あなたを刺激する20の不在メッセージの例
公開: 2023-01-05不在メッセージ (略して OOO メッセージ) は、ビジネス コミュニケーションの重要な部分です。 休暇中、病欠中、または何らかの理由でオフィスにいない場合、新しいメールごとに返信する自動応答メッセージを設定して、不在であることを知らせることができます。コミュニケーションに役立ちます。情報を受け取り、受信者に連絡方法を知らせます。
不在メッセージとは何か、および自動返信の作成に役立ついくつかの例を見ていきます。
目次
不在メッセージとは何ですか?
不在時のメッセージは、たまたま外出していてメール アカウントを確認する機会がない場合に、メール クライアントから設定できる自動応答です。 たとえば、最も安い日に会議のチケットを購入し、その日は利用できないことがわかっているため、事前に設定できます。
特定の期間実行し、正確な日付を追加して、自動返信がそれらの日付中にのみ送信されるようにすることができます. 不在メッセージは、自動メッセージの実行を決定した日付に受信メッセージに自動的に送信されます。
不在時のメッセージが必要になるのはいつですか?
ビジネス コミュニケーションに不在メッセージが必要な理由はいくつかあります。 最も注目すべきは、特定の時間帯に返信できないことを人々に知らせるのは良いことであり、それは良い電子メールのエチケットです.
不在時のメールは、潜在的なクライアントにあなたからの応答をどれだけ早く期待すべきかを伝え、緊急時の最善の連絡方法についての指示を提供することもできます。
OOM が必要な主な理由は次のとおりです。
- 出張: 出張でオフィスを離れている場合は、不在メッセージが必要です。 これにより、すぐに返信が届かないことを人々に知らせ、職場の同僚や上司などの別の連絡先を提供できます。
- 休暇:休暇のために休暇を取ることは、充電してリラックスするために重要ですが、離れていることを人々に知らせることも同様に重要です。 不在メッセージを送信すると、休暇中であることと、いつ戻ってくるかを他のユーザーに知らせることができます。
- 不在:病気や緊急事態で休暇を取らなければならない場合、不在メッセージにより連絡先に状況といつ戻ってくるかが通知されます。
- 顧客との会議:不在メッセージは、顧客との会議のために不在であること、および更新や返信をいつ期待できるかを人々に知らせるのに最適です。
- トレーニング コース: トレーニング コースに参加している場合は、連絡先に知らせて、無視していると思われないようにします。
素晴らしい OOO メッセージを思いつく方法
不在時のメッセージは、親しみやすく有益なものにしたいと考えています。 不在時のメールを目立たせるためのヒントをいくつか紹介します。
ステップ 1: 簡潔でわかりやすいものにする
不在メッセージは、短く簡潔で、要点を伝える必要があります。 あなたがすぐに応答しないことを知るためだけに、長いメッセージを読みたいと思う人はいません。
ステップ2：親切にする
メッセージは丁寧でプロフェッショナルなものにしたいので、「追って通知があるまで不在」などのフレーズは使用しないでください。
ステップ 3: 個人的なものにする
休暇やイベントで不在の場合は、今後の予定について個人的なことを追加することを検討してください。 これにより、メッセージが目立ち、自動化されたシステムではなく、実際の人物から送信されたものであることを示すことができます。
ステップ 4: 明確な指示を与える
緊急の場合や緊急に必要な場合に、人々があなたに連絡できる方法について明確な指示を提供してください。
ステップ 5: ちょっとしたユーモアを加える
クリエイティブな気分なら、メッセージにちょっとしたユーモアを加えてみませんか? これにより、他とは一線を画し、連絡先との会話のきっかけにもなります。
また、自動応答メール メッセージに次の情報を追加することを忘れないでください。
- オフィスを離れている理由
- いつオフィスを離れているかの日付範囲 (開始日、帰国日など) を含む、いつ戻ってくるか
- 該当する場合は、携帯電話番号など、お客様に連絡するその他の方法。 自動応答メール メッセージに「すぐに支援が必要な場合は、(携帯電話番号) に連絡してください」のようなものを入れることができます。
- 別の連絡先メール アドレス、電話番号、および/または企業の Web サイトを含む、緊急の支援の場合に受取人があなたの不在時に連絡できるその他の連絡先。
不在通知メールに書いてはいけないこと
- 不在時の返信に詳細を追加しすぎないようにする:ランチ ミーティングに参加しているなど、長い説明を追加したくなるかもしれませんが、詳細を追加しすぎないようにすることをお勧めします。 代わりに、オートオフィスの電子メール メッセージは短く簡潔にしてください。
