請求書と領収書 - 違いは何ですか?

さまざまな業界のあらゆる規模の企業は、重要な財務文書のために請求書と領収書を使用する必要があります。 請求書と領収書の違いは何ですか? 請求書に固有の要素は何ですか? 領収書と何が違うの？

請求書と領収書はどちらも、その場で行われるかスケジュールに従って行われるかにかかわらず、製品またはサービスに対して企業に対して行われる支払いに関連しています。 この記事では、請求書と領収書とは何か、それらの類似点と相違点、およびいつ使用する必要があるかについて説明します。

請求書とは何ですか?

請求書は支払いの要求です。 これは、サービス プロバイダーからクライアントに送信される商用ドキュメントです。 請求書には、提供されるサービスまたは製品、支払われる金額、支払い条件、および希望する支払い方法が明記されています。 売り手にとっては「売上請求書」であり、買い手にとっては「購入請求書」です。 これらは、紙または電子送信のいずれかで発行できます。 今日、多くの企業は、安価な生産コスト、柔軟性、すべての関係者の情報プライバシーなどの利点により、電子的に請求書を発行および受信することを好みます。

請求書は、製品またはサービスの購入者と販売者の両方の財務記録を維持するために不可欠です。 多くのさまざまな業種 (建設、製造業者、印刷業者、出版社、代理店や法律事務所などの専門サービス業など) が、企業間取引および企業対消費者取引の両方で請求書を使用しています。 請求書は、直接的な資金調達の手段であり、民間企業間の秘密の取り決めに有利です。 最後に、請求書は、買い手から売り手への支払いのリマインダーとしても機能します。

領収書とは何ですか？

領収書は、取得した製品またはサービスに対する支払いの証明です。 支払いを行った人は誰でも、支払った合計金額を知ることができます。 この支払い証明は、税務書類が商品やサービスの支払いを追跡するのに特に役立ちます。 領収書には通常、購入した商品のリスト、購入した会社の名前、会社の連絡先情報、および価格が含まれています。 製品が期待したものと異なる場合、顧客は払い戻しのために領収書を企業に提示することもできます。 領収書には、お住まいの州によって異なりますが、購入した商品の消費税も含まれています。

一部のレシートには、製品や特別セールの広告もあります。 たとえば、ロイヤルティ プログラムを実施している一部の企業では、領収書を発行するときに、顧客が保有する報酬ポイントの額を印刷します。 その結果、領収書は関連する製品やサービスのマーケティングに役立ちます。 また、企業が提供する保証、返品取引、クーポンを一覧表示することもできます。 小売業者は、顧客にレシートを提供するか、少なくともレシートを取得するオプションを提供することを法的に義務付けられています。

販売プロセスにおける請求書と領収書の違い

簡単に言えば、請求書は支払いの要求であり、領収書は支払いが行われたことを知らせます。 請求書、領収書ともに支払総額が明確であること。 ビジネス オーナーは、請求書と領収書の両方を使用してトランザクションを追跡します。

これをさらに説明するために、請求書の使用方法と領収書の使用方法の例をいくつか示します。

請求書の例

設計代理店がクライアントのために特定のタスクを実行するために雇われ、そのために前払い金と完了時に支払いを受け取るとします。 次に、代理店は請求書を使用して、各段階でクライアントに支払うべき金額を伝えます。作業を開始する前に、その時点で支払うべき金額を指定し、最後に残りの金額を指定します。

請求書には、統合された支払い方法を含めることができます。 PayPal 経由で支払うオプションを備えたデジタル請求書 (Hiveage で送信できるものなど) には、クライアントがオンラインで支払いを行うためのボタンがあります。 これには、ベンダーが請求ソフトウェアにリンクされた PayPal アカウントを持っている必要があります。 その後、クライアントは請求書自体で直接支払いを行うことができます。

請求書には、支払いを行うために必要なすべての詳細が含まれている必要があります。クライアントとベンダーの商号、連絡先情報、請求情報、商品の説明、および期日です。 プロ仕様の請求書を作成するのに役立つ請求書テンプレートや、無料のオンライン請求書ジェネレーターなどのツールがあります。フィールドに必要な情報を入力するだけで、請求書が作成されます。

領収書の例

レストランに行って食事を注文すると、給仕係が食事の最後に請求書を出します。 未払いの合計金額を支払うと、領収書または購入証明書が届きます。 これは通常、支払いが行われたことを知らせる小さな印刷された紙の形をとります。

この例は、請求書が請求書ではない理由も示しています。 レストランのサーバーは、即時支払いの請求書を発行します。 領収書を受け取るのはその後です。 請求書は、企業に支払い期限があり、支払いを行うための一定の時間があることを知らせます。

