自宅からビデオ会議: プロになるためのヒント

公開: 2023-08-11

リモートで働く人が増えたことにより、自宅からのビデオ会議がますます普及しています。

一時的に在宅勤務をしている場合でも、永続的に在宅勤務をしている場合でも、オフィスからビデオ会議を計画している場合でも、ビデオ通話中はできるだけプロフェッショナルな態度で臨むことが重要です。このコミュニケーションスタイルを最大限に活用するためのヒントをいくつか紹介します。

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自宅からの会議

自宅から会議を行う場合は、次の 3 つの領域に対処する必要があります。

プロフェッショナルに見える– ビデオで会話するときに人々が最初に気づくことの 1 つは、あなたの外見です。光、音、服装など、ビジュアルがプロフェッショナルであることが必要です。
プロフェッショナルとして行動– ビデオ会議は仕事に関連した活動です。したがって、自宅にいる場合でも、オフィスにいる場合と同様に準備をする必要があります。マルチタスクをしたり、デスク上で資料を探し回ったりすることは避けてください。家族と話したり、関係のない騒音を出す必要がある場合は、必ずミュート機能を使用してください。
気を散らすものを避ける– 家族、ペット、ドアベルが鳴っている状態でバックグラウンドでビデオ会議を行うのは難しい場合があります。ただし、同僚や顧客との電話中は、こうした気が散るのを最小限に抑えることが重要です。

自宅からのビデオ会議

ビデオ通話でプロフェッショナルに見える

ビデオ通話でプロフェッショナルに見え、聞こえるようにすることは、自分の環境をコントロールすることを意味します。それはあなたの個人的な外見だけではありません。また、周囲の環境で最高の外観とサウンドを実現することも重要です。ここでは、考慮すべき最も重要な領域をいくつか示します。

点灯

洞窟の中に座っているように見えることは誰も望んでいません。ビデオ通話用に光源を最適化する方法に関するヒントをいくつか紹介します。

光源と向き合う:後ろから光が来ると、背景は明るくなりますが、顔は暗くなってしまいます。ビデオ通話に参加している人はあなたに会いたいと思っているので、最適な画像を得るには、ライトをあなたの前に置くか、ラップトップを窓やランプの前に置きます。
複数の照明を含める:単一の光源で大量の影が作成される可能性があり、会議中に気が散る可能性があります。可能であれば、複数の窓がある部屋に行くか、オーバーヘッドライトやランプを使用して、複数の方向から光が当たるようにしてください。
可能な場合は自然光を使用します。太陽光は人工光よりも均一で、刺激が少なく見える傾向があります。したがって、日中にビデオ会議を行う場合は、自然光を最大限に活用できる窓がたくさんあるスペースを見つけるようにしてください。
リングライトを検討してください:場合によっては、自然光が選択肢にない場合があります。夕方にビデオ会議をする傾向がある場合、またはホームオフィスが地下にある場合は、専用の光源が役立つ場合があります。リングライトは、コンピューターの正面を最適かつ均一にカバーします。
照明をテストする:カメラに映る自分を見るだけで、照明の量が多いか少ないか、または方向を変える必要があるかを判断するのに役立ちます。

自宅からビデオ通話

衣類

ビデオ通話でもドレスアップすることは対面と同じくらい重要なので、常に最高の装いをするようにしてください。適切な服装をするためのヒントをいくつか紹介します。

チェック柄やピンストライプを着用しないでください。ビデオ通話でこれらの柄を着用すると、動きが他の参加者の邪魔になる可能性があります。
適度な色合いにこだわる:オフィス環境で仕事をしている場合は白黒がプロフェッショナルかもしれませんが、ビデオ通話の照明設定に影響を与える可能性があります。たとえば、カメラが明るい白を大量に検出した場合、調整して画面の残りの部分が暗く見えることがあります。
ビジネスカジュアルな服装:一日のほとんどを汗をかいたまま仕事をしているとしても、ビデオ通話にはある程度の専門性が必要です。顧客や同僚と直接会うときに着用しないものは着用しないでください。
完全に服を着ましょう:人々が見るのは腰から上だけになる可能性が高いため、上半身だけ服を着たくなるかもしれません。ただし、プレゼンテーション資料などを取りに行かなければならない場合があるかどうかはわかりません。安全のために、完全なビジネスカジュアルな服装を心がけてください。
自信を持てるものを着る：プロ意識は重要ですが、それでも快適で自信を持ちたいものです。自由にコミュニケーションが取れるアイテムを身につけて、会議の内容に集中しましょう。

