請求書メールの書き方 — 請求書メールテンプレート

給料日は、プロジェクトを完了する最良の部分の 1 つです。 最近クライアントの仕事をしてプロジェクトをまとめた場合は、クライアントに支払いを請求する必要があるでしょう。

それにもかかわらず、多くのフリーランサーや中小企業は、自分の仕事に対する支払いを受け取らず、無給のままになることを恐れています. キャッシュフローを管理する上で、支払いの遅れも大きな問題になる可能性があります。

これを回避する最善の方法は、請求書の問題についてクライアントとやり取りする際に、いくつかの簡単ですが重要な手順に従うことです。 したがって、請求書用の請求書メール テンプレートは、単純明快で理解しやすいものにするのが賢明です。

この記事では、請求書メールを送信する際に使用できるヒントとアドバイスを紹介します。 また、簡単に支払いを受け取ることができる、使いやすい請求書メール テンプレートもご紹介します。

記事上で 。 . .

• 請求書メール テンプレートを使用する理由
• 請求書の電子メール テンプレートを作成するにはどうすればよいですか?
• 請求書のメールには何を書きますか？
• 請求書メール テンプレートの例
• 請求書のカバーレターの書き方
• 電子メールで請求書を送信するにはどうすればよいですか?
• 正式な請求書の書き方を教えてください。
• 請求書作成ソフトウェアによる請求書メールの自動化

請求書メール テンプレートを使用する理由

簡単な答えは、電子メール テンプレートを使用すると時間を節約できるということです。テンプレートを使用すると、クライアントに請求書の電子メールを書く必要があるたびにメッセージを入力する必要がなくなります。

これは、さまざまな製品やサービスを扱う企業にとって特に有用であり、メッセージに必要な情報とそのフォーマット方法を把握できます。

テンプレートはメッセージの一貫性を確保するため、複数のクライアントに請求書を送信する場合にも便利なツールです。

請求書にテンプレートを使用するもう 1 つの利点は、名前やその他の関連情報を事前にプレースホルダーに挿入することで、クライアントごとにパーソナライズできることです。

請求書の電子メール テンプレートを作成するにはどうすればよいですか?

メール テンプレートを作成する際に考慮すべき最も重要なことの 1 つは、それがビジネスや仕事に関連し、パーソナライズされていることです。 仕事の種類だけでなく、クライアントとの関係の種類も反映する必要があります。

ただし、メール テンプレートは、ほとんどまたはすべてのクライアントに適用できるように十分に汎用的である必要があり、送信する前に必要に応じて簡単に変更できます。

メールの下書きの準備ができたら、以下の手順に従って、クライアントに送信するのに最適なテンプレートを作成できます。 請求書を最初から作成するのは面倒な場合があるため、一般的な例があると、プロセスがはるかに速くなります。

請求書の電子メールをプロフェッショナルかつシンプルに保つ

ビジネス オーナーは、請求書の電子メールの作成に苦労することがよくあります。 彼らは、どれだけ形式的であるべきか、または手紙に何を入れるべきかについて心配しています。

請求書メールの目的は支払いを受けることですが、単にお金を受け取るだけでなく、クライアントに喜んでもらいたいと考えています。 また、彼らがあなたと行った商取引に対して尊敬されていると感じてもらいたいと思っています。

メール メッセージが無視されないようにしたい場合は、そのメールがプロフェッショナルであることが重要です。 シンプルかつ正確な言葉遣いを心がけてください。略語、複雑な言葉、社内関係者だけが理解できる専門用語を多用しないようにします。

請求書メールの目的は、クライアントに請求書を送信することだけです。他の多くの情報を含める必要はありません。 あなた自身の時間とクライアントの時間を守るために、含める必要があるのは、彼らのビジネスに感謝し、仕事の請求書を添付したことを概説する簡単なメッセージだけです. 時間通りに支払いを受けたい場合は、短く要点を絞ったメールを使用すると役立ちます。

わかりやすい件名を付ける

メールの件名自体に最も重要な情報を含めることをお勧めします。 件名は明確である必要があります。クライアントは、受信トレイのメールのリストにメッセージの件名が表示されたときに、請求書であることを認識できる必要があります。 そうしないと、請求書を送信したことに気付かず、うっかりして支払いが遅れてしまう可能性があります。

メールを送信する際は、件名に請求書番号と期日を含めることをお勧めします。 例えば：

[日付] が期限の [製品/サービス] の請求書 [番号]

こうすることで、クライアントがあなたが連絡を取っている理由を正確に理解し、サービスの対価を支払う時が来たことを確認できます。

請求書のメールには何を書きますか?

