会議出席依頼メール テンプレート + 件名
公開: 2023-05-03
- 2023 年 4 月 23 日
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意思決定権を持つ上級管理職や管理職は多忙です。 あなたがコールドメールやコールドコールを行ったり、ビジネスミーティングのリクエストメールを送信したり、これらの見込み客を予告なしに売り込もうとしている場合、これらの人々は忙しいスケジュールを言い訳としてあなたがチャンスを得る前にあなたを追い払うのは簡単です.あなたの価値を証明するために。
実績のあるメール テンプレートを使用して、より多くの会議を予約する
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彼らの注意を引く最善の方法の 1 つは、彼らがすでに多くの時間を費やしている場所、つまり受信トレイで会うことです。 平均的な人は週に 4 時間以上、メールの読み書きと返信に費やしているため、そこで連絡を取ることができる可能性は十分にあります。
会議出席依頼メールとは?
会議出席依頼メールは、誰かとの会議をスケジュールするよう依頼するために送信される任意のメールです。 通常、受信者が話す時間があるかどうか、または話す予定があるかどうかを尋ねます。 これは、仮想会議と対面会議の両方に適用されます。
通常、会議では特定のトピックについて詳しく説明します。 多くの場合、これらは決定を必要とする実行可能な項目です。 たとえば、ビジネスの予算やマーケティング イニシアチブについて話す時間をスケジュールするために、誰かが会議出席依頼の電子メールを送信する場合があります。
もちろん、電話、対面、または電子メールなど、会議のスケジュールを依頼する方法はたくさんあります。 ただし、会議への招待メールを送信することは、ユーザーが言葉や口調を慎重に計画できるため、特に優れた方法です。
さらに、会議の電子メール リクエストを送信すると、計画を簡単に追跡できるため、双方が会議の提案された日時をカレンダーにすばやく追加したり、後で参照するために電子メールに戻ったりすることができます。
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会議出席依頼の電子メールを送信することは、忙しい人のスケジュールをこなすために必要な基本的な手順の最初のステップです。 肯定的な反応を得る可能性を高める方法は次のとおりです。
- 会議出席依頼メールを送信する前に
- アウトリーチ シーケンスを自動化する
- 会議出席依頼メール テンプレート
- つづりや文法の誤りを再確認する
- 見込み客のフォローアップ
- メール テンプレートの使用方法
- ソーシャル メディアで見込み客をウォームアップする
会議出席依頼メールを送信する前に
人々はたくさんのメールを受け取ることを忘れないでください。 効果的な会議出席依頼メールは、会議自体のトーンを設定します。 いくつかのマイナーな (しかし簡単に犯す) ミスによって、必要なものが得られなくなることは望ましくありません。
メールアドレスを見つけて確認する方法
まず、メールを送信している相手について調査を行い、その相手が通信する必要があることを確認します。 次に、適切な人がいると確信している場合は、名前、スペル、役職、会社名、および連絡先情報を確認します。
不正確な連絡先データにより、営業担当者は毎年 27.3% の時間を浪費しており、間違った人に電子メールが送信されると、応答が得られない可能性があります。 彼らはまた、あなたの信頼性に打撃を与える可能性があります.
