効果的なプロセスのための 12 の仮想オンボーディングのベスト プラクティス

新入社員を直接オンボーディングすると、新入社員を職場に連れて行き、同僚に対面で紹介し、彼らがどのように適応しているかを観察することができます。

ただし、従業員が中央の場所で働いていない場合、または同時に働いていない場合は、そのような機会が得られない可能性があります。 あるいは、単に各新入社員を直接オンボーディングするための時間、資金、またはその他のリソースが用意されていない可能性もあります。

この場合、優れた仮想オンボーディング プロセスが必要です。

バーチャル オンボーディングでは、対面でのやり取りが制限されているか、まったくない状態で、新しい従業員を組織に迎え入れることが含まれます。 特有の課題はありますが、成功することは可能です。

あなたを助けるために、新入社員が興奮し、十分な知識を持っていると感じられる仮想オンボーディング プロセスを作成できるようにするための重要なヒントを共有します。

従業員をバーチャルでオンボーディングする方法

それで、あなたは新しい雇用者を迎えました。 彼らはリモートで働いているか、おそらくあなたのチームが中央の場所で働いていない、またはこの新入社員が他の従業員とは異なる時間で働いている可能性があります。

あるいは、あなたの会社には、新入社員全員（または一部）を直接入社させるための予算やリソースがないのかもしれません。

いずれにせよ、あなたはデジタル オンボーディング プロセスがこの新入社員とあなたの会社にとって最適であると判断しました。 初日の前に、準備する必要があるものが 3 つあります。

オンボーディング資料

バーチャル オンボーディング中に新入​​社員と共有する必要があるさまざまな資料が多数あります。 これらには次のものが含まれます。

• 従業員合意書。従業員が署名する必要があります。
• 従業員福利厚生に関する情報パケットおよび従業員福利厚生登録フォーム
• 従業員の責任を概説した従業員マニュアルとハンドブック
• 従業員が職務の一環として保有し、記入する必要があるフォーム
• チームメンバーが仕事に必要なソフトウェアやオンラインプラットフォームにアクセスできるようにするパスワードやその他の情報
• 仕事で使用される機械、ソフトウェア、またはその他のリソースの取扱説明書
• 安全に関する指示と安全トレーニング資料
• 組織の使命、社内イベント、休日などの詳細を含む、企業文化に関する情報
• 従業員が自分の仕事のベストプラクティスを理解し、企業文化についてさらに学ぶのに役立つビデオトレーニングやその他のトレーニングリソース

これらの資料を集めて安全な場所に保管し、オンボーディング中に簡単にアクセスして配布できるようにします。

仮想トレーニング資料

仮想トレーニング資料がまだ準備されていない場合は、作成する必要があります。

仮想トレーニングには通常、会社のプロセスと手順、仕事のベスト プラクティス、および会社文化について新入社員に教えるビデオが含まれています。

既製のトレーニング資料を購入したり、作成を外部会社に委託したり、社内で作成したりできます。 独自のオーダーメイドのトレーニング ビデオを作成することを選択すると、仮想オンボーディング プロセスに個人的なタッチを加えることができます。 新しい同僚にとって、あなたとあなたのチームについて知る素晴らしい機会でもあります。

社内でトレーニング資料を作成すると、コストも節約できます。 退屈で更新が難しいビデオ コンテンツを購入してトレーニング予算を最大限に活用するのではなく、ビデオの作成に多額の費用がかからず、新入社員にとって興味深いものであることを確認できます。

コストをさらに削減し、従業員の関心を維持するには、短いトレーニング ビデオを作成することが重要です。 長いビデオは作成にコストがかかり、更新も難しく、新入社員を退屈させる危険があります。

新入社員が知っておくべきことの基本を網羅した2 ～ 3 分のビデオをいくつか作成することをお勧めします。 現在の従業員にスマートフォンを使用して、日々の責任や会社での生活がどのようなものであるかを説明する自分自身を撮影してもらいます。

これにより、ビデオがよりパーソナライズされて魅力的なものになり、新入社員が非常に見やすくなります。 さらに、ビデオが短いと、情報を更新する必要があるときはいつでも簡単に再撮影できます。

