WhatsApp の限界を明らかにする: 社内コミュニケーションのためのより良い代替手段を模索する
公開: 2023-07-30WhatsApp は、意図的な決定によるものというよりも、広く普及し使用されているため、組織にとって日常的なコミュニケーション ツールとなっています。
しかし、WhatsApp は、その使用に伴うリスクは言うまでもなく、効果的な社内コミュニケーション ツールを求める組織のニーズを満たすことができず、制限があるにもかかわらず、依然としてそうしようとするように操作されることがよくあります。
WhatsApp では効果的なコミュニケーションを実現するにはどのような点が不足していますか?
コミュニケーションは測定できない
「チームには報告しましたか？ WhatsApp でメッセージを送りましたが、誰が見たのかわかりません…返信してもらいます。」
効果的なコミュニケーションにより、組織はメッセージの配信と影響を簡単に測定できますが、これは WhatsApp を使用する場合には困難な作業です。 一部の組織では、送信されたすべての WhatsApp メッセージを手動で分析し、各メッセージの背後にあるリストを確認することでこれを行おうとしています。 極端な場合には、組織はそのようなリストを Excel で文書化し、チームが伝達された関連情報を確認したことを確認することさえあります。
メッセージの優先順位付けが欠如している
「申し訳ありませんが、このアップデートを見たことがありません。 今見ると、スレッドの前半で送信されていたのですが、私が気付かなかっただけです。」
WhatsApp では、すべてのメッセージが平等に扱われます。 メッセージを「優先」としてマークする方法がないため、進行中のメッセージの流れの中で簡単に見失ったり見落とされたりしてしまいます。 これは、緊急または重要な更新を無視できない組織の状況においては重大な欠陥です。
新しいチームメンバーの会話履歴が欠如している
「共有された情報を見つけるにはどうすればよいですか? チームに参加したばかりなので、WhatsApp グループに登録していません。」
組織は、チームメンバーに変更が生じるたびに、WhatsApp グループに人を追加または削除する必要があります。 新しいチームメンバーは参加前の会話にアクセスできないため、以前に共有された重要な情報を利用できません。 さらに、特にチーム メンバーが異なる時間に参加した場合、どの情報が誰によって閲覧されたかを追跡することは困難です。
形式と構造が欠如している
「あなたが情報を送ってきたのを見ました。 事件の写真はありますか？ 連絡先を聞いたのを覚えていますか？」
WhatsApp がその仕事に適したツールではない場合もあります。 これは、インシデントを報告するときや特定のイベントを要約するときなど、適切に構造化およびフォーマット化する必要がある情報を伝えるためによく使用されます。 ただし、WhatsApp は無料のテキスト ツールであり、これをサポートしていないため、レポート作成がより面倒になり、構造化されず、制御性も低下します。
タスクの委任向けに構築されていない
「そうするように言ったのに…」
WhatsApp ではタスクを迅速に委任できますが、大きな欠点は、適切なタスク管理と文書化が欠如していることです。 WhatsApp 経由でタスクが割り当てられる場合、誰から何を要求されたかを追跡するのは困難です。 さらに、管理者はタスクの進捗と完了を追跡し、その記録を維持することが困難であり、さらに混乱と混乱が生じます。
スケーリングには適さない手動ツール
「私はまだジェイミーがジョシュを地域監督グループから外すのを待っています。 彼を他のすべての WhatsApp グループから削除しましたか?」
WhatsApp は組織コミュニケーション ツールとして設計されていないため、組織に必要な機能が欠けています。 したがって、それをそのまま使用するには、多くの手動メンテナンスが必要になります。 ユーザーをグループから手動で削除する必要がある場合は、基本的なグループ メンバー管理でも困難になります。 一部の組織では、これを行うために Excel スプレッドシートを使用しているため、重要なグループから人が抜けたり、退職後にその人が残ったりするなどのエラーが発生します。
全体として、WhatsApp はスケーラビリティと組織的機能が欠如しているため、大規模な組織内で効率的かつエラーのないコミュニケーションを実現するには非現実的な選択肢となります。
大規模なチーム全体に直接連絡する能力が欠けている
「Q:チームに通知するまでにどれくらい時間がかかりますか? A:そうですね、それは地域マネージャーがどれだけ早くそれを伝えるかによって決まります…」
