リモート従業員を管理するための究極のガイド

パンデミック前のリモートワークは、限られた状況で限られた数の雇用主が提供する特典と見なされることがよくありました。 現在、それは標準となっており、今後も続くようです。Mercer の最近の調査によると、雇用主の 83% がパンデミック後もより大規模なリモート ワークを提供し続けるつもりであることがわかりました。

ただし、リモートの従業員を管理するには、従来のオフィスベースの戦略とは異なるアプローチが必要です。 この記事では、リモート ワーク モデルがもたらす課題と機会、およびリモート ワーカーとオフサイトの従業員を管理する方法について説明します。

リモートワークには課題があります

リモート従業員の管理には、次のような課題があります。

• 対面での交流の欠如。 リモートで作業する場合、従業員が同僚やマネージャーと関わる方法は必然的に変化します。 ウォーター クーラーの周りでの日常的なやり取りがなければ、リモート ワーカーは孤立していると感じ、エンゲージメントとモチベーションに影響を与える可能性があります。 マネジメントの観点からは、対面でのやりとりの欠如は、生産性を監視する上での障壁のように感じるかもしれません.
• 「ズーム疲れ」 ビデオ通話は直接的な対話の欠如に対処するかもしれませんが、仮想チーム会議に何時間も費やすことは、同様に有害な場合があります. 「Zoom 疲労」という用語は、パンデミックの数か月前に、ビデオの継続的な使用による悪影響を説明するために造られました。 ある調査では、回答者の 49% 以上が、ウェブカメラの使用による疲労を報告しています。 全面的な「カメラオン」ポリシーは、従業員に監視されているように感じさせ、不信感を生み出すこともあります。
• チームの絆の弱体化。 従業員は通常、自発的な会話、社会的交流、同僚との専門的な関係を重視します。 しかし、リモートワークへの移行によって生じる社会的孤立によって、リモートワークを行うとこれらの絆が弱まるリスクがあります。 これらの要因は、従業員のチームや組織への帰属意識を損なう可能性があります。
• コミュニケーションの問題。 リモートワーク環境では、従業員が同僚や上司に説明を求めたいときにオフィスで発生する、すぐに使える迅速なコミュニケーションの余地が少なくなります。 テクノロジーが発達したとしても、インスタント メッセージや電子メールは見落とされる可能性があります。 情報収集プロセスにより多くの時間がかかる可能性があり、これは従業員をイライラさせ、生産性に影響を与える可能性があります。 特に、チームが異なるタイム ゾーンで作業している場合、リモート チーム メンバーを適切に管理することは困難になる可能性があります。
• 気晴らし。 自宅環境で仕事をすることによる注意散漫は、多くの場合、リモート ワークに関する経営陣の主な懸念事項の 1 つです。 家事、配達、育児は、従業員の仕事の 1 日を中断し、エンゲージメントに影響を与える可能性があります。

しかし、それはまた機会を提供します

反対に、リモート ワークは組織に次のようないくつかの機会を提供します。

• 潜在的なコスト削減。 リモート ワークは、電気、文房具、清掃、旅費など、物理的なオフィスの維持に関連する諸経費を削減します。 その結果、組織はより小さなスペースに移動したり、オフィスを完全になくしたりできるようになる可能性があります。 また、リモートワークは、通勤、エネルギー使用、固形廃棄物処理による二酸化炭素排出量を削減することで、組織の二酸化炭素排出量を削減します。
• 生産性を向上させます。 リモート ワーカーは現場のワーカーよりも生産性が低いというのはよくある誤解です。 リモート ワーカーは、自由度、柔軟性、自律性が高いため、一般的に幸福度が高くなります。 これには通勤の欠如が重要な役割を果たしています。ある調査によると、回答者の 79% がリモートワークの最大のメリットとして通勤を避けることが挙げられています。 その結果、雇用主の 52% が、リモートで働くようになってから従業員の生産性が向上したと報告しています。
• 仕事の満足度と従業員のエンゲージメントを向上させます。 リモートワークは、仕事の満足度の向上に関連しています。 満足している従業員は、組織に長くとどまる可能性が高く、離職率が低下し、組織全体の費用が節約されます。 リモートワークの柔軟性は従業員のエンゲージメントも向上させ、エンゲージメントの高い職場では欠勤が 41% 減少し、収益性が 21% 高くなります。
• より多様な労働力へのアクセス。 リモートワークにより、雇用主はより広い人材プールにアクセスできるようになり、組織はその仕事に適した人材を見つける際により多くの選択肢を得ることができます。 従業員の 54% が、リモートで働くことを選択するために転職すると答えており、リモート ワークは人材を引き付けて維持するための重要な戦略でもあります。

リモートの従業員を効果的に管理するための 8 つの戦略

パンデミックが始まったとき、雇用主の 10 分の 7 以上が、リモートワークへの適応に苦労していると報告しました。 ここでは、リモート チームを管理するためのヒントをいくつか紹介します。

