内部コミュニケーションにWhatsAppを使用していますか? アプリをやめるべき7つの理由

過去 10 年間で、世界中の多くの組織が主要な社内コミュニケーション ツールとして WhatsApp に目を向けました。

• 使い方は簡単
• ほとんどの人は、すでに自分の携帯電話にアプリをダウンロードしています
• 無料のソリューションです
• そして全体的に、それはちょうど便利です

これらの理由だけでも、ビジネス オーナーにとって、このソリューションを主要なワーク チャットとして使用することは魅力的でした。

しかし、多くのマネージャーや従業員は、アプリを組織的な目的で使用することの難しさについて懸念を表明しています. たとえば、無関係で気を散らす情報のオーバーフローや製品のクラッシュなどです。

また、WhatsApp が2021 年 2 月に発効した新しいプライバシーに関する変更を発表したことで、20 億人のユーザー、特にビジネス コミュニケーションに WhatsApp を利用しているユーザーが、より優れた安全なソリューションへの切り替えを検討しています。

新しい WhatsApp ポリシーの変更点は何ですか?要するに、WhatsAppのデータ収集は騒動の最初のマーカーであり、2021年現在、Facebookとデータを共有することを要求するまったく新しい利用規約をユーザーに強制しています. (WhatsApp は 2014 年に Facebook に買収されました)。

WhatsApp の限られたプライバシー設定にはすでに眉をひそめられていました。

Forbes の Zac Doffman も次のようにコメントしています。企業があなたと通信し、WhatsApp に支払う価格で販売できるプラットフォームです。」

2021年にこれらの新しい脆弱性がFacebookとデータを共有するという決定をもたらしたため、WhatsAppには多くの答えが必要です.

ビジネス オーナーは、これらの新しい WhatsApp プライバシー法が、会社がコミュニケーション プロセスを強化できるようにするビジネス専用の内部コミュニケーション ソフトウェアを使用するきっかけにすぎないことを認識しています。

その結果、多くの企業が Connecteam の従業員コミュニケーション アプリに切り替えています。 これは、組織のニーズに合わせて調整された革新的な内部コミュニケーション ツールであり、従業員が専門的、安全、スマート、かつ効率的な方法で従業員同士および会社自体とコミュニケーションをとるためのワンストップ ショップを提供します。

何千もの組織が、コミュニケーションの合理化、従業員の関与の強化、知識の損失の制限、従業員の生産性の向上のために、すでに Connecteam を利用しています。

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職場のコミュニケーションツールを手放すのはまだ難しいですか?

以下では、従業員と連絡を取り合い、関与するためのより効率的な代替手段を検討するようさらに説得する7つの問題について詳しく説明します.

すべてのマネージャーは、このシナリオに直面しています。新しい従業員またはサプライヤーと仕事を始め、重要な会社のニュースや最新情報を伝えたり、彼らとやり取りしたりするために、彼らにテキスト メッセージを送信する必要があります。 ただし、これを行うには、まず相手の番号を非公開の連絡先リストに追加する必要があります。追加しないと、WhatsApp でメッセージを送信できません。それがアプリの仕組みです。

もちろん、番号を保存する必要はありませんが、電話番号だけで誰が誰であるかを思い出すことができますか?

これはイライラする作業になります。 新しい従業員またはサプライヤーが入社するたびに、連絡先情報を手動で追加、編集、および削除する必要があります。

そして、それは WhatsApp での仕事上の連絡先の管理の始まりに過ぎません。

• 連絡先の名前が正確でない場合、連絡先の詳細を検索するのに多くの時間を失います
• サプライヤーが変更されたが、これについて知らなかったために情報が古くなっている場合はどうなりますか? その時、あなたは誰に頼りますか？
• または、従業員のグループと一緒にプロジェクトに取り組み始めました。プロジェクトが完了したら、何をしますか? グループ全体を削除しますか? これにより、すべての情報が削除されるだけで、プロジェクトの通信を参照するために戻ることができなくなります。

したがって、これらすべての例を要約すると、完全で不必要な頭痛の種になります。

当然のことながら、新しい従業員が組織に参加したり、ポジションを変更したり、辞めたりします。 そのシナリオに直面したとき、次のシナリオに対する準備はできていますか?

