配送請求書テンプレート

配送請求書テンプレートの概要

購入ごとに領収書があるのと同じように、発送されたすべての出荷に配送請求書があります。 早口言葉のように聞こえるかもしれませんが、正確で詳細な出荷請求書を作成することは、すべての出荷業務に不可欠です。 送り状の作成に時間を無駄にしたくない場合は、インターネットで入手できる送り状のテンプレートを使用できます。

適切な正式な出荷請求書には、含める必要のある多くのコンポーネントと料金が含まれており、それらを見逃すと、輸送中に問題が発生する可能性があります。 通常、配送業者はこれらの請求書を作成して、自社のシステムを通じて荷物を追跡し、標準化された効率的な方法を作成して、すべての荷物が確実に目的地に届くようにします。

配送請求書の作成方法と使用方法を理解するために、配送請求書を見てみましょう。

1) 配送請求書とは何ですか?

技術的に言えば、配送請求書は、顧客に出荷される製品とサービス、および出荷指示に関する情報を宣言および提供するために売り手が作成する文書です。 送り状には多くの情報が記載されており、見逃すことも忘れることもありません。

インターネットで入手できる送料無料の送り状テンプレートを使用するか、ワードまたはエクセルを使用して送り状テンプレートを作成できます。 その結果、ほとんどの企業は、事前設定されたフィールドとデザインを備えた出荷請求書テンプレートを使用し、すべての静的情報がすでに文書に含まれています。 出荷ごとに情報の変更を追加するだけです。 これにより、運送業者と顧客の利便性のために、出荷請求書の作成と印刷を効率化できます。

船荷証券とも呼ばれる出荷請求書は、荷送人の出荷領収書としても機能し、支払い条件を含む商品の出荷に関する条件が記載されています。 配送請求書は、顧客に配送する製品およびサービスのタイトル ドキュメントとして機能します。 製品に関する詳細と配送指示はお客様から伝えられるため、シームレスなコミュニケーションが可能です。

2) 送り状テンプレートには何を含めますか?

送り状の定義と船荷証券の目的を理解したところで、送り状テンプレートの作成の重要な部分から始めましょう。

新しい配送請求書テンプレートを作成する場合でも、インターネットから無料の請求書テンプレートを使用する場合でも、請求書テンプレートに次の 9 つの項目を含める必要があります。

2.1) 荷送人/荷送人の詳細

送り状のテンプレートには、会社名とロゴを記載し、会社の正確な郵送先住所を含めて、返品や荷物の紛失の際に混乱が生じないようにする必要があります。

2.2) 受信機の詳細

顧客/受取人の正確な住所、連絡先情報、および配達の PIN コードにより、運送業者パートナーは配達を容易にし、RTO の量を減らすことができます。

2.3) キャリア/3PL パートナーの詳細

船荷証券には、輸送中の小包の責任があるため、運送業者の名前と詳細が含まれている必要があります。

2.4) 顧客参照番号/注文番号

出荷請求書テンプレートに参照番号または発注番号を含めると、出荷を社内で追跡しやすくなります。

2.5) 商品・商品の説明

税関の問題を回避するために、配送請求書に商品の数量と説明を含めることができます。 州/国際法は常に変更されているため、これをテンプレートに含める必要があります。 請求書の説明により、当局との煩わしさや混乱を避けることができます。

2.6) 貨物の宛先と詳細

配送請求書のテンプレートには、パッケージの重量と寸法、および正確な配送先の詳細を含める必要があります。 たとえば、商品が壊れやすいか、危険物や可燃物を含んでいる場合など、商品の性質を含める必要があります。

2.7) 受け取り日

集荷日は、配送の責任が運送業者パートナーに引き渡された日時を示します。 また、配達の時間枠を追跡するためにも使用できます。

2.8) 包装の種類

処理を容易にするために、製品を出荷するために箱、ペレット、クレート、またはバレルを使用したかどうかを含める必要があります.

2.9) 納品書と指示

配送請求書のテンプレートを作成する際に、列を追加して、顧客から運送業者パートナーに渡される特別な指示を提供できます。 これにより、配達体験を向上させ、顧客満足度を向上させることができます。

3) 配送請求書テンプレートの作成方法は?