ツールとテクノロジーへのアクセス

誰もが必要なツールやテクノロジーに簡単にアクセスできるようにすることで、問題が軽減され、企業と従業員の両方にとって仕事の効率が向上します。 必要なものを簡単に見つけることができるので、同じ質問に答えるのに費やす時間が短縮されます。

以下に、従業員が使用する必要がある可能性のあるツールとテクノロジーの例をいくつか示します。

• ドキュメント管理システムにより、従業員は必要に応じてドキュメントを安全にアップロードし、あなたや他のチームメンバーと共有できます。
• 社内チャット、電子メール アカウント、チーム メンバーと通信するためのメッセンジャーなどのコミュニケーションおよびコラボレーション ツール
• タスクおよびプロジェクト管理ツール。タスクの割り当て、進捗状況の追跡、および
• 出勤と退勤を記録し、時間を記録できる時間追跡ソフトウェア
• 従業員が休暇を申請したり、タイムシートや給与明細を表示したりするために使用できる人事(HR) または人材管理プラットフォーム

これらのテクノロジーへのアクセスを提供するにはさまざまな方法がありますが、最も一般的な方法は次の 2 つです。

• アカウントを作成して独自のパスワードを設定できるサインアップ リンクを含む電子メールを送信して、アカウントを設定するよう招待します。
• 電子メール アドレスやその他の情報を使用してアカウントを設定し、オンボーディング中に更新できる一時パスワードを共有します。

効果的な仮想オンボーディングのための 12 のヒント

これらの仮想オンボーディングのベスト プラクティスに従うことで、すべての新入社員を温かく歓迎し、オンボーディングを順調に進めることができます。

新入社員のために過剰な準備をする

最初のバーチャル チーム メンバーを雇用する前に、理想的な新人研修プロセスがどのようなものかを考えてください。 まずは、管理チームと次の質問に対する答えをブレインストーミングすることから始めます。

• この役割での成功とはどのようなものでしょうか?また、従業員が成功するために知っておくべきことは何ですか?
• この役割において最もよくある混乱点と最大の課題は何ですか?
• 従業員が最初に知っておくべきことのリストを作成しなければならないとしたら、それらの項目は何になりますか?
• 新入社員が認識すべき最も重要なリソースは何ですか?
• オンボーディングをバーチャルで実施する最善の方法は何ですか?
• オンボーディング用にすでにどのような社内リソースがあり、どのようなリソースを作成する必要がありますか?
• その仕事に対する法的要件またはコンプライアンス要件は何ですか?

答えが得られたら、詳細なオンボーディング プランを作成します。 この計画には、従業員を福利厚生に登録させること、給与計算に参加させること、税務上必要な書類を含む書類に署名して提出していることを確認することなど、管理上の要件を含める必要があります。

計画には、タスクのベスト プラクティス、必要なパスワードやアカウント情報、実行する必要がある作業固有の手順など、作業者が知っておくべきことも含める必要があります。 たとえば、チームが現場の安全基準に準拠していることを確認するためにチェックリストが必要になる場合があります。

オンボーディング計画の作成

リモート新人研修計画を作成する場合、最善の攻撃計画は、新しい従業員を入社させるために実行する必要があるすべてのタスクをリストアップし、関与する必要がある全員を含めることです。

これらのタスクを優先順位の順に並べます。 たとえば、機密情報が含まれる可能性のあるものを共有する前に、新入社員に機密保持契約に署名してもらう必要がある場合があります。

新しいチーム メンバーを順調に進めるために、 2 つのスケジュールを作成するとよいでしょう。

1 つはマネージャーと共有される社内スケジュールです。 オンボーディング プロセスのすべてのステップと、それがいつ行われるかを含める必要があります。

2 番目のスケジュールは新入社員に送信する必要があります。 新入社員がそのプロセスで何が期待されるのか、そして自分たちに何が期待されているのかを理解できるように、いつ何が起こるかを詳しく説明する必要があります。 たとえば、オンボーディング トレーニングを受講する必要があることを従業員に通知し、これを完了する必要がある期限を設定する項目があるとします。

