法人用の銀行口座を個人的に使用できますか?

読者は次のように尋ねます。

最近、私は中小企業の簿記係として雇われました。私の上司であるオーナーが、ビジネス用の銀行口座を個人的に使用しているのですが、これには私は頭がおかしくなってしまいました。彼は個人的な支出のためにデビットカードでお金を引き出しています。

先週、彼の妻は、ビジネス口座から署名した白紙の小切手を使って、自宅用の大画面テレビを購入しました。ある日から次の日まで、ビジネスにどれだけのお金がかかるかはわかりません。

私はビジネス資金と個人資金を分離することがベストプラクティスであると説明しましたが、彼は、ビジネスはLLCであり、彼が唯一の所有者であるため、それは問題ではないと言いました。誰が正しいですか？私の上司？それともわたし？そして、どうすればいいでしょうか？

— ニューヨーク出身のロクサーヌ

法人用の銀行口座を個人用に使用しない理由

1. キャッシュフローの管理が難しくなる

事業資金と個人資金を混在させると、会社のキャッシュ フロー状況が混乱し、予測がより困難になる可能性があります。

たとえば、ビジネスに必要な請求書の期限が来たときに、企業に十分な資金がない可能性があります。 これは、所有者が個人的な経費を同時にビジネスアカウントから支払うことを選択したために発生する可能性があります。

経営者の中には、単に銀行残高を見てプラスの数字を見て、自由に使えると考える人もいます。 この考え方はすぐにキャッシュ フローの危機につながり、ビジネスの財務的安定を混乱させる可能性があります。

2. 個人賠償責任保護の侵害

法人または有限責任会社 (LLC) の所有者が個人資金と事業資金を混合した場合、事業債務に対して個人責任を負う可能性があります。

多くの経営者は、まさに事業上の負債に対する個人責任を制限するために、LLC または株式会社を設立します。 ただし、所有者が個人の財務と事業の財務の境界があいまいな場合、この責任の保護が危険にさらされる可能性があります。

場合によっては、裁判所が「企業のベールを突き破って」経営者に事業債務の責任を問うことが知られている。

このリスクは、ワンオーナーの LLC や法人にとって特に高くなります。そのオーナーは、自分が唯一のオーナーであるため、資金の分離は重要ではないと考えている可能性があります。

これは、特に事業が閉鎖され、事業上の負債が残った場合、未払いの債権者が所有者に回収を求める可能性があるため、大きな裏目に出る可能性があります。

3. 税額控除を過大または過少に申告する

事業税控除の対象となるには、経費は事業目的のものでなければなりません。 個人の請求書をビジネス用の銀行口座で支払うと、実際のビジネス経費の特定が複雑になります。

その結果、正当な控除を受けられなくなる可能性があります。 あるいは、個人的な支出を誤ってビジネス関連として分類し、監査を受けた場合に IRS から罰金や高額の税金を請求される可能性があります。

事業主が財務記録を最新の状態に保つことを怠ると、この問題の深刻度はさらに高まります。

所有者が経費を分類するのに納税時期まで待つことがよくあります。 その時が来ると、記憶は薄れ、所有者は仕事の支出と個人的な支出を区別するのに苦労しながら、領収書の山を選別していることに気づきます。 このシナリオでは、コストのかかるエラーが発生する可能性が十分にあります。

4. 会計を不必要に複雑にする

5. 他の利害関係者の反対を招く

個人の財務と企業の財務を明確に区別することは、透明性と他の利害関係者との信頼を維持するために非常に重要です。

株主、投資家、ビジネスパートナーは、あなたがビジネスを自分の貯金箱のように扱っていると認識すると、すぐに懸念する可能性があります。

このような行為は、企業の財務管理の健全性について深刻な疑問を引き起こし、企業の成功に投資した人々の信頼を損なう可能性があります。

WeWork の創設者は、これを困難な方法で発見しました。 かつては470億ドルの価値があったこの急成長企業は、2019年夏にIPOを申請した。申請書類の開示により、市場金利を下回る金利で同社から個人融資を受けるなど、創業者の自己取引が明らかになった。

言い換えれば、創業者は会社の資金を個人的な目的に流用していたのです。

その会社の最大の投資家が彼をCEOから追い出した。 結局、彼は自分が設立した会社を辞めざるを得なくなりました。

WeWork はその代表的な例です。 ただし、新規株式公開の計画がない中小企業であっても、利害関係者が資金の流用、詐欺、または受託者義務違反で訴訟を起こす可能性があることを覚えておいてください。

