オンライン従業員名簿がビジネスに欠かせない理由

今日では、誰もがスマートフォンを持っており、日常生活で最も使用されるツールになっています。 ボタンを押すだけで、これまでにない方法で他のユーザーとつながることができます。

この技術的進歩の結果、アメリカ人の 45% が、携帯電話が最も貴重な所有物であると述べています。

モバイル革命から 10 年以上が経過しましたが、スマートフォンがビジネスにとって理想的なソリューションになることを妨げる重大な問題がまだいくつかあることを理解しています。 問題は次のとおりです。

1. 従業員は、新しい従業員が入社、退職、役割や電話番号を変更するたびに、従業員の連絡先を追加、削除、および更新する必要があります。
2. 同僚の名前がわからない場合、従業員は自分の連絡先情報を見つけることができません。
3. 従業員は、退職後も他の従業員のすべての電話番号と詳細を保持します。これは、従業員に保持させたくない機密情報になる可能性があります。
4. 新しい従業員が会社に入社したとき、同僚全員の手動入力で行き詰まるのではなく、同じ日に稼働してもらいたいと考えています。

多くの企業は、最新の状態に保つのが難しいことで知られるコンタクト シートなどの古い方法でこれらの問題に対処しようとしています。

上記の問題の解決策は何ですか？

簡単に検索してリアルタイムで更新できる、すべての従業員の連絡先を含むオンラインの従業員名簿アプリ。

オンライン従業員名簿ソフトウェアを使用する主な利点は何ですか?

• 従業員は、どこからでも従業員の連絡先情報にすばやく簡単にアクセスできます。
• 会社のディレクトリは常に最新です。
• 従業員は、名前、場所、部門、役職、または電子メールで簡単に高度な検索を行うことができます。
• 安全であるため、従業員が退職すると、従業員の電話リストやディレクトリに含まれるその他すべての詳細にアクセスできなくなります。
• 重要な情報のみが共有されるため、不要な情報が公の記録に流出するのを防ぐことができます。

オンライン従業員名簿ソフトウェアを使用する企業にとっての上位 5 つの利点

1.より良い仕事上の関係を築く

名前に顔を付けることができれば、職場でより良い関係を築くことにすでに近づいています。 紙のディレクトリや無数の電話番号を電話に記録する (そして誰が誰であるかを覚えていない) 代わりに、ビジネス ディレクトリ ソフトウェアを使用すると、写真、経歴、役職、場所、部署などを含めることができます。 これにより、誰が誰であるかを簡単に識別できます。 会社名簿と組み合わせた視覚的な組織​​図は、コミュニケーションとつながりを促進する、より人間的で社会的な経験を生み出します。

2.従業員のエンゲージメントを高める

従業員が自分で情報を入手できるようになると、より力を与えられたと感じ、従業員のエンゲージメントを高めるのに役立ちます。 さらに、企業名簿ソフトウェアを使用すると、立ち止まって他の人に連絡先情報を尋ねたりして勢いを失うことなく、ナレッジ ソース、データ、およびその他の部門情報をすばやく簡単に見つけることができます。

3.企業文化の強化

従業員が会社にどのように適合するか、また全体像を把握していれば、従業員は簡単にアイデンティティを確立し、会社内での目的を理解することができます。 オンラインの従業員名簿ソフトウェアを使用して、企業文化を強化する、よりパーソナライズされたソーシャル チャネルを作成します。

4.コラボレーションが容易になる

会社のディレクトリ ソフトウェアは、従業員を結びつけ、チームや部門間の共同作業を容易にする優れた方法です。 たとえば、新人研修プロセスを改善するプログラムを設定したいとします。社内ディレクトリ ソフトウェアを使用すると、考えを整理して目標を達成するのに最も役立つ関連する経験と知識を持っている同僚を簡単に特定できます。

5.オンボーディングの改善

新しい人が会社に加わるときはいつでも、すべての新しい名前と顔、特に誰が何を担当しているかに圧倒されます。 チーム メンバーに、誰が誰であるかを思い出せるように何度も頼むと、恥ずかしい思いをすることがあります。 会社名簿ソフトウェアを使用すると、名前を顔に付けるか、またはその逆にすることで、気まずい出会いのリスクを減らすことができます。 新入社員が行う必要があるのは、組織図ディレクトリをチェックして、どの従業員が何を担当しているか、役職は何かなどを確認するだけで、オンボーディングが簡単になります。

オンラインの従業員名簿ソフトウェアを使用することには、非常に多くの利点があります。 お客様の会社に適したソフトウェアの選択をお手伝いしたいと考えています。 ここでは、現在市場に出回っている上位 3 つのソリューションをリストしました。

