請求書とは — 完全ガイド

小さな一人のビジネスを管理している場合でも、大企業を管理している場合でも、請求書の作成と送信は業務の重要な部分です。 請求書は、ビジネス オーナーが支払いを受ける方法です。クライアントは、請求書を提出するときに支払いを行います。

製品またはサービスの売上請求書を作成するのは非常に簡単です。 ただし、請求書に必要なすべての情報が含まれていることを確認することが重要です。不完全または不正確な請求書は、クライアントとあなたの間の誤解につながる可能性があり、金銭をめぐる論争を引き起こす可能性さえあります (これらの問題を回避することは、適切な中小企業の請求書ソフトウェア)。

請求書の送付もこのプロセスの重要な部分です。請求書を作成したら、郵送、電子メール、または別のチャネルなど、信頼できる媒体を通じてクライアントに送信する必要があります。

この記事では、請求書のすべての重要な要素、請求書の作成方法、クライアントへの請求書の送付方法について説明します。 また、Hiveage のような請求書作成ソフトウェアを使用すると、このプロセス全体が簡単かつ効率的になる方法についても説明します。

記事上で 。 . .

1. 請求書とは何ですか？
2. 請求書を書くことでビジネスをどのように改善できますか?
3. 請求書には何を含める必要がありますか?
4. 一般的な請求書のレイアウト
5. 請求書の作成方法: 手順
6. 要約: 追加すべき重要な情報
7. 追加するオプションの情報
8. 請求書の送付方法
9. 請求書メールの書き方
10. MS Word で請求書を作成する方法
11. 請求書作成ソフトでの請求書の書き方
12. 請求書の書き方に関するよくある質問

請求書とは↩

それで、請求書とは何ですか？ 請求書は、製品またはサービスを顧客に提供した後に顧客に送信する必要がある文書です。 請求書には、クライアントが受け取った商品またはサービスに対して支払う必要のある金額と、その方法が記載されています。

請求書は請求書や領収書ではないことに注意してください。 それらは、提供されたサービスに対する支払い要求です。 請求書は即時の支払いアクションを意味しますが、請求書はクライアントにいつ、どのように支払うべきかをアドバイスします。 さらに、クライアントは支払い後に領収書を受け取ります。請求書は支払いを要求するため、領収書として機能することはできません。

請求書を書くことでビジネスをどのように改善できますか? ↩

請求書とは何かを説明したので、プロフェッショナルな請求書を作成してクライアントに送信することで、支払いを迅速に行う方法を見てみましょう。 請求書をタイムリーに発行することで、支払いの遅延や、提供されたサービスに対して支払うべき顧客との紛争を回避できます。

エレガントで視覚的に魅力的な請求書を作成することで、顧客により良い印象を与えることもできます。 品質とケアがビジネスにとって重要であることを示しています。

請求書には何を含める必要がありますか? ↩

すべての専門的な請求書に含める必要がある基本的な要素は次のとおりです。

1. 「請求書」という単語を含む明確なタイトル
2. 会社名、連絡先情報、ロゴ
3. 請求日と支払期日
4. 請求書番号
5. 顧客の名前と住所
6. 各サービスの料金、数量、合計金額とともに提供されるサービス
7. 支払条件

一般的な請求書のレイアウト ↩

請求書の一般的なスタイルは、プロフェッショナルでエレガントに見える必要があります。 それ以下の場合は、支払いを真剣に受け止めていないことを意味する可能性があります.

どこから始めればよいかわからない場合は、無料の請求書テンプレートまたは無料の請求書ジェネレーターを調べてください。 これらの請求書テンプレートと請求書ジェネレーター、および請求書作成サービスを作成して、請求書発行プロセスにまつわるこれらの煩わしさを解消しました。

いずれにせよ、請求書を作成する際の主な手順は次のとおりです。

請求書の作成方法: 従うべき手順 ↩

1. 請求書のレイアウトを作成する

最初に行うことは、請求書のレイアウトを確立することです。 連絡先情報、日付などを含むヘッダー セクション (以下で説明) と、支払いが必要な製品/サービスの詳細がリストされる本文が必要です。 レイアウトを決めるときは、プロフェッショナルに見えるフォントと色を選択してください。 ブランドの一貫性と信頼性のために、会社のロゴを含めることをお勧めします。 「請求書」という単語を含むタイトルがあることを確認してください。

