Q&A: プロジェクト管理はなぜ重要なのですか?

デジタルトランスフォーメーションプロジェクトに関して言えば、プロジェクト管理は、テクノロジーの実装が可能な限り問題なく採用されるようにするための重要な側面です。

Impact では、多くの DX プロジェクトを監督してきました。また、何年にもわたって大幅な変革を遂げてきたので、プロジェクト管理についてはある程度の知識があります。

Impact のプログラム管理オフィスのディレクターである Alex Park に、今日のプロジェクト管理の意味と、あらゆる規模の企業が実装において質の高い PM から恩恵を受ける理由について話し合いました。

すぐに飛び込みましょう。

デジタル トランスフォーメーション イニシアチブとプロジェクト管理の関係はどの程度重要ですか?

AP:絶対に必要です。 歴史的に、あらゆるタイプのプロジェクトは、予算、範囲、調整の問題に悩まされてきました。 古いものと新しいものを融合させるデジタル トランスフォーメーション (DX) をめぐる取り組みが合体するにつれて、これらの歴史的なリスクは大幅に拡大しています。

プロジェクト管理はデジタル ツールからどのようなメリットを得られますか?

AP:私の経験では、適切なツールセットは、作業の実行を促進する基礎となるデータと同じくらい優れています。 適切なプロジェクトの概要と適切な責任の調整により、プロジェクトのすべてのメンバーがツールセットにデータ ポイントを提供していれば、多くの従来のプロジェクト管理タスクを自動化できます。

ワークフローのリマインダーは、「タスクのチェックイン」と「未処理のアイテムの割り当て」の更新要求を自動化できます。 決定ゲートまたは承認ゲートに到達すると、自動ワークフローを事前にプログラムして、決められたスケジュールで送信および更新できます。

基礎となる関連データには、プロジェクトの予算、タイムラインの健全性、リソースの人員配置、オープン アイテム、マイルストーンなどが含まれます。これらはすべてレポートできます。

多くの DX プロジェクトは、期待される結果が得られない場合、企業によって失敗とみなされます。 結果に関して、企業のアプローチのどこが間違っている傾向があると思いますか?

AP:私たちの経験では、経営幹部のリーダーシップの欠如、連携、継続的な賛同が問題の始まりです。

DX の取り組みを開始するには、すべての関係者をテーブルに集めて、目標、主要なビジネス要件、成功指標、およびパフォーマンス指標について話し合うことが不可欠ですが、プロジェクト全体を通じてこれらすべてを一貫して再評価し続けることがさらに重要です。

ビジネス環境は常に変化しており、経営幹部やビジネス マネージャーの現在の目標と目的に合わせて一貫した反復的なアプローチを行う必要があります。状況がどれほど急速に変化するかを確認するには、昨年を振り返るだけで十分です。

同様に、多くの組織は、文化の変化を実装するために必要なリソースの時間を考慮していません。 経営陣やリーダーシップだけでなく、重要なユーザビリティ フィードバックを提供する直接のエンド ユーザーからも時間を割いてください。

さらに、定義された目標を尊重するソリューションを効果的に設計、調整、実装、反復、および提供するために必要な専用の技術および管理能力は、企業によってしばしば過小評価されています。

効果的なプロジェクト管理は、中小企業の現在のアプローチに関するこれらの問題をどのように軽減するのに役立ちますか?

AP:プロジェクト管理は、報告された指標と要件が最新であり、リーダーシップと管理者の期待に沿っている場合、配信側の問題の一部を軽減するのに役立ちます。

これらの調整に関する会話がまったく発生しない場合、または会社の DX ジャーニーの過程で一貫して反復的に発生しない場合、リソースがどれほど適切に割り当てられていても、計画が展開のタイムラインにどれほど厳密に準拠していても、プロジェクトは依然として失敗。

社内でプロジェクト管理を行う場合と、サードパーティを雇う場合、企業は何を考慮する必要がありますか?

AP:他のすべてと同様に、組織にとって意味のあることを理解するために、企業が行う必要がある才能対知識の費用便益分析があります。

企業が自問すべきいくつかの質問は次のとおりです。 プロジェクト関連の作業を取り巻くビジネス活動はどの程度ですか? どのようなプロジェクトが進められていますか? 技術的才能が外部委託されているかどうか。 また、利用可能なサードパーティと比較して、内部の管理リソースの機能はどのようなものですか?

