ビジネス コミュニケーション ソリューションで生産性を向上させる方法

過去 10 年間、私たちは社内コミュニケーションの世界で革命を目の当たりにしてきました。 瞬く間に、携帯電話は一般的になり、事実上すべての人に普及しました。 私たちの私生活だけではありません。

ビジネス オペレーションは、日常業務から社内コミュニケーション、顧客満足度など、劇的に変化しました。すべてボタンをクリックするだけで、外出先でも実行できるようになりました。

以前は接続されておらず、連絡も取れなかった従業員とマネージャーは、リアルタイムで接続を維持できるようになりました。 これは、生産性とエンゲージメントに大きな影響を与えました。 今日では、従業員とマネージャーが顔を合わせて会うことしかできなかったとは想像しがたいです。 何か変更があった場合、インシデントが発生した場合、または大規模なセールが発生した場合、従業員とマネージャーは、これらのインスタンスのいずれかを伝えるために、その日の終わりまで待たなければなりませんでした。

しかし今、携帯電話は私たちの日常生活の主要なツールです。 これは、マネージャーが従業員に連絡を取り、日常のビジネス ニーズを管理するための最も簡単な方法です。 考えてみてください。毎日何回電話に出たり、自分でかけたりしますか? 調査によると、1 時間に約 3 回、電話をかけているか、電話に出ています。

しかし、毎日の作業をスマートフォンに頼ってから約 10 年が経ち、この接続のマイナス面も見えてきました。 特に無限の電話に関しては。

完全に確信が持てない場合は、電話のマイナス面、特に生産性への悪影響を強調して読み進めてください。 しかし、解決策があり、それについては少し後で説明します。

電話が生産性に与える悪影響

1.電話は混乱を招く

予定外の電話は、あなたとあなたの従業員が達​​成しようとしていることからあなたを遠ざけます。それが生産性の損失の定義ではない場合、私たちは何が何であるかわかりません. 実際、予定外の通話から回復するまでに 23 分かかります。 従業員に電話をかけるたびに、彼らが行っているタスクを停止させ、元に戻るまでに時間がかかります。

2. タイミングがすべて

電話が応答されない理由は 100 通りあります。あなたが会議中か、従業員が顧客と接しているかのいずれかです。 考えてみてください。従業員が 1 日に何回あなたに連絡を取ろうとして成功しませんか? そして、あなたはそれらに到達しようと何回試みていますか？ この電話タグの無限のゲームは、あなたの時間を食い尽くすだけです。

3. 百聞は一見に如かず

残念ながら、電話をしているときは、口頭でのコミュニケーションのみに制限されています。 写真の方がはるかに効率的に機能する場合、何かを完全に説明するのは非常に難しい場合があります。 たとえば、依頼したプロジェクトの進捗状況、清掃作業の状況、建設現場での予期せぬ問題、労働災害の程度などを顧客に知らせます。

4. 情報の共有と受信

簡単で簡単な作業が、複雑で時間がかかるものになったらどうなるでしょうか? 簡単な情報を共有して解決策を考え出すためだけに、複数の電話をかける必要がある場合があります。 今後の会社のイベントの詳細を共有するのはどうですか? それとも、事故後に安全ポリシーを掘り下げますか?

確かに、電話会議をスケジュールしたり、全員を同じ場所に連れて行ったりして、これらすべてを伝えることができます. ただし、これらのイベントを調整するのは面倒です。 電話に出られなかった、または会議に出席できなかったすべての人を追跡して、彼らがループに参加していることを確認するだけです。 そのようにして、丸一日、あるいは一週間も無駄になります！

さらに、従業員は、情報を共有できる簡単なリアルタイム ソリューションを持っていません。

5. データが構造化されていない

誰かがあなたに電話をかけて、店内のランプが壊れていることを報告し、2 日以内に修理する必要があるとします。 それから電話を切りましたが、ランプの種類と、修理工がいつ店に来ることができるかを尋ねるのを忘れていたことに気付きました。 ここで、従業員に再度電話してすべての情報を入手する必要があります。これが完了して修理工に電話すると、まだ情報が不足していることがわかるので、従業員に再度電話する必要があります。 サイクルは何度も続きます。 これは、情報が構造化されていない場合に発生します。

6. 優先順位が存在しない

電話に関しては、何がより重要かを常に判断できるとは限りません。 たとえば、多数の電子メールを処理すると、件名や送信者に基づいて優先順位を付けるのが簡単になる場合があります。 しかし、電話がかかってきたとき、それが認識された番号である場合、その電話の緊急性が何であるかはわかりません。 上司がちょうどチェックインしているのかもしれませんし、クルーが現場に来るのを待っているのに彼らが渋滞に巻き込まれているのかもしれませんし、それは単なる迷惑電話かもしれません。 その瞬間に電話に出て、今していることを止めない限り、すぐに電話に出る必要があるのか​​、待ってもらえるのかを知る方法はありません。

