タイムセフトに関する詳細なガイド: タイムセフトが発生する理由と方法、コストと防止方法

従業員がタイムカードや時計をごまかす機会があれば、おそらくそうするでしょう。 たとえば、彼らは信頼できる同僚に、遅刻しているときに出勤するように依頼します。 これは、バディパンチとして知られています。 米国では、バディ パンチの結果、雇用主は年間3 億 7,300 万ドルの不必要な人件費を支払っています。

同僚に出勤するように頼むことで、それがシフト全体の一部であるかどうかにかかわらず、本質的にシフトをスキップしています. 従業員が出勤しても、さらに 20 分間到着しない場合、それは時間の盗難です。

あなたの会社が紙で時間を追跡している場合、従業員は自分が何時間働いたかについて嘘をつく機会が十分にあります。 または、従業員が Excel シートなどのプログラムを介して自分の時間をプラグインできるようにすると、従業員は簡単に時間を調整できます。

従業員は通常、時間を切り上げます。 たとえば、従業員が 5:55 に退社した場合、代わりに時間を 6:00 に丸めます。 結局のところ、あちこちで数分は何ですか？ (まあ、数字によると、米国の雇用主は、従業員の時間の盗難により、年間 110 億ドルを失っています。)

従業員が休憩時間ポリシーで許可されているよりも長い休憩を取ったことが原因で、職場での時間を盗むことがあります。 たとえば、従業員は 45 分間の昼休みをとりますが、タイム カードには 30 分しか記録されません。 過度の喫煙休憩も同様です。

ポリシーがどうあるべきかわからない場合は、食事と休憩に関するガイドをお読みください。

従業員が会社の時間に個人的なタスクを行ったり、ソーシャル メディアをスクロールしたりするとき、それは時間の盗難です。 これらの問題は昼休み中に行う必要がありますが、代わりに勤務中に行われます。 たとえば、電話で請求書の支払いをしたり、デートや育児を計画したり、友人とチャットしたりしています。 あるいは、Facebook や Twitter などのソーシャル メディアに投稿しているのかもしれません。 または、従業員が携帯電話でゲームをプレイしたり、家族にメッセージを送ったりしている可能性もあります。 したがって、たとえ彼らが働いていたとしても、従業員は間違いなく働いていません。

従業員は、仕事のために出張するときに時間の盗難に非常にこっそりとなる可能性があります。 従業員は、カフェでコーヒーを飲んだり、地元の本屋で本を買ったりしているかもしれません。勤務中のこれらすべてが、時間の窃盗に該当します。

従業員は早く出勤するかもしれませんが、仕事に就く代わりに、コーヒーを作ったり、仕事以外の問題について同僚とおしゃべりしたりします。 または、従業員が 15 分早く仕事を終えても、退勤する代わりに、正式なシフト終了時刻まで時間をつぶすことがあります。

時間盗難ポリシーを作成するときは、従業員が職場で時間を盗んでいるかどうかを考慮する必要があります。それは、従業員が自分の職務に期待されていることを理解していないためかもしれません。 たとえば、レストランの配膳係が友人の周りに顧客がいないためにテキスト メッセージを送信しているが、テーブルを掃除したり床を掃除したりしてもらいたい場合は、明確にする必要があります。

従業員は、会社の時間を無駄にしないように、自分の職務が何であるかを正確に理解する必要があります。 「床を掃除してくれませんか？」のように何かをするように頼むだけではいけません。 彼らはそれを1回限りの義務と考えるかもしれません。 代わりに、顧客をサポートしていないときは、次のタスクを実行する必要があることを伝えます (A、B、C、D など)。

これは初日から行う必要があり、従業員ハンドブックの時間盗難ポリシーのセクションですぐに利用できます。 特に従業員の役割と責任に関して、従業員にとって最初の日、週、月などがどのように見えるかを明確に確立します。

モバイル時間追跡ソリューションを使用すると、従業員の勤務時間の管理が非常に簡単になります。

Connecteam は、従業員がスマートフォンを使用してシフトに出入りできる勤怠管理システムの好例です。 これにより、いつでもどこからでもタイム トラッキングにアクセスできます。 さらに、従業員が出勤または退勤すると、 GPS タイムスタンプもマッピングされるため、いつ、どこにいたかがわかります。

