作業名簿: 英国の法律とベストプラクティス

公開: 2023-07-30

ビジネスに適切な従業員が適切な時間に勤務するようにスケジュールを設定することは、時間がかかり、ストレスになる場合があります。勤務表を確立することは役に立ちますが、ビジネスのニーズだけを考慮する必要はありません。英国の従業員の労働時間には、勤務表の設定方法に影響するいくつかの法的規制が適用されます。

このガイドでは、人件費を節約する準拠した勤務表を構築するために知っておく必要がある法的要件について概説します。また、スケジュールを合理化する方法についても説明します。これにより、勤務表の作成に伴う煩わしさを解消し、ビジネスをスムーズに進めることができます。

勤務表とは何ですか?

勤務表とは、次のような勤務スケジュールです。

チームメンバーが実行する必要がある作業を特定します
作業を完了するためのスケジュールを設定します
作業を誰が実行するかを特定する

雇用主は勤務表を使用して、従業員がいつ出勤するかについての期待を設定します。また、Rotas は、従業員が十分な休憩をとり、チームメンバーが時間通りに作業を完了できるようにします。

勤務表に影響を与える英国の法律

勤務表ではビジネスニーズを考慮する必要がありますが、英国のいくつかの雇用法に準拠することも求められます。法的要件は、従業員の勤務スケジュールをいつ設定できるか、どれだけ働けるか、いつ休憩を取る権利があるかに影響します。

最大労働時間

1998 年の労働時間規制は、英国の最大労働時間を設定しています。これらの規制の下では、従業員は週に最大 48 時間働くことができます。従業員はこの制限をオプトアウトできますが、自発的に書面で行う必要があります。

労働時間には、従業員が職務を遂行している時間、または雇用主の指示に従って行動している時間が含まれます。これには、勤務日中の移動時間、自宅から離れて勤務する時間、職場でのオンコールに費やす時間が含まれます。

勤務時間には昼休みなどの休憩時間は含まれません。また、従業員が一晩家を空けている場合や、職場を離れて仕事をしていない間のオンコール中の休憩時間も含まれません。

誤って長時間の労働時間をスケジュールしないよう、従業員の労働時間を正確に記録しておく必要があります。

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面倒な事務手続き、勤務時間の端数処理、手動計算、給与計算ミスなどはもう必要ありません。

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夜間の仕事

最大労働時間に加えて、1998 年の労働時間規制では、夜間に行われる労働に関する規則も定められています。夜間労働者は、24 時間のうち平均 8 時間を超えて働くことはできません。

従業員が夜勤者として 8 時間を超えて働いているかどうかを計算するのは難しい場合があります。 8 時間は 17 週間の平均として計算されます。したがって、休憩時間の補償があれば、従業員はより長いシフトで働くことが可能です。あなたとあなたの従業員が同意すれば、17 週間の期間を最大 52 週間まで延長できます。

定期的に夜間 3 時間以上働く従業員は夜勤者とみなされます。夜の営業時間は通常午後 11 時から午前 6 時までです。ただし、雇用契約では夜間時間を別の方法で定義することができます。

18 歳未満の従業員は、午後 10 時から午前 6 時までのほとんどの仕事が制限されています。農業などの特定の産業には例外がいくつかあります。また、その仕事をできる成人がいないことを雇用主が証明できる場合には、16歳または17歳の若者を雇用することを認める例外もある。

知ってますか？

Connecteam のタイムレコーダーには、作業が行われた日付に基づいて作業時間を自動的に表示するシフトレポート機能があります。これにより、夜勤が 2 週間の労働週にまたがる場合に、従業員の週の労働時間を正確に計算することがはるかに簡単になります。

時間とともに

英国では従業員が残業する法的義務はありません。

同様に、英国の雇用主は、従業員の平均賃金が国の最低賃金を下回らない限り、時間外労働を申し出たり、時間外労働に対してより高い賃金を支払ったりする必要はありません。

雇用主として、残業代の詳細と計算方法を雇用契約書に記載する必要があります。たとえば、「タイムアンドハーフ」は、米国でよく要求される時間外労働の計算方法であり、英国の雇用契約でも一般的に使用されます。契約にこの期間が含まれている従業員には、残業時間ごとに通常の時給に加えてその時給の 50% が支払われます。

プロのヒント:

