プロジェクト ワークフロー管理ソフトウェア: それは何ですか? あなたにぴったりのツールは？

ビジネスが成長するにつれて、物事を成し遂げるのは面倒で困難になります。 Project Management Institute が 2018 年の調査で発見した統計の一部になります。平均して、プロジェクトの 3 分の 1 以上が目標を達成していません。これは 2012 年と同じです。

出典：プロジェクトマネジメント協会

また、Project Management Institute が説明しているように、どこのビジネス オーナーやマネージャーも、プロジェクトが失敗すると利益も減少することを理解しています。これは、組織が戦略目標を達成する可能性が低くなるためです。

PMI は 2017 年の調査で、 『Lean Enterprise: How High Performance Organizations Innovate at Scale』の共著者である Barry O'Reilly と話をし、次のように述べています。 彼らは、目標を明確にし、フィードバック ループを短縮し、アウトプットではなく結果に基づいて進捗を測定することで、顧客のニーズを満たすことに重点を置いています。」

出典：プロジェクトマネジメント協会

上のグラフから、プロジェクトの 80% 以上が予定どおりに予算どおりに完了し、当初の目標とビジネスの意図も満たしている組織は、高い利益実現成熟度を経験することがわかります。 PMI はまた、2017 年の調査で、「ビジネス リーダーが確認したように、明確な目標がないために 37% のプロジェクトが失敗する」と指摘しています。

IBM (International Business Machines Corporation) は、次のように述べています。 これらの重要な目標を達成しているプロジェクトはわずか 40% です。」

そのため、他のすべての人と同じように、ビジネスをより効率的に成長させることを望んで、技術ソリューションを運用に統合することを決定します。 しかし、適切なツールを選択するのは思ったほど簡単ではないことがわかります。

つまり、物事を成し遂げるのに役立つソリューションが不足しているわけではありません。 業種やビジネスの規模によっては、選択できるソフトウェア ソリューションやサービスが数十 (数百とは言わないまでも) ある場合があります。

しかし、どのような基準を考慮する必要があり、特定のビジネスの目標と運用に対して最も正確なソリューションを見つけるにはどうすればよいでしょうか?

プロジェクト管理とワークフロー管理

PMChat は、「市販の PM ソフトウェアを使用すると、パフォーマンスと満足度が向上する」と報告していますが、「プロジェクト マネージャーの 44% はソフトウェアを使用していません」。

それがあなたなら、そこにあるツールの市場に参入することは圧倒される可能性があります. ツールとソフトウェア ソリューションについて説明する前に、プロジェクト管理とワークフロー管理の違いを明確にして、何を探すべきかを理解できるようにしましょう。

2 つの概念は関連していますが、同じではありません。名前が示すように、1 つはプロジェクトを管理するためのもので、もう 1 つは運用とプロセスを管理するもの、つまりワークフローを管理するものです。

奇妙なことに、PWC は、「デジタル PM ソフトウェアはパフォーマンスを向上させ、パフォーマンスの高いプロジェクトの 77% がプロジェクト管理ソフトウェアを使用していることを発見しましたが、プロジェクト マネージャーの 44% はプロジェクト管理にソフトウェアを使用することを信じていないことがわかりました。」 その上、Access Group は、プロジェクト マネージャーの 66% が、ソフトウェアへの投資における重要な決定は組織にかかっていると述べていることを発見しました。 このような複雑なメッセージがあるため、適切なプロジェクト管理ソフトウェアを選択することは、プロジェクトを完成させるためだけでなく、プロジェクト管理ソフトウェアを使用する人々に、それが実際に機能することを納得させるためにも重要です. 適切なツールを見つけることが、成功と失敗の分かれ目です。 結局、「米国に投資された 10 億ドルごとに、1 億 2200 万ドルがプロジェクトのパフォーマンス不足のために無駄になった」と PMI.org は述べています。 繰り返しますが、適切なプロジェクト管理ソフトウェアは、ビジネスが目標を達成するのに役立ちます。