2. 必要な連絡先情報を追加する

クライアントが購入したサービスと、どのベンダーから購入したかを認識できるように、会社の連絡先情報を含めます。 会社名、住所、電話番号は必須の情報です。

請求書には、名前、住所、場合によっては電話番号など、クライアントの連絡先情報も必要です。 請求書の宛先を定義し、請求書が正しい人に届けられるようにします。

3. 請求書番号、請求日、請求書の期日を含める

請求書番号は、請求書全体の重要な部分です。 請求書を生成するときは、支払い状況を簡単に追跡できるように、固有の番号があることを確認してください。 後で混乱する可能性があるため、請求書番号を繰り返さないでください。特に納税時期には注意してください。 ほとんどの企業は、一貫した請求書の番号付​​けシーケンスを維持しています (例: INV-001、INV-002、INV-003、...)。 一部の法域では、これは法的要件です。

請求日は、請求書を発行した日です。 期日は、クライアントがあなたに支払わなければならない最後の日です。 請求書の日付と期日の両方を含めることは、クライアントが支払いを行う必要がある期間を示し、期限切れの請求書を防ぐのに役立ちます.

4. 適切な情報を含む項目があることを確認してください

項目は、クライアントに提供した製品またはサービスを説明する場所です。 サービスの説明を詳しく説明する必要はありませんが、クライアントが何に対して支払っているのかを理解できるように、項目に十分な説明を追加する必要があります。

各サービスの横に、その費用を必ず表示してください。 特定の商品またはサービスの数量、単位あたりの価格、および総費用を表示することで、クライアントは支払い義務を明確に把握できます。

5.合計を合計する

明細情報が完成したら、合計金額を合計します。 各サービスの小計を追加し、別の行で合計支払い額を強調表示します (例: 太字)。 この最終的な残高を示す前に、適用される税金と割引を必ず含めてください。

6. 支払条件と支払方法の説明

サービスを実行する前に支払い条件について話し合うことは不可欠ですが、請求書を書くときに含めることもできます。 これにより、紛争を防ぎ、支払い期日とクライアントが支払いを行う方法を明確にすることができます。

支払い条件と情報を説明するときは、以下を含めます。

1. 請求書の期日
2. 返品ポリシーまたは返金保証
3. 支払い遅延に対する罰則
4. 支払い方法（現金、小切手、オンラインなど）

請求書に支払い条件を追加することは必須ではありませんが、カスタマー エクスペリエンスを向上させ、支払いプロセスを合理化できることは間違いありません。

まとめ: 請求書を作成する際に追加する重要な情報 ↩

有益で、専門的で、簡単な請求書の書き方がわかったので、含める必要があるすべての内訳を次に示します。

1. 会社名、住所、電話番号
2. クライアントの名前と住所
3. 請求書番号、発行日、支払期日
4. サービスの説明
5. 項目別リストとしての各サービスの数量と小計
6. 総支払額と未払い残高

これらは、すべての請求書に記載する必要がある項目です。 上記のいずれかが欠けていると、混乱、論争、そして極端な場合にはクライアントの喪失につながる可能性があります.

請求書作成時に追加するオプション情報 ↩

取引に必須ではないが、特定のタイプの請求書のカスタマー エクスペリエンスを向上させることができる情報があります。 請求書テンプレートを強化できるものを次に示します。

1. 満足保証などの支払い条件の説明
2. 取引の完了方法
3. 個人的なメモ

前述のように、サービスを実行する前に説明した可能性が高いため、満足保証やこれらの行に沿ったその他の情報は請求書に記載する必要はありません。 そうでない場合は、その情報を含めることをお勧めします。

また、事前にクライアントに言及していない場合は、トランザクションを完了する方法を説明する必要があります. オンライン、小切手、郵送のいずれであっても、必要に応じて顧客に支払い方法を知らせることができます。

最後に、請求書の最後に個人的なメモを残すとよいでしょう。 あなたが言うことができるいくつかのことはここにあります：

1. 彼らの名前で彼らに挨拶する
2. あなたと取引してくれてありがとう
3. すぐにまた取引できることを楽しみにしていることを伝えてください。
4. 彼らの経験についていくつかの詳細に言及してください
5. 割引やプロモーションの機会など、請求書のあらゆる側面について説明します
6. 全体的に友好的な口調を保つ

請求書の送付方法 ↩

請求書の書き方がわかったので、次は請求書の送付方法を知る必要があります。 これを行うには複数の方法があります。 請求書の書き方は、選択した送付方法によって異なる場合があります。