仮想オンボーディング スケジュールの例

1日目

• マネージャーと人事ディレクターとのウェルカムコールで、新人研修プロセスの概要を説明し、会社とその文化についての詳細情報を提供します。
• 新入社員はツールへのアクセス (および必要に応じてツールに関するトレーニング) を受け取ります。
• 新入社員は木曜日までに確認して署名するための書類を受け取ります。
• 上級チームメンバーへのバーチャル紹介。

2日目

• 新入社員には、ビデオ トレーニングや書面によるリソースなどのトレーニング資料が提供されます。
• 従業員は、自分の役割と主な責任の概要を説明するトレーニング セッションを完了します。
• 従業員は職務固有のスキル開発トレーニング セッションを完了します。

3日目

• ラウンド 3 では、部門メンバーとの 30 分間のバーチャル ミーティングで、日常業務について詳しく学びます。
• 従業員が安全トレーニングセッションを完了する。

4日目

• 署名済みの書類の期限。 新入社員は文書管理システムに文書をアップロードする方法についてのトレーニングを受けます。
• 新入社員は会社のコミュニケーション システムの使用方法に関するトレーニングを受けます。
• チームの残りのメンバーへの仮想紹介。

5日目

• 企業文化トレーニング セッションと関連するクイズを完了する新入社員。
• マネージャーとの 1 対 1 の仮想ミーティングで、オンボーディングの概要を確認し、質問を共有して回答し、次のステップについて話し合います。

オンボーディングチェックリストを作成する

仮想オンボーディング チェックリストは、漏れがないことを確認するための優れた方法です。 また、プロセスを実行可能なものにするのにも役立ちます。

ウェルカム パッケージを送信するためのリマインダーや、チェックインやウェルカム ミーティングなどを開催するためのプロンプトを含めることを検討してください。

オンボーディングはプロセスであるため、チェックリストには、新入社員がチームに加わってから 1 週間、1 か月、さらには 6 か月後に実行する必要がある手順の詳細が記載されている必要があります。

オンボーディングが正式に開始される前に情報を共有する

雇用後、正式な新人研修プロセスが始まる前に、できるだけ早く従業員に仕事に関する情報を送信してください。

機密情報は送信したくないかもしれませんが、自分自身と会社を紹介するビデオや、会社の使命宣言、従業員ハンドブック、組織図などの一般的なリソース ファイルを送信することはできます。

明確な期待を設定する

新しい従業員に対して、仕事での成功とはどのようなものかを必ず定義してください。 実行する必要がある各タスクを確認し、どのような結果を求めているのか、どのような手順に従う必要があるのか​​を確認します。

新入社員チェックリストは、期待を伝える優れた方法です。 たとえば、チームに営業担当者が加わっている場合は、新規顧客や顧客からの苦情に対処するための段階的な手順を記載した個別のチェックリストを作成できます。

企業文化を伝える

新しい企業文化に溶け込むのは、まるで学校の新入生になったような気分になるかもしれません。 新入社員は、組織がどのように機能しているのか、組織のアプローチ、伝統、性格特性がどのようなものなのかを知りません。

そのため、オンボーディング中に新入​​社員に企業文化を紹介することが重要です。

まず、企業文化に関する既存のリソースや資料を新入社員と共有する必要があります。 また、従業員が顧客とどのようにコミュニケーションするか、組織の価値観などを取り上げ、企業文化に特化したトレーニング セッションを行うこともできます。

さらに、仮想オンボーディングにチーム構築アクティビティを追加できます。 これらには、バーチャル ランチ、デジタル Q&A セッション、オンラインのトリビア セッションやアイスブレイク活動に焦点を当てた会議などが含まれる場合があります。

オンボーディング中に、新入社員を企業文化の取り組みに参加するよう招待することもできます。 たとえば、チームでオンライン読書クラブを開催している場合は、新入社員を参加に招待します。