次に、プロジェクトの締め切り、それらの締め切りに対する配信能力、利害関係者間の責任の共有、エグゼクティブ スポンサーシップ、成果の測定と報告など、プロジェクトの実行に関するさらなる考慮事項があります。

言い換えれば、ビジネスがプロジェクトの提供に必要なさまざまな側面のすべてに自信を持つことができれば、それは素晴らしいことです。 ただし、企業が DX プロジェクトを展開する能力や能力を持っていないと感じている場合は、サード パーティに外部の支援を求める価値があります。

DX プロジェクトの管理をサードパーティと契約する場合、見込み客が MSP で注意すべき点は何ですか?

AP:企業での DX の取り組みに関連するプラットフォーム、プロセス、またはシステムへの露出と経験。

Impact では、クライアント向けに構築するすべてのソリューションのテスト ベッドとして社内運用を使用しています。

適切な技術的経験と適切なプロジェクト管理の方法論と経験に加えて、ビジネスは、経営陣の目標を理解できる、またはそれらを導くのに役立つパートナーを探す必要があります。また、リスク、意思決定、問題、タイムライン、マイルストーン、予算、およびプロジェクトとポートフォリオ全体のパフォーマンスに関連する消費可能な情報をリアルタイムで提供する、確立された成熟したプロジェクト配信プロセスを持っている人。

デジタルトランスフォーメーションの範囲は年々拡大しており、今日ではあらゆる規模の企業がイニシアチブを利用できるようになっています。 これを念頭に置いて、2021 年以降にプロジェクト マネージャーが果たす役割はどれほど重要であり、これはデジタル化を検討している企業にとって何を意味するのでしょうか?

AP:プロジェクト マネージャーは、ビジネス目標をフェーズに変換し、それらのフェーズを一口サイズの成果物に分解します。

彼らは、ビジネスの話を他のリソースが解釈して実行できる技術的な言語に翻訳し、重要なパフォーマンス メトリック データに対するレポートを作成して、プロジェクトの進捗状況をリーダーシップと管理者に視覚化し、すべてのリソースをタスク/スケジュールどおりに維持し、調整を伝達するように働きかけます。いつ、どこで、指揮系統の上下が必要か。

通常、DX は複数の顧客サイロにまたがっていることを知っているため、相互接続されたすべての部分を調整および管理することは、これまで以上に重要であり、包括的かつ戦略的な DX の取り組みに不可欠です。

ビジネスにプロジェクト マネージャーを配置しないことをお勧めする状況はありますか?

AP:プロジェクト管理チームのコストは、チームが組織にもたらす価値を超えることはできません。

この文脈では、組織が「価値」を定義する方法は柔軟です。

多くのプロセスが定義されていない、または適切な分業が行われていない組織は、プロジェクト マネージャーのメリットを理解していない可能性があります。 PM が主導する取り組みは、範囲や成果目標などの点であいまいであるため、エグゼクティブ リーダーシップやマネジメントの連携がない組織は、プロジェクト マネージャーの恩恵を十分に受けることはできません。

このような場合、経営陣のビジョンとリーダーシップに焦点を当てる必要があり、良い方向性が見つかれば、PM がイニシアチブの舵取りを支援できます。

イニシアチブに専任のプロジェクトマネージャーが必要かどうか確信が持てないビジネスリーダーへの最終的な考えと推奨事項は何ですか?

AP:プロジェクト管理が目標と努力を妨げているかどうかを考える前に、目標を「スマートに」 (具体的で、測定可能で、達成可能で、関連性があり、タイムリーに) 明確に定義できているかどうかを現実的に確認してください。明確な目標は何ですか?達成するために？

最終目標を理解したら、ビジネス管理リーダーと協力して、各ユニットの運用上の重要な要件 (OKR) を特定します。

これらの領域を十分に理解し、フレームワークを理解したら、プロジェクト マネージャーを雇って、マイルストーンと成果物を含むフレームワーク デリバリー プランにそれらの目標と OKR を形式化することを検討できます。

その後、重要業績評価指標 (KPI) を経営陣とリーダーシップから収集して OKR の成功を判断し、対応するレポートでこのデータを集計してプロジェクトのステータスを判断できます。

長期的なプロジェクト管理と組織の調整は、プロジェクト側での実施努力がリーダーシップ側でのビジネス目標と一貫して一致することを保証するために必要です。

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