仮想アシスタントは正確には何をしますか? あなたが知りたかったすべて

ビジネス オーナーとして、1 日が 24 時間であること、さらには 24 時間では不十分であることを認識しすぎています。

従業員の雇用と管理、管理、ビジネスの収益性の確保など、やるべきことはすべてありますが、すべてを 100% 全力で行う時間はありません。

あなたもすべきではありません！

このような状況の簡単な解決策の 1 つは、アシスタントを雇うことです。 しかし、予算にフルタイムのアシスタントを雇う余裕がない場合は、バーチャル アシスタントを雇うのも良い方法です。

ただし、仮想アシスタントを雇う方法や、仮想アシスタントの機能に関する細かい点を正確に知ることは難しい場合があります. 仮想アシスタントがビジネスにどのように役立つかについて詳しく説明することで、これらの問題のいくつかを解決させてください.

なぜ、いつ仮想アシスタントを雇う必要があるのか​​?

ほとんどの場合、仮想アシスタントを雇うのに悪い時期はありません。絶対に必要になる直前に雇う方が良いでしょう。

仮想アシスタントは、非常に多くの異なるタスクを引き受け、さまざまな方法で支援できるため、作業負荷を軽減するのに役立ちます. 実際には行う必要のないタスクを委任することで、時間のかかる作業で行き詰まるのではなく、ビジネスのコアに集中する時間を増やすことができます。

仮想アシスタントを雇うことは、スケーリングの過程にあるビジネスにとっても良い考えです. これは、ビジネスにとって常に多忙な時期です。つまり、重要なタスクがシャッフルで失われることは避けられません。 しかし、仮想アシスタントを使用すると、詳細が見落とされず、この忙しい時期にすべてが順調に進むようにすることができます.

仮想アシスタントは何をしますか?

では、「仮想アシスタントは何をするのですか？」 あなたは自分自身に考えているかもしれません。 それはかなりオープンエンドの質問です。 ある意味では、さまざまな専門分野があるため、採用する仮想アシスタントの種類によって異なります。 しかし、仮想アシスタントに何をしてもらいたいかを決めるのもあなた次第です。そして、あなたが雇う仮想アシスタントがあなたが必要とすることを何でもできるかどうかを確認してください (また、あなたのビジネスにとって良い従業員になるでしょう)。

より具体的に言うと、職場の生産性を向上させるために、ほとんどの仮想アシスタントが実行できるさまざまなタスクがあります。

• 最も基本的な義務の 1 つは、スケジュールを管理することと、ジョブ スケジューリングのすべてのニーズを管理することです。 仮想アシスタントを使用すると、すべての予定のスケジュール、確認、リマインダーの受信が簡単になり、時間を大幅に節約し、効率を高めることができます。
• 内部および外部のコミュニケーションは、仮想アシスタントが多くの支援を提供できるもう 1 つの領域です。 仮想アシスタントは、連絡先リストを管理し、メールを選別して、すぐに対応が必要なものだけを渡すことができます。 仮想アシスタントの助けを借りて、顧客や従業員に大量の電子メールを送信し、必要な電子メール アドレスを追跡することも容易になります.
• 場合によっては、仮想アシスタントが経理業務を行ったり、会社の帳簿の管理を支援したりできます。 これは、ビジネスの銀行口座の取引を確認したり、請求書を送信したり、未払いの支払いについてフォローアップしたりすることを意味します。 言うまでもなく、この作業のほとんどは単調ですが、完了する必要があるため、これにより多くの時間と労力を節約できます。

仮想アシスタントを雇う方法

多くの点で、仮想アシスタントを雇う方法を知るには、会社の他のポジションを埋めるのと同じスキルが必要です. もちろん、プロセスを調整する必要があります。 CEO の採用は第一線の従業員の採用とは異なるため、採用プロセスを実際に調整する必要があります。テスト、面接の質問、さらには候補者を調達する場所までもが、バーチャル アシスタントを採用するように調整されています。