正しい電子メールを持っていることを確認するには、電子メール検証用に特別に設計されたツールを使用できます。
- たとえば、Voila Norbert は、メールを検証して到達可能性を確保し、バウンスを防止しています。 これは、非常に大規模なデータベースに対して電子メールをチェックすることによって行われます。
- Email Hunter は、もう 1 つの強力なメール検索ツールです。 会社のドメイン名しか知らない場合は、それを入力するだけで、従業員の電子メール アドレスのリストと一般的な電子メール形式 ({first}@hunter.io など) を見つけることができます。
手動の検証とは異なり、これらの自動化されたツールは大量の電子メール リストを非常に迅速に処理できるため、電子メールが必要な相手に確実に届くようにしながら時間を節約でき、電子メールがブラックリストに登録されることもありません。
多くの電子メール検証ツールがあり、その多くは最大 98% の精度を報告し、何百万もの電子メールを検証しています。
お会計お願いします！
見込み客を別の場所から調達したとしても、 Voila Norbert が提供するMailshake のList Cleaner は、悪意のある電子メール アドレスに対する追加レベルの防御を提供します。
スケジューリング ツールを使用している場合は、自分自身にテスト メールを送信して、見込み客に表示される内容を正確に確認し、すべてが正しく機能していることを確認してください。 受信者にどのようなエクスペリエンスを提供しているのかを知っておく必要があります。受信者が会議をスケジュールするのが難しすぎたり混乱したりしている場合、受信者はそのまま先に進んでしまいます。
件名をダブルダウン
メールの件名はメールの中で最も重要な部分ですが、多くの場合、後付けのように扱われます。 調査によると、電子メールの 47% は件名のみに基づいて開かれていることがわかっているため、会議に近づくには、効果的なヘッダーを作成することが不可欠です。
魅力的な件名はどのようなものですか? 会議の日付とメール受信者の名前を含めると、開封率が向上することが示されています。 さらに、件名を 3 ～ 4 語に制限すると、応答率が最も高くなります。
正しい味
特に件名に読みにくい言葉やスパムのような言葉を含むメールは、読まれる可能性が低く、プロモーションやスパムに送られる可能性が高くなります。 Mailshake のEmail Copy Analyzer は、配信率と読みやすさを改善するためのリアルタイムのフィードバックと提案を提供します。
この短いビデオをチェックして、件名の書き方とメールのコピーの開始方法を学びましょう
アウトリーチ シーケンスを自動化する
ターゲット オーディエンスは膨大な数になる可能性があるため、毎週何百人もの見込み客に連絡している場合、手動ですべての見込み客をフォローアップすることは不可能です。
そのため、効果的でスケーラブルなフォローアップ メール シーケンスを作成するには、Mailshake のようなセールス エンゲージメント ツールが不可欠です。
Mailshake を使用すると、次のことができます。
- 強力な差し込み印刷機能を使用してメールを一括でパーソナライズ
- Lead Catcher を使用して、Mailshake ダッシュボードから直接リードに返信する
- 受信者が電子メールを開封したか、リンクをクリックしたか、返信したかに基づいて、一時停止またはトリガーされるフォローアップ電子メールをスケジュールします
- フォローアップの間隔 (1 回目と 2 回目のメールの間は 5 日、2 回目と 3 回目のメールの間は 7 日など) と、送信したい日時 (たとえば、午前 8 時から 6 時の間) を設定します。平日午後）
- さまざまな件名、本文コピー、キャンペーン シーケンス全体を A/B テストして、コピーと全体的なアウトリーチ戦略を最適化します。
- CRM へのネイティブ統合と、Zapier を介した数百のソフトウェア ツールへのサードパーティ統合により、誰かが eBook をダウンロードしたり、会議を予約したり、デモにサインアップしたりしたときにキャンペーンをトリガーすることで、アウトリーチをさらに自動化できます。
ソーシャル メディアと電話がアウトリーチ ケイデンスの一部である場合 (なぜそうするべきかを理解するために読み続けてください)、それらのタッチポイントをアウトリーチ シーケンスに含め、Mailshake セールス エンゲージメントを使用することができます。
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結論:自動化を適切に行えば、より多くの会議を予約するための秘密兵器になります。 Mailshake のような自動化プラットフォームは、パーソナライゼーションや品質を犠牲にすることなく、アウトリーチを拡大するのに役立ちます。
会議出席依頼メール テンプレート
リクエストのパーソナライズ (例付き)
パーソナライゼーションは、販売ツールの中で最も強力な (そして無料の!) ツールの 1 つです。 B2B のバイヤーはパーソナライゼーションに反応するだけでなく、パーソナライゼーションを期待するようにもなっています。 バイヤーの 80% 以上がブランドに自分たちのことを知ってもらいたいと考えており、87% はパーソナライゼーションが企業に対する認識にプラスの影響を与えると述べています。
特別な注文
パーソナライゼーションは、コールド メールによるアウトリーチを成功させる鍵です。 差し込み印刷を使用して、名前、会社、最近の受賞歴、および受信者に関するその他の個人情報を入力します。
会議出席依頼の電子メールにコピーして貼り付けることができる、シンプルでありながらパーソナライズされた件名を次に示します。
- 話す時間ある？カレン？
- ジョンとのビジネスランチのリクエスト
- [あなたの会社] + [彼らの会社] ミーティング?