上位のオンライン従業員名簿ソフトウェア ソリューション

Connecteam は、使いやすく、チームのコミュニケーションを簡単にする機能がたくさんあるオールインワンの従業員アプリです。 デスクレスの従業員が多数いる場合は、Connectteam が最適です。

Connectteam は、マネージャーと従業員の両方にとって有益です。 従業員は、常に更新される従業員名簿にすぐにアクセスでき、名前、誕生日、場所、役職、部署、またはプロファイルに追加したその他の情報で誰かを検索できます。 すべてが完全に自動化され、更新されるため、誰かの電話番号を自分の電話に手動で追加する必要はありません。 従業員ディレクトリ内から、従業員は電話をかけたりメッセージをやり取りしたり、GIF を送信したり、フォームを共有したり、その他の種類のメディアを送信したりできます。

マネージャーは、従業員の連絡先シートを手動で更新する必要がなくなるというメリットがあります。 あなたの会社で働く従業員はアクティブになり、退職するとプロファイルは無効になります。 さらに、管理者は共有される情報を完全に制御できます。 すべての従業員が CEO の自宅の電話番号にアクセスできないようにする場合は、そのフィールドを非表示にすることができます (すべての従業員とすべてのフィールドに適用されます)。

従業員の連絡先情報をディレクトリに追加するだけでなく、頻繁に連絡するサードパーティのベンダー、サプライヤー、および顧客を追加することもできます。

長所：

• 高度な検索 – 名前、役職、支店、部署、場所、誕生日、またはユーザーのプロファイル内のその他の条件で検索して、探している人をすばやく見つけます。
• 詳細設定 – 管理者は、ディレクトリに表示されるユーザーと表示されるプロファイル属性を決定します。
• チャット – アプリ内メッセージの送信、電話の発信、メールの送信、またはテキスト メッセージの送信。
• 外出先での使用に最適 – 携帯電話から数秒で簡単に直接通信できます。
• メディア共有 – 同僚に写真、GIF、ドキュメント、フォーム、絵文字を送信します。
• まだまだあります - Connecteam には従業員の電話リストだけではありません。 また、ソーシャル投稿、更新、調査、提案ボックスなどの機能もあります。

価格: 月額わずか 29 ドルで、Connecteam が提供するすべての機能を利用できます。 または、無料トライアルから始めて水域をテストしてください。

すべての従業員に Office 365 のライセンスがある場合、Skype はオンラインの従業員ディレクトリ ソフトウェアとして最適なソリューションです。 携帯電話、デスクトップ、またはタブレットを使用して、必要な相手と簡単にチャットまたは通話できます。 ハイテク企業の場合、Skype が最適です。

長所：

• 画面共有 – プレゼンテーションや写真など、必要なものは何でも共有します。
• 通話を録音する - 見逃した、または忘れた重要な情報をいつでも戻って聞くことができます。
• ローカル番号を取得 – 任意の国または地域の番号を選択できます。 これにより、Skype を使用していない人でも、簡単にあなたや従業員に連絡を取ることができます。

価格: Skype ユーザーとの通話は完全に無料です。 ただし、固定電話または携帯電話に Skype 経由で通話する必要がある場合は、1 分あたり約 2.3 セントの費用がかかり、接続料金は 4.9 セントです。

SAP (システム、アプリケーション、および製品) ソフトウェアを使用する企業の場合、これはビジネスにとって優れた会社ディレクトリ ソフトウェアになります。

長所：

• 意思決定 – 仕事の緊急時の意思決定を強化します。
• 従業員の検索 – オフラインの場合でも、従業員のファイルとデータをどこからでも検索できます。

価格: 価格については、デモをリクエストしてから見積もりを提示する必要があります。

オンライン従業員名簿ソフトウェアの使用に関する結論

職場の電話で最も一般的に使用される機能はディレクトリです。 政府や州の従業員から中小企業に至るまで、すべての従業員は同僚に連絡する必要があります。 オンラインの従業員名簿ソフトウェアを使用すると、まさにそれを行うことができます。 これは単なる従業員の電話リストではありません。 このソフトウェアは、会社のデータを安全に保ちながら、必要な情報をすばやく取得するのに役立ちます。

オンラインの従業員名簿ソフトウェアは、チームが互いに関与し、さまざまな部門を結び付け、新入社員が会社の組織図をすばやく学習できるようにするのに役立ちます。

そのため、使いやすい従業員名簿ソフトウェアを使用することがビジネスにとって重要です。