チームとの対面ビデオ紹介をスケジュールする

チーム全体とのビデオ通話は、職場に温かい歓迎を与える機会となります。 新入社員にとっては、グループとして全員と知り合う機会でもあります。

会議が始まる前に、必ず全員を紹介してください。 仮想会議では、ビデオ フィードの下に全員の名前を簡単に表示できるため、新しいチーム メンバーが全員の名前を覚えるのに役立ちます。

砕氷船も検討してください。 既存の従業員に、興味や特別な才能など、自分自身についての事実を共有してもらいます。 もちろん、新入社員にも自己紹介をしてもらいます。 これにより、チームのメンバーが共通点を見つけやすくなり、新入社員がグループの一員であると感じることができます。

チームとの最初のミーティングは、現在の会社とチームの目標、現在のプロジェクト、およびチームが新入社員を貢献者としてどのように見ているかを確認する機会にもなります。 会議の終わりには必ず質問のための時間を残してください。

同僚や主要なチームメンバーとの仮想会議をスケジュールする

チーム会議はとても楽しいものですが、会社の主要人物数名との仮想会議を設定することも重要です。

小規模なミーティングが最適です。そうすることで、新入社員が同僚やマネージャーと知り合いになり、ディスカッションのためにより多くの時間を確保できるからです。

従業員と同僚を結びつける

会議に加えて、ビデオ通話、グループ チャット、電話での会話、個別のメッセージなどのさまざまなコミュニケーション方法を使用して、新しい従業員を同僚とつなぎます。

たとえば、同僚と一緒に問題を解決したり、新しいプロジェクトに協力したりするよう奨励することもできます。

今後の社内イベントの計画にチームに参加してもらうことも、つながりの構築を促すもう 1 つの方法です。

戦略的につながりを促進すると、士気を高め、チームの雰囲気を促進することができます。 つながりを築くことで、新入社員は一緒に働く人々のことを知ることができ、同僚と一緒にいて快適に感じやすくなります。

メンターを特定する

アン 新人研修の仲間やメンターは、新入社員にとって素晴らしいリソースとなります。 これは、新入社員にコツを教えたり、新入社員の質問に対する最初の連絡先として機能したりする人物です。

オンボーディング仲間との協力を成功させる秘訣は、そのタスクに適した人を選ぶことです。 新入社員の指導者として選んだ従業員が適切であることが重要です。 彼らは、同じまたは類似の役職、数年以上の経験、および/または類似の背景を持っている可能性があります。 優れたオンボーディング仲間は、必要に応じて追加のトレーニングを提供することもできます。

経験豊富な従業員に、バディ プログラムのボランティアになりたいかどうか尋ねてください。 メンタリングに費やした時間やその時間に報酬が支払われるかどうかなど、何が期待されているかを明確にしてください。 また、これらのボランティアにトレーニングを提供し、新人研修仲間と共通点のある新入社員をペアにするようにしてください。

定期的に新入社員をチェックする

新入社員が新人研修中にサポートが必要なときに安心して連絡できるようにしてください。 いつ、どのように連絡を取ることができるか、連絡を取るのに適した人は誰であるかを説明します。

いつ、誰に連絡できるかを示す組織図 (会社のレポート構造とも呼ばれる) があれば、従業員はより安心して質問したり連絡したりできる可能性があります。 連絡先と最適な連絡方法をまとめた社内ディレクトリも役に立ちます。

たとえば、会社の各部門と各役割のすべての人を示す組織図を作成できます。 人事スタッフの名前に加えて、次のようなことを書くこともできます。「給与や福利厚生に関する質問については、キャシーに連絡してください。 月曜から金曜の 9 時から 5 時 (EST) までにチャットで連絡するのが最善です。 これらの曜日または時間外は、電子メールで彼女に連絡してください。」

スケジュールされたチェックインを調整する

新入社員が仮想オンボーディングを経るにつれて、彼らを圧倒することなくサポートを提供する必要があります。 最初のチェックインをいくつかスケジュールすることは、これを行うための優れた方法です。 これらのチェックインは、電話、電子メール、チャット、またはビデオ会議を通じて行うことができます。

