あなたのビジネスのための効果的な会社方針を書く方法
公開: 2021-11-18ビジネスを運営することは、地雷原を歩くようなものです。 いつでも、会社にとって爆発的な問題に出くわす可能性があります。
インシデントはすべてのビジネスで発生しますが、会社のポリシーは、立ち直るのに役立ちます。
そのため、ポリシーと手順を作成することは退屈で退屈な場合があることを認識しています。 しかし、私たちを信じてください。効果的なポリシーが整っていれば、専門的、個人的、身体的、法的に従業員を安全に保つことができます。
そして、実際に違いを生む会社のポリシーを作成しようとしているビジネス オーナーまたは HR マネージャーである場合は、もう探す必要はありません。 ビジネスモデルに適したポリシーを準備、作成、および実装するために使用できるいくつかの重要なヒントをまとめました。
ただし、開始する前に、独自の会社のポリシーを作成する必要がある理由を理解することが重要です。
会社のポリシーを書くことが重要なのはなぜですか?
すべての企業が、従業員が従うべきポリシーを作成して実装する必要がある理由は複数あります。
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新入社員の好印象
調査によると、従業員の離職率の 22% は雇用の最初の 45 日間に発生するため、第一印象がすべてです。 新入社員が最初に受け取るべきものの 1 つは、関連するすべての会社のポリシーです。 早い段階で主要な目標と目的を持って新入社員をオンボーディングすることで、雇用の雰囲気とペースが決まります。
誰もが同じページにいる
会社の方針は、会社の目標、価値観、および規則に関して、すべての従業員が同じページにいることを確認するためのユニークな機会です。
ストレスを軽減
従業員がポリシーに従うと、不必要な間違いや誤解をする可能性が低くなります。 これにより、従業員と管理者の仕事のストレスが軽減されます。
すべての決定は公正です
すべての従業員が同じ会社のポリシーを読み、受け入れ、従うことが求められている場合、彼らは公正かつ公正な環境で働いています。 誰も恣意的に罰せられることはありません。
法的なセキュリティを提供
会社のポリシーは、特に従業員の権利と義務を明確に述べている場合、従業員を安心させることができます。 説明責任と従業員関係管理を促進するポリシーは、全面的に透明性を向上させます。
従業員のロイヤリティを向上
会社のポリシーは、特に従業員の福利厚生が含まれている場合、従業員が会社の目的に専念できるようにすることができます。
複数の業界で、多数の新入社員が入社時に会社のポリシー (従業員ハンドブックなど) を読まないことで有名です。 これは上のインフォグラフィックから明らかです。
会社方針の作成方法
残念ながら、単純に書き始めて、最終結果として完璧なポリシーが得られると期待することはできません。 事業主は、何を含めるか、必要なすべての関係者にこれをどのように表現するかを慎重に準備する必要があります。 次の手順を実行すると、すべての違いが生まれます。
すべての当事者は、会社の方針を作成することに同意する必要があります
あなたが建設事業を始めようが、ホテルを始めようが、経営陣と従業員は提案された会社の方針に対して全会一致の支持を表明する必要があります。 問題のポリシーを主張するには、正当な理由を提示する必要があります。 すべての関係者の合意が得られたら、実際の計画を開始できます。
会社の方針策定チームを編成する
会社のポリシーは、常に共同作業でなければなりません。 アイデアを提供する人が多ければ多いほど、ポリシーの最終的なメッセージはより統一されます。 しかし、その仕事のために誰かを採用することはできません。 問題のトピックの専門家である優れたマネージャーとスタッフを使用することが重要です。
標準的な企業ポリシー構造を構築する
用意すべき最も重要な準備の 1 つは、会社が標準化された会社のポリシー構造を持っていることを確認することです。 この構造は、会社のニーズによって異なりますが、小売店のマネージャーであるか配管工であるかに関係なく、ポリシーの目標、ガイドライン、および適用対象を含める必要があります。
優先リストを作成する
さまざまなトピックやニーズに対応する複数の企業ポリシーを作成する必要がある場合があります。 したがって、会社のポリシー構築チームが圧倒されるのを防ぐために、会社が最初に必要とするポリシーの優先順位を付けてみてください。 短期的なメリットを提供する政策は、優先順位リストの最初に来る必要があります。 清掃スタッフのトレーニングであろうと、製造業者の労働者の管理であろうと、すぐに対応が必要なポリシーについてブレインストーミングを行う必要があります。