7. 記録はありません

何も記録されないため、3 日前に発生した通話から情報を取得する必要がある場合は、それができません。 通話の主題が何であったかを示す分析はありません。 また、電話がかかってくるたびにメモを取っていなければ、一目で簡単に情報を思い出すことはできません。

さて、これが問題です。 特に、より多くの労働者がリモートワークに切り替えており、ビデオ通話が新しい標準になっているように見えるため、電話が定着していることは認識しています。 しかし、電話に関連する問題を認識したビジネス オーナーやマネージャーは、効率と生産性を確保するためのビジネス コミュニケーション ソリューションなど、より最新のソリューションに目を向けています。

ビジネスコミュニケーション ソリューションとは

会社と従業員にビジネス コミュニケーション ソリューションを提供すると、効率が向上し、従業員の関与が高まり、チーム内の知識共有が改善されます。

しかし、ビジネス コミュニケーション ソリューションとはどのようなものでしょうか。 ビジネス コミュニケーション ソリューションを使用すると、いつでもどこからでも従業員と情報を共有し、共同作業を行うことができます。 ビジネス コミュニケーション ソリューションは、社内コミュニケーションを強化するためのメカニズムとしてだけでなく、タスク管理、レポート管理、作業スケジュールの議論、給与処理の管理などを合理化する方法としても考えてください。

上記を認識して、多くの人が、オールインワンの従業員管理アプリであるため、ビジネス コミュニケーション ソリューションとして Connecteam を選択しています。

Connecteam の通信機能は、会社の透明性を確保し、フィードバック メカニズムを提供して従業員を調査やライブ投票に参加させ、共同作業やタスクの管理などを 1 か所で行うことができます。

ビジネスコミュニケーションソリューションに必要な機能

ブログで電話の 3 つの問題点を指摘しました。電話は混乱を招き、不在着信は際限なく発生し、写真は非常に重要です。チャットなどのビジネス コミュニケーション ソリューションは、これら 3 つの問題すべてを軽減または解消するのに役立ちます。 従業員を電話で混乱させる代わりに、チャット アプリを介してメッセージを送信するだけで、従業員は仕事を継続でき、あなたに応答するために行っている作業を停止することはありません。 従業員がプッシュ通知を受け取った場合、彼らは自分がしていることをやめることもできます. ただし、通話をほぼ完全に停止する必要がある場合や、単に集中力を使いすぎる場合に比べれば、わずかな中断です。

電話タグのゲームに参加する代わりに、グループチャットを簡単に送信して、必要なものを中継できます. また、百聞は一見に如かず、電話に時間を費やす代わりに、必要なときに写真、ビデオ、または場所をマネージャーまたは従業員にすばやく送信することもできます。

チャットは社内コミュニケーションをシンプルにします。 チーム チャットを簡単に作成したり、1 対 1 の対話を開始したりして、時間を節約し、生産性の損失を回避します。 Connecteam は、特に組織内で使用するために構築された高度な管理ツールを備えたオンライン ビジネス コミュニケーション ソリューションです。 調査、提案ボックス、従業員名簿などを作成します。

先ほどの例を思い出してください。店舗のランプが壊れていると従業員から連絡があったとします。 電話をかける代わりに、ビジネス コミュニケーション ソリューション アプリで事前に作成されたデジタル レポートを開き、関連するすべての情報を入力するだけで済みます。デジタル署名を取得することもできます。 これにより、両方の時間を節約でき、情報が欠落することがなくなり、これまでに作成されたすべてのエントリの履歴が保持されます。

ビジネス コミュニケーション ソリューションでは、フォーム、レポート、またはチェックリストを簡単に作成できる必要があります。 Connecteam を使用すると、ゼロから作成することも、既存のテンプレートを編集して、特にモバイル デバイス向けに、フリー テキスト、複数選択、画像のアップロード、ドキュメント スキャナー、デジタル署名、GPS 位置情報など、さまざまなフィールド オプションから選択することもできます。

プッシュ通知で即時更新を送信して、ユーザー コメントの有無にかかわらず、すべての従業員に簡単に連絡できます。 このようにして、従業員は必要なときに必要な情報を入手できます。また、エンゲージメント率を簡単に追跡して、誰がいつ最新情報を閲覧したかを正確に知ることができます。 今日のほとんどのビジネス コミュニケーション ソリューションはクラウドベースであるため、履歴がすべての機能に組み込まれているため、データが失われることはありません。

ビジネスコミュニケーションソリューションの結論

これらのビジネス コミュニケーション ソリューションの目標は、お客様と従業員がコミュニケーションを合理化し、電話に費やす時間を減らし、生産性を向上させることです。 経営者の夢。

あなたが大企業のマネージャーであろうと、家族経営のビジネスであろうと、社内コミュニケーションは成功と満足の最前線にあります。 また、ビジネス コミュニケーション ソリューションを使用すると、社内コミュニケーションの管理がより簡単になります。