• 不要になったすべてのチャット グループからその従業員を削除する責任者はいますか?
• 解雇された従業員にどのように対処しますか? また、グループから外すタイミングはいつですか?
• 入社したばかりの新入社員が見逃した情報や最新情報をすべて入手できるようにするには、どうすればよいでしょうか?
• 彼らがあなたに対して使用できる重要な会社情報にアクセスできないようにするにはどうすればよいでしょうか?

背筋がゾクゾクするような話がいくつかあります。特定の小売企業の元副社長マネージャーが、競争のために働き始めましたが、非常に長い間グループ テキストにとどまり、重要な無許可の情報を受け取り続けました。 はい、これは本当に起こりました！

または、大企業の人事部門の従業員は、「テストに合格する」まで新入社員をグループ チャットに追加しませんでした。つまり、コミュニケーション ツールはプライベートな「クラブ」になり、誰もが歓迎されるわけではありません。 これは、従業員の満足度、エンゲージメント、および企業文化への挑戦において深刻な不均衡につながります。

さらに、WhatsApp でユーザーを規制するための管理者コントロールがないため、アプリ内で発生する可能性のある個人的および無許可の通信の大きなリスクが証明されています。 また、アプリ内で発生する通信を監視できないため、誰でも不正なグループを作成して非公開で通信できます。

間違った連絡先名から始まり、組織への実際の損害で終わる、WhatsAppグループテキストの問題の例は他にもたくさんあります.

データ セキュリティは組織に深刻な損害を与え、さらには完全な崩壊を引き起こす可能性があるため、企業にとって最も重要な問題の 1 つとなっています。 解雇された従業員は、グループ チャットから既に削除されていても、写真、ファイル、チャット履歴、連絡先の詳細など、機密性の高い会社情報を保持しています。 この情報はすべて従業員のスマートフォンに自動的に保存され、従業員が何もする必要はありません。 この不満を持った従業員は、競争相手に手を差し伸べ、このすべての情報を配ることができます。

さらに、この情報は、会社が関与する訴訟でも利用できます。 しかし、結局のところ、本当の問題は、IS (情報システム) 部門がこの情報を監視して、手遅れになるまで従業員がその情報をどのように使用することを選択したかを知る方法がないことです。

「企業が承認したクラウド ツールが提供されない場合、最前線の従業員は、企業とデータのセキュリティと規制コンプライアンスを危険にさらして、独自のツールを使用する可能性があります。 最前線の従業員の 53%は、仕事上の理由で WhatsApp や Facebook Messenger などのメッセージング アプリを 1 日に最大 6 回使用していますが、そのうちの 68% は、承認された社内コミュニケーション ツールがあればやめると答えています。」 - グーグル

さらに、存在するメッセージ コンテンツは暗号化されていない可能性があります。

• バックアップは暗号化されません。これは、あなたまたはあなたが会話している誰かがWhatsAppをバックアップした場合、そのコンテンツは実際には暗号化されていないことを意味します.
• チャットのエクスポートは暗号化されません。あなたが属している WhatsApp グループのユーザーは、グループのチャット履歴全体をプレーン テキスト ファイルとして実際にエクスポートし、どこにでも公開したり、暗号化されていない場所に送信/保存したりできます。\

したがって、WhatsApp 自体のエンド ツー エンドの暗号化にもかかわらず、WhatsApp の機密のプライベート ビジネス情報はいつでも簡単に公開される可能性があると想定する必要があります。

プライベートな家族や友人のグループ チャットに表示されるコンテンツの種類が、職場環境や組織のグループ チャットに不適切または適合しないことは明らかです。

悪趣味なジョーク、侮辱、会社に関するうわべだけの情報、セクハラ、または解雇されたばかりの不満を持った従業員が無礼なコメントを発するなど、従業員が誤って私的な写真を誤って送信したという実際の事例は言うまでもありません。グループ。

これらの状況の結果はおそらく推測できますが、グループ テキストを制御、削除、および監視することの重要性を理解することが最も重要です。 重要なだけでなく、必須です！