メッセージには、クライアントのために完了した作業の簡単な説明を含める必要があります。 料金がプロジェクトごとなのか、作業時間ごとなのかを示す必要があります。

さらに、クライアントが請求額を明確に理解できるように、料金を含める必要があります。 また、予期せぬ事態が発生しないように、クライアントの支払いによってカバーされない可能性のあるその他の費用 (送料など) を追加することも賢明です。

いつものように、請求書や電子メールは挨拶で始まります。 受信者としばらく通信していない場合は、短いメッセージを含めるのが通例です。

次に、完了した作業の請求書を作成するために連絡していること、および請求書をこのメールに添付したことをクライアントに通知する必要があります。

請求書を添付する

請求書を電子メールの本文に含めるのではなく、ファイル/ドキュメントとして添付することをお勧めします。 PDF は、さまざまな種類のデバイスやオペレーティング システムで動作し、互換性の問題を回避できるため、一般的に最適です。 請求書を添付ファイルとして送信すると、クライアントは簡単に印刷して記録用に保存することもできます。

この請求書メール テンプレートを使用する

請求書メールの書き方がわからない場合は、次の請求書メッセージの例を試してみてください。

Subject: Invoice [Number] Due on [Date]

Dear [Client],

I hope you are well.

Please see attached the invoice [number] for [completed project]. The invoice is due by [date].

Please don't hesitate to get in touch if you have any questions or need clarifications.

Best regards,
[Your name and email signature]

この請求書の電子メール メッセージの例は簡潔で明確です。 クライアントと非常に親密な関係にあり、それが適切であると思われる場合を除き、不必要な詳細や会話を含める必要はありません。 もちろん、これはあなた自身の裁量によるものです。

請求書メールをパーソナライズする方法

クライアントが一般的な請求書を受け取ったように感じないように、メールをパーソナライズすることをお勧めします。

請求書を電子メールで送信する場合は、パーソナライズされた挨拶を含める必要があります。これにより、クライアントは、あなたが連絡を取るために時間と労力を費やしたことを知ることができます。 適切だと思われる場合は、メールの本文にパーソナライズされたメッセージを含めることもできます。

これにより、同じテンプレートを使用している他のユーザーとあなたのビジネスを区別することができ、顧客はあなたとのエンゲージメントがより高いと感じるようになります.

請求書のカバーレターの書き方

クライアントのために大規模またはより複雑なプロジェクトに取り組んでいる場合は、請求書にカバー レターを含めることが適切な場合があります。 この請求書は、料金、実行した作業の概要、料金の内訳、および請求した金額を請求した理由を説明する機会です。

カバーレターには、あなたが誰で、何を提供するかについての基本的な詳細を含める必要があります。 請求書には、必ずビジネス名または会社名を含めてください。 また、開始日と終了日を含め、取り組んだプロジェクトのタイムスケールも含める必要があります。

次に、プロジェクトの一部として完了した各タスクと、これに請求する金額を分類する必要があります。 時間単位または日単位で請求する場合は、これも内訳の一部として含めます。

期限を過ぎた請求書メールの書き方

クライアントが請求書の期日を過ぎていない場合は、支払いを追跡するために再度連絡する必要がある場合があります。 同じ問題についてクライアントに繰り返し連絡するのは気まずいかもしれませんが、クライアントのために行った仕事に対して報酬を得る必要があります。

請求書メッセージは丁寧に、しかししっかりと

残念ながら、フリーランサーとして働いている場合、支払いを追跡することはよくある不満です。 あなたのクライアントは、期日までにあなたに支払うことができなかった理由を説明しているかもしれません.

とはいえ、彼らにあなたの仕事に対する支払いを避けさせてはなりません。 メールは丁寧でしっかりとしたものにしてください。 フォローアップのためにクライアントに連絡するのがこれが初めての場合は、過度に個人的なことを言う必要はありません。

次の電子メールの例を使用して、支払いの遅延についてフォローアップできます。

Subject: Re: Invoice [Number] Due on [Date]

Hi [name],

I hope that you have been well. I just wanted to check in with you about the invoice we sent last week for [product or service].

Let me know if there is anything else I can do to help get this paid ASAP.