プロジェクト管理とは？

Project Management Institute によると、プロジェクト管理は「プロジェクトの要件を満たすためのプロジェクト活動への知識、スキル、ツール、およびテクニックの適用」です。 」

建設プロジェクト マネージャーの日常がどのようなものか知りたいですか? この古き良きビデオをチェックしてください。

ビデオでわかるように、プロジェクトは単一の操作であり、一意で一時的なものであり、時間と範囲によって制限されています。 そのため、プロジェクト管理ツールは多くの場合、スタート ラインとフィニッシュ ラインのある作業用に構築されています。 彼らの意図は、各取り組みの全体像を計画および管理するのに役立つことです。

ここがワークフロー管理ツールと異なるところです。

ワークフロー管理とは

ワークフロー管理は、全体像を現実に変える細部に焦点を当てています。 TaskTrakz によると、「ワークフローとは… [a] 一連のステージであり、ステージ間を移動する方法でもあります。」

これに特化したツールは、個々の従業員のタスクとワークロードを管理し、定型化する明確に定義されたビジネス プロセスを作成するのに役立ちます。

ここでの意図は、繰り返しのプロセスを作成して自動化し、時間をかけて調整および最適化して生産性を高め、したがって成長を促進することです。

これらのツールを使用して、プロジェクトをより適切に管理し、進行中の組織運営を改善することができます。

複雑に聞こえます…

これは、ワークフロー管理の優れた視覚化です。 とりわけ、業界の複雑さと官僚主義のために請求書の 60% の支払いしか回収していない医療従事者が、最終的にビジネスを最適化および自動化したときに、最終的にすべての作業に対して支払いを受け取ることができる方法を確認できます。プロセス。

ほとんどのプロジェクト管理およびワークフロー管理ツールに欠けている重要な側面

興味深いことに、ワークフロー管理によって最適化できる細かい部分がなければ、プロジェクト管理の全体像を実現することはできませんが、ワークフロー管理は市場では不利な立場にあります。

プロジェクト管理のための方法論やツールがたくさんあるのに、ワークフロー管理ソリューションは往々にして美化されたチェックリストにすぎません。

しかし、本当にイライラするのは、プロジェクト管理と同様に、ほとんどのワークフロー管理ツールにコラボレーションとコミュニケーションのオプションがないことです。 多くのツールは、調整やコミュニケーションのために電子メールなどの外部ソリューションに大きく依存しています。

その結果、さまざまな人がさまざまなツールを使用して同じ作業に取り組むチームを管理することになります。 たとえば、コラボレーションを容易にするために Google ドキュメントを使用する人もいれば、古き良き Microsoft Word に固執する人もいます。

62% の企業が、プロジェクトにどれだけの時間と費用がかかるかを理解することが、プロジェクト管理の最大の課題であると考えているのも不思議ではありません。

これを克服するには、プロジェクトと事業運営プロセスへの全体的なアプローチが必要です。 プロジェクトワークフロー管理に入ります。

プロジェクト ワークフロー管理: 両方の長所を組み合わせて全体的なソリューションを実現する

プロジェクト ワークフロー管理は、ソフトウェア カテゴリというよりもアプローチです。 プロジェクト管理の方法論をワークフロー管理に実装する (またはその逆) ことで、最小限のシステム数で両方の長所を活かすことができます。

もちろん、それはより高い生産性、より速い成長、より大きな利益を意味します。

業界で 25 年以上の経験を持つ Dan Epstein によると、プロジェクト ワークフロー管理が非常に効果的である理由の 1 つは、エラーのないプロジェクト管理を作成できることです。 このトピックに関する彼のウェビナー全体をここでご覧ください。

自分に最適なプロジェクト ワークフロー管理ツールを選択する方法

ありがたいことに、プロジェクト管理とワークフロー管理の両方を最適化しながら、機敏性と多用途性を維持しながら、費用対効果の高い方法でソフトウェア製品が世の中に出回っています。

これらのツールを使用すると、全員がどこにいてもチームとコミュニケーションを取り、タスクとサブタスクを前後に割り当て、仲間のチーム メンバーとより迅速かつ効果的に共同作業を行うことができます。 これは、コストの削減とビジネスの成長につながります。