したがって、他の所有者や投資家がいる場合は、ビジネスアカウントから個人的な費用を支払うことで、最終的には追いつくことになります。

6. サブチャプター S の特典の一部が無効になる可能性があります

アカウントが混在すると、最適なサブチャプター S の税金計画に大きな影響を与える可能性があります。

サブチャプター S は、税金をパススルーとして扱い、法人と所有者の両方に対する二重課税を回避するために IRS と協力して行う選択です。

サブチャプター S のもう 1 つの利点は、所有者の雇用税 (メディケア税と社会保障税) を軽減できることです。

その仕組みは次のとおりです。 オーナーはその会社の従業員になります。 適切な給与を受け取っている限り、経営者は給与を超えて企業の分配に対して雇用税を支払う必要はありません。

ただし、所有者が自分の支出金額を正確に把握せずに給与以外の分配金を受け取った場合、IRS に抵触する可能性があります。

どうやって？ 彼の給料をはるかに上回る配当金を受け取ることによって。 税法では、オーナーの給与が利益分配に比べて不当に低くないことが求められています。

起こり得るのは、オーナーが個人的な目的で会社からいくら引き出しているのかわからなくなることです。 これは、個人的な経費とビジネス上の経費を混同し、適切な会計管理を行っていない場合に起こりやすいことです。

Nolo.com が述べているように、「S 法人の所有者が従業員の給与を会社の分配金として偽装して給与税を逃れようとしたと IRS が結論付けた場合、分配金を給与として再認定し、雇用税と給与税を含む罰金の支払いを要求する可能性があります」最高100%の罰金と過失罰金が課せられます。」

7. 利益を得て成長することが難しくなる

ビジネスの財務管理が厳しくなればなるほど、成功の可能性は高くなります。 銀行口座の扱いが雑だと、別の意味で企業の財務規律が欠如する可能性があります。 そしてそれはあなたの前に不必要な障害をもたらします。

財務報告書には個人的な出費が含まれる可能性があるため、ビジネスの不正確な状況が示される可能性があります。 クリーンなデータなしで、一体どうやって有用な損益計算書 (P&L) を生成できるのでしょうか?

少なくとも、最初にデータをクリーンアップするために停止する必要があります。 これにより、リアルタイムのレポート機能が失われます。

全体として、個人資金と事業資金を混合し、規律を維持しないことにより、利益と成功に向けてビジネスを管理することが難しくなります。

ビジネスおよび個人的な経費のベスト プラクティス

中小企業では、オーナーが個人資金を使って事業を立ち上げることから始めるのが一般的です。 したがって、所有者の観点からは、個人の財務と事業の財務を混合し続けることは完全に許容されるように見えるかもしれません。

実際、調査によると、事業主の 27% が個人目的とビジネス目的の両方で同じアカウントを使用していることを認めています。

しかし、事業が本格的に稼働すると、資金の混合が問題になります。 したがって、財務の透明性を維持し、潜在的な問題を回避するには、次の 8 つのベスト プラクティスに従うことをお勧めします。

ビジネスと個人の銀行口座を分ける

中小企業の経営者は、個人口座とビジネス口座の 2 つの当座預金口座を常に持つ必要があります。

ビジネスと私生活を分けてきちんと整理しておくと、とても楽になります。 事業財務を分離する必要がある理由について、税務専門家 Barbara Weltman が詳しく解説しています。

給料をもらう

中小企業の経営者は、自分自身で一貫した給与を設定する必要があります。 事業形態が法人またはSサブチャプターの場合、所有者は従業員となる必要があります。 これにより定期的な収入源が生まれ、事業資金と個人資金の分離が強化されます。

個人事業主の場合、個人口座への 2 週間ごとの定期的な引き出しまたは送金を確立すると便利です。

この構造化されたアプローチにより、個人のニーズのためにビジネス アカウントに予期せずに参入することが防止されます。 これは、適切な財政規律を促進するだけでなく、財務の透明性も向上させます。これは、ビジネスの持続可能な成長と寿命にとって重要な 2 つの要素です。

一括での利益分配

多くの個人事業主やLLCオーナーは、給与に加えて利益分配金を受け取ることがよくあります。 この慣行は完全に許容され、財務上の柔軟性を高めることができます。

ただし、これを責任を持って行うことが重要です。 不規則な引き出しや個人の請求書を企業口座からランダムに支払うと、経済的な混乱が生じる可能性があります。 代わりに、分配金は年に 1 回または数回の計画的な一時金として受け取られるべきです。