次に、これらの件名を次のようなパーソナライズされた電子メールのコピーと組み合わせます。
こんにちは、ジャネットです。
私の同僚であるジョン・ヒューズは、あなたを傑出したグラフィックデザイナーとして推薦しました。 私の会社は、グラフィック デザイナーやその他のクリエイティブと協力して、サービスのマーケティングを改善しています。あなたの仕事についてお話しし、あなたのやり方でビジネスを推進できるかどうかを確認したいと思います.
月曜日の午前 9 時に簡単なコーヒー ミーティングをご利用いただけますか (ご褒美)。 うまくいくかどうか、金曜日までにお知らせください。
すぐに話す、
ローラ
ケーススタディ
Banzai は、B2B テクノロジー企業がフィールド マーケティング イベントを推進するのに役立ちます。混雑した状況では、メッセージがターゲット ユーザーに届くようにすることが重要です。 Banzai は Mailshake を使用して製品デモの 80% を推進しています。 彼らがどのようにそれをしたかを学びましょう。
リクエストを具体的にする
良い点として、1 人がメールを読むのに費やす平均時間は約 11.1 秒に増加しました (2011 年から 7% 増加)。 ただし、それはまだ強い印象を与えるには時間がかかりません。
相手が自分の時間を (そしてあなたの) 時間を最大限に活用できるように、なぜ会いたいのかを明確にしてください。 あなたが何を望んでいるかを理解するのに時間を費やす必要がある場合、答えはおそらく「いいえ」です。 Priority Matrix の良い例を次に示します。
こんにちは、ベン、
Appcuesのカールです。
{{前回のコミュニケーションのトピック}} についてお話しできてよかったです。
あなたが最近 {{彼らまたは彼らの会社が行っていること}} をしていることを知ったので、連絡をとっています。
{{役立つ関連トピックまたはリソース}}を実装する方法についていくつかのアイデアがあり、お手伝いできると思います。
来週、電話を設定したり、一緒にコーヒーを飲んだりする時間はありますか?
あまり時間をかけないことをお約束します。 お時間を割いてご意見をお聞かせいただき、誠にありがとうございます。
カール
「はい」と言いやすくする
ビジネスミーティングの依頼を電子メールで送信するのはあなたなので、見込み客が持つべき唯一の責任は、同意して現れることだけです。 会場の選択、日付と都合の良い時間の提案など、面倒な作業のほとんどまたはすべてを行う必要があります。 彼らがしなければならない仕事が少ないほど、あなたの見た目が良くなり、彼らは「はい」と言う可能性が高くなります.
また、会議がどれくらい続くと予想されるかを前もって知らせる必要があります。 ターゲット オーディエンスは、あなたが要求している時間を正確に把握する必要があります。
曖昧さを避ける。 要求は簡潔で具体的なものにしてください。 会議に関する質問が少なくなり、十分な情報に基づいた決定を下すことができるようになります。
独自に使用するために編集できる別のリクエスト メールのサンプルを次に示します。
件名: 簡単な会議の時間はありますか?
こんにちはマイク、
私の名前はカイルです。Career Services Inc. のセールス ディレクターです。あなたの会社でいくつかの役職を募集していることに気付きました。コラボレーションの可能性があるかどうかを確認するために、あなたとのミーティングを設定したいと思います。私たち両方。 来週の木曜日の午前 11 時に、あなたのオフィスまたは私たちのオフィスでお会いできますか?
