ、士気を高めます。

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