入社して最初の数週間は、週に 1 ～ 2 回チェックインを行うことができます。 たとえば、新しい従業員が毎週金曜日にあなたとチャットすることを知っている場合、いくつかの質問や最新情報を準備しやすくなる可能性があります。

一般に、チェックインにはそれほど長い時間はかかりません。 通常は、電話またはビデオ通話で 15 ～ 30 分程度で十分です。 電子メールやチャットでは、2 ～ 3 通の電子メールやメッセージをやり取りすることがあります。 あるいは、時間を節約するために、最初から詳細な概要を尋ねることもできます。

建設的なコミュニケーションを保つ

新しいチームメンバーと連絡を確立するときは、バランスを適切に保つことが重要です。 助けが必要なときに、誰にどのように連絡すればよいかを子どもたちに知らせたいと考えています。 しかし、彼らが新しい役割や会社のコツを学ぼうと懸命に取り組んでいるときに、その集中を邪魔することも望ましくありません。

したがって、建設的かつ要点を絞ったコミュニケーションを心がけてください。

「調子はどうですか？」などの漠然とした質問は避けてください。 代わりに、フィードバックを共有したり、今後のトレーニング セッションやイベントのリマインダーを送信したり、特定のオンボーディング マイルストーンを完了したことに感謝したりしてください。

もちろん、新入社員に質問したり最新情報を提供したりするために会話を開始することもできますが、常に焦点を絞ったものにするようにしてください。

さらに、チェックインするときは、ポジティブな強化を忘れないでください。 新しいチームメンバーが正しいことをしていることについて純粋に賞賛したり、オンボーディングを完了したことに対するご褒美を与えたりすることで、自信が高まり、仕事上の関係が良いスタートを切ることができます。

文書を中央の場所に保管

従業員の入社書類のコピーを安全に保管することが重要です。 ただし、複数のプラットフォームに情報を保存すると、古いドキュメントの重複コピーが作成される可能性があり、必要な情報を見つけるのが難しくなり、時間がかかります。

これらの課題を回避するには、 Connecteam のような集中プラットフォームを使用して、従業員関連のファイルをすべて保存します。 Connecteam を使用すると、署名済みの文書、従業員福利厚生の書類、署名済みの従業員契約書、その他の重要なファイルを安全に保管できます。 必要なときにすぐに情報を簡単に取得できます。

すべての従業員情報を一元的に管理できるため、今後の従業員評価のためのパフォーマンスに関する文書を保管する場所も得られます。 これと同じ情報を使用して、パフォーマンスに関する早期フィードバックを提供し、新入社員のタイムラインの構築を開始できるようになります。

休憩時間を自習のアイデアで埋める

新入社員には、新人研修タスクを完了するまでの間、または新人研修が開始される前に、多少の余裕がある場合があります。 この時間を埋めるために、閲覧できるリソースを豊富に提供してください。 従業員が自分のペースで閲覧できるトレーニング資料やビデオのオンライン ライブラリは、優れたオプションです。

雇用主へのボーナス ヒント: リモート オンボーディングのためにマネージャーをトレーニングする

マネージャーはオンライン オンボーディングの基礎です。 彼らは新入社員が最初に会う人であることが多く、通常、従業員がその役割に移行する際の主な連絡先となります。

このため、マネージャーは新入社員の経験に大きな影響を与えます。 しかし、すべてのマネージャーが従業員をリモートで歓迎する方法を知っているわけではありません。

新しいチームメンバーが仮想的に入社したときに直面する可能性のある特有の課題を十分に理解していない可能性があります。 また、誰かをリモートで管理する現実性に苦労し、過剰な管理をしてしまう可能性もあります。

これらの潜在的な問題に対処するには、会社の仮想オンボーディング プロセス、その課題、ベスト プラクティスがどのようなものであるかをマネージャーが十分に理解していることを確認します。 また、マネージャー向けのトレーニングにより、マネージャー全員が新人研修に同じ方法でアプローチできるようになり、すべての新入社員が一貫して前向きな経験を得ることができます。

マネージャーをトレーニングする方法

マネージャー研修を作成するために車輪を再発明する必要はありません。 仮想オンボーディング プロセスをうまく管理しているチーム メンバーがすでにいるかもしれません。 彼らが何を知っているかを調べ、彼らの専門知識を活用してオンボーディングを形成します。

