ユニファイド コミュニケーション: 超楽しい究極のガイド

目を閉じて。 本当に、ただそれをしてください。 ここで、クライアントからのボイスメール メッセージがチャット アプリにメッセージとして自動的に表示され、その後自動的に分析され、CRM のクライアント アカウントのタスクに変換される世界を想像してみてください。 次に、タスクを割り当ててチームのワークフローを作成する代わりに、関連するチーム メンバーは、タスクが割り当てられたという自動通知を受け取ります。

私たちは生きている間に世界平和を見る可能性が高いですよね!? さあ、目を開けてください。 リアリティ チェック、ユニファイド コミュニケーション (UC) はここにあります。99.9% の企業にとって、上記のような就業日はまだ現実ではありませんが、すぐに実現するでしょう。 しかし、それまでは、今日のユニファイド コミュニケーション ソリューションは私の会社に何を提供できるでしょうか?

まず、ユニファイド コミュニケーションとは何ですか。

ガートナーは、ユニファイド コミュニケーション (UC) 製品 (機器、ソフトウェア、およびサービス) を次のように定義しています。

複数のエンタープライズ通信方法のインタラクティブな使用を容易にするもの。 これには、これらの方法の制御、管理、および統合が含まれます。 UC 製品は、通信チャネル (メディア)、ネットワーク、システム、IT ビジネス アプリケーション、場合によっては消費者向けアプリケーションやデバイスを統合します。

UCC (ユニファイド コミュニケーションとコラボレーション) と呼ばれることもあるこれらのソリューションは、同期 (音声通話やビデオ会議など) と非同期 (電子メールやテキスト メッセージなど) の両方のビジネス コミュニケーションを統合し、プロセスを合理化するコラボレーション ツールを提供することを目的としています。 よく統合された UC ソリューションを使用すると、デバイス、場所、ビジネス アプリケーション、そして (もちろん) 人の間で、情報がより速く、より効果的に流れることができます。 これまでのところかなり簡単ですよね？ もっと深く行きましょう。

ユニファイド コミュニケーションが ME にできること

より良いコミュニケーションは、より高い生産性、従業員の満足度、そして多くの時間とお金の節約を意味します。 最近の調査では、従業員の 93% が、UC ツールを統合することで生産性が向上したと報告しています。 さらに、97% がコラボレーションの改善を認め、88% が問題解決の迅速化を認め、81% が意思決定の迅速化を報告しました。

効率と生産性の向上、コストの削減、より優れた顧客サービスの提供、管理の軽減、およびモバイル ワーカーの有効化 - これらはユニファイド コミュニケーションの利点の一部にすぎませんが、これらの利点は追求されているように思えます。 ユニファイド コミュニケーションは、単一のプロバイダーからすべてのビジネス コミュニケーション サービスを取得し、それらがシームレスに機能するようにセットアップできるように思えます。 私たちの耳には音楽のように聞こえます！

しかし、UC ソリューションは従業員の生産性とコスト効率をどのように向上させるのでしょうか?

モビリティの向上、コラボレーションの改善、および最適化を通じて。

1. モバイルファースト

今日の企業と従業員はモバイルであり、モバイル ソリューションを必要としています。 ユーザーの 98% がリモートまたはコラボレーションで作業しているため、従業員 (オフィス内外) のハイパーアベイラビリティは、企業の情報リソースとアプリケーションのクロスチャネル アベイラビリティと同様に重要です。

ユニファイド コミュニケーションは両方を考慮して、コストを節約し、従業員の満足度と定着率を向上させます。 職場のモビリティには、携帯性、可用性、アクセシビリティ、リアルタイム データ、ユーザー エクスペリエンスの向上、個人のデバイスの所有権/Bring Your Own Device (BYOD)、ビジュアル コンテンツ (内蔵カメラ) という 10 の本質的な利点があります。

UC は、現在の従業員の生産性と費用対効果に貢献するだけでなく、リモートの人材プールを利用したり、派遣社員やベンダーを関与させたりすることを可能にします。 必要なのはインターネット接続、できればスマートフォンだけです。 そして、今日それを持っていないのは誰ですか？

世界の労働力の約 80%、約 30 億人の労働者が、毎日物理的な仕事または机のない仕事をしています。 そして、これらの労働者は通常、携帯電話を持って仕事をしています。 これにより、UC ソリューションの一部として従業員アプリを使用してコミュニケーションを合理化するユニークな機会が生まれます。