あなたからの便りを楽しみにしています。 上記がうまくいかない場合は、別の場所または時間を提案してください。
よろしく、
カイル
返信をリクエスト
メールの最後に行動を促すフレーズを含めると、ビジネスミーティングのリクエストを一周することができます。 ターゲットにする人を選択し、連絡先情報を取得し、ミーティングの日付、時間、場所を見つけ、メッセージを書くのに苦労しました。 返信のリクエストを含めないと、すべての努力が台無しになり、受信者が行動を起こすのを思いとどまらせる可能性があります。
会議出席依頼への返信を求めるには、いくつかの方法があります。
- 「このメールに直接返信するか、123-456-7890 までお電話ください。」
- 「私の Calendly を使用して、ご都合のよい日時を選んでください。」
- 「お返事お待ちしております！」
- 「あなたのスケジュールがどのように見えるか教えてください。そこから出発します。」
また、CTA を 1 つの要求またはアクションに限定して、次に何をすべきかについての混乱を減らしてください。 単一の CTA で、応答率が 400% 近く増加することが示されています。 さらに、見込み客が会議出席依頼をどのように受け入れることができるかについて、方程式から当て推量が取り除かれます。
メニューに追加
最も効果的なメールをテンプレートとして保存して、あなたとチームメイトが再び使用できるようにします。
つづりや文法の誤りを再確認する
Grammarly のようなスペルチェック ツールは多くのスペルミスや文法エラーを検出できますが、絶対確実というわけではありません。 調査によると、メールのコピーを 1 つでも間違えただけで、信頼が損なわれる可能性があります。
ペプシやゼネラル モーターズなどの大手ブランドやハイエンド企業でさえ、ミスを免れることはできません。 HubSpot は、有名なスペルミス (自社のものを含む) のまとめを公開し、完璧な人はいないことを示しました。 会議出席依頼の電子メール (および他のすべての書面の内容も!) を校正する習慣を身につけてください。そうすれば、簡単に回避できるエラーが原因で会議に参加できなくなることはありません。
見込み客のフォローアップ
あなたは完璧なビジネスミーティングのリクエストを送信し、そして... コオロギ.
まず第一に、慌てないでください。 時間的制約のあるコンテンツであっても、すぐに応答できない場合があります。 これが発生する理由はいくつかあります。
- 受信者がメールを受信していない、または表示していない
- 会議出席依頼で指定した時間、日付、または場所が彼らにとってうまくいかなかった
- 彼らは忙しくて返事をするのを忘れていた
- 誤ってあなたのメールを削除したか、間違ったフォルダーに送信した
- 彼らは興味がありませんでした
応答がないことを答えと見なさないでください。 無関心は、あなたをゴースティングする理由の 1 つにすぎません。 確実に知る唯一の方法は、見込み客をフォローアップすることです。
調査によると、売り上げの 50% は 5 回目のフォローアップ後に発生しますが、44% の営業担当者は最初のフォローアップ後に連絡を取りやめます。 ミーティング リクエスト メールをフォローアップすることで、より多くのミーティングを確実に確保することができます。
最後の一滴までGOOD
キャンペーン シーケンスに自動化されたフォローアップを追加して、全員がフォローアップを確実に受け取れるようにします。
必要に応じて微調整できる会議出席依頼のフォローアップの例を次に示します。
こんにちはポール、
先週あなたとのミーティングをリクエストしましたが、あなたのチームの誰からも連絡がありません. 私たちの会社は協力することで利益を得ることができると思いますので、お会いしてお話ししたいと思います.
お忙しいのは理解できます。 私たちが話をするのが理にかなっていると思われる場合は、あなたのカレンダーがどのように見えるか教えてください.
