見込み客へのフォローアップ メールの書き方 [+ 5 つの例]

クライアントとの将来のプロジェクトを開始するとき、彼らがあなたの電子メールに返信するのに苦労することがよくありますか? フォローアップ メールの効率が気になりますか?

これは最高にイライラする可能性があります。

同時に、見込み客を説得しようとして無礼に、せっかちに、またはプロらしくない行動をとって、見込み客との長期的なコラボレーションのチャンスを台無しにしないようにしたいと考えています。

問題は、今後の協力の可能性を損なうことなく、この課題にどのように取り組むかということです。

クライアントが応答しない理由とそのようなシナリオで何をすべきかを理解するのに役立つように、この投稿では、潜在的なクライアントにフォローアップ メールを送信する方法に関する最も一般的な落とし穴と最良のヒントについて説明します。

次に、フォローアップ メールのサンプルをいくつか紹介し、自分のメールをパーソナライズして、毎日メールを書くのに費やす時間を削減するのに役立つヒントを提供します。

飛び込みましょう！

フォローアップメールとは?

ビジネスの世界では、最初の連絡があった後にクライアントにフォローアップ メールを送信するのが一般的です。

これは、他の人に何かを求めたり必要としたりするときに使用するテクニックです。

さらに、フォローアップ メールは主に、保留中のアクション (請求書の支払いやフィードバックの提供など) を受信者に通知するために使用されます。

フォローアップ メールがビジネスに関連する理由

顧客サービスを提供する場合、プロジェクトの期間中、顧客とのオープンなコミュニケーションを維持することが不可欠です。

複数のクライアントとやり取りしなければならないということは、この種のコミュニケーションが見過ごされがちであり、その見返りとしてプロジェクトの進行が遅くなる可能性があることを意味します。 さらに、フォローアップ メールを送信しないと、顧客があなたとあなたのビジネスについて間違った印象を与える可能性があります。

フォローアップ メールの目的は次のとおりです。

• 潜在的な顧客に返信するように促す
• プロジェクトを順調に進める
• シャッフルで情報が失われないようにする
• プロジェクトに組織と献身の感覚を与える
• 新旧を問わず、お客様のビジネスを真剣に考えていることをお客様に伝えてください。

返信がない最も一般的な理由?

返信がなかった理由は、必ずしもオファーに関心がないというわけではありません。 次の理由により、クライアントからの応答が得られない可能性があります。

• 彼らは忙しすぎてあなたに返事を書くことができません。
• あなたのメールが迷惑メールや受信箱に紛れ込んでいる可能性があります。
• あなたのリクエストを検討したり、他の人に相談したりするために、さらに時間がかかる場合があります。

お金がかかっているとき、私たちは皆躊躇しますよね？ なぜ彼らはそうしないのですか？

まさにこれが、私たちがフォローアップ メールを使用する理由です。つまり、クライアントが安全に管理されていることを安心させるためです。

それらが何であるかを説明したので、応答を取得してあなたを際立たせるフォローアップメールを書くための約束された手順に入りましょう.

フォローアップメールの書き方

すべての状況には長所と短所があり、適切なフォローアップ メールの基本的な手順に進む前に、両方を認識することが重要です。

この方法を習得するために必要な手順を、すべきこととすべきでないことに分けて、すぐに理解できるようにしました。

さぁ、始めよう！

フォローアップ メール - DO

1. 件名に注意する

フォローアップ メールの件名は、簡潔で的を射たものにするのが最善の方法です。

必要なものを明確にし、連絡する理由を指摘します。 適切なフォローアップの件名の例を次に示します。

• [プロジェクト名] のフェーズ 1 の段階
• [日付] からの延滞請求書
• [問題] についてあなたの支援が必要です
• [日付] からの会議の更新
• ご質問やご不明な点はありますか?

