プロフェッショナルなメール テンプレート: メールのフォーマットと例
公開: 2022-10-07
- 2021 年 12 月 8 日
コンテンツ
これらのプロフェッショナルなメール テンプレートとメール形式の例を使用して、正式なメールを書くストレスを解消しましょう。
非公式 vs. 正式なメールの書き方
私たちはさまざまな理由で電子メールを作成しますが、非公式と公式の 2 つのカテゴリに分類される傾向があります。
正式な電子メールは、友人や家族に送信するものです。 簡単なキャッチアップ、ディナーへの招待、すばらしいレシピのおすすめなど、このような簡単なことです。
正式な電子メールは、一般的にビジネス環境で使用されます。 それらは、B2B および B2C 販売、およびオフィス内通信で一般的です。 もちろん、非公式の電子メールと公式の電子メールの境界はあいまいな場合があり、電子メールでそれぞれの要素を使用する場合もありますが、違いを認識することが重要です。
たとえば、オフィスに親しい友人がいる場合、その友人とのコミュニケーション方法は、メールの件名によって異なります。 ランチミーティングを予定している場合はより非公式かもしれませんが、推奨される編集内容を契約書に送信している場合は、より正式になる可能性があります。
誰もが独自の書き方を持っていますが、よりフォーマルにする必要がある場合もあれば、よりリラックスしたスタイルを使用する必要がある場合もあります。
基本的なプロの電子メールのフォーマット
非公式の電子メールを送信すると、通常、結果は高くありません。 友人に夕食への招待状を送るとき、いくつかの言葉を混同したり、少し取り乱したりするかどうかは特に問題ではありません.
ただし、プロのメールを送信する場合は同じではないため、フォーマットに注意することが重要です。 メールを基本的な要素に分解すると、コミュニケーションを計画して効果的に構成することがはるかに簡単になります。
プロフェッショナルなメールには、次の 4 つの基本要素が必要です。
- 件名
- 挨拶
- メール本文
- 電子メールの署名
メールを最大限に活用するには、各側面を最適化し、メールを送信する個人に合わせてパーソナライズする必要があります。
件名
件名は後から付け足すように思えるかもしれませんが、非常に重要です。 ビジネスマンは毎日何百通ものメールを受け取りますが、あまりにも多くの場合、受信トレイには大量のスパムが散らばっています。
忙しいスケジュールの中で時間を節約するために、人々は件名を使用して電子メールを開くかどうかを決定します。 実際、47% の人が件名に基づいてメールを開封しているため、これは最適化の絶好の機会です。
件名は注目を集めるだけでなく、提供する価値をほのめかす必要があります。
このバランスを見つけるのは難しいかもしれませんが、完璧な件名は応答率に大きな影響を与えます。
挨拶
ビジネスでは、要点をきいてもらいたいと思われがちですが、まずは手続きをしなければなりません。 メールをすばやくやり取りする場合、これは必要ないかもしれませんが、ほとんどのメールは挨拶から始まります。
「こんにちは」、「こんにちは」、または「やあ」のどれで始めるべきかを議論するのに時間を費やした人々にとって、よくある質問は、どのような挨拶が最も適切かということです。
重要なのは、考えすぎず、メールの相手について常に調査することです。 LinkedIn を使用して受信者の好みの名前 (Dan と Daniel など) を見つけ、シンプルにします。
「こんにちは」はよりカジュアルな側面に傾くかもしれませんが、「こんにちは」と「こんにちは」は完全に受け入れられ、メールを始めるのに適した方法です.