「私の WhatsApp は、本当に 91% が仕事関連のチャットで、週末でも悩まされています。私生活に溶け込んでいて、大嫌いです。. WhatsApp で友達とチャットしたいのですが、仕事をしたり、仕事のことを思い出したりしたくありません」と、あるユーザーは言います。

プライベートなグループ テキストとワーク チャットの間に絶対的な分離がない場合、混乱の可能性が大幅に高まります。 また、従業員や管理者が、WhatsApp のプライベートな写真が組織の通信システムに表示されることを望まないことも非常に理にかなっています。同僚やビジネス パートナーの前で恥ずかしい個人的な写真を見せられることは誰も望んでいません。

これにより異常なオーバーフローが発生し、すべての混乱の中で重要な情報が失われる可能性があります。 たとえば、ジョアンナには息子がいましたか? おめでとう！ これで「おめでとう！」とみんなから200回のプッシュ通知が届くことが期待できます。 すべてのマネージャーは、毎日の最新情報、CEO の発表、物議を醸す情報などで作成される無関係な会話を知っています。 だからこそ、両者の間に明確な分離がなければならないのです！

言い換えれば、個人的な会話とビジネス上の会話のあいまいな混合は、混乱を招き、実際に仕事をするモチベーションの欠如につながるだけなので、単一のインターフェース内で行われるべきではありません.

企業は、従業員とチャットするためのツールを必要としているだけでなく、エンゲージメントを高め、最新情報を共有し、同僚とつながり、生産性を高め、コラボレーションを改善するなど、さまざまな機能を必要としています。

職場でのコミュニケーションは、口頭および非口頭の両方で情報やアイデアを交換することに重点が置かれています。 そして、それを正しく行えば、強力な企業文化を築くことができます。

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どんな緊急事態が発生しても、会社はすぐに対処できる必要があります。 緊急事態の例には、セクハラ、人災、職場での暴力、サイバーセキュリティ攻撃などが含まれます。 緊急事態が発生した場合、従業員はそれを報告する方法と報告先を知る必要があります。 その後、人事部はすぐに状況に対処する必要があります。

マネージャは、メッセージが送信されたこと、および従業員が最新情報を見て読んだことを知る必要もあります。 この場合、WhatsAppは制限されています。

そして、多くの企業が迅速な対応を余儀なくされた世界的なパンデミックである COVID-19 を忘れないでください。 マネージャは、深刻な打撃を回避するために、全員の認識を統一し、リアルタイムで情報を配布し、ストレス レベルを管理するなど、さまざまな機能を備えている必要があります。

WhatsAppと社内コミュニケーションの要点

職場環境での WhatsApp の使用は快適で簡単に思えます。 確かに、WhatsApp を組織内で (正式でなくても) 迅速かつ成功裏に実装するのは簡単に思えますが、よく見てみると、最終的には非常にコストがかかることが判明する多くの誤動作が見つかります。

結局のところ、企業の次のコミュニケーション ツールとして従業員コミュニケーション アプリを導入する準備が整っていることは、ビジネス オーナーにとって明らかです。

今日、世界中でますます多くの企業が、組織のあらゆるニーズに合わせて従業員コミュニケーション アプリを使用しています。

社員のコミュニケーションツールとは？これは、組織のニーズに合わせて調整されたモバイル対応のツールであり、リアルタイムで互いに簡単に通信できる 1 つの場所を確保します。

このソリューションは、組織分野のさまざまな課題に取り組むように設計されています。現在、世界中の何千もの企業が Connecteam 従業員アプリを使用して、組織のデータを追跡し、グループを自動的に管理し、制限と承認を追加し、多様なチャネルを作成し、レポートを作成し、組織を運営しています。コミュニケーションが成功し、専門的に。

チャット機能は、スタッフの関与とつながりを維持するのに役立ちます。 従業員が成果を祝い、あらゆることについて最新情報を送信できるチャット ホーム チームを作成しました。

ブライアン・ジョリフ、Total Compass Care の COO

結局のところ、Connecteam のような安全な通信ツールに会社を切り替えることで、必要な最高のセキュリティでデータとドキュメントが完全に安全になるため、安心できます。