すべての優れたプロジェクト ワークフロー管理ソフトウェアが提供する必要があるもの

ほとんどのワークフロー管理ツールは単純に一連の繰り返しチェックリストを提供しますが、それだけではソフトウェア製品が本当にプロジェクト ワークフロー管理ツールと見なされるには十分ではありません。

むしろ、このツールは、より全体的な視点を提供し、特定の目標、反対意見、およびタスクとともに、プロジェクト ロードマップの一部としてタスクがどのように連携するかを示すことができる必要があります。 ソフトウェアは、個々の従業員レベルで説明責任を果たし、これらの洞察を簡単に理解できる方法で提供できる必要があります。 さらに、このツールは、特定のプロジェクトおよび複数のプロジェクトでのチーム コラボレーションのための全体的なソリューションを提供できる必要があります。

ビジネスに適した正確なプロジェクト ワークフロー管理ツールを選択するための 5 つのその他の重要な考慮事項

• あなたの要望。 最初にそれらを計画してから、最優先事項を達成するのに役立つソフトウェアを選択してください。
• ご予算。 キャッシュ フローと節約できる時間に見合った製品を選択してください。
• それはどのくらいかかりますか？ それはどれほど簡単ですか、それとも複雑ですか?
• 使いやすさ。 無料試用期間中にチームに試してもらい、最適であることを確認してください。
• 信頼と実績。 あなたの特定の業界で彼らがサービスを提供している他の人を見てください。 仲間からの推薦状とケーススタディを読んでください。

私たちのお気に入りのプロジェクト ワークフロー管理ツール: 比較

生産性を高めやすくするために、すべての面倒な作業を行い、お気に入りのプロジェクト ワークフロー管理ツールの比較を提供することにしました。

価格

無料トライアル期間

実装

信頼性と経験

$74-149/月。 エンタープライズ向けが多く、初期段階のスタートアップ向けは少ない。 年間購入で 20% オフ。

30日

開始するための優れたナレッジ ベース (ビデオを含む) を提供します。

成功事例には、LinkedIn、Siemens、OkCupid などがあります。

最大 30 ユーザーで月額 29 ～ 49 ドル。さらにユーザーを追加でき、エンタープライズ プランもあります。 Connecteam はデスクレスの従業員に最適です。

14 日間、さらに最大 10 ユーザーの永久無料プランがあります

オンボーディング 1 対 1 のセッション、ヘルプ センター、組み込みのチュートリアル、ブログ投稿。

サクセス ストーリーには、Sodastream、FOX Group、Centennial Sweeping、Canada Restoration、SodexoMAGIC、

クラウド版は月額 33 ～ 111 ドル。 100 人以上のユーザーがいる場合はさらに。 年間購入割引あり。 サーバー バージョン: 559 ～ 2,239 ドルの一括払い。 ユーザーが 100 人を超える場合は、それ以上。

14日間

知識ベースには豊富なマニュアルが含まれています。

サクセス ストーリーには、Gita Technologies、World Innovation Technologies、Lear Corporation などがあります。

チーム メンバー、ゲスト、プロジェクト マネージャー、およびフル アクセス パスを持つメンバーの数とサブスクリプション期間を選択して、価格を計算します。 割引は 3 か月のサブスクリプションから始まります。

14日間

ナレッジ ベースは、ユーザー ガイドとチュートリアル (ビデオ チュートリアルを含む) を提供します。

顧客には、CLH、Repsol、Loewe、Elavon が含まれます。

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ビジネスを効率的に成長させる準備はできましたか?

ここで設定したガイドラインを使用して、各プロジェクト ワークフロー管理製品がビジネスやチームにどのように役立つかを分析してください。 よくわからない場合は、複数の方法を試してみることを検討してください。

次に、チームと話し合って、生産性とコラボレーションに効果的な方法についてフィードバックをもらいます。

ツールを実装し、プロセスを設定し、それらをテストして、必要に応じて最適化します。 やがて、あなたのチームは新たな効率の高さに到達し、あなたのビジネスはこれまで以上に成長します。