柔軟なスケジュール: 究極のビジネス ガイド

柔軟なスケジュールで働くことは、特に従業員の需要を考えると、雇用主にとって増加傾向にあります。 フレックス スケジュールとは何か、雇用主と従業員にとっての長所と短所を分析し、このトピックに関するいくつかの FAQ にも答えてみましょう。

柔軟なスケジュールに対する需要は、過去 10 年間で大幅に増加しています。

COVID-19 の前でさえ、調査によると、従業員の 87% が、少なくともある程度の時間は自宅で仕事をする機会を望んでいました。

半数は、代わりに給与カットを受け入れることさえいとわない。

柔軟な勤務スケジュールにより、従業員は最高の生産性レベルで働くことができ、健康的なワークライフ バランスを実現できます。 実際、より多くのミレニアル世代とジェネレーション Z の従業員が労働力に加わるにつれて、フレックス スケジュールはより一般的になりつつあります。

このブログでは、柔軟なスケジュールの目的、従業員と雇用者の両方にとってのさまざまな長所と短所、および柔軟なスケジュールをビジネスに効果的に実装する方法について詳しく説明します.

フレキシブル スケジュールとは

柔軟なスケジュールにより、従業員は標準的な午前 8 時から午後 5 時までの代わりに勤務することができますが、それでも合計で週 40 時間の勤務になります。 一般に、これは、すべての人に同じ厳密なスケジュールがないことを意味します。 代わりに、従業員は 1 日 (または夜間) を通じて、自分に最も適したシフトまたは時間帯を選択できます。

フレックス スケジュールを使用すると、従業員は、同じ量の作業を行い、同じレベルまたはそれ以上の生産性を維持している限り、勤務日の開始時刻と終了時刻を変えることができます。

フレキシブル スケジュールにはどのような種類がありますか?

時々オフィスの外で働く必要がある場合でも、週末しか働けない場合でも、フレックス スケジュールは雇用主と従業員の両方にとってメリットのあるシナリオであり、さまざまな形態をとることができます。

圧縮された週労働時間

圧縮された週労働時間は、従業員が 4 日 10 時間働く週 4 日労働を含むため、おそらく最も一般的なフレックス スケジュールです。 このタイプの柔軟なスケジュールにより、チームはさらに 1 日休みを取り、ワークライフ バランスを楽しむことができます。

通常、オフィス環境では、週の労働時間を短縮するのが最適です。 ただし、適切に計画すれば、小売店、レストランなど、あらゆるビジネスに適合します。 週の労働時間を短縮することのその他の利点には、より良い休息と通勤の削減が含まれます。

毎日の柔軟なスケジュール

毎日のフレックス スケジュールにより、従業員はいくつかのオプションを利用できます。

• 早く始めて早く終わる
• 後で作業を開始し、後で当番を続ける
• 昼休みに余分な時間を取り、後で補う
• 夜中に働く
• 標準的な週末の代わりに柔軟な週末、またはカスタム日に固定日を設定する

毎日の柔軟なスケジュールにより、午前 10 時から午前 3 時まで、または午前 7 時から午後 4 時まで働くことができます。 この種の柔軟なスケジュールは、標準時間とは異なり、従業員と雇用主によって決定されます。

フレックスタイム

フレックスタイムの場合、雇用主はあなたが何時に出勤するかにこだわるのではなく、あなたが同意した標準的な時間数で働き、すべての仕事を終わらせることを望んでいます。 これは、好きなときにオフィスに来て、好きなときに退社できることを意味します。

従業員が自分の時間に責任を持ち、目標を達成する限り、それがすべてです。 つまり、彼らがオフィスで 15 時間しか過ごしず、残りは自宅で行っていれば、あなたにはもっと多くの力が与えられます。

スプリットシフト

分割シフト スケジュールとは、1 日を通して勤務時間を分割することを意味します。 たとえば、午前中に 4 時間、午後半ばにさらに 2 時間、最後の 2 時間で夜を締めくくることができます。