ここにいくつかの簡単なヒントがあります：

1. 仮想アシスタントに実行させたいタスクを決定します。 ニーズを把握し、仮想アシスタントにアウトソーシングするタスクの概要を説明します。 それを念頭に置いて、仮想アシスタントが仕事中に何をする必要があるかについて、仕事の説明を書くことができます. 要するに、仮想アシスタントに何を依頼するかを前もって知る必要があります。
2. 書き留めるジョブ タスクは、予算を決定する次のステップに少なくとも部分的に関連します。 結局のところ、これらのタスクに対して適切な報酬を提供することなく、仮想アシスタントに多くを求めることはできません. あなたが持っている予算は、フルタイムのアシスタントを雇うか、パートタイムのアシスタントを雇うか、またはタスクごとに仮想アシスタントを雇うかどうかを決定するのに役立ちます。これもオプションです. 従業員の能力開発のために割り当てられた予算の一部を残す必要があることを忘れないでください。これには、従業員が長期にわたって会社にとどまることができる場合の仮想アシスタントの予算も含まれます。
3. タスクのリストと予算を確定したら、仕事の説明を投稿して、候補者があなたを見つけるのを待ちます。 そこから、他の仕事の場合と同じように、候補者を確認し、面接を実施し、デューデリジェンスを行って最高の仮想アシスタントを見つけることがすべてです.

バーチャル アシスタントを雇うときは、候補を絞り込んで、その仕事を処理できるかどうかをテストすることをお勧めします。 すぐに駆けつけてもらいたいので、テストをまとめることで、適切な人を確実に見つけることができます。 適切な仮想アシスタントを見つけたと確信したら、新しい仮想アシスタントで何を達成したいかのオンボーディング チェックリストだけでなく、そのポジションから得られると期待されるものについての期待を設定することが重要です。 これは、アウトソーシングしたいタスクの元のリストと一致する可能性があります。 しかし、仮想アシスタントを採用した理由と、その役割に必要なものを繰り返し説明することは決して悪いことではありません。

仮想アシスタントを雇う理由

バーチャル アシスタントを雇うまでのプロセスがすべて終わったら、そもそもなぜバーチャル アシスタントが必要だったのかを忘れないことが重要です。 これを念頭に置くことで、バーチャル アシスタントを最大限に活用し、その仕事に適切な人材を確保し、可能な限り最高の方向性と管理を提供することができます。

手始めに、特定のタスクの時間を節約するために仮想アシスタントを雇いました。 しかし、従来の社内従業員に関連する間接費の一部を削減することで、お金を節約することもできます。 また、パートタイムの仮想アシスタント、リモートの従業員、または必要なタスクを実行するだけの人を雇うことも可能で、ビジネス コストを節約することもできます。

バーチャル アシスタントを雇うことは、ビジネス オーナーや管理者の時間を解放して、日常業務に多くの時間を費やすのではなく、ビジネスを改善できる全体像の測定に集中できるようにするためにも行われます。それではなく、ビジネス」。 これらの日常業務をより効率的に実行する必要があります。これにより、所有者と管理者が時間の使い方をより効率的にするための時間が解放されます。 それが起こらない場合は、仮想アシスタントの必要性や、仮想アシスタントに割り当てられたタスクがどのように実行されているかを再評価する必要があるかもしれません.

ビジネスおよび従業員管理ソフトウェア: オールインワンのデジタル アシスタント管理ツール

ただし、仮想アシスタントを雇うのが難しいと思われる場合は、いつでも直感的で簡単な方法で仮想アシスタントを管理し、最も時間のかかるタスクの一部を簡単に管理および委任できます。 Connectteam のような管理アプリ。

仮想アシスタントに何をすべきかを指示するだけで、そこからすべてを処理してもらうことができる世界を想像してみてください (完全に監視しながら)。 委任する可能性が最も高いものはすべて、Connecteam アプリで処理できます。トレーニングも必要ありません。

あなたの世界を想像してみてください –

• 仮想アシスタントは、デジタル化されたリモート トレーニング機能を介して、自分のペースでオンボーディングできます
• 従業員のスケジューリングなどの反復的なタスクは簡単に自動化できます。つまり、誰が作業できるかを調べたり、スケジューリングの競合があるかどうかを心配したりする必要がなくなります。
• 従業員は、スマートフォンを介して (さらには特定のジオフェンスされた場所からでも) 出勤と退勤を行うことができます。
• 会社全体のコミュニケーションは、アプリに更新を投稿し、それをまだ見ていない人に自動リマインダーを送信するのと同じくらい簡単です。
• 組み込みのタスク管理ツールを使用して、ワークフローを合理化し、より効率的な方法でプロジェクトを管理します。

トレーニングは不要で、永久に無料のプランと、すべての有料プランの 14 日間の無料試用版があるため、36,000 以上の企業が Connectteam を使用して仮想アシスタント、従業員、およびビジネスを管理することを好む理由があります。

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