その他の許容可能なオプションは次のとおりです。
- 親愛なる[名前]
- ご挨拶
- やあ
- 皆さんこんにちは
挨拶で独自のスタイルを開発しますが、過度に複雑にする必要はありません。
メール本文
受信者の注意を引き、心地よい挨拶をしたら、メールの本文に入ることができます。
ここでメッセージを作成し、読者に行動を起こすよう説得します。
ただし、あまり夢中にならないでください。
メールは短く簡潔にすると効果的です。 大量のテキストを見たり、エッセイを読まなければならないことは誰も望んでいません。 代わりに、要点を絞り、読みやすくすることが重要です (段落を短くし、ヘッダーを使用して内容を分割します)。
メールは常に 1 つのメッセージに集中してください。 話したいことが複数ある場合は、それらを別のメールに分けたほうがよいでしょう。 要点に集中し、受信者が決定を下し、行動を求めるために必要なすべての情報を提供します。
あなたがメールを書いているのには理由があります – あなたは何かを達成したいのです。 その人に取ってもらいたい行動を強調してメールを締めくくります。
電子メールの署名を含める
きれいな電子メール署名を作成するのは簡単なステップであり、よりプロフェッショナルに見えるようになります. これにより、受信者は、あなたが誰で、何をしており、どのようにあなたに連絡しているかを簡単に知ることができます.
よく知らない人にメールを送信することが非常に多いため、自分自身を特定できることが重要です。 メールの署名には、次のような情報を含める必要があります。
- フルネーム
- 電子メールアドレス
- 電話番号
- あなたのウェブサイトへのリンク
- LinkedIn プロフィールへのリンク
これにより、受信者は誰と話しているかをより明確に把握し、応答する可能性が高くなります。
プロフェッショナルなメール テンプレート
プロフェッショナルなメールを作成する理由は非常に多いため、すべてに適合する汎用的なテンプレートを作成することは困難です。 状況ごとに必要なものが少し異なるため、微調整する必要がありますが、このプロ仕様のメール テンプレートを使用すると簡単に始めることができます。
件名: [問題] – [挨拶] [あなたの名前]
[研究対象者の希望する名前] 様
第一段落：
最初の段落は短く、要点を明確にする必要があります。 人々の時間は貴重なので、ブッシュの周りを叩かないでください. たとえば、仕事に応募する場合は、役職、求人をどのように見つけたか、どのような行動をとりたいかを含めます。
中間段落:
これは、提供する価値を紹介し、受信者が行動を起こすべき理由を示す場所です。 自分自身に集中しすぎず、連絡先の会社/人についても話してください。
求人応募の例では、これは、会社が行った素晴らしい仕事のいくつかと、その価値があなたの価値とどのように一致するかについて話すことを意味します.
最後の段落:
受信者に時間を割いてくれたことに感謝し、行動を促すフレーズで彼らに取ってもらいたい行動を強化します。
閉鎖：
心から、
メールの署名
特定の状況向けの電子メール テンプレート
上記の一般的な電子メール テンプレートは、あらゆる状況に合わせて成形できますが、もう少し具体的なものが必要な場合もあります。 ここでは、ビジネス メールを作成する一般的な状況と、開始に役立ついくつかのテンプレートを紹介します。
1. お知らせ
アナウンス メールを送信するときに、必ずしもアクションを起こす必要はありませんが、メールを読んでもらう必要があります。 これを確実に行う方法を次に示します。
件名: チームへのエキサイティングな最新情報: [名前] に会う
こんにちはチーム、
新しい [新しいチームメンバーの役職] をご紹介できることを嬉しく思います。 [新しいチーム メンバーの名前] は [業界] で素晴らしい経験をもたらし、[職務仕様書] になります。
[新しいチーム メンバーの名前] は [新しい従業員が共有したいと思うかもしれない楽しい詳細、例: スタートレックの大ファン] ですので、気軽に挨拶して会話を始めてください。
心から、
[あなたのメール署名]
2. ビジネス フォローアップ メール
ネットワーキングは、依然としてビジネスの非常に重要な部分です。 新しい人に会うときは、関係を育むことが重要です。これを行う方法の 1 つは、フォローアップ メールを利用することです。
件名: [イベント] でお会いできて光栄です
[受信者の名前] さん、こんにちは。
[how you met] でお会いできてうれしかったです。 [件名] についての会話はとても楽しかったので、今後も追いつき、さらに話し合いたいと思っています。
[会社] での [役職] としてのあなたの仕事は興味深いものです。あなたの仕事についてもっと知りたいです。 今後数週間で時間があれば、コーヒーを飲むのは素晴らしいことです.