自宅からのビデオ会議

カメラ

カメラを使用すると、実際に他の参加者と視覚的につながることができます。スムーズな接続を確保するには、次のヒントを使用してください。

カメラを目の高さに設置する:カメラを下または上に設置すると、ビデオに奇妙な角度を作成できます。さらに、目の高さにある場合、画面上の自分を見るのではなく、実際にカメラを見る可能性が高くなります。
適切な位置を見つける:理想的には、カメラには頭と肩、あるいは胴体の上半分が映るはずです。コンピューターと椅子の配置を試して、適切な距離を見つけてください。
中立的な背景を使用する:オフィスの背景に散らかったものがあると、気が散り、プロフェッショナルらしくないものになる可能性があります。清潔に見え、センシティブなものや恥ずかしいものとなる可能性のあるものが含まれていない場所を見つけてください。
仮想背景を検討する: Zoom などの一部のプログラムでは、仮想背景を使用するオプションが提供されているため、スカイラインや選択した別の写真の前で会議を行うことを選択できます。この機能が動作するには、無地の背景が必要です。また、このオプションは、参加者の注意をそらしたくない場合や、プロフェッショナルらしくないと思われる場合にのみ使用してください。
ラグの制限:インターネット接続に大きな負荷がかかると、カメラの動作が遅れたり、フリーズしたりすることがあります。通話中はできる限り、コンピュータの他のタブを閉じ、他のデバイスの接続を解除してください。

音

また、あなたが共有する番になったときに、他の参加者もあなたの声を聞くことができる必要があります。これらのヒントは、メッセージを明確に伝えるのに役立ちます。

音声の遅延に注意する:通話中に音声が遅れることがあります。これにより、参加者が同時に話そうとする可能性があります。誰かに飛びついて話をする前に、必ず話したいという合図をしてください。
マイクの購入を検討してください:定期的にビデオ通話を行う場合は、コンピュータに内蔵されているサウンドが品質基準を満たしていない可能性があります。別のマイクを購入してコンピュータに接続すると、他の人にあなたの声がよりはっきりと聞こえるようになります。
ヘッドフォンを使用する:コンピュータのスピーカーから音が聞こえると、音がマイクにループバックしてエコーが発生することがあります。ヘッドフォンを使用してこれを回避してください。
静かな場所を見つける:家やオフィスの一部の場所は、他の場所よりも静かである可能性があります。可能であれば、余分な騒音を抑えるためにドアや断熱材のある場所を見つけてください。
はっきりと話す:あなたが共有する番になったら、直接会って会議するときと同じように、他の人にあなたの声がはっきりと聞こえるように、発言して投影します。

会議の前に、カメラと音質をテストして、接続が強力であることを確認してください。これにより、特にプロフェッショナルらしくないと思われる通話中の遅延や混乱を防ぐことができます。

自宅からのビデオ通話

ビデオ通話でプロフェッショナルに行動する

ビデオ会議の適切なエチケットに従うことで、会議がよりスムーズに進行し、失礼のないようにできます。

次回の電話ではこれらの要素を念頭に置き、プロ意識と効率性を維持し、全員の時間を最大限に活用してください。

集中

通話中にマルチタスクをしないでください。たとえ人々にあなたの姿が見えなくても、あなたが注意を払っていないことはわかります。

多くのビデオ会議プラットフォームには、別のウィンドウを閲覧しているときなど、アクティブに参加していないときを示す機能があります。常に注意を払うことは、敬意を示すだけでなく、積極的に情報に貢献し、処理することにもつながります。