あなたからの返信を楽しみにしています、
ブライアン
2023 年にメール テンプレートを使用する 7 つの方法
コピー＆ペーストは決して機能しません。 空メールにテンプレートを貼り付け、見込み客の名前を差し替えて [送信] をクリックし、結果が表示されると期待する営業担当者はいません。 バイヤーは精通しています。 彼らは、本物のパーソナライズされたメールではなく、テンプレートで攻撃されていることを知ることができ、感銘を受ける可能性は低い.
では、どのようにテンプレートを使用すればよいでしょうか? どのメールでの使用に最適ですか? また、最良の結果を得るには、どの程度の編集が必要ですか?
1. テンプレートは繰り返し可能なメッセージに最適です。
Rex は、非常に繰り返し可能なメッセージ (会議のフォローアップなど) に最もよくテンプレートを使用します。 同じ目標、同じ情報。 しかし、コールド メールのアウトリーチなど、より複雑なシナリオについてはどうでしょうか。 テンプレートを完全に捨てる必要がありますか? 絶対違う。 ただし、それらを使用するには、もう少し努力が必要です。
2. あるビジネスでうまくいくことが、必ずしもあなたにとってうまくいくとは限りません。
「このメール テンプレートは 3 か月で 100 万ドルの新規純売上高を達成しました」という記事を額面どおりに受け取らないでください。 電子メールのコピーが重要な役割を果たしたことは間違いありませんが、業界、製品、価格帯、場所、およびその他の多くの要因も同様でした.
3. テンプレートをクリエイティブなインスピレーションとして使用します。
あなた自身も、たくさんの冷たいメール メッセージを受け取っている可能性があります。 または、LinkedIn に投稿された素晴らしい例を見たことがあるかもしれません。 繰り返しますが、それらをはぎ取るだけではありません。 しかし、創造的なインスピレーションとしてそれらを絶対に使用する必要があります。 Twitter の無数のミーム形式と同じように、勝者の形式を採用し、それを自分の使用に適応させることに何の問題もありません。
4. 自問してみてください: オファー テンプレートを活用することは理にかなっていますか?
最も効果的なメールには、無料トライアルや大幅な割引などの特別オファーが含まれるものがあります。 オファーは、これらのメッセージが成功する理由です。 したがって、同様のメールを送信してもほとんど意味がありませんが、魅力的なオファーははるかに少なくなります。 それはうまくいきません。
5. パーソナライズするときは、バッチで調査を行います。
Rex は、LinkedIn で一度に 2 時間かけて、ターゲット ユーザーに関する重要な事実を調べています。 これらの事実を使用して、彼は見込み客ごとに 1 つの文を作成し、それをテンプレート メールに直接挿入します。 その間、彼は通常、100 人の異なる見込み客にメールをパーソナライズするのに十分な調査を行うことができます。
6. 1 対 1 ではなく、カテゴリ別にパーソナライズします。
パーソナライゼーションを大規模に追加するためのもう 1 つの優れたヒントは、個人ではなく見込み客のタイプに基づいてパーソナライズされた要素を追加することです。 たとえば、最大 50 万ドルの収益を上げている SaaS スタートアップの CEO は、同様の経験と問題点を抱えている可能性があります。 あなたの製品がそのクライアントのために何ができるかを理解し、それをメールで参照してください。
7. メールの長さについてアドバイスを受けましたか? それを無視します！
Rex は、「完璧な」メールの長さなど存在しないと考えています。 確かに、ほとんどの場合、できるだけ簡潔にまとめたいと思うでしょうが、それは必ずしも 100 語 (またはその他の任意の量) 未満でなければならないという意味ではありません。 短いだけでは十分ではありません。 説得力のあるフック、つまり見込み客が反応する理由も必要です。
ソーシャル メディアで見込み客をウォームアップする
会議出席依頼の電子メールに対して十分な反応が得られない場合は、他のチャネルを介して連絡することで、より多くの成功を収めることができます. LinkedIn や Twitter などの別のタッチポイントを含めると、受信トレイであなたの名前が目立つようになるだけでなく、その人についてもっと知るための追加の手段が得られます。
