法律事務所を自動化し、無駄を減らす方法

法律事務所を自動化する方法について疑問に思っていますか? あなたは一人じゃない; これは、2020 年の企業にとって一般的な考慮事項です。

法律業界がテクノロジーに関して他の業界に遅れを取っていることは周知の事実であり、ほとんどの企業は、今後数年間でテクノロジーの実装が不可欠になるという事実に同意しています。

増え続ける情報の量と複雑さに対処することは 72% の弁護士にとって依然として懸念事項ですが、組織がこの問題に対処する準備ができていると答えたのは 31% のみでした。

これは、単純なデジタル トランスフォーメーション戦略、特に紙ベースのワークフローに対処する戦略が、対処しなければならない大量の情報の流入に対処するために必要なツールになりつつあるためです。

今日は、法律事務所を自動化する方法と、正しい軌道に乗るために導入できるいくつかの簡単な方法を見ていきます。

法律事務所にはデジタル化が必要

デジタル化がさらに必要な業界があるとすれば、それは法律業界です。

自動化を最も必要としている業界が他の業界に後れを取っているのは、運命のいたずらです。たとえば、医療提供者や小売業者がデジタル イニシアチブを使用してビジネスを推進している方法を考えてみてください。

一般的なオフィスの従業員は、年間約 8,500 枚の紙を印刷します。 弁護士の調査によると、彼らは約 100,000 枚を印刷しています。

弁護士が日常的に取り組まなければならない情報の量と、無駄な印刷習慣に関連する隠れたコストを考慮すると、紙ベースのワークフローの自動化に関して、法律事務所はデジタル化の優れた候補となります。

欧州と米国の 10 人に 7 人以上の弁護士が、「情報の量と複雑さの増加への対処」と「生産性と効率の向上の重視」の両方が、解決しなければならない最大の問題の 2 つだと述べています。

印刷習慣の解決

紙が法律事務所の業務の実質的な中心であることは承知しており、新しいシステムを導入するかどうかにかかわらず、それが変わる可能性はほとんどありません。

ただし、できることは、セキュリティ、コンプライアンス、および効率性を同時に向上させながら、無駄を減らすのに役立つ計画を実行に移すことです。

紙の積み重ねが文化に深く根付いているのと同じくらい良いことですが、今日、紙のみをベースとするシステムには多くの複雑さがあります。

まず第一に、すべてが紙ベースである場合、監査証跡を確立することははるかに困難であり、最新のテクノロジーで許可されている最大限の範囲でバックアップまたは保護されていない緩いドキュメントがあることから生じるセキュリティ上の懸念があります.

では、印刷の習慣を刷新することで、これはどのように解決されるのでしょうか?

現在、多くの法律事務所は、印刷のニーズに応えるためにマネージド プリント サービスを使用しています。

2018 年には、MPS (マネージド プリント サービス) がデジタル トランスフォーメーションで重要な役割を果たしていることに同意した企業は 23% のみでした。 2020 年には、その数は 54% に達しています。

サービス プロバイダーは、現在のセットアップを調査し、効率化を目的としたフロア プランを作成してから、多機能プリンターと接続された中央データベースを設置し、エンタープライズ コンテンツ管理を支援します。

スマート プリンターのセットアップと ECM システムを導入すれば、従業員はドキュメントをキャプチャしてスキャンでき、ドキュメントは新しい中央データベースに自動的に保存されます。

これにより、法律事務所には多くの利点がもたらされます。

• データ保存効率の向上
• データと情報の迅速な取得
• 最新のコンプライアンスおよびセキュリティ基準を満たす、処理された情報のクラウド ストレージ

法務およびコンプライアンスのリーダーのうち、社内に正式な情報ガバナンスのフレームワークがあると回答したのはわずか 37% でした。

他にも利点があります。 特に、IT インフラストラクチャに完全に統合されたプリンター ネットワークを使用すると、印刷の習慣と使用を完全に把握できるようになり、必要に応じて制限を設けて無駄を削減できます。

