フリーランスのデザインビジネスの最も退屈な部分を合理化する方法

公開: 2017-04-06

ほとんどのフリーランスのクリエイティブには、共通の経験が1つあります。その瞬間、クリエイティブなビジネスのどれだけが非クリエイティブなものに関係しているのかを理解しました。私にとっては、最初のクライアントの割り当てを終えて、まだやるべき「まとめ作業」がどれだけ残っているかを理解した後のことでした。

フリーランスのデザイナーになるということは、時々あなたのデザインの帽子を脱いで、簿記係、コピーライター、営業担当者などになることも意味します。あなたはすべてを自分で実行しており、確かに、アウトソーシングして助けを得ることができますが、それでもすべてをしっかりと理解する必要があります。

結局のところ、あなたは上司です。

そして、それはあなたの心がどこにあるかではなく、あなたがキャリアを作りたいと思っていたものでもありません。ですから、あなたが成功し、熟練すればするほど、より多くのクライアントを獲得し、より多くの管理者をしなければならないことは本当に残念です。あなたが取り組んでいる可能性のある他の設計プロジェクトから時間を奪います。

残念ながら、管理やマーケティング、その他のビジネスの部分に少なくとも少し時間を費やすことは避けられません。しかし、この状況には間違いなく鎮痛剤があります。

賢くなり、そのようなことにできるだけ時間をかけない方法を見つけ出すことができるので、「デザインの洞窟」にどんどんとどまり、重要な管理タスクに頭を悩ませることができます。

サイドハッスルのフリーランサーとして、私は信じられないほど賢く働くしかない。私はあなたが関係することができると確信しています。ビジネスを成長させるのに週に10時間程度しかない場合、請求書発行ソフトウェアに1時間も費やすと、人々に気付かされるような優れた仕事に阻まれているように、無駄に感じることがあります。

だからここに賢く働き、退屈なものを合理化するための最良の方法があります。

注目すべき4種類の合理化

すべてのライフハックと人生を変えるアプリの間、そしてその間のすべての間で、そこにあるすべての生産性のアドバイスに圧倒されるのは簡単です。いくつかのツールと教師は、かなり魅力的な感じの甘い約束をします。

しかし、多くの人がそれを複雑にしすぎています。特に、この合理化されたもの全体を最初に習得するときは、物事を単純に保つのが最善です。

これが私がスマートに働く4つのカテゴリーと呼んでいるものです：

1.他の誰かにアウトソーシングする

あなたの仕事の一部を他の誰かにアウトソーシングすることは、あなたがやることリストに載っていないものを取り除くための非常に明白な方法です。これは最も抜本的な戦術（単に時間を節約するのではなく、タスクを完全に削減する）であるため、多くの時間を節約できますが、より高価な方法の1つでもあります。

始めるための良い方法は、一般的な仮想アシスタントを雇って、あなたを阻むいくつかのことを処理することです。 IndigoColtonがTheFreelanceto Freedom Projectで定義している方法が好きです。「彼らは、ビジネスを円滑に進めるために必要なタスクを引き継いでいますが、それを嫌うか、時間がかかりすぎるかのどちらかです。」

すべての設計者がツールキットに含める必要のある13のブラウザベースのツール

ああ、ブラウザベースのアプリ。それはそれ自体を更新する堅実なソフトウェアです。あなたは物事をダウンロードすることを台無しにする必要はありません。そして、おそらく最も素晴らしいのは、選択したアプリにどのアプリからでもアクセスできることです...

2.アプリを使用して自動化する

これは私の個人的なお気に入りの時間を節約する方法です。テクノロジーは今とても賢く、クレイジーです。それが私たちのためにできることをすべてやってみましょう。ワークフローの自動化は、フリーランスの管理者のステップ全体またはステージをスキップするのに役立ちます。また、この投稿で説明する種類の管理者にとっても特に優れています。これは、ほとんどが低エネルギーで簡単なタスクだからです。

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3.バッチ作業

いくつかの共通点がある、または同じツールで実行される管理タスクまたは非作成タスクを取得し、それらをグループ化して、単一のタスクまたはプロセスとして扱い始めます。ミューズが説明するように、「この方法は、プロジェクト間を移動するときに常に発生するギアの必死の切り替えを回避するのに役立つため、生産性が向上すると思われます。」

これは、会議専用の日（または会議なし）を意味する場合があります。たぶん、件名がポップアップするときに送信するのではなく、すべての電子メール、請求書、およびその他の送信通信を送信するのは、毎日設定された時間です。やることリストに頻繁に現れる小さなタスクや短いタスクは、いくつかの大きなセッションにバッチ処理することで合理化できます。

4.テンプレートの作成

テンプレートは、フリーランスのデザインビジネスのほぼすべての分野で使用できます。設計プロセスのテンプレート部分、基本的な契約書と請求書のテンプレート、およびその他の主要な要素があると確信しています。しかし、ソーシャルメディアの投稿、電子メール、さらにはクライアントの相談電話など、他にもたくさんの用途があります。完全に定型化された応答を常に使用できるとは限りませんが、「空欄を埋める」テンプレートまたはプロンプトを自分で作成することで、時間を大幅に節約できます。