送り状テンプレートの作成は面倒な作業であり、慎重に行う必要があります。 簡単にするために、タスクをいくつかの簡単なステップに絞り込みました。

3.1) ステップ 1: カスタマイズ可能なテンプレートをダウンロードする

送り状のテンプレートを作成したい場合でも、インターネットから無料の送り状のテンプレートをダウンロードして、色や適切な間隔と書式を設定してください。 これにより、多くの時間を節約できます。

3.2) ステップ 2: 必要な詳細を追加します。

荷送人、荷受人、運送業者の詳細について、行とスペースを個別に追加します。 これらのフィールドには住所と連絡先情報が含まれるため、パーティーに十分なスペースがあることを確認してください。

3.3) ステップ 3: 注文の詳細を含める

次に、出荷参照番号と注文番号のバーコードを含む、注文情報用のタブとスペースを追加する必要があります。

3.4) ステップ 4: 利用規約を追加する

配送請求書に利用規約と支払いの詳細を必ず追加してください。 これにより、配送エクスペリエンスが向上し、宅配業者が代金引換の注文を簡単に分類できるようになります。

3.5) ステップ 5: アイテムの説明

通常、州や国境を越えて配送する場合は、配送請求書に商品説明の行を追加することをお勧めします。 これにより、当局による商品の評価が容易になり、貨物が税関で滞ることがなくなります。

3.6) ステップ 6: 追加料金 / 配送指示を含める

配送手順、追加料金などを記載する列を追加すると、配送エクスペリエンスが向上します。 人件費や取り扱いなどのその他の料金は、透明性を高めるために出荷請求書に直接記載できます。

4) 送り状の種類

ご存じのように、配送と物流は単純なプロセスではありません。 グローバルなリーチを目指している e コマース ビジネスでは、1 種類の配送請求書がロジスティック エコシステム全体をサポートするには不十分であることは当然です。 送り状テンプレートのフォーマットは、いくつかの微調整を除いてほとんど同じですが、送り状のさまざまなタイプを理解する必要があります。

4.1)標準請求書: 標準請求書は、商品の出荷に関する単純な出荷請求書です。

4.2)コマーシャル インボイス: コマーシャル インボイスは通常、外国商品の輸入を示すために使用され、通関目的で商品の詳細を概説します。

4.3)プロフォーマ・インボイス: プロフォーマ・インボイスは、通常、商品が購入または出荷される前に提供され、購入者に見積もりを提供します。

4.4)クレジット請求書: 通常、クレジット請求書は、主に返品または返金の場合に、保留中のクレジット ノートを顧客に発行するために使用されます。

4.5)デビット請求書: デビット請求書は、通常、配送後の特別料金/商品の費用を請求するために使用されます。

5) 送り状テンプレートの重要性

出荷業務とサプライ チェーンは、成長するにつれて複雑になります。 ClickPost などの出荷およびフルフィルメント管理ソフトウェアを使用して、過去の技術的課題を押し進め、プロセス全体を合理化する必要があります。 ブランドを構築したい場合は、おそらくグローバルな顧客ベースに対応するでしょう.

出荷請求書は、荷送人と運送会社の間の契約の法的拘束力のある文書であるため、このようなシナリオでは不可欠になります。 さらに、配送請求書を使用すると、注文を社内で追跡および管理しやすくなり、SLA 条件に従って、紛失/破損した配送について配送業者に責任を負わせることができます。

送料無料の請求書テンプレートはインターネットで入手できますが、フルフィルメント プロセスに応じてブランディングや個人的なタッチを追加するために、それらに取り組む必要がある場合があります。 しかし、エンタープライズ レベルの組織の場合、理想的には、通常は大量の注文を処理するため、別の配送請求書を作成することは不可能です。 このような場合、独自に出荷請求書のテンプレートを作成して定式化すると、プロセスを大幅にスピードアップできます。

6) 送料無料の請求書テンプレートはどこにありますか?

ビジネス用に無料で請求書テンプレートを作成する場合は、送料無料の請求書テンプレートが最適です。 無料で編集可能な配送請求書テンプレートのソースは多数あります。 ClickPost 配送請求書のテンプレートはこちらで確認できます。

ClickPost とは別に、デザイン オプションを探している場合は、テキストの多いテンプレートを探している場合は、Word の出荷請求書テンプレートがあります。 言葉からカスタマイズ可能な配送テンプレートを使用する利点は、それが無料であり、いくつかのデザインオプションを利用できることです. ブランド ロゴを追加して、パーソナライズされたブランド体験を顧客に提供することもできます。

ただし、表形式のテンプレートを作成したり、Excel または Google シートを使用して注文を追跡したりする場合は、Excel で出荷請求書テンプレートを探す方がよい場合があります。 これらの 3 つのオプションで気に入ったデザインが見つからない場合は、送料無料の請求書テンプレートをグーグルで検索すると、無料でダウンロード可能なテンプレートを提供するさまざまな Web サイトが表示されます。 これらの送料無料のテンプレートを使用する利点は、データの入力が簡単で、生成プロセス全体を自動化できることです。 ただし、Excel はスプレッドシート アプリケーションであるため、これらのテンプレートに多くのテキストを追加することはできません。

7) 国際配送請求書テンプレート

国際的に出荷する場合、輸出入および通関規則は扱いにくい場合があります。 送り状は通関手続きをスピードアップできる書類です。 ただし、そのためには、配送請求書に、税関職員が注文をクリアするためのすべての要件が含まれていることを確認する必要があります.

