是正措置計画の完全なガイド

是正措置計画という言葉を聞くと、ほとんどの人が最初に考えるのは、従業員の規律またはそのようなものです。 それがカバーされていないとは言いませんが、それはもっと深くなります。 では、おそらく行動計画の目的は何なのか疑問に思っているのではないでしょうか?

つまり、是正措置計画により、顧客のニーズが満たされ、ビジネス慣行が州、連邦、および地方政府の規制に準拠するなど、さまざまなことが保証されます。

是正措置計画は、ビジネスの隅々まで深く掘り下げて、抜け穴やエラーの可能性を明らかにしますが、これは必ずしも悪いことではありません。 是正措置は、ビジネスを軌道に戻すためのさまざまな方法を特定し、可能な限り効果的かつ効率的になるように段階的に実行されます。 さらに、ミッション ステートメントに沿った状態を維持し、ビジネス目標を達成するのに役立ちます。

アクションプランの目的は何ですか?

素晴らしい質問です。 こう考えると、仕事でミスが起きても直せる場合がある。 ただし、簡単な解決策がない場合もあります。 適切な是正措置計画がなければ、状況はエスカレートする可能性があり、その影響は価値がありません。 是正措置計画は、これらのシナリオが起こらないように予防措置を講じます。

ここで、アクション プランの目的を繰り返します。是正アクション プランは、タスク、プロセス、製品、顧客への対応、従業員の行動などを改革するために導入されます。アクションプラン？ 回答には、是正措置計画によりエラーが致命的になる前に停止することを含める必要があります。 問題が発生した場合は、是正措置計画を使用して、特定の状況に取り組むことができます。

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是正措置計画には、以下が含まれます。

• ワークフローを改善する
• 予算内に収まるエラーを修正する方法を特定する
• 顧客満足度の向上
• 効率と効果を高める
• 改善されたプロセスまたは方法
• アクションの繰り返しを防ぐ

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是正措置が不可欠な理由

是正措置計画が必要かどうかの議論により、行動計画の目的は何ですか? 問題を特定し、解決策を提供するのに役立つことを覚えておく必要があります。 椅子に座っているだけでは、どんな状況でも解決できません。 あなたは、まあ、私は多くの仕事をしてきたし、自分のビジネスを所有することも同じであるべきだと考えているかもしれません. 誰かが列から外れたら、列に戻して仕事を終わらせます。

ただし、是正措置計画はそれよりもはるかに深く掘り下げています。 それはあなたのビジネスの閉鎖や多額の罰金の支払いからあなたを守ります. たとえば、健康と安全に関する是正措置計画がなければ、従業員は好転し、あなたを訴える可能性があります。 何が起こったのかについて行動計画を持っていなかったので、法廷に行く必要がある場合に自分自身を裏付ける証拠がありません.

ビジネスに顧客が関与している場合、是正措置計画は、顧客が製品/サービスの品質に不満を持っている場合の手順をスタッフが知るのに役立ちます。 従業員は、取るべき是正措置を提供する情報と、顧客の苦情が公正かどうかを知ることができます。 考えてみると、スタッフに必要なすべてのツールを提供していることになります。

会社のポリシーを設定すると、チームは、顧客が満足するまでランダムなソリューションではなく、会社の観点からアプローチに対処できます。 適切に作成された計画は、チームが直面するすべてのものを迅速かつ効率的に処理できることを知るためのセキュリティを提供します。

是正措置計画により、何か問題が発生した場合にビジネスが保護されるという安心感が得られます。

完璧な是正措置計画の作成

計画に含めたい是正措置の作成を開始するには、次のことを考慮する必要があります。

• 重要な問題を特定する
• それらがあなたのビジネスにとって問題である理由を調査する
• それがどのように起こり得るかの理論的状況を考え出す
• 対処法を書きます
• あなたの理論をテストする
• 結果を分析する
• それらをあなたの計画に書いてください

いつでも戻って計画を改善できることを忘れないでください。 正しい是正措置により、多くの頭痛の種が解消されます。 では、プランの作成方法について見ていきましょう。

まず、問題の根本を理解することから始めましょう。 従業員が従うべき現在のポリシーがある場合でも、十分に検討されていないことがあり、同じシナリオが再発することがあります。 原因を理解できれば、適切な解決策を提供できることがよくあります。

アクション プランの目的は何ですか? 次の例を見てください。 従業員が重すぎる箱を持ち上げて怪我をしましたが、アイテムを持ち上げる際のガイドラインはありません。 これは、健康と安全に関する懸念事項と見なす必要があります。 あなたは考えています、なぜ彼らはそんなに重いものを持ち上げても安全だと思ったのですか? 彼らは、自分の体重と筋力ごとにどれだけ持ち上げることが許されているか知っていますか?