それでは、詳細を詳しく見ていきましょう。

メールに費やす時間を減らす

電子メールは、あらゆる専門家にとって最も必要な悪の1つです。クライアントとの会話を避ける方法はないので、使用する電子メールを減らし、受信トレイをより速く通過する方法を見つけることに集中する必要があります。

自動応答を使用する

まず、新しいクライアントからの問い合わせ、FAQ、お問い合わせフォームの送信など、一般的な種類のメールの自動応答を設定します。異なる人に同じことを何度も繰り返す場合は、自動応答を使用する必要があります。

誰かの質問の一部に飛び乗って答えたり、より多くの情報を提供したりする必要がある場合でも、この自動電子メールは人々により多くの情報を提供し、応答する時間を稼ぎます！たとえば、クライアントの取り込みフォームに自動応答を接続して、次の情報やリンクを含めることができます。

それでも新しい見込み客を見に行く必要がありますが、これは自動的に消えたので、すぐに返信する必要はありません。

ほとんどの連絡フォームには自動応答機能が組み込まれており、CRMやZapierなどのツールを使用して、残りの受信トレイ用にフォームを設定できます。

既定の応答テンプレートを作成する

繰り返しが発生するが、返信を自動化するにはカスタマイズが多すぎる場合は、編集して送信できるメールテンプレートを作成して、いくつかの手順をスキップしてください。

見込み顧客に空室状況や価格を説明するようなメールを考えてみてください。タイミングや状況によって異なりますが、各人に合わせてカスタマイズする必要があるのは、そのメールの一部（実際の日付または価格）だけです。

これは、メールテンプレートに最適であることを意味します。これらは、CRM（後で説明します）、Gmail Canned Responsesなどの組み込みツール、またはWord文書から新しい電子メールにテンプレートをコピーして貼り付けるだけで作成できます。

受信トレイを自動フィルタリングする

Gmailが自動的に提供する「プロモーション」などのいくつかの受信トレイタブよりもはるかに多くのことを話している。実際にこれらをオフにして、より高度なルールを作成し、送信者、件名、または電子メールで使用されている単語に基づいて、物事を別のタグやフォルダーに自動的に移動したり、電子メールを既読としてマークしたりできます。他の電子メールプロバイダーにも同様の機能があります。

メールをチェックするためにクライアントの仕事から離れる必要がある場合は、重要なメールに集中する必要があります。ニュースレター、割引プロモーション、人々があなたを冷静に売り込む前に、クライアント、見込み客、パートナーなどに答えて、デザインに戻ってください。

コラボレーションとコミュニケーションに役立つツール

グローバル化と絶え間なく向上するテクノロジーのおかげで、リモートワークは21世紀の職場でホットな話題になっています。デザイナーのチームは、同じオフィスにいる必要はなく、同じオフィスにいる必要もありません...

自動更新を送信する

いつも頭がおかしくなったタスクの1つは、毎週またはマイルストーンの更新をクライアントに送信することでした。火曜日の更新を送信することになっているクライアントがいる場合、水曜日の午前12:01に複数回受信されます。更新についてのコミュニケーションは重要ですが、特に常に更新を要求するクライアントの場合は、退屈に感じることもあります。

これを処理する最良の方法は、優れたプロジェクト管理およびコラボレーションツールを使用することです。メール通知やダイジェストなどの機能があり、アイテムをチェックしたり、パイプラインに沿って商品を移動したり、その他の「作業を完了」したりするときに、クライアントに自動的に通知します。また、すべての項目がやることリストから外れた後、メールを送信する必要はありません。

予約スケジューラを使用する

アポイントメントの設定に必要なすべてのやりとりが嫌いではありませんか？「現時点であなたは自由ですか？」ほど単純ではありません。 "はい！" "偉大な！" あなたはあなたのクライアントと電子メールを送り、あなたの両方のために働く時間を見つけようとしてスケジュールを比較しています。

代わりに、AcuityやCalendlyのような合理化された予約予約ツールは、クライアントにあなたの空き状況をレイアウトし、そこからあなたのカレンダーの場所を予約できるようにします。とても簡単。

より短い時間で新しいクライアントを見つけて着陸させる

あなた自身を売り込み、新しいリードを働かせることはもう一つの必要な悪です。あなたはマーケティングなしで、あるいは少なくともあなたのビジネスがそれ自身を売り込むのに十分にあなた自身をブランド化することによって、新しいクライアントを獲得することはできません。そしてそれが機能し始めると、誰かがあなたのサービスに興味を持ってから彼らにお金を払うようになるには、より多くの車輪を回す必要があります。合理化できる部分は次のとおりです。

メールマーケティングシーケンスを作成する

あなたはすでにあなたのフリーランスビジネスのために電子メールマーケティングを使用しているはずです。もしそうなら、あなたはおそらく毎週または毎月の電子メールニュースレターを送信し、あなたのウェブサイトで無料のオプトインオファーを持っているかもしれません。