メールの件名は、受信者に何を求めているかを簡潔かつ明確にする必要があります。 件名が自然であればあるほど、より高い応答率が期待できます。

2. それらについて理解する

フォローアップ メールの明確な目標を念頭に置いている場合は、クライアントの立場に立って、価値があると感じさせるコンテンツを書くのは簡単です。

フォローアップ メールは、単なるリマインダーではありません。 クライアントとの強力な関係を構築するためのオープン ラインです。 したがって、それらに焦点を当てる必要があります。

洗練された方法でクライアントの注意を引く方法に関するいくつかのアイデアを次に示します。

• 提案または視点に関するフィードバックを要求します。
• あなたの提供物を改善する方法を求めてください。
• 最も差し迫った問題の解決策を提案することで奇抜さを呼び起こす

こうすることで、あなたが彼らのことを気にかけているだけでなく、彼らの特定のニーズを満たすために時間をかけて調査し、さまざまなオプションを検討しているという印象を彼らに与えることができます。

3. 簡潔にする

12秒ルールって聞いたことありますか？

12 秒ルールは、人々がメールを読むのに費やす平均時間です。

そして、特にビジネスの世界では、読むのに数分かかる詳細な電子メールに多くの時間を費やすことはできません。

ほとんどの読者はあなたのメールにざっと目を通すだけなので、すべてのベースをカバーしながら、フォローアップはできるだけ簡潔にするのが最善です.

4. クライアントに行動を促す

厳密に情報提供を目的とする場合を除き、すべてのフォローアップ メールに行動を促すフレーズを含める必要があります。 多くのマーケティング担当者は、この重要な詳細を考慮に入れていません。これは、人々がメールを真剣に受け止めない主な原因です。

別の言い方をすれば、クライアントや見込み客に特定のアクションを起こしてもらいたい場合は、そのアクションを明確にする必要があります。

まず、いくつかの考えを次に示します。

• コメントしてください。
• お問い合わせ。
• ご希望の日時をお伝えください。
• 話しましょう。

注:効果的な CTA を設定するには、不安感を与えないようにします。 たとえば、次の 2 つの文の違いがわかりますか。

• 「お時間がありましたら、プロジェクトの詳細について話し合うためのミーティングをスケジュールしていただければ幸いです。」
• 「次のミーティングをスケジュールできるように、希望の日時を送ってください。」

違いは献身と大胆​​さです。 それを使用することを躊躇しないでください。

5. 忍耐強くなる

ここで問題の核心に到達しました -フォローアップ メールを送信する前にどのくらい待つ必要がありますか?

あまり長く待たないでください。 ベスト プラクティスでは、クライアントから 1 日か 2 日以内に返事が返ってくることが期待できると言われています。

フォローアップする前に、この時間枠をクライアントに許可することをお勧めします。

実際、あなたからの連絡を最も受け入れやすい時期を単純に尋ねる方がはるかに賢明です。 このようにして、煩わしすぎることを避けながら、自分の決定に基づいて良好な関係を築くことができます。

注:週末や祝日は、クライアントがメールをチェックしない可能性があることを考慮してください。

フォローアップのタイミングを計って、注目を集めた直後に執拗に見えないようにするのは難しいことです。

すぐに行動するよりも、より多くのスペースを与える方が常に良い.

フォローアップ メールの禁止事項

ここで、フォローアップ メールを送信する際の最も一般的な落とし穴を見ていきます。

1.責任を追及する- クライアントが約束どおりに情報を送信しなかった場合でも、フォローアップ メールでは、その行動をやさしく思い出させることに重点を置く必要があります。 将来のコラボレーションとクライアントの利益に焦点を当てると、別のカード セットがもたらされます。

2.不適切な件名- 件名は、クライアントが最初に目にするものであり、重要かどうかを判断するための主要なフィルターです。 顧客から求められていることを簡潔にまとめてください。 これにより、クライアントはあなたのメールを関連性のあるものとしてフィルタリングできます。

3.応答の待機時間が長すぎる - 待機時間が長すぎると、クライアントがプロジェクトを後回しにしたり、プロジェクトを忘れたりする可能性があります。 思い出させることは、正しく行われた場合、煩わしいことと同じではありません。 したがって、迅速にフォローアップしてください。

4.押し付けがましい行動- これが友好的なリマインダーであることをクライアントに示すには、礼儀正しく気さくな態度をとってください。 彼らが応答しない場合は、いつフォローアップするかを伝えて、期待を設定します。