Skype、Facetime、または会社が選択した UC ソリューションを実行できるハンドヘルド デバイスは、従来の固定電話やその他の高価で時代遅れのインフラストラクチャおよび機器 (ファックス機と言う人もいる?!) に代わる、費用対効果が高く使いやすい代替手段になります。 すべてがバンドルされているため、従業員は 1 つの作業を行うのに多数のツールに頼る必要がありません。

大企業も中小企業も同様にその可能性を認識しており、この機会を利用するために BYOD 戦略を急速に採用しています。 そして従業員？ 楽しんでます！ 従業員の 60% が、モバイル テクノロジーによって生産性が向上したと述べています。 10 人中 4 人 (40%) は、それによって創造性が高まることを認めています。 基本的に、磁器の玉座に座って携帯電話に素晴らしいアイデアを書き留めているのはあなただけではありません。

2. コラボネーション

私たちはあなたに多くの統計を投げましたが、まだ終わっていません. 従業員のコラボレーションの改善は、アメリカの企業の 62% にとって最大のビジネス ドライバーです。これがおそらく、UC をユニファイド コミュニケーションおよびコラボレーション ソリューション (UCC) と呼ぶ理由です。

情報を伝達することは、明らかにビジネスの必需品です。 しかし、それはプロセスの第 1 段階にすぎません。 たとえば、夕食を食べていて、食事が味気ない場合、「この食事は味気ない」という問題だけを伝えることはほとんどありません。 代わりに、問題と解決策を伝え、タスクを割り当てます。 ステイシー、私に塩を渡してくれませんか？」. コラボレーション ツールはこのように機能します。ソリューションに問題を提示し、それらを追跡可能な目標を持つ小さなソリューションに分解します。

コラボレーション ツールを UC 戦略の一部として導入することは、理にかなっているだけでなく、時間を節約し、不要な機器を購入する必要もありません。 オンライン ビデオ会議での共有画面は、プロジェクターを備えた会議室と同じくらい安価で効果的です。 また、ビデオ会議は、特に従業員の多くがリモートまたはデスクレスである場合、対面式の会議よりもスケジュールを設定して実行するのがはるかに簡単です。

電子メールを送信したり、電話をかけたり、掲示板に情報を投稿したりすることは、デスクのない従業員、つまりすべての従業員に連絡するための時代遅れの方法です。 市場はすでにそこにあり、それを超えてすべての従業員にリーチすることができます。目を開いて、あなた、あなたのビジネス、従業員にとって適切なソリューションを見つけてください。

3. 効果への影響

ユニファイド コミュニケーションは、基本的に、効果的な人間のコミュニケーションに関するものです。 ただし、自動化によって多くのタスクをマシンにオフロードしたり、デジタル処理によって作業を容易にしたりすることができます。

たとえば、社内の誰かに連絡を取ろうとする代わりに、彼らがいつ返信するかわからない場合、選択した UC ソリューションはプレゼンス機能を提供する場合があります。または別の方法で従事しています。 プレゼンス機能を使用している企業の半数が、「メッセージの繰り返しが減った」または「テレホン タグ」を報告しました。多くの従業員は週に 3 時間、または年間 150 時間を節約しています。

ファックスを覚えていますか？ サーバー上のファイルや電子メールではなく、紙の形でそれらを取得するのはどれほど面倒でしたか? ファックスの内容をコンピュータに入力しなければならなかったことを覚えていますか? この効果のない古風な儀式は UC で時代遅れになりました。熱帯雨林はあなたに感謝しています。

それは氷山の一角にすぎません。 ソーシャル メディア チャネルを非デジタル チャネルと相互接続し、より迅速な意思決定、よりスマートな作業、および大幅な時間の節約を可能にするユニファイド コミュニケーションの優れた使用例は無限にあります。

しかし、オプション、機能、アプリケーションが多すぎると、課題が生じます。

小規模企業のユニファイド コミュニケーションの課題

ユニファイド コミュニケーション プラットフォームには、提供できるものがたくさんあります。 従来、UC プラットフォームは大規模で複雑で動きの遅い組織向けに作られていました。 別名企業。 開発されたこれらの UC は、複雑で入り組んだものでした。 彼らは、管理するオンサイト チーム、実行するローカル サーバー、およびハードウェア、ソフトウェア、およびサポートへの多額の金銭的投資を要求しました。