各従業員は独自のログインを持っているため、Connectteam はバディ パンチを抑えるための優れたソリューションとなっています。 多くの中小企業が時間追跡のニーズに Connectteam を選択する理由については、こちらをご覧ください。

• ジオフェンス機能により、従業員は作業エリアにいないときは出勤できません
• タイム レコーダーの制限により、従業員が予定より早く出勤できないようにします。従業員が早く出勤することに決め、現場にいて、シフトが始まるのを待っているだけであってもです。
• 自動退勤は、従業員が退勤を「忘れる」ことや、毎日数分余分に取る理由もなく職場に長く留まることがないようにするのに役立ちます
• リアルタイムの通知により、まだ出勤中の従業員、自動的に退勤した従業員などについて警告されるため、マネージャーは現場で何が起こっているかを正確に知ることができます
• アプリでロックされた日を設定します。これは、関連する権限を持つ管理者がその日の時間を確認し、給与計算の時間を承認したことを意味します
• 従業員が新しいデバイスを持って出勤した場合にアラートを受け取ります。 従業員が別の電話モデルまたはバージョン (または別のバージョンの Connecteam アプリ) で出勤した場合、従業員が新しい電話を購入したか、アプリでユーザーにログインするよう誰かに依頼したことを示すため、マネージャーにアラートが送信されます。 .

さらに、モバイルアプリを介して、従業員は休暇を申請したり、現在または過去のタイムシートを表示したり、100% 正確な給与計算のために Connecteam の Quickbooks Onlineまたは Gusto統合にそれらをエクスポートしたり、アプリ内チャットを介してあなたと通信したり、詳細を追加したりできます。シフトへのメモなど。

Connecteam は、マネージャーであるあなたに、従業員が本来の時間にのみ作業していることを確認するために必要なすべてのツールを提供し、必要なすべての情報を常に提供することで、時間の盗難を確立して追跡できるようにします。ポリシーは管理が容易です。

時間盗難ポリシーの行動規範を通じて、出勤と退勤に関する規則を明確に述べてください。 マネージャーとして、同僚に出勤することは禁止されていること、または出勤中に個人の電話でゲームをプレイすることは時間の盗難と見なされることは明らかですが、他の人にとっては明らかかもしれません.

従業員は、常に立ち止まって、自分の行動の結果がどうなるか、それが会社の収益にどのように損害を与えるかについて考えているわけではありません。 さらに、従業員とその同僚の誠実さも深刻に損なわれます。

したがって、時間盗難ポリシーが何であるかを明確にするために、行動規範と従業員ハンドブックに書き留めてください. 職場のいたるところにハンドサインとポスター。 タイムレコーダーアプリにメッセージを含めます。 ルールを全員に思い出させるために毎月ミーティングを行います。

どのような方法を使用する場合でも、常に積極的に行動し、時間盗難ポリシーについて全員が最新の状態に保たれるようにします。

さらに、従業員の勤務時間を追跡する際は、ルールに従っていることを確認してください。

マネージャーがやりくりしなければならないタスクがたくさんあることは間違いありません。 ただし、時間の盗難を未然に放置すると、従業員に間違ったメッセージを送ることになります。 したがって、誰かが時間の窃盗を犯した場合は、懲戒手続きに従うことが重要です。

たとえば、時間の窃盗が行われて発見された場合、次のガイドラインに従って問題を処理できます。口頭での警告、書面による警告、一時停止、および終了。 従業員がいつ何が起こるかを知ることができるように、時間盗難ポリシーにこれを書き留めてください。

ただし、従業員を懲戒する前に、すべての違反が見直されるようにしてください。 たとえば、従業員が周りに顧客がいないときにセルフィーを撮っているのを見つけた場合、正式な口頭で警告したり、それらを書き留めたりする代わりに、ルールを思い出させるために従業員と話します。 周りに顧客がいない場合、どのような義務を負うべきかを彼らが理解していることを確認してください。 2 分早く計時することと、2 時間の昼休みを取ることの間には大きな違いがあります。 あらゆる状況で時間盗難ポリシーを明確にしてください。