ビジネス向けの7つのメール形式の例

公開: 2023-01-05

ビジネスを成功させるには、コミュニケーションが重要です。効果的なビジネスコミュニケーションには、明確さだけでなく、適切な電子メール形式とエチケットの使用も必要です。この記事では、ビジネス向けの 7 つの異なるメール形式の例を調べて、毎回結果を得るプロフェッショナルなメールの作成を開始できるようにします。始めましょう！

適切なメール形式が重要な理由

適切な形式のプロフェッショナルなメールは、やり取りの中でプロフェッショナルで信頼できる人物であることを確認するために重要です。正しいメッセージを伝え、連絡先と良好な関係を築き、良い評判を維持するのに役立ちます。適切にフォーマットされた電子メールは、会話を明確にし、整理し、トピックに沿ったものにするのにも役立ちます。

メールフォーマット

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正式な電子メール形式と非公式な電子メール形式の違いは?

通常、正式な電子メール形式は、非公式な電子メール形式よりもカジュアルではありません。正式なメールでは、より専門的な口調を使用し、短縮形やスラングの使用を避ける必要があります。また、通常、正式な電子メールで顔文字を使用することは避ける必要があります。

適切なビジネスメール形式とは?

ビジネスメールの書き方は、他のタイプの書き方と区別する一定の規則に従っています。これらの規則に従うことで、受信者に喜ばれる洗練されたプロフェッショナルな印象を作成できます。適切なビジネスメールの形式と、適切に作成された効果的なメールを作成するためのヒントを見てみましょう。

1. 業務用メールアドレス

メールアドレスはプロフェッショナルで覚えやすいものにする必要があります。ニックネームや専門外のアドレスの使用は避けてください。ビジネス関連の通信にのみ使用する別の電子メールアドレスを作成できます。ビジネスに Web サイトがある場合は、メールアドレスに会社のドメイン名を含める必要があります。

2. 件名

件名は明確、簡潔、要点を絞ったものにする必要があります。可能であれば、「アクションが必要です」や「重要なお知らせ」などのアクションワードを使用します。件名は、受信者がメールの目的をすばやく認識するのにも役立ちます。「こんにちは」や「こんにちは」などの一般的な件名や、「無料」や「プロモーション」などの潜在的なスパムワードは避けてください。

3. メール開封

オープニングは明確でプロフェッショナルでなければなりません。「Dear」などの挨拶で始まり、その後に受信者の名前が続きます。その人をよく知っている場合は、ファーストネームを使用できます。それ以外の場合は、より正式な挨拶に固執してください。冒頭のセリフも、「このメールがあなたを元気にしてくれることを願っています」のように、礼儀正しく心のこもったものにする必要があります。

4. メール本文

メールの本文は簡潔で整理されている必要があります。コンテンツをパラグラフに分割し、それぞれに独自のトピックまたはアイデアを含めます。必要に応じて「お勧めします」や「お勧めします」などのアクティブな言葉を使用し、長い単語やフレーズは使用しないでください。スラングや略語などの過度にカジュアルな言葉を避けることも重要です。

5. メールの結論

メールの効果的な結びには、メッセージの要点を要約し、必要に応じて「ご不明な点がありましたらお知らせください」などの行動を促すフレーズを含める必要があります。メールの結論は簡潔で、礼儀正しく、プロフェッショナルなものにしてください。また、閉会の挨拶やその他のステートメントを含めることも役立ちます。

6. メールサインオフ

メールのサインオフは、礼儀正しくプロフェッショナルなものでなければなりません。一般的な例としては、「よろしくお願いします」、「よろしくお願いします」などがあります。必要に応じて、連絡先情報を含む署名を含めることもできます。

7. 電子メールの署名

電子メールの署名には、氏名、役職、会社名、および連絡先情報を含める必要があります。署名をさらにパーソナライズしたい場合は、顔写真やロゴを含めることもできます。

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プロのメールフォーマットのヒント

ビジネスメールは、メッセージが明確で整理されているように見えるように、標準的でプロフェッショナルなメール形式に従う必要があります。効果的なビジネスメールを作成するための追加のヒントを次に示します。

キャッチーで関連性のある件名から始める

プロフェッショナルなメールを書くときは、受信者がメールの目的を確実に理解できるように、件名を明確かつ簡潔にする必要があります。また、件名にアクションワードを使用して注意を引くのにも役立ちます。

メールをパーソナライズする

プロフェッショナルなメールを書くときは、受信者の名前、役職、または会社名でメールをパーソナライズすると、受信者とより有意義な関係を築くことができます。これは、複数の人に送信された電子メールに特に当てはまります。

メールは簡潔で要点を絞る

ビジネスメールは簡潔で要点がはっきりしている必要があります。長い単語やフレーズの使用は避け、読者を混乱させる可能性のある不必要な詳細は避けてください。また、メールはできれば短くし、2 つか 3 つの段落を超えないようにする必要があります。