- 他の連絡先情報を含めない:可能であれば、必要に応じてフォローアップする相手を知るために、メッセージに常に別の連絡先を含める必要があります。
- あまりにも多くの個人情報をブロードキャストする:電子メールに余分な情報を含めると、読者が必要な情報を収集するのが難しくなります。 また、個人情報を追加しすぎて世界が見ることができないと、セキュリティ上の問題になる可能性があります。特に、ホーム オフィスなどの場所から離れることを他の人に知らせる場合はなおさらです。
- 同僚にコミットする許可を得ていない:不在中に同僚にコミットする必要がある場合は、そうする前にまず彼らの許可を得てください。
- オフィスに戻ったらすぐに返信することを付け加える: 戻ったらすぐに返信することを全員に伝えることは、地雷になる可能性があります。 これは、クライアントや同僚にどのように対応しているかを示す良い指標ですが、不在中に連絡を取ったすべての人に返信するには時間がかかる場合があります。 物事を現実的に保ち、戻ってきたときに誰も無視されたと感じないようにします。
20 の驚くべき不在メッセージの例
不在メッセージの構成方法がわからない場合は、さまざまな状況に対応する不在メッセージのサンプルを参考にしてください。
1. 簡単な不在メッセージの例
これは短く、甘く、要点です：
メッセージありがとうございます。 （日付）までメールにアクセスできない状態でオフィスを留守にしています。オフィスに戻ったら返信します。 ご理解のほどよろしくお願いいたします。
敬具、
（名前）
2. プロフェッショナル不在メッセージ
プロフェッショナルな OOO メッセージは、同僚、顧客、ビジネス上の連絡先に最適です。
メッセージありがとうございます。 (日付) から (日付) まで不在で、メールへのアクセスが制限されています。 すぐにサポートが必要な場合は、私の携帯電話 (番号) または秘書の XX (電話番号) までご連絡ください。
よろしくお願いします
（名前）
3. 面白い不在メッセージ
面白い不在メッセージは、個人的な雰囲気を醸し出し、連絡先に、あなたがまだ生きていて元気で、あまり深刻に考えていないことを知らせるのに役立ちます。 次に例を示します。
メッセージありがとうございます。これは、(名前) が現在オフィスを離れており、オフィスのメールをチェックしないように懸命に努力しているため、あなたに返信するロボットです。 彼らは (日付) までに戻ってきますので、お気軽にご連絡ください!
ありがとう
メールロボット
4. 不在時の自動応答メール メッセージ
休暇中またはその他の理由で不在のときに、不在の自動応答メッセージを送信する必要がある場合は、次の例をご覧ください。
不在でメールをチェックしていないため、これはオフィスの自動応答メール メッセージです。 オフィスに戻ったら、あなたのメールに返信します。
（日付）まで不在のため、これは自動 OOO メッセージです。 帰国後すぐにあなたのメッセージに返信します。 すぐにサポートが必要な場合は、XX (メール) まで詳細をお問い合わせください。
5. 不在時の病欠メッセージの例
医療休暇は休息と回復の時間です。 同僚や連絡先に、次のようなメッセージで連絡が取れないことを知らせてください。
メッセージありがとうございます。現在、私は病気または治療のため休暇中であり、メールに対応することができません。 すぐにサポートが必要な場合は、遠慮なくオフィス XX までご連絡ください。
ご理解いただきありがとうございます
（名前）
6.不在時の休暇メッセージ
休暇に出かける場合は、連絡先への有益な電子メールの休暇対応メッセージを次に示します。
メールありがとう。 私は現在休暇中で、(日付) に戻るまで電話やメッセージに応答できません。 お急ぎの場合は、XX (メール) までご連絡ください。 または、(一般的な会社の電子メール) に電子メールを送信することもできます。チームの誰かが連絡します。
一番、
（名前）
また、メッセージを向上させたい場合は、特別な自動応答を含めて、読者にとってより面白いものにします. 不在時の返信で GIF にリンクすることで、これを行うことができます。
7. 出産休暇の時間外メッセージ
産休を取って、心配したくないですか？ 以下の OOO メッセージの例のような自動返信は、いつオフィスに戻るかを連絡先に知らせるのに役立ち、メッセージに返信するプレッシャーを軽減し、安心感を与えることができます。
メッセージありがとうございます。 私は現在産休中で、（日付）までメールや電話にアクセスできません。 お急ぎの場合は（メール）までご連絡ください。 または、(チームのメール) でより広範なチームに連絡することもできます。会社の誰かができるだけ早くあなたを支援します.