5. CTA なし- 顧客がメールをスキャンするだけの場合、行動を促すフレーズを見逃して、それを休止する可能性があります。 次のステップの明確な概要と、プロジェクトを完了するためのタイムラインを提供します。

6.間違ったコミュニケーション- クライアントのコミュニケーションの好みを知る必要があります。 ほとんどのクライアントは穏やかなメール リマインダーを好みますが、短い電話を好むクライアントもいます。 必要な情報が提供されれば、それは報われます。

フォローアップ メール テンプレート

1. 「チェックイン中」メール テンプレート

オファーについてフォローアップする必要がある場合、または以前のメールについてクライアントに思い出させる必要がある場合は、困窮することは避けてください。

彼らの多忙なスケジュールに共感を示し、興味があればミーティングを提案してください。

プロのヒント: TextCortex などの人工知能 (AI) ソリューションは、忙しいときやテンプレートを使いたくないときに、魅力的でパーソナライズされたメールを作成するのに役立ちます。

たとえば、TextCortex の Chrome アドオンには、最も重要なポイントから電子メールをすばやく作成するために使用できる便利な「電子メールへの箇条書き」機能が含まれています。

メールでカバーしたい主な要点を設定し、箇条書きを選択し、ロゴをクリックして、[箇条書きをメールに送信] オプションをクリックするだけです。

2.「見積もりの​​フォローアップ」メール テンプレート

あなたの見込み客は、一度に複数のオファーを分析しているかもしれません。 短い電子メールで、接続を作成したいことが示されます。

さらに、このタイプの電子メールは、プロジェクト自体への献身的な気持ちも示します。 信じられないかもしれませんが、それだけでクライアントを獲得できる場合もあります。

3. 「切迫感」メール テンプレート

FOMO 効果 (見逃すことへの恐怖) は、強力なマーケティング ツールであり続けています。

オファーに有効期限を設定すると、潜在的に顧客がすぐにメールに返信するように促すことができます.

良い取引を見逃したくない人はいませんよね？

プロのヒント:多数の書き換え機能に加えて、TextCortex の Chrome アドオンには非常に便利なトーン チェンジャー オプションがあり、コンテンツを異なる声調で書き換えることができます。

それを使用するには、さまざまな異なるトーンで書き直したい文または段落を選択し、ロゴをクリックして「トーン」機能を選択します。

提案ウィンドウの下部にあるトーン タイプのリンクをクリックし、「緊急」のトーンを選択して、「トーン」機能を使用するときにメールに緊急性を追加します。

4. 「再接続しましょう」メール テンプレート

ビジネスマンは行動する人です。 そうは言っても、直接申し立てを行うと、フォローアップ メールで応答が得られる可能性が高くなります。

リクエストの種類に関係なく、フォローアップ メールが同じ程度のプロフェッショナリズムを維持していれば、クライアントが誤解することはありません。

プロのヒント:トピックや聴衆に関係なく、TextCortex の「パラフレーズ」機能を使用すると、高水準の執筆品質を維持できます。

文章または段落をまとめて選択し、ロゴをクリックして [パラフレーズ]オプションを選択します。

5.「会議のフォローアップ」メール テンプレート

クライアントとのミーティングの後、フォローアップ メールを送信することをお勧めします。 これは、時間の経過とともに多くの実りある関係につながる成熟したステップです。

この形式のフォローアップ メールは、クライアントの時間を割いてくれたことへの簡単なお礼にすぎません。

最後に

ビジネス戦略でフォローアップ メールを活用する必要があるかどうかは間違いありません。

つながりを築くために時間を費やすことは、ビジネスの健全性への投資であり、取引の成立と関係の維持における継続的な成功という形で配当を提供します。

それでも、これは彼らを面白くしません。 特に毎日書く必要がある場合。

インスピレーションに行き詰まっている場合、同じ古いテンプレートを使用するのにうんざりしている場合、または他に何があるか知りたい場合は、TextCortex を試すことをお勧めします。

さらに、TextCortex を利用すると、最悪の執筆日を既存のタスクに変えることができます。

それだけではありません。

Chrome 拡張機能で利用できる書き換え機能に加えて、TextCortex では次の機能にアクセスできます。

• 20 を超える事前構築済みの AI テンプレートにオンラインでアクセスできます。
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