WhatsApp は、組織のさまざまなレベルにわたってすべての従業員に情報をカスケード接続するという点では不十分です。 小規模なチームではそれほど問題になりませんが、大規模な組織の最前線のチームに情報を届けるには、さまざまなチャット グループを経由する必要があります。 また、全員が重要な情報を確実に受信して確認するための信頼できる方法がなければ、WhatsApp では組織全体で一貫したコミュニケーションを実現できません。
「 WhatsApp は、組織のコミュニケーション ツールとして機能することを意図したものではなく、組織によって習慣的に使用されることがほとんどです。 制限と機能不足のため、組織の効果的なコミュニケーションを強化するには不十分です。 コミュニケーションが成功の鍵であると信じている組織には、より良い代替案を模索することを強くお勧めします。」
アミール・ネヘミア氏、Connecteam CEO 兼共同創設者
組織コミュニケーションのためのより良い代替手段を模索する
より良い代替手段を模索する場合、何がコミュニケーションを効果的で魅力的なものにするのかを理解することが重要です。 チームが常に移動している企業には、オフィスベースのチームだけでなくチーム全体に対応できるモバイルファーストのソリューションが必要です。 現在、組織が WhatsApp に注目することが多いのはそのためです。手の届かないと感じているすべての最前線の従業員が、WhatsApp に簡単にアクセスできるのです。
では、組織のコミュニケーション プラットフォームを効率的にするものは何でしょうか?
チームとの直接的なチャネルを持つ
効果的なコミュニケーション プラットフォームにより、組織は仲介者を介さずにチーム全体と直接コミュニケーションできるようになります。 したがって、適切なコミュニケーション プラットフォームを使用すると、コミュニケーションを集中させることなく、適切なメッセージを適切なチームに即座に送信できるようになります。 適切な情報が適切な人に届くようにするには、チームを迅速にセグメント化し、関連する対象者を選択する機能が不可欠です。
多様なコミュニケーションの方向性への対応
これも 上から下、下から上、ピアツーピア。 チャット機能は日常のコミュニケーションに不可欠ですが、従業員が CEO に話しかけたり、さまざまなレベルでピアツーピアのコミュニケーションを促進したりするには、必ずしも適切なツールではありません。 効果的なコミュニケーション プラットフォームは、単なるチャット メッセージングを超えたさまざまなコミュニケーション ツールを組織に提供します。
最小限の手作業が必要
コミュニケーション プラットフォームが成功し、チームの全員が参加できるようにするには、オペレーターによる手動作業を最小限に抑え、可能な限り多くのプロセスを自動化する必要があります。 ただし、これは単なるベースラインです。 高品質のプラットフォームでは、効果的なコミュニケーションを積極的に促進して、コミュニケーターの負担を軽減し、チームのエクスペリエンスを向上させる必要があります。
構造化コミュニケーションと非構造化コミュニケーションの両方をサポート
チャットは日常の小さなことについて会話するのに最適な方法ですが、多くの場合、より構造化されたアプローチが必要です。 効果的なコミュニケーション プラットフォームにより、組織は事前定義された構造化フォーマットを使用し、レポートを確実に完了し、やりとりを減らすことができます。
メッセージの確実な配信と影響の測定
効果的なコミュニケーション プラットフォームを使用することで、組織は誰が情報を受け取ったのかを迅速に特定し、必要に応じてチームに積極的な確認を求めることができます。 これにより、優先メッセージが雑音の中で失われることがなくなり、数日ではなく数分以内にすべての従業員とのループを終了できるようになります。
しっかりと管理され、管理されている
コミュニケーションはあらゆる組織の日常業務の大きな部分を占めており、適切に管理および制御する必要があります。 WhatsApp とは異なり、効果的なコミュニケーション プラットフォームは、組織がコミュニケーション プロセスを監視および制御できるツール、設定、権限を提供します。
まとめ
WhatsApp に関連するリスクにもかかわらず、現在多くの組織がチームとのコミュニケーションに WhatsApp を使用しています。
WhatsApp は組織のコミュニケーション ツールとして機能することを意図したものではないため、直接的で測定可能で効果的で適切に管理されたコミュニケーションを提供するという点では不十分です。
したがって、組織はコミュニケーションの目標を再考し、WhatsApp に代わるより良い代替手段を模索する必要があります。
この観点から、多くのチーム メンバーが外出中の組織のコミュニケーション ニーズを満たすためにゼロから設計されたプラットフォームである Connecteam をぜひ試してみてください。