また、マネージド プロバイダーがお客様のフリートの印刷物や修理の面倒を見てくれることも注目に値します。これは法律事務所の間で人気があるもう 1 つの理由です。不足したり、機械的な問題に対処したりする必要がないことは、大きな利点です。

ワークフローの自動化

法律事務所を自動化する方法を検討する場合、事務所のワークフローで頻繁に発生するボトルネックを取り除くことが最優先事項です。

2019 年の調査では、回答者に、自社にとってワークフローに関する最大の課題は何かを尋ねました。 最多の回答は業務の遅延を引き起こすボトルネックであり、弁護士の 36% がそれが最も問題であると答えました。

半数以上の企業が、プリントの管理がデジタル戦略にとって重要であることに同意しています。これは主に、通常、プリントが職場で他のテクノロジーを実装するための出発点として機能するためです。

これは、ワークフローの自動化が、生産性と効率性を大幅に向上させた企業を作るための次のステップになる可能性がある場所です。

ワークフローの自動化もまた、目立たないものではありません。法律事務所のスタッフの 57% は、ソフトウェアによる自動化をさらに追加することで、問題が解決する可能性があることに同意しています。

それで、これは正確にどのように見えますか？

法律事務所のワークフローの自動化は、コンピューターまたは MFP を介して何らかの方法で処理される実質的にすべてのドキュメントをカバーでき、手動で予測可能なタスクに最適です。

データ入力、請求、ドキュメントの準備などはすべて自動化できるため、効率を向上させ、運用を合理化できます。

弁護士は、文書管理の問題で週に 6 時間を無駄にしています。

ECM プラットフォームは、ワークフローの特定と自動化を開始するために使用するソリューションになります。

あなた (または MSP を支援することを選択した場合はパートナー) は、現在のワークフローを観察し、ドキュメントが必要な人に即座に送信されることを自動的に保証するマップを作成します。

また、請求やオンボーディング (キャプチャされたドキュメントが自動的に読み取られ、インデックスが作成される) などの主要なプロセスを自動化できるため、これらの反復的な手動タスクの処理に追われているスタッフの時間と費用を節約できます。

次は何ですか

法律事務所が業務のデジタル化への取り組みに躊躇することが多いことは前述しました。

今日見てきたように、非常に単純な自動化手段を会社に導入することには説得力があります。特に、得られるメリットを考えるとそうです。

法律事務所にとってアキレス腱のようなものである印刷に関しては、スマートに接続されたプリンター群を実装してドキュメントのキャプチャと印刷プロセスを自動化すると、非常に大きなメリットが得られます。

組織は、年間収益の約 1 ～ 3% を印刷に費やしています。 北米の企業の 90% は、印刷にどれだけの費用を費やしているかを認識していません。

印刷に慣れたら、次の自然なステップは、追加の自動化によってワークフローの合理化を開始することです。

これは、スタッフにとって非常に時間がかかる手動タスクに特に役立ちます。会社により効率的なワークフローを作成することで、生産性が向上し、人件費を節約できます。

お持ち帰り

• 多くの法律事務所では、ドキュメント ワークフローの作業プロセスが非効率的です。
• 印刷物を管理することは、将来のデジタル イニシアチブの優れた出発点です。
• 自動インデックス作成によるドキュメント キャプチャは、無駄の削減、プロセスの高速化、およびコンプライアンスの向上に役立ちます。
• ワークフローの自動化により、人間が実行する必要がなくなったタスクに費やす時間が短縮され、スタッフは人間の注意がより必要な仕事に集中できるようになります。

法律事務所を自動化する方法を知りたいですか? 予算を重視し、支出を削減してワークフローを改善する方法を模索している法律事務所にとって、印刷物と文書の管理はコスト削減の重要な要素です。 当社がお客様のためにできることの詳細については、当社のエンタープライズ コンテンツ管理ページをご覧になり、Impact とのパートナーシップから得られるものを見つけてください。