技術文書が重要な理由 (例付き)

ビジネス オーナーとして、専門的な技術文書の重要性を決して過小評価しないでください。 多くの人は、あなたの会社が作成する最も重要なコンテンツの 1 つと考えています。

このガイドでは、これが事実である理由と、このコンテンツを組織のバックボーンとして考え始める必要がある理由を正確に説明します.

それに入りましょう。

技術文書とは何ですか?

技術文書は、何かを行う方法を説明する文書の一種です。

ほとんどの技術文書には、ソフトウェアの使用方法や製品のセットアップ方法の説明など、何かを行うための段階的な手順が含まれていることが多いため、基本的なレベルでは、技術文書は一連の指示と考えることができます。

ただし、技術文書はそれ以上のものになる可能性があります。

研究、国勢調査、医療記録などの文書は、技術文書とも呼ばれます。 この場合、トピックの背景や歴史、専門用語の定義などの情報が含まれる場合もあります。

これらすべてを組み合わせると、製品、サービス、または操作のアプリケーション、目的、アーキテクチャ、使用法、または作成を紹介する文書として、技術文書を説明する方がおそらくより正確です。

こちらもお読みください。 なぜ製品ドキュメントが必要なのですか?

技術文書が重要な理由

ビジネスの観点から、このドキュメントは、ビジネス内の手順とプロセスを追跡するのに非常に役立ち、トレーニング ツールとしても使用できます。

たとえば、製造工場を管理し、新しい機械を設置する (または何らかのプロセスを実行する) 場合、機械がどのように機能し、従業員が安全に操作する方法を説明する技術文書を作成する必要があります。 機械の提供者は、エンジニアが機械を維持できるように、機械の動作に関する技術文書も提供する必要があります。

また、会社の法律や規制の範囲内で業務を行っていることを確認するために、チェックや監査を実施する必要がある場合もあります。 繰り返しになりますが、これが正確に実行および監視されていることを保証するには、技術文書が必要です。

新しい従業員が入社したら、技術文書を使用してトレーニングし、問題のトラブルシューティング方法を示します。

技術文書の例は?

技術文書の最も明確な例は、ユーザーマニュアルです。 これらはすべての形とサイズで提供され、多くの場合、新しく発売された製品や更新された製品に含まれています.

今日では、紙のマニュアルを入手することはあまりないでしょうが、セットアップを開始するための簡単なガイドと、必要に応じてオンラインでより多くのコンテンツにアクセスする機能が提供されます.

ビジネスや従業員に関する技術文書には、次のものが含まれる場合があります。

• ポリシーと手順
• 職務内容
• 従業員ハンドブック
• プロセスフロー
• トレーニング教材

少し大規模なリストとして、他の形式の技術文書には次のものを含めることができます。

• 事業提案
• ユーザーガイドとカスタマーガイド
• 従業員ハンドブックと指示
• パンフレット
• メモ
• マーケティング計画
• プロジェクト管理文書
• 医療記録
• ニュースレター
• 運用の流れ
• 修理マニュアル
• SDK リファレンス

も参照してください。 製品とは 必要書類。

技術文書を書く際に優先すべきことは何ですか?

独自の「テクニカル ドキュメント」を作成する場合 (それが流行ると思いますか?)、最初にすべきことは、何について書くべきかを理解することです。 確かに、仕事用のコンピューターを使用したり、サーバーにアクセスしたりする際には、ドキュメントが必要になるでしょうが、コーヒー マシンの使用方法についてはどうでしょうか?

興味深いことに、おそらく、ビジネスのすべてについて技術文書を用意する必要があります。 それは、通常、いくつかの説明図を示す前面のステッカーにすぎないコーヒーマシンのドキュメントです.

優先順位を付けることがすべてです。

ビジネスにとって最も重要なことを優先して書くことから始めるべきです。 これには、ビジネスの日常業務に不可欠な手順とプロセス、および新入社員向けのトレーニング資料が含まれる場合があります。

技術文書は長くて複雑である必要はありません。 機械がどのように使用され、実施する必要がある安全対策が詳述されている紙のように簡単なものかもしれません。

どこから始めればよいかわからない場合は、技術文書にとって最も重要だと思われるもののリストを作成することから始めることをお勧めします。

このリストができたら、書き始めることができます。

独自の技術文書を作成するにはどうすればよいですか?

技術文書とは何か、なぜ重要なのかを説明したので、独自の技術文書を作成するにはどうすればよいのか疑問に思うかもしれません。

間違いなく困難な作業ですが、幸いなことに、技術文書の作成に使用できるさまざまなツールやリソースがあります。

ここでは、それにアプローチする方法についてのステップバイステップのガイドを示します。

1. 目的を定義する

技術文書を作成する際には、目指す方向性をしっかりと把握する必要があるため、目的を持って作成することが重要です。 そうしないと、テキストがあちこちに散らばってしまい、重要なことをカバーできなくなる可能性があります。

次の質問を自問自答して、思考を導くのに役立ててください。

1. 技術文書で何を達成したいですか?
2. 新入社員の研修ツールとして使ってみませんか？
3. 問題のトラブルシューティングが必要な従業員の参照ポイントとして使用しますか?
4. ドキュメントは顧客向けですか？
5. ドキュメントは製品またはサービスですか?