請求書を送信するには、次のような方法があります。

1. Eメール
2. 郵便
3. オンライン請求書ソフトウェア

電子メールは、企業が請求書を送信する一般的な方法です。 ただし、請求書自体は通常添付文書です。 全体として、電子メールは、ほとんどの企業が主要なコミュニケーション手段として使用しているため、請求書を送信する効率的な方法です。

一部のビジネス オーナーは、昔ながらの方法を採用しています。 今日ではすべてが電子メールで合理化されているため、請求書の郵送は最も一般的な形式ではありません。 これがあなたのビジネスを行うための最良の方法だと思うなら、それを実行してください！

Hiveage のような請求書ソフトウェアを使用すると、オンラインで請求書を作成して送信するストレスを解消できます。 請求書の書き方の基本を理解しておく必要がありますが、請求書サービスを利用すると、作業がはるかに簡単になります。 請求書をプラットフォームから電子メールで直接送信するか、請求書をダウンロードして送信するか、郵送用に印刷するオプションを提供する場合があります。

請求書メールの書き方 ↩

請求書の電子メールを書くのはかなり簡単です。 メールに含める必要がある重要な要素は次のとおりです。

1. 明確でキャッチーな件名
2. シンプルで短い電子メール メッセージ
3. 請求書添付

件名は長すぎないようにします。 請求書番号または会社名を含めることができますが、最も重要なことは、「請求書」という単語を必ず含めることです。

電子メール メッセージは極端に長くする必要はありません。 請求書にはほとんどの情報が含まれているため、短くて甘いメッセージを入れることができます。 ほとんどの場合、請求書にほとんどの話をさせてください。

必ず請求書をメールに添付してください。 これは、お金を稼ぐためのすべての情報が含まれているため、メールの最も重要な部分です。

Microsoft Word で請求書を作成する方法 ↩

Word には請求書用の独自のテンプレートがあり、中小企業の経営者にとって便利です。 Word を使用した請求書の作成方法は次のとおりです。

1. 新しい Word 文書を開く
2. ヘッダーを作成する
3. 請求書のヘッダーを選択
4. 上記の手順に従って完全な請求書を作成し、明確な請求書番号があることを確認してください

MS Office スイートの他のツールを使用している場合: Excel には、すぐに使用できる請求書テンプレートも付属しています。

請求書作成ソフトを使った請求書の書き方 ↩

請求書発行は、中小企業を運営する上で避けられない煩わしさの 1 つです。そのため、私たちは Hiveage でその問題を自分たちで解決しようとしました。 明らかに、私たちは独自のソリューションに偏っていますが、請求書を作成して送信するのに役立つ請求書ソフトウェアがいくつかあります.

請求書サービスを使用することは、請求書をオンラインで作成する最も迅速で簡単な方法の 1 つです。 請求書には必要なフィールドがすべて含まれているため、請求書の作成方法を知る必要さえない場合もあります。一部の請求ソフトウェアは、請求書自体でオンライン支払いを有効にすることで、トランザクションの処理を支援します。

スモール ビジネス ユーザーの間では、Hiveage は請求プロセス全体を管理するための使いやすさで愛されています。 Hiveage を使用すると、見積もりの​​準備、クライアントの承認の取得、定期的および定期的な請求書の作成と送信、オンライン支払いの受け入れ、詳細な財務レポートの生成などを行うことができます。 無料でサインアップして、数分で請求書の作成を開始する方法をご覧ください!

請求に関するよくある質問

請求書の書き方は？

ドキュメントを請求書として明確にマークします。 独自の連絡先の詳細を追加してから、クライアントとその会社の住所を追加します。 請求する商品/サービスの説明、料金、合計金額を記入してください (できれば表の形式で)。 請求書の日付と支払い期日を追加します。 支払い条件と、支払い方法 (現金、銀行振込、オンラインなど) を含めます。

請求書の例は何ですか?

ビジネスに適した無料の請求書テンプレート (上記の記事を参照) または無料の請求書ジェネレーターを確認してください。

手書きの請求書を書いてもらえますか?

手書きの請求書でも構いませんが、お勧めできません。 非常に小規模なビジネスには十分ですが、ほとんどのクライアントはより専門的なものを必要とします.

請求書に銀行の詳細を記載しますか?

優先支払い方法として使用する場合、請求書に銀行の詳細を記載すると、顧客が支払いを処理しやすくなります。 重要な情報を確認するためのやり取りを回避し、プロセス全体を高速化します。