B2B の売り手にとって、LinkedIn は見込み客の宝庫です。 営業担当者は、ニッチな専門家や意思決定者と直接つながり、見込み客や勤務先の会社について詳しく知ることができます。 たとえば、誰かのプロフィールを見て、その人が最近賞を受賞したことや、その人の会社が大きなマイルストーンを達成したことに気付くかもしれません。
営業担当者は、これらのインサイトを砕氷船に変換し、見込み客とつながりを持とうとするときに「イン」を提供できます。 会話にパーソナライズと信憑性のレイヤーが追加され、一般的な大量メッセージよりも注目される可能性が高くなります. まだお持ちでない場合は、LinkedIn メッセージ リクエストの送信方法に関するガイドをご覧ください。
Twitter はまた、見込み客を特定してつながり、彼らの会話に貢献することを支援することで、ソーシャル セリング ランクに加わりました。 Twitter で非公開リストを作成して、リードとその投稿アクティビティを追跡し、エンゲージメントの機会を逃さないようにすることができます。 また、電子メールでは不可能な方法で、対象となる見込み客と対話し、彼らのコンテンツに関与し、独自のコンテンツへの関与を促し、対象となる視聴者を知ることができます。
見込み客のウォーミングアップには時間がかかる場合があるため、すぐに結果が見えなくてもがっかりしないでください。 ベスト プラクティスは、見込み顧客とのつながりが確立されるまで、ビジネス ミーティングの要求を保留することです。 あなたが完全に見知らぬ人でなくなると、彼らはあなたの言うことに対してよりオープンになるかもしれません.
混合アプローチ
キャンペーン シーケンスにコールド コールを組み込み、 Mailshake Dialerを使用してプラットフォームで直接電話をかけます。
結論
見込み客との出会いは、販売プロセスの重要な部分です。 彼らの注意を奪うことなく、彼らの問題と解決策をより深く掘り下げることができるアジェンダを設定します。 ミーティングのリクエストは最初のステップに過ぎないことを覚えておいてください。 また、彼らがあなたの要求を受け入れたら、どのように進めていくかについて計画を立てる必要があります。
ただし、今のところは、上記のリクエスト メールのサンプルとミーティング メールの件名を自分のものにしてください。
会議出席依頼の電子メールに関するよくある質問
会議出席依頼を電子メールで送信する方法を教えてください。
効果的な会議出席依頼メールを送信するには、いくつかの基本的な手順があります。 連絡先のメールアドレスを見つけて確認することから始め、説得力のある件名を書きます。理想的には、連絡先の名前と会議の日付を含めます。 具体的にし、明確な CTA を追加して応答を要求します。
どのように会議の予約を依頼しますか.
会議の予約をリクエストする実行可能な方法はたくさんありますが、主な目標は、見込み客が「はい」と言うのをできるだけ簡単にすることです。 つまり、会場、日付、時間を自分で提案することを意味しますが、代替案を提案する余地を彼らに与えます。
どのように礼儀正しく約束を求めますか.
返信を求めることは、少し失礼に感じることがあります。 しかし、そうしないと、受信者が行動を起こすのを思いとどまらせることになります。 適切なバランスを取るには、次の応答リクエストのいずれかを試してください。
- 「このメールに直接返信するか、123-456-7890 までお電話ください。」
- 「私の Calendly を使用して、ご都合のよい日時を選んでください。」
- 「お返事お待ちしております！」
- 「あなたのスケジュールがどのように見えるか教えてください。そこから出発します。」
Zoom ミーティングのメールを依頼するにはどうすればよいですか?
Zoom の新しいワーク カルチャーの時代では、Zoom ミーティング メールを送信することがますます一般的になっています。 正しく行うには、次の手順に従います。
- Zoom のデスクトップ クライアントにサインインする
- ミーティングをスケジュールする
- 「ミーティング」をクリック
- 招待したい会議を選択し、[招待状をコピー] をクリックします。
- 情報を電子メール (またはその他のコミュニケーション プラットフォーム) に貼り付けて、予定表グループ全体に送信します。