目的を明確にすると、どのタイプの技術文書を作成する必要があるかをより適切に判断できるようになります。

2.フォーマットを選択

技術文書に使用できるさまざまな形式があります。 一般的な形式には、ユーザー マニュアル、プロセス フロー、トレーニング資料などがあります。

ドキュメントをどのように提示しますか？

物理的なフォルダと紙を使用していますか? デジタルトレーニングビデオ？ データベース？ ウェブページ？

それは本当にあなた次第ですが、ユーザーにとって最も有益な方法でドキュメントをフォーマットすることが重要です。 結局のところ、情報をすばやく簡単に吸収し、誤解の余地がほとんどないようにする必要があります。

必要な情報を可能な限り迅速かつ最も簡潔な方法でターゲット ユーザーに伝える最善の方法は何か、自問してみてください。

これにより、使用する必要がある最適な形式が得られます。

3.情報を集める

残念なことに、技術文書を手ぶらで書くことはできません。 使用している情報が正確で最新であることを確認するために、すべての情報源をまとめ、場合によってはファクト チェックに時間を費やす必要があります。

この情報は、会社のポリシー、職務内容、従業員ハンドブックなど、さまざまなソースから取得できます。 必要な情報をすべて収集したら、技術文書の作成を開始できます。

4. ドキュメントを作成する

今が楽しいビットです。 コンテンツの作成。

これを行う最も簡単な方法は、Google Docs や Microsoft Word などのワープロ プログラムを使用することです。 どちらにもテンプレートが組み込まれており、使用を開始して空白を埋めることができます。 ただし、ある程度のカスタマイズが必要になることは間違いありません。一部のトピックでは、より高度なテキスト処理が必要になります。

ありがたいことに、次のようなツールがたくさんあります。

• Docsie: プロセスを簡単にしたい場合や、技術文書をその一部に見せて機能を最大限に活用したい場合は、Docsie が最適です。 これは、ウィザードを使用してドキュメントを自動的に作成できる、受賞歴のある製品ドキュメント アプリケーションです。 コラボレーション ツールやパブリッシングも多数あります。
• Monday.com は、作業管理と開​​発のための多くの機能を含む、さまざまな製品を提供しています。
• Whatfix: これは、ユーザーと新しいテクノロジーの間の境界を打ち破るように設計されたデジタル採用プラットフォームです。 ニッチではありますが、クリエイティブ プロセスを合理化し、どこを改善できるかを分析するのに非常に役立ちます。

技術文書を作成したら、従業員が簡単にアクセスできる形式で保存する必要があります。 技術文書の最も一般的な形式は PDF です。 ただし、Word や HTML など、簡単に印刷できる形式で技術文書を保存することも検討してください。

心配する必要はありません。特に、技術文書を作成する対象は無限にあるため、大変なプロセスのように感じるかもしれませんが、役立つツールは他にもたくさんあります。

5. ドキュメントを確認する

技術文書で重要なことは、それが正しいということです。

結局のところ、マシンの使い方を詳しく説明したテクニカル マニュアルがあっても、その情報が間違っていれば意味がありません。 このため、主題に関する知識のある人に技術文書をチェックしてもらうことが重要です。 技術文書を確認したら、それを従業員に配布できます。

6. ドキュメントを共有する

ドキュメントが作成され、世界に公開する準備ができたら、それを共有します。これは、作成したもの、なぜ、どのように役立つか、どのようにアクセスされるかを伝えることを意味します。 結局のところ、あなたは雇用主がこの種のことでどのようになるかを知っています.

まず、コンテンツにアクセスできるようにします。

技術文書は、会社の Web サイトやイントラネット、従業員ポータル、会社のニュースレターやメーリング リストなど、さまざまな方法で公開できます。

技術文書を公開したら、それを従業員や他の利害関係者と共有できます。

公開したら、ビジネスのレベル間のコミュニケーションを可能にする必要があります。

ドキュメントはおそらく、誰もが理解できるように伝える必要のある専門用語や難しい概念でいっぱいです。 したがって、目的に合うようになるまでコンテンツを微調整して改善できるように、会議を主催し、人々がフィードバックを提供する機会を作る必要があります。

7. レビューと更新

非常に多くの企業が忘れている、このプロセスの最も控えめなステップです。 技術文書が公開されたからといって、すべてが完了したわけではありません。 基準と手順は常に変化します。 商品・サービスを更新しました。 作業方法がより合理化されたり、新しいテクノロジーが導入されたりします。

これらの要因は技術文書に影響を与える可能性があるため、技術文書を定期的に確認して更新することが重要です。

これらの手順に従うと、正確で最新の技術文書を作成できるようになり、最終的には、技術文書が提供するものを最大限に活用するために必要なものがすべて揃っていることが保証されます。

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