それをさらに進めて、「私を雇う」フォームにまだ記入していないサブスクライバーを、情報に基づいた関心のあるリードに変えることができます。ウェルカムシーケンスを使用して、彼らを育て、あなたが彼らをどのように助けることができるかを彼らに知らせ、そして最終的にあなたの「私を雇う」フォームを再び売り込みます。

スマートコンタクトフォームを使用する

WordPressフォームプラグイン：あなたのサイトに最適なプラグインはどれですか？

お問い合わせフォームは、サイトにすでにメールアドレスや電話番号を入力している場合でも、ユーザーとつながるための優れた方法です。彼らは顧客が感知することができるので、彼らは信じられないほど便利です...

あなたのウェブサイトの「私を雇う」フォームに直接行く準備ができている人々にとって、あなたはそれがシームレスなクライアントオンボーディングプロセスの最初のステップであることを望みます。つまり、クライアントの取り込みプロセスの次のステップに移動するために必要なすべての情報を入手できるように、十分に詳細な連絡フォームを用意して、やり取りを最小限に抑え、ストレスを軽減する必要があります。そしてそれはあなたのサイトに複数の連絡フォームを意味するかもしれません。

ただし、フォームが詳細になっている場合は、フォームを次のステップに簡単に結び付けることができます。たとえば、詳細なフォームは、カスタマイズされた電子メールシーケンスまたは自動応答電子メールにつながる可能性があります。

ソーシャルメディアプロモーションの自動化またはバッチ化

FacebookやTwitterに飛び乗って自分を売り込むのは、簡単に時間の無駄になる可能性があります。まず、実際のマーケティング作業にかかる時間は毎日または毎週です。しかし、それを終えた後、気が散ってフィードをスクロールし始めた後、ネットワークに余分な時間がかかります。

MeetEdgarなどのツールを使用してソーシャルメディアの公開を自動化するか、毎週の初めに一度にすべてをスケジュールすることで、仕事に戻っても自分の名前をそこに出すことができます。

契約とオンボーディングにCRMを使用する

設計プロセスには、おそらく多くのフォーム、契約書、およびその他のドキュメントが含まれています。たとえば、最初の契約、請求書、承認を承認するためのフォーム、その他すべてのジャズがあります。

CRMを使用すると、進行中のすべてを簡単に追跡できます。最近フリーランスのデザイナーに非常に人気のあるツールの1つは、クリエイティブなフリーランサーや中小企業のオーナーを支援することに製品を集中させているDubsadoです。

ドリップキャンペーンを作成する

Dubsadoまたは別のツールのいずれかでCRMを使用している場合、CRMを使用すると、一連の電子メールをクライアントに簡単に送信できます。これらは、クライアントドキュメントや更新などを自動的に送信するという点で、電子メールマーケティングのシーケンスとは異なります。そのため、管理者は、アドビから離れることなく舞台裏で行われています。

お金をもらう

私があなたに話したa-haの瞬間を覚えていますか？私は最初のフリーランスのブログ投稿の執筆と編集を終えたばかりで、実際にお金を見る前にやるべきことがもっとたくさんあることに気づきました。さらに悪いことに、私はそれをするまで次のクライアントを追いかけることができませんでした。私、私は長い道のりを歩んできました。これがあなたも合理化する方法です。

自動および定期的な請求書を送信する

複数の請求書を誰かに送信する場合は、すべての作業を一度にノックアウトするために可能な限りのことを行う必要があります。ほとんどの請求書発行ソフトウェアは、これを簡単にします。

事前に支払いスケジュールを設定してそれに応じて自動請求書を発行するか、継続中のクライアントに定期的な請求書を設定するか、請求ツールをプロジェクト管理ツールに接続して相互に同期できるようにすることができます。

支払いリマインダーを自動化する

すべてのクライアントが熱心で時間通りにあなたに支払うことができれば素晴らしいのですが、それはほとんどのフリーランサーの人生ではありません。代わりに、私たちはそれらを把握し、次の期日のリマインダーを送信し、最悪の場合、支払いが遅れた後に追跡する必要があります。

それとも私たちですか？すべてのCRMおよび請求ツールで明らかな機能ではない場合がありますが、それらのほとんどでは、設定した支払い期限によってトリガーされる自動電子メールとリマインダーを設定できます。

収入と支出を追跡する

支払いを受けたら、簿記ソフトウェアに直接飛び込むのではなく、祝う時が来ました。収入と支出を記録することはあなたが時間を費やすべきものではありません。

ソフトウェアを銀行や支払いカードに接続してから、IFTTTまたはZapierを介してカスタマイズされたスプレッドシートにアクティビティを自動的に記録できるようになるまでの間、定期的にログインして財務を確認するだけで、整理することはできません。

これらすべての単純なカットをあちこちで行うことにより、カットできないより重要な管理タスクについて心配する必要がなくなります。ここで5分、そこに5分あれば、毎週何時間も設計を行うことができます。

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