リモート ワーク ポリシーは、組織内でリモート ワークを管理する方法と時期に関するフレームワークを提供します。 誰がリモートで作業できるか、関連する承認プロセス、およびチーム内でリモート作業を管理する方法が規定されています。

ハイブリッド型の作業モデルを運用している場合、ポリシーでは、従業員がセキュリティや実務上の理由などでオフィスにいる必要がある場合についても説明する必要があります。

離れた場所にいるチームとコミュニケーションをとる場合、万能のアプローチを取ることはできません。 代わりに、個々の従業員のコミュニケーション スタイルに適応します。 毎日の連絡が必要な人もいれば、週に 1 回、または特定の問題が発生したときにのみ連絡する必要がある人もいます。

オフィス環境で働くのと同じように、たとえば、パフォーマンス管理や懲戒問題などについて、リモートの従業員と難しい会話をする必要がある場合があります。 テクノロジーに頼り、非言語的な合図がない場合、これらの会話は洋ナシ型になる可能性があります。

そのため、さまざまなツールを使用して、従業員とコミュニケーションを取る必要があります。 ビデオ通話はより機密性の高い会話に適していますが、インスタント メッセージングは​​共同プロジェクトで作業したり、時間に敏感な情報を共有したりする場合に役立ちます。

生産性に関する懸念に対処するには、従業員のリモートワークの取り決めと仕事の成果について明確な期待を設定する必要があります。 時間枠、優先順位、マイルストーンを明確にし、従業員からの質問にいつでも答えられるようにします。

その後、公式または非公式にこれらの目標を監視できます。 タブを保持するのではなく、従業員のパフォーマンスを追跡することで、燃え尽き症候群などの潜在的な問題を特定できます。 その後、必要に応じて、組織レベルと個人レベルの両方で問題に対処できます。

対面でのやり取りの不足を克服するには、チームの構築とリモート チーム内でのやり取りに時間を割いてください。 これは、非公式のチャットから始まる定期的なチーム ミーティング、専用のチーム ビルディング演習、または金曜日の午後のクイズなどの社交的なキャッチアップである場合があります。

チームのやり取りを計画するときは、従業員が会う頻度やカメラを使用するかどうかについて、従業員のフィードバックを参考にしてください。 イベントは、電話、電子メール、メッセージ、またはビデオ会議通話で開催できます。 長くする必要はありません。Zoom の疲労を避けるために、短い方が効果的です。

リモートの従業員は、仕事をするために必要なツールを持っている必要があります。 リモートワークの実際の現実を反映するために必要に応じて調整を行い、オンサイトの従業員と同じようにテクノロジと物理的資産にアクセスできるようにします。

これには、ポリシーと手順のマニュアル、テンプレート、クライアント ファイル、会議およびスケジューリング ツールを含むソフトウェアへのデジタル アクセスが含まれます。 ラップトップ、プリンター、企業のクレジット カードなどの物理的なツールも必要になる場合があります。

特にコミュニケーションツールに関しては、従業員によって必要なリソースが異なるため、個々のニーズに対応してください。

チーム イベントに加えて、従業員との定期的な 1 対 1 のチェックインもスケジュールする必要があります。 これらの頻度と長さは、チームと個人のニーズに合わせて調整できますが、予測可能性が重要であるため、スケジュールされたチェックインに従ってください。

従業員に個別に連絡することで、従業員の一般的な健康状態を測定し、従業員が経験している問題を特定し、従業員が持つ可能性のある質問に答えることができます。 また、価値を伝え、モチベーションを維持するのにも役立ちます。

これらのチェックインは、リモート チームを管理するためのアプローチを開発および改良するためのフィードバックの良いソースです。 時折、従業員に簡単なアンケートを回覧して、在宅勤務の経験に関する匿名のフィードバックを提供することもできます。

従業員のモチベーションを高め、連帯感を構築する良い方法は、リモートで作業した経験を持つ従業員から、たとえば証言ビデオや電子メールを介してアドバイスを収集し、共有することです。

彼らは、時間管理、社会的孤立に対処するための戦略、および在宅勤務中のワークライフバランスの維持に関する洞察とヒントを提供できます。

Gallup の分析によると、過小評価され、過小評価されていると感じている従業員は、今後 12 か月以内に辞めると回答する可能性が 2 倍高く、リモート ワークの課題により、この感情が増幅される可能性があります。 リモート チームを管理する場合、組織の従業員維持戦略において、表彰は依然として重要な部分です。

チームに感謝のメールを送信する、定期的なチーム ミーティングで従業員に感謝の気持ちを伝える、ケア パッケージを送るなど、個人とチームの両方の成果をリモートで祝う方法を見つけましょう。

リモートチーム管理の要点

リモート チームを管理するための最善のアプローチは、辛抱強く柔軟であることです。成功するリモート ワーク戦略は、チーム メンバーの個々のニーズに合わせて調整する必要があります。

上記のヒントを採用することで、リモートの従業員が効果的に働いていることを確認し、マイクロマネジメントの罠に陥ることを防ぐことができます.