あなたの研究を行います
会社のポリシーを書き始める前に、宿題をする必要があります。 会社とポリシーでカバーしたいトピックの両方について深い知識を持つことが最も重要です。 調査は、関連する情報でギャップを埋め、すでに実施されている会社のポリシーを改善するのにも役立ちます。
会社の方針について調査を行うには、次の 2 つの方法があります。
- 関連するトピックについて専門家に相談してください。
- 企業調査を実施し、従業員にインタビューします。
- 作成/更新するポリシーに関連する最新の法律 (州ごとの食事や休憩に関する法律など) を最新の状態に保ちます。
あなたの会社の方針を書く方法
会社のポリシーを作成する方法について話すときは、すべてのボックスにチェックを入れ、雇用主と従業員の両方が従うべきすべての詳細を含めることが重要です。
一般的に言えば、雇用主はすべての会社のポリシーに次の要素を含めることを検討する必要があります。
目的の声明
これにより、なぜ会社がそもそもポリシーを実施するのか、そしてそれを使用して達成しようとする目標が読者に説明されます。
仕様セクション
企業ポリシーのこの部分には、従業員が従うべき特定の規則、ガイドライン、および規制の変更が含まれています。 たとえば、「従業員は月曜日から金曜日まで店舗の制服を着ることが求められています。 スタッフは、土曜日はビジネスカジュアルのドレスコードに従うことが許可されています。」
実施課
このセクションでは、どの当事者がポリシーに従うことが期待されているか、およびポリシーに従うことができる手段を明確に述べています。 「レストランの支配人は、服装が適切かどうかを判断することが許可されています。」
発効日
会社のポリシーが有効になる日付。 たとえば、「2024 年 1 月 1 日以降、すべての関係者はこのポリシーに従う必要があります。」
用語集
定義を含む、会社のポリシー全体で使用される一般的な用語のリスト。 たとえば、「ユニフォーム: 小売会社が提供するプロの服装」などです。
ただし、ポリシーを、契約書や、書かれている通りに従うべき厳格なルールのリストと誤解してはならないことに注意してください。 会社の方針は柔軟な言葉で書かれ、従業員が従うのが簡単で歓迎されるようにする必要があります。
会社のポリシーの書式とスタイルを設定する方法
会社の方針に書いていることだけではありません。 また、文書のスタイルと形式によって読みやすさが向上するため、従業員のエンゲージメントも向上します。
ポリシーを作成する際のフォーマットに関する重要なヒントを次に示します。
- たとえば、Arial、Calibri、Georgia、Times New Roman などの専門的なフォントを選択します。
- 読みやすく (サイズ 12)、ドキュメント全体で一貫したフォント サイズ (見出し、タイトル、小見出しを除く) を選択します。
- ドキュメントをプロフェッショナルな外観にするために、多くの色を使用することは避けてください。 白地に黒のフォントを使いましょう。
- 段落とセクションを適切に配置します。
不動産業を始めた方でも、便利屋の方でも構いません。 会社のポリシーの書き方に関しては、注意すべき重要な点がいくつかあります。
- ポリシーを明確かつ要点に沿って記述します。
- 三人称で書いてください。たとえば、「彼」、「彼女」、「それ」などです。
- 組織 (たとえば、世界保健機関) について書く場合は、必ず全体を書き、最後に実際の頭字語 (WHO) を含めることができます。
- 従業員がどのように行動すべきかを説明する際に、「意志」、「しなければならない」、「のみ」、「常に」、「決して」などの絶対的な言葉を使用してはなりません。 代わりに、雇用主は「通常」、「一般的に」、「可能性がある」などの用語を使用して、マネージャーがさまざまな状況に柔軟に対応できるようにする必要があります。
下書きを確認して承認を得る
会社のポリシーを作成する際の重要な部分は、レビュー プロセスです。 ポリシー作成チーム全体に、最初のドラフトを編集し、フィードバックを提供し、間違いを見つけ、不足している可能性のあるものを追加する機会を与えます。
チームが最終案に満足したら、それを会社の幹部メンバーに転送して承認してもらいます。
会社の方針を策定したら、それをどのように実施するかを考える必要があります。
最適なツールを使用して会社のポリシーを実装する
会社のポリシーを会社の他のメンバーとどのように共有するかを検討することが重要です。 誰かを雇うたびにそれを印刷するのは面倒です。 また、従業員は印刷版を簡単に紛失する可能性があります。これは、すべての関係者が簡単にアクセスできるようにしたいものです.