このような計画されたイベントは税金や退職後の計画に組み込むことができ、ビジネスの成長戦略の一部を形成することができます。

このアプローチは、企業の財務健全性を明確に維持するのに役立ち、資金が賢明に使用され、衝動的な支出に無駄にならないようにします。

別々のクレジットカードを使用する

税金の記録をしっかりと保管する

年間を通して納税記録を最新の状態に保ちます。 先延ばしの影響は高くつく可能性があります。

適切な記録管理は税務上のトラブルを避けるのに役立ちます。 多くの場合、中小企業の経営者を IRS やその他の税務当局とのいざこざに陥らせるのは、悪意によるものではありません。 むしろ、簿記が不十分であったり、文書が不足していたり​​すると、不要な問題が発生します。 強制エラーです。

記録の保存が不十分だと、税金の支払いが多くなる可能性もあります。

財務状況を明確に把握していないと、適切な税務計画を立てることは困難になります。 したがって、納税時期に到着して初めて、税金を軽減するために採用できた戦略があったことに気づく可能性が高くなります。

しかし、あなたは良い帳簿を持っていなかったし、納税年度が終わる前に先を見据える能力もなかったために、そのチャンスを逃してしまいました。

予算内で管理する

ビジネスでは、目標と予算を設定すると、成功する可能性が高くなります。

これには、自分自身に「給与」を支払うための予算を設定することが含まれます。

銀行口座からただダラダラとお金を引き出すのはやめましょう。 ビジネスに対する月々の経費燃焼率がどの程度なのかを明確に把握できていないことになります。 あなたのバーンレートは脳裏に焼き付けられるはずです！

オーナーとして、バーンレートをカバーするために毎月どれくらいの売上を上げなければならないかを知る必要もあります。

毎月利益を上げるために何が必要かを常に正確に把握していれば、目標を達成できる可能性が高くなります。 つまり、次のことを常に知っておく必要があります。

• ビジネスがどれくらい稼ぐ必要があるか、そして
• どれだけ使えるか。

毎月の損益計算書およびその他の財務報告書を必ず作成してください。 計画通りに進むのに役立ちます。

義務を常に適時に支払う

期限内に義務を支払うことは、企業経営において非常に重要です。 これらの財務上の責任を怠ると、事業資金の個人的な使用に関する危険信号が生じる可能性があります。

ビジネスが支払いを滞り始めるまではすべてが順調に見えるかもしれませんが、支払いがすぐに雪だるま式に発生します。 したがって、借りている人全員に期日までに支払うのがビジネスにおける確立された経験則です。

この責任ある実践は、多くの法的問題を回避し、ビジネスとそのパートナーまたは債権者との間の信頼を促進するのに役立ちます。 また、重要なサービスや消耗品の未払いによる混乱を防ぎ、ビジネスの円滑な運営を保証します。

他のステークホルダーを尊重する

あなたのビジネスに投資家、パートナー、株主、または LLC メンバーが関与している場合、資金を最大限の誠実さで扱うことが最も重要です。 これらの利害関係者は、事業資金の使用方法に関して正当な利益を持っていることを忘れないでください。

彼らは透明性を必要とし、財務問題に関する決定に参加する権利を持っています。 ビジネス経費と個人経費を分離し、ベスト プラクティスに従うことで、透明性と責任あるビジネス アプローチを維持できます。

これにより、利害関係者の信頼が高まるだけでなく、不適切な財務行為の認識が防止され、ビジネスの評判が高まります。

結論として、個人の経済的ニーズを満たすためにビジネスアカウントを使用することは賢明でなく危険な行為です。

これは、ビジネスの財務健全性と安定性を損ない、法的影響につながる可能性のあるアプローチです。

より賢いビジネスオーナーになりましょう。 財務規律を守り、個人の財務とビジネスの財務の明確な境界を維持し、ビジネスを成功させるためのベスト プラクティスを遵守します。

以下は、ビジネス用銀行口座を個人的に使用する場合に発生する可能性のある問題と、それらを回避するためのベスト プラクティスをまとめた簡略化された比較表です。

読者の質問に対するすべての回答は、合わせて 50 年以上のビジネス経験を持つ Small Business Trends 編集委員会から提供されます。質問を送信したい場合は、ここに送信してください。

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