従業員の残業を定期的にスケジュールすることは、その従業員が法定有給休暇を取得したときに支払わなければならない金額にも影響します。従業員が法定有給休暇に対して獲得できる金額には、平均残業代も含まれます。給与計算が年間を通じて正確であることを保証するには、残業を正しく追跡する必要があります。

休憩

英国の雇用主は、従業員のシフト中およびシフト間に休憩を提供する必要があります。また、毎週または隔週で連続した休憩時間を設ける必要があります。休憩時間は通常無給ですが、雇用契約で変更することができます。

6 時間以上の勤務シフト中、従業員は 20 分間の休憩を 1 回取得する権利があります。通常、これは従業員の昼休みです。労働者は、シフトの始まりや終わり近くではなく、シフトの途中でこの休憩をとる必要があります。ポリシーに基づいて、より長い休憩を設定できます。

従業員は勤務シフトの間に 11 時間の休憩を取る権利を有します。たとえば、ある晩午後 11 時に仕事を終えた従業員は、翌朝の午前 10 時まで再び働くことができません。

従業員はまた、少なくとも毎週 24 時間、または 2 週間ごとに 48 時間に相当する、中断のない休憩時間 (勤務要件のない時間) を確保する必要があります。

パート従業員

2000 年パートタイム労働者（不利な待遇の防止）規則では、雇用主はパートタイム労働者に対してもフルタイム労働者と同様の労働時間およびシフトパターンに関する権利を提供することを義務付けています。これには、シフト中およびシフト間に同じ休憩を提供することが含まれます。

勤務時間のお知らせ

英国の法律では、勤務表を従業員に通知するための厳格な期限を定めていません。ただし、「合理的な」通知が必要です。

プロのヒント:

経験則としては、スケジュールされたシフトの 1 週間前に勤務表を投稿することです。

勤務時間の変更

英国の法律では、勤務表を変更するための明確な期間はありません。

とはいえ、従業員に勤務時間の変更を合理的に通知する必要があります。 24 時間前までに従業員に通知すれば、1 回限りの一時的な変更は通常許容されます。永続的な変更や大企業が行う変更には、より長い通知期間が必要になることがよくあります。

知ってますか？

従業員は、特定のシフト時間の調整に対応する要求を含む、柔軟な勤務を要求する法的権利を有します。

勤務表の記録保持要件

勤務表は、スケジュールされたシフトが終了した後に破棄すべきではありません。これらは法的文書であり、雇用紛争やその他の法的手続きの証拠となる可能性があります。英国の法律では、労働時間記録を作成日から 2 年間保存することが義務付けられています。

勤務表を設定する方法

効果的な勤務表の作成は簡単そうに見えますが、すぐに困難になる場合があります。ここでは、留意すべきベストプラクティスと勤務表を設定するための一般的なモデルをいくつか紹介します。

勤務表管理のベストプラクティス

勤務表を作成および管理するときは、必ず次のことを行ってください。

従業員の契約条件に従ってください。 従業員ごとに、異なる最大労働時間および労働時間スケジュールで契約される場合があります。 Connecteam などのスケジュールソフトウェアを使用すると、これらのさまざまなルールの追跡が容易になり、エラーが発生しにくくなります。
誰が勤務表を作成または変更できるかについて明確なルールを設定します。 偶発的なスケジュールミスや人員不足を避けるために、勤務表を変更できる人を制限します。
従業員の勤務時間申請の承認プロセスを作成します。 従業員のリクエストに迅速に対応したい一方で、すべてのリクエストを平等かつ公平に扱う必要があります。さらに、承認前にビジネスニーズを考慮する必要があります。
各シフトに必要なスキルのバランスをとります。 たとえば、レストランに調理人を置かずに接客スタッフだけを配置することは望ましくありません。完了する必要がある各タスクに必要な適切なスキルを持つ作業者がスケジュールに含まれていることを確認してください。
適切な監督を確保してください。 従業員に、ラインマネージャーやスーパーバイザーにアクセスせずに働くよう依頼すべきではありません。これは、間違い、遅延、さらには事故や怪我につながる可能性があります。
欠勤に備えた緊急計画を作成します。 病気やその他の予期せぬ欠勤により、スタッフの勤務表が窓から外に放り出される可能性があります。適切な人員配置を確保するために、オンコールローテーションまたはその他のバックアップ計画を検討してください。
従業員の懸念事項に対応する計画を立てましょう。 従業員が自分のシフトについて懸念がある場合に誰に相談できるかを明確にしてください。
シフト交換に関するポリシーを確立します。 シフトを交換できる頻度と、交換リクエストを誰に提出すべきか（あなたではない場合）を明確にしてください。