別のバリエーションは、朝に 4 時間、次に夜に 4 時間投入することです。 分割シフト スケジュールとは、その日のスケジュールを分割して、その間に他の生活の出来事を考慮に入れることを意味します。

上記で概説したすべてに基づいて、柔軟な勤務スケジュールは効果的かつ効率的な作業プロセスにつながります。 従業員の変化が進む中、従業員のエンゲージメントと満足度を確保するために、トレンドの先を行く必要があります。

代替スケジュール

この種の柔軟なスケジュールにより、通常の週 5 日勤務ができない従業員も働きやすくなります。 これらの従業員には、育児やその他の個人的な事柄などの責任を果たすためのスケジュールが必要です。

代替スケジュールを使用すると、従業員は週末に働きやすくなり、2 番目のシフトに参加したり、さらには夜勤 (あらゆるタイプのワード シフト) に参加したりできるようになり、日中の自由度が高まります。

フレックスプレイス

Flexplace は、従業員が自宅やオフィスではない遠隔地から簡単に仕事ができるように設計された、あらかじめ決められたスケジュールとして機能します。 これは、週の数時間または数日からフルタイムまでさまざまです。 Flexplace スケジューリングは、次の 3 つの方法で実装できます。

• 在宅勤務 : コンピューターとデジタル デバイスを使用して時間と場所に関連する制限に対処する在宅勤務により、従業員はリモートまたは職場で働くことができます。
• ホテリング: 在宅勤務と同様に、従業員は仕事を遂行するために別のコワーキング スペースを確保し、オフィス スペースのコストを削減します。
• Snowbird プログラム: 冬の間、仕事の配置をより暖かい地域に移す能力。 通信およびテレマーケティング ビジネスの従業員は、snowbird プログラムから大きな恩恵を受けています。

リモートワーク

このタイプのフレックス スケジュールでは、従業員は一時的または恒久的にオフィスから離れてすべての作業を行うことができます。

今日、多くの企業がリモート ワークを採用しており、従業員はこれまで以上に柔軟に、好きな場所で働き、生活することができます。

リモート ワーク プログラムでは、関連する経験とスキルを持つより幅広い候補者を採用することができます。

アルバイト

パートタイムの仕事は、フルタイムの勤務スケジュールを持つ同僚ほど多くの時間や日数を働けない労働者にとって貴重な代替手段です。 この種の柔軟性は、子育てや勉強など、仕事以外の仕事をしている労働者向けです。

ワークシェアリング

タスクを効率的かつ効果的に完了するために、マネージャーは、ビジネスにワークシェアリングまたはジョブシェアリング プログラムを実装することを検討する場合があります。 これは基本的に、2 人以上のパートタイム労働者の間でフルタイムの責任を分担することです。

選ばれた従業員は、「フルタイム」の仕事のスケジュールが確実に完了するように、毎週の勤務を分割します。

特別有給休暇 (PTO)

従業員の有給休暇を増やすことで、単調になりがちな日常業務を継続するインセンティブを従業員に提供できます。

休暇時間の延長、または休暇時間の無制限は、多くの企業が従業員の潜在能力を最大限に引き出す動機付けを真剣に検討しているポリシーです。

柔軟なスケジュールをビジネスに役立てる方法

正直なところ、柔軟な職場環境は、雇用主の生活を非常に困難にする可能性があります。 結局のところ、空室状況に応じて特定の仕事を完了するのに適切な従業員を見つけようとするのは、物流上の悪夢になる可能性があります。 特に異なる場所やタイムゾーンにいる従業員と一緒に仕事をしている場合、ビジネスを運営するのは複雑な方法になる可能性があります.