ではごきげんよう、
（名前）
8.出張不在時のメッセージ
出張で外出する場合、この不在時のメッセージの例は、不在と連絡先の詳細を伝えるのに役立ちます。
メッセージありがとうございます。 私は出張で (日付) まで留守にしており、電子メールへのアクセスが制限された状態でオフィスに戻ります。 すぐにサポートが必要な場合は、同僚の XX (メール) までご連絡ください。
よろしく、
（名前）
9. サバティカル不在
サバティカルは、充電して新鮮なアイデアを得るのに最適な方法です。 この不在メッセージは、不在を伝えるのに役立ちます。
メッセージありがとうございます。 私は (日付) から (日付) までサバティカルを取っています。この期間中は電子メールや電話を利用できません. サポートが必要な場合は、XX (メール) までご連絡ください。 すぐに戻ってくるのを楽しみにしています！
敬具、
（名前）
10. 個人的な緊急事態のための不在メッセージ
人生は予想外の変化球を投げることがあります。 この不在メッセージは、個人的な緊急事態を伝えるのに役立ちます。
メッセージありがとうございます。 私は個人的な緊急事態のためにオフィスを離れており、(日付) まで対応できません。 お急ぎの場合は、XX (メール) までご連絡ください。
皆様のご多幸をお祈り申し上げます。
（名前）
11. オフィス外でのトレーニング
トレーニングコースに行く？ この不在メッセージは、連絡先が知る必要がある詳細を伝えるのに役立ちます。
メッセージありがとうございます。 (日付) までトレーニング コースで不在のため、この間、メールや電話に応答できません。 サポートが必要な場合は、XX (メール) までご連絡ください。
ではごきげんよう、
（名前）
12. 任命のため不在
この不在メッセージは、予定に向かうときに不在を伝えるのに役立ちます。
メッセージありがとうございます。 私は現在、予定に出席するためにオフィスを離れており、(日付) まで応答することができません。 サポートが必要な場合は、XX (メール) までご連絡ください。
よろしく、
（名前）
13. 不在通知メッセージ
新しいオフィスや家に引っ越しますか? この不在メッセージは、移動中の不在を伝えるのに役立ちます。
メッセージありがとうございます。 オフィスを移転するため、(日付) までメールや電話に応答できない可能性があります。 すぐに助けが必要な場合は、同僚の XX (メール) までご連絡ください。
気をつけて、
（名前）
14. 不在時のミーティング
この不在通知メッセージは、会議に出席しているときに不在であることを相手に伝えるのに役立ちます。
メッセージありがとうございます。 私は会議に出席するために不在であり、(日付) まで返信できません。 サポートが必要な場合は、XX (メール) までお問い合わせください。
一番、
（名前）
15. チームの外出 不在時のメッセージ
この不在通知は、従業員が知る必要がある関連する詳細を伝えるのに役立つため、チームの外出に最適です。
メッセージありがとうございます。 私は日帰り旅行でチームを離れており、(日付) まで応答できません。 すぐに助けが必要な場合は、同僚の XX (メール) に連絡し、緊急のメッセージに優先度の高いフラグを付けてください。
皆様のご多幸をお祈り申し上げます。
（名前）
16. 会議の不在メッセージ
メッセージありがとうございます。 私は現在、会議に出席するために不在であり、(日付) まで応答することができません。 お急ぎの場合は、XX (メール) までご連絡ください。
ではごきげんよう、
（名前）
17. 短期間の不在メッセージ
多くの場合、OOO メッセージは長期間に合わせて調整されています。 一方、これは短期間オフィスを離れる場合に備えて作成されており、待ちきれない緊急の問題を抱えている可能性のある人のために何を入れるかが含まれています。
メッセージありがとうございます。 私は短期的にオフィスを離れており、(日付) まで応答できません。 お急ぎの場合は、○○（メール）までご連絡ください。
よろしく、
（名前）
18. オフィスの外
これは、通常、アクセスが制限されているために、オフィスから離れていて応答できない人のためのものです。
メッセージありがとうございます。 私は現在オフィスを離れており、メールでの連絡がなく、(日付) まで返信できません。 お急ぎの場合は、XX (メール) までご連絡ください。
よろしくお願いします、
（名前）
19. 休日の不在メッセージ
この万能の例で休憩を取る前に、この休日の OOO メッセージを To Do リストから外してください。
メッセージありがとうございます。 私は(日付)から(日付)まで休暇で不在です。 すぐにサポートが必要な場合は、XX (メール) までご連絡ください。
ハッピーホリデー、
（名前）
20. オフィス外でのリモート作業メッセージ