請求書と領収書の組み合わせは、不正な購入に対する証拠となるため、クレジット カードでの購入に特に役立ちます。 クレジットカードを使用するときはいつでも、購入したものの領収書を持っていることを確認してください. とはいえ、クレジットカードの明細書を購入の証拠として使用しないでください。領収書を使用すると、税金をより適切に整理できます。

請求書と領収書を使用する場合

請求書と領収書を理解する別の方法は次のとおりです。商品またはサービスに対して支払いが必要な場合、請求書は支払い前に発生するものであり、領収書は支払い後に発生するものです。 つまり、請求書を送信した後、支払いを受けることが期待されます。 領収書を送信した場合、それは既に支払われていることを意味します。

前述のように、多くの業界では、支払いのための効果的な金融ツールとして請求書を使用しています。 彼らは必要な情報を追跡するだけでなく、現在の商取引を監視します。 しかし、領収書は、履歴データを使用して将来の売上を予測するなど、財務予測にも役立ちます。 最後に、IRS が情報を確認するため、どちらも税務上の目的で役立ちます。

ビジネスにおける領収書の重要性

領収書は、ビジネスの売上と収益を正確に追跡するための重要な手段です。 これは特に、納税申告書と事業運営の文書化に当てはまります。 内国歳入庁は、この明確な目的のために領収書を使用します。 大企業では、領収書は財務諸表を作成するために経理部門によって維持されます。

領収書は、ビジネスに代わって行った購入を記録する方法でもあり、適切に払い戻しを受けることができます。

請求書を領収書として使用できますか?

いいえ、請求書は領収書と交換できません。 請求書は支払いの要求であるのに対し、領収書は支払いの記録であることを忘れないでください。 サービスが不十分なために商品を返品する必要がある場合は、受け取った請求書を表示せず、領収書を使用して元の支払いの払い戻しを要求します。

請求書は購入証明ですか?

繰り返しますが、請求書は支払い領収書として機能しません。 購入証明は、顧客が製品を購入した証拠です。 これは、企業が使用する販売またはリベートに特に役立ちます。 請求書には、支払い予定額の詳細が記載されていますが、購入を証明するものではありません。

小売業者は、購入証明を受け入れるさまざまな方法を持っています。 参照番号を使用するものもあれば、送信された確認メールを使用するものもあります。 いずれにせよ、領収書は購入を証明する最も効果的な手段です。

請求書のコピーの意味は何ですか?

請求書のコピーは、オリジナルの項目別バージョンです。 これは、デジタル形式でも紙でもかまいません。

請求書には識別のための番号が必要であり、コピーにはこれが反映されます。 請求書番号は、企業が各請求書に一意に割り当てるものです。 多くの場合、請求書番号は英数字です。

請求書には、請求書を発行した特定の企業の日付と連絡先情報も指定されているため、請求書とその企業の商品またはサービスに日付を付けることができます。 金融取引を追跡するために、送信または受信した請求書のコピーを常に保持する必要があります。

正当な領収書とは？

適切な領収書には、それを提供するビジネスの名前、住所、電話番号、および製品またはサービスのリストに対して受け取った支払い額が記録されます。 取引が行われた日付もあるはずです。 領収書の最も重要な情報は、支払った金額です。

購入した商品の領収書のコピーを常に保管しておく必要があります。 印刷すると軽い紙切れですが、テキストやメールでも入手できることがよくあります。 一部の企業では、電話番号またはメールアドレスを入力できるレジでこのオプションを提供しています。 適切な領収書には、購入を記録するために必要なすべての情報が含まれています。

税務上の理由から適切な領収書を使用できます。 控除の可能性を主張する必要がある場合は、領収書を購入の証明として使用できます。 彼らはあなたのすべての控除可能な費用を監視するので、あなたとあなたの世帯の課税所得と非課税所得を分けることができます. 次回納税申告書を作成するときは、これらの領収書を使用して追加の特典を利用してください。 これにより、税金に関する財務諸表の作成がはるかに簡単になります。

結論: 請求書を作成し、支払いを要求し、領収書を生成するタイミング

請求書と領収書の違いについて説明しました。請求書では事前に支払いの通知を送信する必要があり、他の文書では後で支払いを文書化する必要があります。 請求書は領収書ではありませんが、請求書には支払いに必要な情報が記載されています。 請求書は、支払期日をクライアントに伝える有効な手段です。 領収書は購入の証明として使用でき、税金の還付や控除に常に役立ちます。 安全で確実な方法で財務記録を適切に管理できるように、これらの違いを理解することが不可欠です。