是正措置を講じて、発生する前に潜在的な問題を特定することが重要です。

問題が何であるかがわかったので、適切なソリューションを提供するための対策を講じることができます。 たとえば、従業員が計算された決定を下せるように、すべての箱に重量を明確に示す必要があります。

この問題がどのように発生したかを調査します。 たとえば、どのボックスにもラベルが付けられていませんでした。 次に、この問題が明るみに出た原因を調べます。たとえば、あまりにも多くの従業員が背中の痛みを訴えているなどです。 さらに、関連する懸念事項を探します。

調査を行い、従業員に特定の状況が発生した理由を尋ねます。 問題が顧客に関連している場合は、顧客に詳細を尋ねます。 根本がわかり、明確な解決策が得られたら、計画を作成して実装する方法を検討します。

すべての調査を行ったとしても、問題が繰り返されないようにするためにどのような対策を講じることができたかを従業員に尋ねてください。

これはまた、エンゲージメントを促進し、スタッフへのケアのレベルを示します。 入力する人が多ければ多いほど、計画を書き出すときにより多くのデータが得られます。

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ここまでたどり着いて、書き留めずに頭の中でこれをすべてやろうと考えていて、アクションプランの目的は何なのかまだ疑問に思っているとしたら? さらに詳しく説明する詳細があります。

独自の是正措置計画を書き始めると、是正措置がどのように理にかなっているのかがわかります。 締め切り、目標、または到達したいその他の目標を設定できます。 ついでに書いておきます。 したがって、後でいつでも参照できます。

是正措置には次のものが含まれる必要があります。

• 問題
• 会社のポリシー
• この問題を回避するために設定された手順
• 個々の従業員、マネージャーなどの責任のリスト。

是正措置計画を作成したので、行動計画の目的が何なのか、もはや疑問に思うことはありません。 メリットを享受したら、できるだけ早く従業員をトレーニングしたいと思うでしょう。

トレーニングには、考えられるすべてのシナリオと、すべてのソリューションを網羅する必要があります。 状況が発生した場合に従業員が何が期待されるかを理解して会議を終了できるように、明確にする必要があります。 さらに、従業員はどんなタスクでも自信を持って実行できる必要があります。

テクノロジーには多くの可動コンポーネントが含まれるため、是正措置計画を管理するための最良の友となることができます。 たとえば、是正措置が適切に機能していることを確認するために、効果的なコミュニケーションとフォローアップが必要です。

これは、特に他のすべての日常業務を管理するのに大変な作業になる可能性があります。 メールやテキスト メッセージをまだ使用している場合は、コミュニケーションの努力が見逃されることがよくあります。 最悪の部分は、誰があなたのメッセージを見たかさえ追跡できないことです.

全員に電話して追いかけようとして時間を無駄にしただけでなく、従業員があなたのメッセージを読んでいないために間違いが起こります. 追跡する方法がないため、従業員がタスクを完了しているかどうかはわかりません。

Connecteam などのオールインワン アプリを使用すると、是正措置計画を全社的に実施できるため、誰もが是正措置計画に直接アクセスできます。 また、トレーニング マニュアルをまだ読んでいない人を追跡し、自動プッシュ通知を送信して読むように促すこともできます。

さらに、タブを保持して、スタッフの進捗状況を監視できます。 ビデオや写真を追加することで、是正措置計画を実現できます。 従業員は、退屈な部屋に座っているだけでなく、自分の時間にモバイル デバイスから実際のシナリオを見ることができます。

さらに、1 つのトレーニング セッションにすべてを詰め込み、全員が内容を理解しているかどうかを心配する必要がなくなりました。 従業員は、実際の状況が発生した場合でも、トレーニングを行い、アプリに直接戻ることができます。 さらに、従業員は手のひらの中で是正措置を講じることができます。 彼らは、危機の真っ只中に大きなバインダーを見るのに苦労することはもうありません。 Connecteam のアプリを使用すると、従業員が必要なものを簡単に検索できる各是正措置のファイルを作成できます。

新しい是正措置または強化された是正措置がリリースされたら、会社全体に最新情報を送信してください。全員が最新の状態になります。 従業員は、使い慣れたほとんどのソーシャル アプリと同じように、いいねやコメントを使用して対話できます。 従業員がまだ更新を読んでいないことに気付いた場合は、アプリ内チャットを使用して確認するようにリマインダーを送信できます。 是正措置が 1 つのチームにのみ適用される場合は、アプリでグループ チャットを設定してメッセージを送信できます。

Connecteam には、トレーニング、メッセージング、および更新だけでなく、はるかに多くの機能があります。 タスク管理、タイムクロック (QuickBooks Online および Gusto との給与計算統合を含む) などを設定できます。 セットアップが簡単なため、技術に詳しくない従業員でも問題なく使用でき、問題が発生した場合でも安心して使用できます。

是正措置計画のフォローアップ

それはすべて良い書き方であり、それを適切に配置しています。 ただし、新しいプロセスが機能しているかどうかを監視および評価する必要があります。 元の例に戻ると、少数の従業員に新しい計画以降の背中の感じを尋ねることができます。

素晴らしい点は、是正措置計画をいつでも微調整できることです。 あなたの従業員があなたに追加する提案をするかもしれないので、次の従業員は同じ経験に直面しません.

計画にテクノロジーを追加すると、リアルタイムで追跡し、必要に応じて調整するのに役立ちます。 アクションプランの目的は何なのか、もう疑問に思うことはありません。 代わりに、なぜそれを書くのにそんなに時間がかかったのかと尋ねるでしょう!

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