ただし、いくつかの簡単な手順を実行するだけで、雇用主はフレックス スケジュールをシームレスに機能させてビジネスに役立てることができます。

1. コアタイムの設定

チームが異なるタイム ゾーンや場所から共同作業するのは難しい場合があります。 そのため、共通の作業ウィンドウを確立することが不可欠です。

たとえば、コア ワーク ウィンドウは、平日の午前 11 時から午後 4 時までとすることができます。 この時間にのみ、チーム ミーティングとタスクの委任を実行できます。

この規律ある基盤により、従業員は、必要な自律性を与えられながら、いつがお互いや上層部とのコミュニケーションに最適なのかを正確に知ることができます。

2. 個人レベルで従業員を知る

今日では、従業員が遂行する仕事と彼らがテーブルにもたらすスキルの観点から従業員を単に知るだけでは十分ではありません。

彼らが個人として誰であり、仕事以外でどのようなコミットメントを持っているかを明確に把握していれば、彼らの対応可能性をよりよく理解でき、誰もがお互いを信頼する可能性が高くなります.

その結果、タスクをより効率的に管理できます。 また、どの個人が特定の仕事に最も適しているかを知っていることも意味します。 これにより、従業員を細かく管理する必要が生じる可能性も減少します。

リモートの従業員と個人的なレベルで知り合うのは難しい場合があります。 ただし、簡単にするために実行できる手順がいくつかあります。

• 定期的なビデオ通話のキャッチアップを実行する: 毎日または毎週、定期的に従業員に連絡することが重要です。 最低限、毎日 15 ～ 30 分のキャッチアップを行うだけで、リモート レベルでのコミュニケーションがはるかに効果的になります。
• 理解する: 離れた場所にいる従業員に疑いの余地を与えず、彼らが近くにいなくても仕事を成し遂げていると信頼することが重要です。
• 質問する: 自分自身や目の前のタスクに集中する時間を減らし、従業員に少し注意を向けます。 彼らの生活に関心を示してください。 これにより、相互の尊重が構築され、従業員のことを気にかけていることが示されます。

3. チームミーティングを最大化

チームミーティングは時間がかかり、実際の作業の邪魔になることがありますが、チームの精神と士気を確立するために不可欠です。 全員の忙しいスケジュールに合わせてこれらの会議を最大限に活用するには、次のことを行う必要があります。

• 率直に言う: チームを無意味な方向に進めさせないでください。 物事を簡潔にし、トピックに沿ってください。
• 議題を送信する: 会議で扱う内容について事前に会議の議題をチームに与えることで、準備を整えることができます。
• まとめ: 従業員に、会議以外の仕事に適用できる実用的なヒントを提供します。

4. デジタル スケジューリング ソフトウェア ソリューションを使用する

デジタル スケジューリング ソフトウェア ソリューションは、雇用主が従業員のために詳細で読みやすい柔軟なスケジュールを準備するのに役立ちます。 従業員は、快適なモバイル デバイスからスケジュールを個人的に調整して、すべてのシフトを事前に準備することができます。

Connecteam のようなこの種のソフトウェアを使用すると、管理者は次のことができます。

• 定期的なスケジュールを複製または設定し、ドラッグ & ドロップを使用するか、シフトアップを開始します。
• 時間数が事前定義された毎日または毎週の制限を超えた場合にアラートを受け取ります。
• 時間、場所、タスク、メモ、添付ファイルなど、各シフトに情報を追加します。
• 従業員がシフトを承認または拒否した場合、チェックインが遅れた場合、またはタスクを完了した場合に通知を受け取ります。
• シフトの追加または編集、ユーザーの入れ替え、タスクの割り当てなどを行います。
• 複数の方法でシフトをスケジュールします (単一、複数、インポート、またはテンプレート)。

