従業員の時間管理のベスト プラクティス: すべきこととすべきでないこと

公正労働基準法 (FLSA) により、雇用主は時間追跡ツールを選択し、すべての記録が正確かつ最新であることを期待できます。 まだペンと紙で作業している場合、または従業員にパンチ時計で時間を打たせている場合、最初の最も重要なヒントは、デジタルの時間と出勤システムに切り替えて、従業員の時間管理を自動化することです。 これにより、従業員の労働時間をより効率的かつ正確に簡単に追跡し、人為的ミスの余地を最小限に抑えることができます。 また、特定のプロジェクトに費やした時間や費やした時間の概要を明確に示し、スタッフがタイムシートを確認して承認できるようにし、給与計算プロセス全体を簡素化します。

記録的な43%の従業員が、シフトごとに正しい時間を与えていないことを認めているため、従業員の時間管理をデジタル化することが前進の道です。 Connecteamなどの一部の従業員の計時ソフトウェア ソリューションでは、作業エリアの周囲にジオフェンスを設定して、従業員が出勤または退勤するときに必要な場所に正確にいることを確認することもできます。

時間と出勤に関する正確なデータは、従業員の時間管理イニシアチブのバックボーンです。 これを正しく行うには、従業員の記憶に頼るのではなく、見積もりを作成して作業時間を記録するのではなく、作業時間を分単位で記録します。

勤怠管理ソフトウェアを使用すると、チームは正確な作業時間をリアルタイムで簡単に記録でき、簡単に管理および確認できます。

タイムトラッキングの利点を従業員に示し、タイムキーピングが重視される企業文化を作りましょう。 従業員は、時間の追跡を自動化することで多くのことを得ることができます。特に、手動で行う必要がなくなり、正確な労働時間に対して確実に支払いを受けることができるためです。 Connecteam などのアプリはすべての時間をカウントするため、従業員は蓄積された時間を確認することもできます。

従業員は満足し、新しいツールを喜んで採用するでしょう。 エラーが減ったことを従業員が理解すると、喜んで新しいツールを採用し、サインインおよびサインアウトします。

従業員は勤務中に適切な休憩を必要とし、昼休みをとったことで罰せられるべきではありません。 とはいえ、十分な休憩を提供しないと、時間の盗難につながる可能性があります。

休憩の時間を割り当てることで、従業員に充電する機会を与え、従業員が「元に戻り」、最高のパフォーマンスを発揮できるようにします。 休憩はまた、従業員がこの機会を利用して互いに話し合うため、休憩を大切にしていることをチームに示し、従業員の関与を促進する優れた方法です。

州の労働法を確認して、休憩に適切な時間を提供していることを確認する必要があります。

従業員の時間管理が公正労働基準法 ( FLSA ) および多くの州法に準拠して公正に行われるようにするために、従業員が実際に働いた時間に加えて、特定の非生産的な時間に対して従業員に支払う必要があります。 これには、トレーニングや旅行に費やした時間も含まれます。 したがって、従業員の時間管理のもう 1 つのベスト プラクティスは、従業員にそのようなインスタンスの時間を記録するように指示し、これらの期間中は通常の作業環境の外にいる可能性があるため、これを行うための適切なツールがあることを確認することです。

各給与期間の終わりに、スタッフに時間記録を見直して、それらが正しいことを確認するように要求します。 これにより、給与計算を処理する前に修正を行うことができ、従業員が勤務記録の正確性を確認したことを証明できます。 従業員の承認なしに勤怠記録を変更することはリスクの高いビジネスであり、多数の訴訟につながっていることに注意してください。

従業員は、毎日 1 分以内で簡単に勤務時間を記録できる必要があります。 そうでない場合、彼らはそれを適切に行うことに気が進まなくなる可能性が高くなります。 迅速かつ直感的な従業員の計時方法を選択してください。

法律により、従業員が会社の時間管理ポリシーに従っているかどうかに関係なく、次の定期的な給料日に従業員にすべての勤務時間分の支払いを行う必要があります。 これは、給与に不一致があっても、従業員はまだ全額を支払わなければならないことを意味します。

従業員がタイムシートを提出または署名しなかった場合は、従業員とその直属の上司に、勤務時間を提出して確認し、それに応じて従業員に支払うように速やかに要求してください。

従業員は、自分の時間を追跡する方法を理解する必要があります。 プロセスは、従業員が記入するのに複雑であってはなりません。 州に応じて、州法によって休憩の回数が決まります。 これは、彼らが朝だけ出勤し、夕方に退勤することを意味する可能性があります。 他の人は、休憩時間にも出勤するように頼むかもしれません.

残業代が支払われ、その量の残業代が割り当てられていることを確認してください。 残業代を払いすぎると、利益が台無しになる可能性があります。 従業員が取り組んでいたプロジェクトまたはターゲットを要求することで、従業員の時間をより具体的にすることができます。 Connecteam などのアプリを使用すると、従業員が正確な場所からのみ出勤できるように、出勤時にジオフェンシングを設定できます。

これらのファイルを失いたくないので、タイムシートのコピーを保存したことを確認してください。 ファイルを保存した場所が安全であり、クリックで削除できないことを確認する必要があります。

FLSA は、雇用主が給与シート、タイム カード、および給与計算の基礎となるその他の給与記録を少なくとも 2 年間保管することを要求しています。 また、連邦税の目的で必要な記録を少なくとも 4 年間保持する必要があります。 州のために保持する必要がある情報はさまざまであるため、追加の記録保持規則については、地方自治体に確認してください。

FLSA に基づいて従業員が受け取るべき金額を決定するには、従業員が何時間働いたかを知る必要があります。 したがって、雇用主として、免除されていない従業員に 24 時間勤務を要求または許可することはできません。 落とし穴を避けるために、時間外の勤務は許可されていないことを明確に示すポリシーを必ず含め、それが起こらないように制御を設定してください。