私は通常、[日] は空いています。
心から、
[あなたのメール署名]
3. 依頼
あなたが書く最も一般的なビジネスメールの1つはリクエストです。 休暇の申請、昇給の申請など、これらのメールを正しく受け取ることが重要です。 依頼に神経質になったとしても、ぶちのめしても意味がありません。 代わりに、シンプルだがよく練られたメッセージで要点をつかみます。
件名: [日付] の休暇申請
[受取人の名前] 様
9 月 5 日金曜日から次の 9 月 12 日金曜日までの休暇に PTO を使用したいと思います。
私は、すべてのタスクと責任が事前に処理されることを確認し、現在のケースロードについて同僚の [名前] と [名前] と話し合って、最新情報を入手できるようにします。
承認をお待ちしております。
[あなたのメール署名]
4. 質問
質問は、最も単純な「はい/いいえ」から非常に複雑なものまでさまざまです。 誰かに質問をメールで送信するときは、物事をシンプルに保ち、回答が必要なポイントから人々の注意をそらさないようにすることが重要です。
件名: サステナビリティ ポリシーを更新していますか?
[受取人の名前] 様
最新の政府のアドバイスに照らして、私たちは持続可能性に関する方針に差し迫った変更を加えるかどうか疑問に思っていました?
私たちのブランドは長年にわたってサステナビリティのリーダーであり、これは私が深く情熱を注いでいることであり、誇りの大きな源となっています. 新しいアドバイスに沿って、環境への取り組みを継続できることを願っています。
Google のポリシーを更新する予定があるかどうかをお知らせいただければ幸いです。ご意見をお探しの場合は、喜んでご協力いたします。
心から、
[あなたのメール署名]
5. 苦情
残念ながら、苦情があり、フラストレーションを表明する必要がある場合があります。 これはビジネスの一部ですが、アプローチするのが難しいメールになる可能性があります。 重要なことは、主張を明確にし、物事をシンプルに保つことです。
件名: [苦情の対象] に関する苦情
やあ、
最近 [location] にあるあなたのストアから [苦情の対象] を購入しましたが、動作しません。 翌日返品に行ったところ、アテンダントは修理の手助けをすることができず、返金のために製品を返品することを許可しませんでした.
私はあなたの店を長年利用していますが、サービスのレベルの低さに非常に失望しています.
この問題を調べて、問題を解決していただけないでしょうか。
心から、
[あなたのメール署名]
6. お詫び
私たちは人生で常に物事がうまくいくとは限りません。 これは誰にとっても楽しいことではありませんが、このシンプルな謝罪テンプレートでストレスを解消できます。
件名: [お詫びの件名]
[顧客名] 様
[いつ]の[何]に問題が見つかりました。
これはあなたにとって何を意味しますか？
[問題の影響を詳述するメモ]
【ご安心いただけるお客様へ】
[件名の謝罪] でこの問題にすぐに気付き、混乱を可能な限り制限しました。 当社の技術チームは 24 時間体制で問題の解決に取り組んでおり、[time] の時点ですべてが正常に戻っていることをお知らせできます。
[company] の皆様には、ご不便をおかけして申し訳ございません。 現在、問題を分析しており、それらの洞察を使用して、今後問題が再発しないようにしています。
心から、
[あなたのメール署名]
7. 終了
多くのビジネス状況はデリケートな場合があります。 特にデリケートな状況の 1 つは終了です。 もちろん、電子メールで誰かの雇用を終了するつもりはありませんが、ユーザーのアカウントを終了するか、または同様のことをしなければならない場合があります。
件名: アカウントの即時終了
ご担当者様、
[company] でのあなたのアカウントを直ちに終了させていただきました。
[理由]
[問題] について [日付と時刻] にお話ししましたが、[使用タイプ] に変更はありません。 複数回の連絡の後、あなたは引き続き利用規約に違反しています。つまり、アカウントを一時停止するしかありません。
心から、
[あなたのメール署名]
重要ポイント
プロのメールを書くことは、人生の重要な部分です。 私生活においても、よりフォーマルな文体を使わなければならない時があります。
重要なメールを書いているとき、物事を考えすぎがちですが、物事をシンプルかつ要点にとどめれば、より多くの成功を収めることができます。 メールをいくつかのセクションに分割し、パーソナライズに重点を置き、簡潔でわかりやすいものにします。