発送請求書に矛盾がないことを確認するには、誰にでもできる国際発送請求書テンプレートが必要です。 これにより、通関手続き中に注文に問題が発生しないことが保証されます。 国際配送請求書またはコマーシャル インボイスは、通常、販売されるすべての商品の概要を説明するために使用されます。 コマーシャル インボイスは、法的拘束力のある文書であり、商品をそれぞれの国または州に輸入するために必要なすべての法的活動の販売証明となります。

国際配送請求書テンプレートは、政府が商品の実際の価値を評価して商品に関税を課すために使用するため、完璧でなければなりません。 コマーシャル インボイスは、保険請求の場合の購入/発送の証明としても使用できます。

8) 結論

配送業務は、すべての e コマース ビジネスのバックボーンです。 人気と注文量が増加するにつれて、確実なシステムを作成せずに注文を効果的に管理および発送することがますます難しくなります。 成功しているすべての配送管理システムにおいて、配送請求書は、複数の配送業者で注文を追跡および管理するための鍵です。

出荷送り状は、社内目的で使用できる文書であるだけでなく、荷送人と運送業者の間で話し合われた条件を示す法的拘束力のある文書でもあります。 明確で簡潔な配送請求書は、効率的な配送およびフルフィルメント業務の鍵となります。 しかし、この非の打ちどころのない送り状を毎回生成するには、すべての拠点をカバーする信頼性の高い総合的な送り状テンプレートが必要です。 適切に作成された出荷請求書テンプレートを使用すると、請求書を作成する手間を最小限に抑えることができます。

これを行うには、インターネットで入手できる送料無料の請求書テンプレートを使用するか、ソフトウェア内ですぐに利用できる単語の出荷請求書テンプレートまたは Excel 請求書テンプレートを使用できます。 ClickPost などの出荷管理ソフトウェアを利用して、業務をさらに合理化することもできます。 ClickPost 配送請求書テンプレートにアクセスしたい場合は、当社の Web サイトをチェックするか、上記のリンクをクリックしてください。

グローバルな顧客ベースに対応する場合は、正確な配送請求書のテンプレートが必要です。 送り状は、国に輸入されている間、商品のタイトル ドキュメントとして機能します。 当局は、商品の価値と入国資格を評価するための参考資料として使用します。 したがって、貨物が税関で滞らないように、船荷証券に必要なすべての情報を記載した出荷請求書テンプレートを使用する必要があります。

結論として、出荷請求書のテンプレートは、信頼性が高く効率的な出荷業務を開発する際に考慮すべき最も重要な要素の 1 つと言えます。 テンプレートを使用すると、プロセスを合理化し、新しい請求書ドキュメントを手動で作成する手間を省くことができます。 ブランドの可視性を向上させるために、配送請求書にブランドを追加することもできます。

9) 配送請求書テンプレートに関するよくある質問

9.1) 配送請求書のテンプレートを作成するにはどうすればよいですか?

カスタムの出荷請求書テンプレートを作成するには、空白の請求書ドキュメントをワードまたはエクセルで開くか、このソフトウェアで利用可能な既存のテンプレートから選択できます。 その後、フィールドを編集し、ブランドを追加して、テンプレートを保存できます。 このテンプレートを使用して、独自の配送請求書を生成できるようになりました。

9.2) Microsoft Word または Excel に送料無料の請求書テンプレートはありますか?

独自の配送請求書テンプレートを無料で作成するために使用できる、Word と Excel の無料配送請求書テンプレートがいくつかあります。

9.3) 船荷証券とは何ですか?

船荷証券は、出荷請求書の別の用語です。 これには、配送を成功させるために必要なすべての情報と、貨物内の商品に関する情報が含まれています。

9.4) コマーシャル インボイスとシッピング インボイスの違いは何ですか?

コマーシャル インボイスと出荷インボイスの大きな違いは、コマーシャル インボイスは通常、国際注文の発送中に生成されることです。 コマーシャル インボイスには、商品の価格と説明が含まれています。 これにより、当局は保険、税関、その他の金融手続きに関する公式文書として使用することができます。