ミュート

ミュートすることは単なる礼儀ではなく、不可欠なことです。話していないときはマイクをミュートにすることで、誤ってコメントがブロードキャストされるのを防ぎます。

これにより、電話やドアベルの呼び出し音など、周囲の騒音が会議の流れを妨げないようにすることができます。ミュートにすることで、全員に通話を明瞭に伝えることができます。

アジェンダを使用する

構造化された会議は効果的な会議です。アジェンダはディスカッションのロードマップを提供し、参加者が効率的に準備して参加できるようにします。

主催する際は、主要なトピックの概要を下書きし、事前に共有してください。これにより、出席者全員が確実に準備を整え、会議をより実りあるものにし、本題からの逸脱を最小限に抑えることができます。

材料を近くに置いておく

期待が鍵です。バーチャル会議に参加するときは、関連する資料をすべて整理して手の届くところに用意してください。これにより、特定のドキュメントやプレゼンテーションスライドを見つけようと奮闘する際の中断や気まずい一時停止が最小限に抑えられます。

組織化されたセットアップはプロフェッショナリズムを醸し出し、関係者全員にとってよりスムーズな通話エクスペリエンスを保証します。

自宅からのビデオ会議

画面をクリアする

準備はデジタルワークスペースにも及びます。画面を共有する場合は、関係のないタブやアプリケーションが閉じられていることを確認してください。

メッセージングアプリやソフトウェアのアップデートからのポップアップ通知をすべてオフにします。この積極的なアプローチにより、会議の集中力が維持され、参加者が無関係な情報や機密情報に誤ってさらされることがなくなります。

時間内に着く

時間厳守はプロ意識の証です。ビデオ会議に遅れて参加すると、他の人の時間に対する軽蔑や無関心のメッセージが誤って送信されてしまいます。

対面会議に遅刻してふらふらと参加しないのと同じように、同じ原則がバーチャル会議にも当てはまります。常に迅速に作業を進めるために、時間管理を優先します。

アイコンタクトを取る

仮想会議には独特の課題があり、その 1 つは本物の接続を維持することです。デジタル環境であっても、アイコンタクトは重要な役割を果たします。

自分のビデオフィードを見たり、脇道にそれたりしたくなる衝動を抑えてください。特に話すときにカメラを直接見ると、ディスカッションへの関与と注意力が強化されます。

自宅からのビデオ会議

ビデオ通話で気が散るのを避ける

リモート作業環境では、ビデオ通話の効率やプロフェッショナリズムを損なう可能性のあるさまざまな潜在的な気を散らす可能性があります。ここでは、一般的な気を散らすものと、それらに対抗するための戦略をいくつか紹介します。

家族

子供や配偶者がオフィスに入ってきたり、外で騒いだりする可能性があります。家族が好奇心を抱いたり、助けを必要としたりするのは自然なことですが、面会の重要性を家族に伝えることが重要です。

境界線を設定し、事前に通知することで、中断を最小限に抑え、プロフェッショナルな雰囲気を維持できます。

ビデオ会議の子供たち

ペット

私たちの毛むくじゃらの友達は、勤務中は素晴らしい仲間になりますが、バーチャル会議の重要性を理解していない可能性があります。最もタイミングの悪いときに、熱心な犬が吠えたり、好奇心旺盛な猫がキーボードの上を行進したりする可能性があります。

こうした潜在的な混乱を軽減するには、通話用に静かで閉鎖されたスペースを見つけることをお勧めします。

それが不可能な場合は、会議中に子供たちが占有できるように遊び場やおもちゃを設置したり、家族の一員に参加してもらい、別の部屋で遊んでもらうことを検討することもできます。

屋外の騒音

屋外の音は、車の騒音、子供たちの遊ぶ音、ドアベルが時々鳴る音など、予測不可能で煩わしいものになることがあります。

騒音の中には私たちが制御できないものもありますが、予防措置を講じることで影響を大幅に軽減できます。裏庭に面した部屋でも、断熱された地下室でも、家の中で外部の音の影響が最も少ない場所を探します。