クラウド テクノロジーはそのすべてを変え、UC は小規模な企業やローカル ビジネスにとっても意味のあるものになりました。 中小企業のニーズに合わせて UC が進化するにつれて、IT マネージャーやビジネス オーナーは、成長の痛みに苦しむことがよくあります。

中小企業が UC ソリューションを選択して実装する際に今日直面している課題のいくつかは、市場が大規模な組織や企業のみを対象としていた時代から、「レガシー」問題と呼ばれるものです。 その他は SME セグメントに固有のものであり、SME ソリューションを実装するために「エンタープライズ」の考え方を選択する際に無視されることがよくあります。

ユニファイド コミュニケーションの天国とあなたを隔てている可能性があるものは何ですか?

1. 高コスト– Jabra の調査 [PDF] によると、 5,000 人以上の従業員を抱える企業の 73% が、UC の実装の障害としてコストを挙げています。ソリューション自体の価格はそれほど高くないかもしれませんが、システムを実行するために必要なハードウェア、サポート、およびスタッフは実際に追加される可能性があります。 トレーニングのコストは言うまでもなく、ソリューションが提供するユーザー インターフェイスに大きく影響されます。
2. 悪い UX (ユーザー エクスペリエンス) – 調査対象の従業員の 71% が、雇用主が提供するコミュニケーション ツールの一部しか使用していません。理由を尋ねたところ、3 分の 1 以上が、UC プラットフォームが提供するツールの一部を組織で使用する方法を単に知らなかったことを認めました。 確かに、UC ソリューションのすべての優れた機能について従業員をトレーニングするために多額の費用を投じることはできますが、使いやすいインターフェイスがなければ、ソフトウェア開発者ではない (通常の読み方を読む) 人々が実際に使用することになり、あえて言えば、それはお金が流されてしまうのです。ソフトトイレを下ります。
3. 従業員の抵抗– 人々は変化を好みません。新しいコミュニケーション ツールに順応し、新しい習慣を身に付けることは十分に難しいことですが、人々は不安を抱えながら仕事を進めます。 同僚に空き状況を「発表」することを嫌う人もいます。 他の人は、上司が電話やコンピューターを介して彼らをスパイしていると考えて、まったく妄想的になります. そのため、評価と選択のプロセスにそれらを含めることが重要ですが、それでも成功は保証されません.
4. 相互運用性の問題– 古いレガシー システムは、新しい UC ソリューションとうまく連携しません。そのため、物事をより効果的にする代わりに、物事を悪化させることになることがあります。 考慮すべきもう 1 つの問題は、帯域幅の制限です。 オフィス内のすべての従業員が使用する UC システムは、ローカル ネットワークに負担をかける可能性があり、UC ソリューションをセットアップする際に帯域幅の要件を予測することはしばしば困難です。

SME ユニファイド コミュニケーションの現在 (および明日)

ユニファイド コミュニケーションは、もはや大物だけのゲームではありません。 ユニファイド コミュニケーション アズ ア サービス (UCaaS) およびクラウドベースのベンダーは現在、あらゆる規模の企業に競争力のある価格のソリューションを提供しています。

需要も不足していません。「中小企業の大部分 (86%) は、通信ニーズに対する可能なソリューションとして、クラウドベースのユニファイド コミュニケーション (UC) システムの使用を検討しており、従来の施設ベースのシステムに取って代わります。」 [PDF]。

クラウド サービスの迅速かつ安価な展開が、中小企業における UC 採用の主な推進力であることは間違いありません。 しかし、私たちが思い描いているユニファイド コミュニケーションの楽園が現実のものとなるまでには、まだ長い道のりがあります。 互換性と相互運用性の問題は、ゆっくりではありますが、ベンダーの統合と API 統合オプションによって確実に克服されています。

さらに、ビジネスとベンダーは、UC ソリューションを実装する上で最も重要な部分は、それがビジネスに真の利益をもたらすことを保証することであることを理解し始めています。 これは、ビジネス ニーズの徹底的な評価、実装への従業員の関与、およびより優れたユーザー インターフェイスによってのみ達成できます。

中小企業向け UC の未来は明るく、まだ課題はありますが、ほとんどの企業にとって賢明な決断であることは明らかです。

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