Thank you!
Best,
[your name]


上記のように、支払いの遅延をフォローアップするときは、請求書番号と期日を提供することが重要です。

電子メールで請求書を送信するにはどうすればよいですか?

請求書を電子メールで送信する場合は、添付ファイルとして含めることをお勧めします。 請求書作成ソフトウェアを使用して請求書を作成することもできます。これにより、プロセスが簡単になります (ヒント: 優れたものを作成します)。

また、電子メールを使用して、PayPal などのサービスを通じて作成した請求書へのリンクを送信することもできます。 このような支払いゲートウェイの多くは、基本的な請求書の生成をサポートしています。

請求書を添付してメールを送信する際は、会社名、請求金額、請求書番号などの関連情報を文書に含めてください。

他の種類の電子メールではなく請求書を送信していることを明確にするために、電子メールのヘッダーまたは署名ブロックに会社名と住所を含めることをお勧めします。

正式な請求書の書き方

請求書の書き方に関する詳細な記事で説明したように、請求書には、クライアントが支払いを処理するために必要なすべての情報が含まれていることが重要です。 したがって、優れた請求書テンプレートには次の詳細が含まれています。

請求書テンプレートの重要な要素

1. ビジネスの詳細 (名前、ロゴ、連絡先情報)
2. 請求書番号
3. お客様の氏名および連絡先
4. 請求書の日付
5. 期日
6. 支払額
7. サービス/製品の項目別リストと、料金と価格の内訳
8. 利用規約や支払い方法などの追加情報

優れた請求書テンプレートを使用すると、各製品またはサービスをアイテムに分類し、各アイテムの請求額を概説できます。 これは、クライアントが請求金額と請求理由を確認する最も明確な方法です。

彼らがあなたに支払う時が来たら、あなたのサービスを箇条書きにすることで、クライアントが借りている金額をより簡単に知ることができます. そうしないと、特定のクライアントがあなたが請求した金額に異議を唱えようとする場合があり、これにより不必要な遅延が発生します。

残念ながら、支払いの遅れはフリーランスの仕事の一部ですが、情報をできる限り明確に分析すれば、これが発生する可能性を合理的に可能な限り抑えることができます.

Hiveage を使用した請求書メールの自動化

Hiveage などのツールを使用すると、請求書を作成してクライアントにメールで送信するプロセスを自動化できます。 これにより、プロセスが非常に簡単になり、手間が大幅に軽減されます。

ソフトウェアを使用して請求書作成を自動化することで、管理作業やドキュメントの作成に費やすエネルギー量を制限し、代わりに実際の作業に集中することができます。

請求書の電子メール プロセスを自動化することで、すべてが同じ基準を満たし、常に関連情報が含まれていることを確認することもできます。 請求書の一意の番号や支払い指示などの重要な詳細を誤って省略してしまう心配はありません。

Hiveage では、請求書の PDF コピーを電子メール メッセージに添付するオプションもあります。 適切なツールを使用してこのように設定された信頼性の高い請求プロセスにより、中小企業の財務が健全に保たれます。

要約すると、請求書作成を自動化する主なメリットは次のとおりです。

• 時間を節約する
• 請求書の間違いやタイプミスの数を減らします
• 追加の支払い方法や自動再注文システムなど、請求書メールに新しい機能を追加します。

ビジネス モデルの種類に応じて、特定の要件を満たすソフトウェアを選択することが重要です。 Hiveage の場合、主な顧客はフリーランサーや中小企業であり、サービスは彼らの生活を楽にするために最適化されています。

まとめ: 優れた請求書メールの要素

請求書の電子メールは、ビジネス運営にとって最も重要なコンポーネントの 1 つです。 正しく行わないと、あなたが何を求めているのか、または支払いの要求にどのように対応すべきかを理解するのが難しいクライアントを混乱させ、イライラさせる可能性があります. 優れた請求書メールには、次のような多くの要素が含まれています。

• 請求書番号
• 期日
• 支払額
• 明確で従うのが簡単な支払い手順
• 成果物または販売された製品の簡単な概要
• 延滞残高の処理方法に関するオファーを使用して、支払いが延滞していることを通知します。

よく書かれた電子メールは、クライアントとの良好な関係を確立し、予定通りに支払いを受けるための最初のステップです。 請求書メール テンプレートを使用するか、シンプルで強力なオンライン請求ソフトウェアを使用して、支払いを逃さないようにしてください。