この OOO メッセージの例は、オフィスにいないがリモートで作業しているユーザー向けです。
メッセージありがとうございます。 私は現在リモートで作業しており、(日付) まで応答できません。 お急ぎの場合は、○○（メール）までご連絡ください。
よろしくお願いします、
（名前）
これらの不在メッセージの例を使用して独自のメッセージを作成する
上記の不在メッセージは、独自のメッセージを作成するための出発点に過ぎません。 独自のメッセージを書くときは、クライアントやチーム メンバーが知っておくべきことと、あなたが不在のときに彼らを導くのにチームの中で誰が最適かを考えてください。
これらの例から、含める (または除外する) 情報量と、メッセージの作成に必要な重要な要素を把握できます。
また、オフィスに戻ったらすぐに不在時のメッセージを更新して、顧客がタイムリーに応答できるようにすることを忘れないでください。
適切な自動メール応答とは? リードを生み出すもの
インターネットの土地には、優れた自動オフィス メッセージ応答があるのでご安心ください。 ただし、リードジェネレーション用に不在時のメッセージを調整することを検討することをお勧めします。 まず第一に、不在時の自動応答メール メッセージを作成することは、メール マーケティングにとって重要であり、さらに不可欠です。
幸いなことに、レスポンダーで見込み客を集める見込み客獲得の機会を作成するのは驚くほど簡単です。 また、見込み客を集め、緊急性を含み、行動を促す明確な呼びかけがあり、読者を笑顔にするオフィス メッセージの例が重要です。
不在時のメールに使用できるテンプレートはありますか?
はい、Etsy などで手頃な価格の OOO メッセージ テンプレートを入手できます。 会社の希望するメッセージに合わせてカスタマイズできるカスタマイズ可能なバージョンもあります。 さらに、あらゆる機会に最適な OOO メッセージを作成するのに役立つ、無料のテンプレートや言葉遣いの例を含むオンライン リソースが多数あります。
ステータスを不在にする方法を教えてください。
不在ステータスにするには、不在時の返信を有効にする必要があります。 Gmail や Outlook などの Web ベースの電子メール クライアントを使用している場合は、[設定] に移動して不在通知機能を有効にすることでこれを行うことができます。
また、メール設定で自動応答機能にアクセスできる場合もあります。これは、不在ステータスを設定するための優れたツールです。 デスクトップの電子メール クライアントを使用している場合は、その特定のプログラムの設定にアクセスして、不在時のメッセージをオンにする必要があります。
Gmail で不在メッセージを設定するにはどうすればよいですか?
Gmail で不在時のメール メッセージを設定するのは簡単です。 Gmail の設定を開き、[Vacation Responders] タブを選択し、チェックボックスをオンにして機能を有効にします。 次に、希望する返信を入力し、受信ボックスから離れて戻ってくる開始日と終了日を設定し、変更を保存します。
また、不在時のメッセージをカスタマイズして、緊急の問い合わせに対応する特定の連絡先情報や、予想される応答時間などのその他の関連情報を含めることもできます。
Outlook で不在メッセージを設定するにはどうすればよいですか?
Outlook で不在時のメール メッセージを設定するのも簡単です。 「ファイル」タブを開き、「自動応答を送信」オプションを選択するだけです。 次に、ボックスをオンにして有効にし、必要な応答を入力して、変更を保存します。 不在時のメッセージをカスタマイズして、緊急の問い合わせに対応する特定の連絡先情報や、予想される応答時間などのその他の関連情報を含めることができます。
不在通知者の最終チェック
出発する前に、次のことを確認してください。
- 利用可能性:休暇の応答者や、開始日や終了日などの時間枠など、自動返信メッセージのすべてが利用できなくなります。
- フォーマット:電子メール クライアントによっては、自動返信メッセージにフォーマットの問題が発生する場合があります。
- 外観:自動返信メッセージがクライアントやチーム メンバーに送信される前に、デスクトップやモバイル デバイスでどのように表示されるかを確認してください。
- 内容:自動返信メッセージを確認して再確認し、正確、明確、プロフェッショナルであることを確認してください。
- 緊急事項: 緊急事項のために、携帯電話番号や電子メール アドレスなどの別の連絡先情報を必ず含めてください。
不在時のメッセージがすべて設定され、準備ができたら、受信トレイに送信された電子メールがタイムリーに返信されることを知って安心できます。 スモール ビジネス トレンドからのこれらの 20 の不在メッセージの例を使用すると、完璧なメッセージを作成し、リードを獲得し始めることができます。 幸運を祈ります。
画像: Envato Elements