フレックス スケジュールが必要であることにまだ確信が持てない場合は、雇用主と従業員の観点から長所と短所を掘り下げてみましょう。

雇用主にとって柔軟なスケジュールの長所と短所

雇用主にとってのメリット

雇用主であるあなたは、さまざまな方法で柔軟な勤務スケジュールを実装することで利益を得ることができます. これらには以下が含まれます：

• 従業員のエンゲージメントと士気の向上 : ワークライフ バランスを維持している従業員は、非常に満足して充実しているため、従業員の士気とエンゲージメントが向上します。 さらに、それは彼らがわざわざ別の場所で新しい仕事を探す必要がないことも意味します.
• より簡単な採用: フレックス スケジュールを含めることで、現在の優秀な人材を引き付ける可能性がはるかに高くなります。 今日の雇用市場が非常に競争が激しいことは周知の事実です。 したがって、競合他社の一歩先を行くためには、現在の労働力に適切なインセンティブと福利厚生を提供する必要があります。
• 従業員の離職率の低下: 柔軟な勤務スケジュールは、従業員の離職率を減らすことができる従業員の定着戦略の重要な要素になる可能性があります。 従業員が従事し、満足し、満足している場合、他の場所で仕事を探しているわけではありません。
• 生産性レベルの向上 : 調査によると、従業員に柔軟なスケジュールが提供されると、生産性レベルが大幅に向上し、士気が向上することが示されています。
• ノーショーや遅刻の減少: フレックス スケジュールを使用している従業員は、自分のシフトに合わせて個人的なスケジュールを簡単に計画できるため、時間通りに出勤することが自然に行われます。 実際、この調査では、ニーズに合わせて別の勤務スケジュールを立てる機会がある従業員は、時間通りに出勤する可能性が高いことが示されています。 フレックス スケジュールと正確な時間追跡アプリを使用すると、ノーショーや遅刻を大幅に減らすことができます。

雇用主にとっての短所

とはいえ、柔軟な勤務スケジュールは、雇用主にとって必ずしも完璧な取り決めではありません。 例えば：

• 信頼の欠如を引き起こす可能性があります : ほとんどのマネージャーは、従業員が出勤し、仕事をし、退勤するのを見ることに慣れています。 これにより、従業員が一日中何をしているかを監視できます。 ただし、フレックス スケジュールは信頼に依存します。 一部のマネージャーは、従業員を完全に信頼していない可能性があり、それが否定的な関係を引き起こす可能性があります。
• 従業員は柔軟性を乱用する可能性があります: 在宅勤務の従業員は、家事に参加したり、テレビを見たり、昼寝をしたりすることができます。 雇用主は自分の目で生産性を監視できないため、通常の 9 時から 5 時まで働く同僚の中には、彼らを怠け者と見なす人もいます。
• 顧客満足度の低下: 一部の顧客は、特定の従業員が対応できないとイライラする場合があります。 顧客中心の職務がある場合、柔軟なスケジューリングしかできない場合があります。 一日中家で仕事をするのは、おそらく不可能です。

従業員の柔軟なスケジュールの長所と短所

従業員にとってのメリット

従業員は、さまざまな方法で柔軟な勤務スケジュールを使用することからも利益を得ることができます. これらには以下が含まれます：

• 健全なワークライフ バランス: 家族の責務や他の情熱の追求から、健康問題との闘いや長時間の通勤の回避まで、理由は無限にあります。 調査によると、ミレニアル世代の 16.8% は、ワークライフ バランスを達成できるという理由で仕事を選びました。 さらに、働く場所を決めるときは、柔軟性が最優先事項です。
• 通勤のための時間とお金を節約: フレックス スケジュールを使用すると、従業員はリモートで作業できます。つまり、通勤時の渋滞やその他のストレスの多いイベントを回避できます。 さらに、従業員は通勤中に失われる燃料と時間を節約できます。
• より多くの成長機会: 特にミレニアル世代とジェネレーション Z が求めているものであるため、雇用と従業員の定着に関して、企業は従業員開発の機会を提供する必要があります。 実際、Gallup は、「ミレニアル世代の 87% が、職業上またはキャリア上の成長と能力開発の機会が仕事において重要であると考えている」と報告しています。 柔軟なスケジューリングにより、従業員は仕事をしていないときに専門的なコースやクラスに参加できるため、教育目標を達成し、職務に関連するより高い専門的スキルを習得できます。