メールを読みやすくする

ビジネスメールを書くときは、アクティブな言葉と短い文章を使用してください。また、読者が読みやすいように、コンテンツを段落に分割する必要があります。専門用語や専門用語の使用を避け、箇条書きを使用して、読者が重要なポイントをすばやく見つけられるようにします。

俗語、略語、絵文字の使用を控える

ビジネスメールはプロフェッショナルであるべきであり、スラング、短縮形、顔文字は一般的に適切ではありません. 受信者が誤解しないことが確実でない限り、それらの使用は避けてください。 LOL などのスラングを避け、絵文字を控えめに使用します。避けるべき縮約には、「できない」、「しない」、「すべきではない」などがあります。

トーンを意識する

メールのトーンは、直接会う会話の種類を反映する必要があります。慎重に言葉を選び、怒り、攻撃的、または皮肉と思われないようにしてください。メールに否定的な情報が含まれている場合でも、礼儀正しくプロフェッショナルであることが重要です。

親切・丁寧・感謝

メールは常に礼儀正しく心のこもったものでなければなりません。メッセージには、「お願いします」、「ありがとう」、「親切に」などの言葉を使用して、敬意を表します。また、相手が何かを手伝ってくれている場合は特に、相手の時間と労力に感謝する必要があります。

外向的で、エネルギッシュで、好感が持てる

ビジネスメールを書くときは、社交的でエネルギッシュであることが重要です。熱意を伝える前向きな言葉を使用し、受信者が簡単にフォローアップできるように連絡先情報を必ず含めてください。

前回の会話のポイントに言及する

メールが受信者の以前の発言または質問に対する応答である場合は、以前の会話から特定のポイントを含めるようにしてください。これは、相手の考えや懸念に注意を払っていることを示すのに役立ちます。また、受信者の記憶をリフレッシュし、あなたの言っていることを理解しやすくするのにも役立ちます。

行動を促すフレーズで締めくくる

業務用メールを完成させるときは、必ず行動を促すフレーズを含めてください。これは、メールで言及したことについて、受信者に意見、意見、またはフィードバックを求めることです。また、特定のアクションを実行するように招待することもできます。それが何であれ、行動を促すフレーズが明確で、受信者が理解しやすいものであることを確認してください。

プロの電子メール署名を使用する

前述のように、電子メールの署名には、名前、役職、連絡先情報、および必要に応じて顔写真やロゴを含める必要があります。これは、受信者にプロフェッショナルな印象を与えるのに役立ちます。これは、ビジネスメールを送信するときに重要です。さらに、プライバシーと法的な目的のために、電子メールの署名にプロの免責事項を含めることを検討する必要があります。これは、あなたとあなたの受信者を保護するのに役立ちます.

カバーレターまたはその他の関連ファイルを添付してください

カバーレターや履歴書など、メールに添付する関連書類がある場合は、必ず添付してください。これは、あなたがイニシアチブを取り、積極的であることを示すのに役立ちます。添付ファイルを送信する前に、ウイルスに感染していないことを確認してください。

送信前に電子メールを慎重に校正する

ビジネスメールを送信する前に、文法、スペル、句読点の誤りがないか校正することをお勧めします。メールに記載する指示や要求には特に注意してください。正確かつ明確であることが重要です。メールを送信する前に声に出して読み上げると、エラーを見つけるのに役立つ場合があります。

すべてのメールに迅速に対応

これは必ずしも数分以内に行う必要はありませんが、すべてのメールに迅速に対応できるよう最善を尽くす必要があります。これは、受信者の時間を尊重し、意見を尊重していることを示します。そうすることは、同僚や顧客との強力な協力関係を築くのにも役立ちます。

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プロフェッショナルな電子メールを開始するにはどうすればよいですか?

ビジネス用のメールには明確な目的があり、文法やスペルの誤りがあってはなりません。

最初のステップは、電子メールの目的を決定することです。会議の準備をしたり、潜在的な顧客に自己紹介したり、誰かのビジネスに感謝したりしようとしていますか?

メールの目的がわかったら、メッセージの作成を開始できます。言葉遣いは簡潔かつ明確に保ち、俗語やくだけた言葉は避けてください。

タイプミスやエラーを見つけるために、送信する前に電子メールを校正することも重要です。時間をかけて丁寧にプロフェッショナルなメールを作成すれば、きっと素晴らしい印象を与えることができます。

正式なメールの 4 つの部分とは?

正式な電子メールの 4 つの部分は、件名、挨拶文、メッセージ本文、および署名です。

件名は簡潔で要点を明確にする必要があります。メールの内容を読者に理解してもらう必要があります。

あいさつまたはあいさつ文は、名前または役職で読者に呼びかける必要があります。メッセージ本文は、メールを書く場所です。送信する前に、必ずメッセージを校正してください。

署名は、あなたの名前、役職、および連絡先情報です。これにより、受信者は誰と話しているのか、どのように連絡を取ることができるのかを知ることができます。

画像: Envato Elements