これは、作成している新しいトレーニング リソースに彼らの洞察を実装するように見えるかもしれません。 ビデオ通話を行うなどして、より経験豊富なマネージャーにトレーニングを主導してもらったり、仮想トレーニング資料の作成に参加してもらったりすることもできます。 こうすることで、彼らは自分の経験やベストプラクティスを直接共有できます。

仮想オンボーディングの行動計画を立てることが重要な理由

強力な仮想オンボーディング プロセスにより、新入社員は仕事を始めるのに必要なものがすべて揃っています。 さらに、次のような効果もあります。

素晴らしい第一印象を与える

オンボーディングは、新入社員があなたと一緒に働くことがどのようなものであるかについて抱く第一印象です。 よく組織された役立つオンボーディング プロセスは、優れた協力関係の始まりです。

従業員のエンゲージメントを高める

リモート オンボーディングの行動計画は、従業員が最初から歓迎され、チームの一員であると感じ、会社の成功に貢献する能力と準備ができていると感じさせることで、従業員のエンゲージメントを向上させることができます。

従業員の定着率を向上させる

バーチャル オンボーディング プランが適切に実行されると、従業員は歓迎され、サポートされていると感じることができ、従業員の定着率が向上します。 新入社員が組織の重要な一員であると感じ、仕事をうまく遂行するために必要なものを備えており、チームとのつながりを感じていれば、早期退職する可能性は低くなります。

企業文化の強化

強力なプロセスを整備すれば、新入社員に会社の文化について適切な情報を確実に伝えることができます。 これは、チームビルディング活動、教材、さらには専門的なトレーニング セッションを通じて行うことができます。

これにより、新入社員を組織の価値観、規範、期待に合わせることができ、新しい役割への移行が容易になります。

結論

堅牢な仮想オンボーディング プロセスにより、新入社員は組織で歓迎されていると感じられ、成長するために必要なものがすべて揃っています。 これにより、従業員は最初から生産性を高めることができ、発生している可能性のある問題に早い段階でフラグを立て、新入社員が追加のサポートを必要とする時期を特定するのに役立ちます。

仮想オンボーディングには労力がかかりますが、このガイドで概説されているベスト プラクティスに従うことで、プロセスを確実に効果的に行うことができます。

仮想オンボーディングの基本は理解できたので、リモート チームの管理に関するガイドを確認してください。

よくある質問

仮想オンボーディングと従来のオンボーディングの違いは何ですか?

仮想オンボーディングは、大部分または完全にオンラインで行われます。 これには、従来の対面式のオンボーディングと比較すると、いくつかの課題が生じる可能性があります。 たとえば、マネージャーは新しい従業員を直接観察できない場合があります。 バーチャルオンボーディングでは、同僚と気軽に交流したり知り合ったりする機会も減ります。

一方で、オンライン オンボーディングには、新入社員が自分の好きな時間にリソースやトレーニングにアクセスできるなど、独自の利点がいくつかあります。 正しく行えば、従来のオンボーディングと同じくらいパーソナライズされた歓迎的なものになります。

仮想オンボーディングの 4 つのフェーズとは何ですか?

仮想または従来のあらゆる種類のオンボーディングには、事前ボーディング、新しいチーム メンバーの歓迎、トレーニング、従業員の新しい役割への移行という 4 つのフェーズがあります。

リモート オンボーディングでは、トレーニングがオンラインで行われるため、新しいチーム メンバーの歓迎にさらに力を入れる必要があります。 チャットやビデオ通話を通じて連絡を取ったり、同僚を紹介したり、温かみのあるフレンドリーなビデオや交流を作成したりするように努める必要があります。

さらに、従業員を新しい役割に仮想的に移行するには、従来のオンボーディングよりも多くのチェックインが必要となる場合があります。 最初は毎週チャットやビデオでつながり、質問に答えてみるのもよいでしょう。

さらに優れた記事をメールボックスに直接受け取りたいですか? ここから購読してください