• 育児コストの削減: 短縮勤務、日次勤務、およびフレックス勤務のスケジュールはすべて、親に育児コストを大幅に削減する機会を提供します。 一方の親が従来の時間帯に勤務している場合、フレックス スケジュールを使用している親が学校の送り迎えに対応し、もう一方が迎えに行くことができます。 このバランスにより、親は育児を必要とせずに 2 つのフルタイムの仕事を簡単に管理できます。
• より健康的な幸福: 柔軟性のないスケジュールを持つ従業員の 68% が、「不当なレベルの仕事のストレス」を報告しました。 同時に、フレックス スケジュールの従業員は、仕事関連のストレス レベルが大幅に低いと報告しました。 チームの肉体的および精神的な健康は、収益、顧客、離職率、そして私生活における彼ら自身の正気にとって重要です。

従業員の短所

雇用主と同じように、柔軟な勤務スケジュールは従業員にもマイナス面をもたらす可能性があります。 これらには以下が含まれます：

• スケジューリングが複雑になる可能性があります : オフィス環境で定期的に仕事をしている従業員は、同僚の勤務スケジュールが同じでない場合、最高の状態で仕事をするのが難しいと感じることがあります。 チーム ミーティングの計画を立てるのは複雑な場合があります。全員の柔軟な勤務時間を調整することは頭痛の種になる可能性があるからです。
• すべての役割に適しているわけではありません: 顧客対応のポジションなど、すべての役割が柔軟なスケジューリングに適しているわけではありません。 したがって、これらの職務には、設定された通常の勤務時間が必要です。 このような従業員は、スケジュールの自由度が高い同僚に憤慨する可能性があります。
• 安全でない慣行を生み出す可能性がある : 従業員が同僚よりもかなり早くまたは遅く働く場合、オフィスに一人でいるか、ほとんど一人でいることがよくあります。 事故や危険が発生した場合、従業員には頼れる人がいないため、これは責任問題につながる可能性があります。

よくある質問

柔軟なスケジュールの目的は何ですか?

フレックス スケジュールを使用すると、従業員は勤務時間を調整できるため、9 時 5 分から 8 時 6 時までの従来の勤務スケジュールとは必ずしも一致しません。 その名前が示すように、フレックス スケジュールは、従業員と雇用者の両方に柔軟性を提供します。

柔軟なスケジュールを作成する際に考慮すべき要素は何ですか?

従業員に適切なフレックス スケジュールを作成するには、従業員の現在の文化を評価し、従業員の個人的および全体的なニーズを特定する必要があります。

そこから、職場のフレックス スケジュールを現実的かつ持続可能なものにするポリシーと構造の構築を開始できます。 実際のスケジュールを作成するための効果的なツールを見つける必要があります。それが手動プロセスによるものであっても、デジタル ソリューションによるものであってもです。 実装したら、スケジュールの成功を監視し、スケジュールを調整することが重要です。

柔軟なスケジュールを作成するときに従業員に尋ねるべき質問はどれですか?

フレックス スケジュールを設計する際に従業員に尋ねる価値のある質問には、次のようなものがあります。

• あなたの役割はリモートで実行できますか?
• いつでも実行できますか？
• 柔軟なスケジューリングはすでにビジネスで実施されていますか? それは成功していますか？
• 現在、従業員は効果的なワークライフ バランスを保っていますか?

柔軟なスケジュールの結論

従業員とビジネスの両方に柔軟な勤務スケジュールを提供することの長所と短所を比較検討することが重要です。 生産性の向上から従業員の離職率の低下まで、数多くのメリットを強調してきました。

いくつかの欠点があるかもしれませんが、慎重な計画、効果的な従業員管理戦略、および従業員スケジューリング アプリを使用すれば、前述の欠点に簡単に対処できます。