厚手のカーテンや窓シールを使用すると、屋外の騒音がさらに軽減され、通話が中断されずにプロフェッショナルな通話が保証されます。

電話

この常時接続の時代では、私たちの携帯電話は常に通知、テキストメッセージ、または通話で賑わっています。これらはコミュニケーションには不可欠ですが、ビデオ通話中に注意力が分散されて有害になる可能性があります。

携帯電話をサイレントに設定するだけでなく、裏向きに置くか完全に別の部屋に置くことを検討してください。

目的は、目の前の会話への敬意と献身的な姿勢を示し、ビデオ通話に完全に没頭できる空間を作り出すことです。

メール

私たちの生活のデジタル化が進むにつれ、大量の電子メール通知、ポップアップ、チャットアラートは、物理的な中断と同じくらい気が散る可能性があります。

このような気が散ると、注意力が断片化されるだけでなく、画面を共有している場合に他の人の集中力もそらされる可能性があります。

電話をかける前に、デジタルワークスペースを整理整頓するために数分間割り当ててください。無関係なタブやアプリを閉じ、必要に応じて、中断を引き起こす可能性のあるアプリケーションで「おやすみモード」を有効にします。これにより、生産的な議論を促進するデジタル環境が促進されます。

訪問者

リモートワーク環境であっても、近所の人、友人、親戚などが予期せず訪問することがあります。これらの善意のドロップインは、ビデオ会議の約束を認識していない可能性があります。

在宅勤務のルーチンを周囲の人たちと共有することは有益です。重要な会議中は、礼儀正しい「邪魔しないでください」の標識や通知を玄関に掲示することを検討してください。

このような境界を設定することで、専門的な取り組みが当然の敬意を持って扱われるようになります。

無関係な会話

会議の効率は、余談によって損なわれることがよくあります。気軽に冗談を言ったり、個人的な逸話を共有したりするのは人間の性質ですが、バランスを取ることが不可欠です。

あなたが司会をしている場合、会話が本題からそれた場合は、そっと元の軌道に戻しましょう。また、通話の最初か最後に、カジュアルなチャットに特定の時間を割り当てると、参加者間の友情を育みながら、核となる議題が損なわれないようにすることも役立ちます。

自宅からのビデオ会議

ビデオ会議ですべきこととしてはいけないこと

ビデオ会議の世界をナビゲートするのは、特に考慮すべき要素が非常に多いため、少し圧倒されるかもしれません。

プロセスを合理化し、自分自身を可能な限り最良の状態で表現できるように、ビデオ通話を成功させるために重要なすべきこととすべきでないことをまとめた比較表を以下に示します。

時々ユーザーを使用する場合でも、毎日ビデオ通話を行う場合でも、この表は、仮想インタラクションをプロフェッショナルで生産性を維持するための便利なクイックリファレンスとして機能します。

側面	やるべきこと	してはいけないこと
外観	ビジネスカジュアルな服装を着用してください。	チェックやピンストライプの服を着たり、腰から上だけを着たりしないでください。
点灯	自然光を使用します。光源に直面してください。	後ろから光が当たらないようにしてください。
カメラ	カメラを目の高さに置きます。ニュートラルな背景を使用します。	背景に乱雑なものや機密性の高いアイテムを置かないでください。
音	ヘッドフォンを使用してください。マイクの購入を検討してください。	コンピュータの内蔵オーディオだけに依存しないでください。エコーを避ける。
プロフェッショナルとしての行動	時間内に着く; アイコンタクトを取る; アジェンダを使用します。	マルチタスクをしないでください。通話中は無関係な会話を避けてください。
気を散らすもの	家族に会議について通知する。関係のないタブを閉じます。	電話を大音量のまま放置しないでください。作業スペースにペットを入れないでください。

結論

ビデオを使用した自宅からの会議は、中小企業とその従業員が在宅勤務中に連絡を取り合うための優れた方法です。

これらのヒントを活用すれば、セッションごとにより高い成果を上げながら、ベストを尽くし、よりプロフェッショナルに見えるようになります。

画像: Depositphotos.com