従来の勤務表モデル

勤務交代計画には、長さの異なるシフトが含まれます。さまざまなモデルを試して、自分のビジネスに最適なシフトパターンを見つけることができます。

最も一般的な勤務表モデルには次のものがあります。

2シフト。 このモデルでは、勤務日を従業員の 2 つのシフトに分割します。たとえば、小売業の雇用主は、開店から正午までの早番と、正午から閉店までの遅番のシフトを設定する場合があります。従業員は、早番または遅番のシフトに恒久的に割り当てられるか、定期的に交代することができます。
3交代。 このモデルでは、勤務日を従業員の 3 つのシフトに分割します。介護などの24時間営業の場合はこのパターンが多いです。シフトは多くの場合、日勤2回（午前6時〜午後2時、午後2時〜午後10時など）と夜勤1回（午後10時〜午前6時など）に分割されます。従業員は 1 つのシフトに恒久的に割り当てられることも、利用可能なシフト間で定期的に交替することもできます。
千鳥足。 このモデルでは、シフトを 5 営業日でスケジュールしますが、週末に対応できるように 6 日または 7 日の期間に分散します。週末に勤務する従業員は代わりに平日に代休を取得します。

勤務表モデルには、夕方のトワイライトシフト、週末のみ、または 12 時間のシフトパターンなどのカスタマイズされたオプションを含めることもできます。

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Connecteam を使用して勤務表を簡素化する

効果的な勤務表の設定には膨大な時間がかかる場合がありますが、適切なソフトウェアを使用するとプロセスを合理化できます。

Connecteam の強力な従業員スケジュール機能により、勤務表の作成が簡単になり、コストのかかるエラーを回避できます。 Connecteam の使用を検討する必要がある理由は次のとおりです。

合理化されたスケジューリング。 テンプレート、複製、定期的な従業員シフトを使用して、従業員の勤務表を作成する際の貴重な時間と労力を節約します。
法令順守。 カスタムの残業、休憩、休暇のルールを設定して、勤務表が労働法や規制に準拠していることを確認します。
最適化されたスケジュール。 このアプリを使用すると、従業員の空き状況、資格、休暇申請、好みを完全に把握できます。これにより、競合やダブルブッキングを回避できます。
迅速な配布。 デバイスを 1 回タッチするだけで勤務表を公開し、アプリを通じて従業員と共有します。ハードコピーを手動で共有する必要はありません。
情報へのモバイルアクセス。 Connecteam のモバイルアプリを使用すると、チームメンバーは成功するために必要なすべての情報に外出先からアクセスできます。
リアルタイム通信。 アプリ内チャットと更新フィードを使用すると、従業員と即座にコミュニケーションをとることができるため、個別に電話やテキストメッセージを送信する必要がなくなります。
シフトのリマインダーと交代。 シフトリマインダーを自動化して、スタッフのスケジュールを完全に確保し、ノーショーを防ぎます。従業員が体調不良で電話をかけてきた場合、アプリを使用して代わりの人をすぐに見つけることができます。
時間の追跡とレポート。 Connecteam のアプリを使用すると、スタッフが携帯電話から打刻できるため、正確な労働時間を記録し、残業、休憩、休暇を計算することが簡単になります。タイムシートを給与計算ソフトウェアに直接エクスポートして、スムーズな処理を行うことができます。
従業員の意見。 従業員はアプリを通じて自分のスケジュールを確認し、交代を申請し、休暇申請を提出することができます。これにより、柔軟性が高まり、責任を負うことができ、スケジュールの変更に関する混乱が軽減されます。

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ビジネス向けに法に準拠した勤務表を作成する

円滑な業務を確保するには、効果的な勤務表の導入が不可欠です。ただし、複雑な規制やさまざまな雇用契約条件により、単純なスケジュール調整が膨大な作業になる可能性があります。

ベストプラクティスを実装し、法的要件を常に意識することで、コンプライアンスに準拠した業務ロータの作成を成功させることができます。

Connecteam のスケジュールツールは、計画を順調に進めるのに役立ちます。どこからでも簡単にエラーを回避し、コンプライアンスを遵守し、従業員にリアルタイムでシフトを知らせることができます。