Connecteam は、リモート チームやデスクレス ワーカーなどのモバイル ワーカー向けに特別に設計された、受賞歴のある管理アプリです。
90 を超える業界の 10,000 を超える企業が、Connecteam のオールインワン トレーニング管理アプリを使用してドキュメントとポリシーを作成し、従業員がどこで働いていても、それらをすべての従業員に簡単に配布しています。
Connectteam がもたらす利点のほんの一部を次に示します。
- 従業員がポリシーを確認する必要がある場合、面倒で雑然とした紙の文書で時間を無駄にする代わりに、アプリを参照するだけで済みます。
- 従業員はデジタル フォームに署名と写真を追加して、すべてが網羅されていることを確認できます。
- Connecteam には、時間管理 (スムーズな給与計算のための QuickBooks Online と Gusto の統合を含む)、チーム コミュニケーション、およびナレッジ センター機能があり、すべてのボックスにチェックを入れて、会社のニーズを満たします。
- このオールインワンの従業員トレーニング ソフトウェアは無料で使用できます。
Connecteam は、会社のポリシーをデジタル化し、必要なだけ更新するために必要なツールをビジネス オーナーと HR に提供します。印刷する必要はありません。
会社の方針を従業員に教える
Connecteam を使用すると、チーム全体のための独自のナレッジ ベースを作成できます。このナレッジ ベースには、会社のすべてのポリシーをリアルタイムで添付できます。 特定のポリシーをキーワードで検索することもできます。 従業員自身の携帯電話からアクセスできるため、従業員はいつでもポリシーに直接アクセスできます (更新した瞬間から)。
混乱を減らし、従業員に特定の学習リソースを提供します。 複数のナレッジ ベースをさまざまな部門に割り当てたり、フォルダー、サブフォルダー、アイテム、ファイルを含む複数のセクションを割り当てたりできます。
会社のポリシーについてチームとコミュニケーションをとる
見落とされがちな会社のポリシーを実装するためのステップは、それを従業員に効果的に伝えることです。 企業の従業員にポリシーを強制するだけでは十分ではありません。 ポリシーの価値と、すべての関係者が最初からポリシーに従うことが重要である理由を明確に伝える必要があります。
会議、メモ、電子メールはすべて、従業員を更新するための有効な方法ですが、従業員エンゲージメント ソフトウェアを使用すると、コミュニケーションをより効果的かつ効率的にすることができます。
Connecteam を使用すると、マネージャーは、画像、ビデオ、その他のファイルを使用して、従業員が楽しんで理解できるシンプルで魅力的な会社の最新情報を送信することもできます。 また、最新情報を読んだ従業員を確認し、必要に応じてリマインダーや 1 対 1 のチャットで簡単にフォローアップできます。
会社のポリシーをアップロードし、外出先で従業員を更新する
会社のポリシーを更新する
作成、レビュー、および実装が完了した後でも、ポリシーはまだ確定していません。 それは、作業を進めながら更新する、生き生きとした文書でなければなりません。
これは特に、政府や州が会社に影響を与える可能性のある新しい法律を可決した場合に当てはまります。 たとえば、会社が所在する州の最低賃金が変更された場合、会社がこれをどのように処理するかについて、会社のポリシーに含めることができます。 (Connecteam でポリシーを更新すると、すべての従業員が最新の最新バージョンを使用できます。)
会社方針に関するよくある質問
会社の方針とは正確には何ですか？
一般に、会社のポリシーは、ビジネスで特定のことを適切に行う方法についての指示を含む文書です。
会社のポリシーは、ビジネス オーナーや従業員が日常的に下す決定を形作るのに役立ちます。 それは、労働倫理、企業文化、オフィスでの行動、健康と安全など、企業生活のさまざまな側面に影響を与える可能性があります。
すべての企業は、設定した短期および長期の目標と、その包括的な使命に応じて、独自の一連のポリシーを必要とします。
私の会社が使用すべき会社ポリシーの例は?
ビジネスが属している業界と会社のニーズによって、作成する必要がある会社のポリシーの種類が決まります。 また、企業ポリシーにはさまざまな例があります。 それらのすべてが特定の会社に適用されるわけではありませんが、次の会社ポリシーの多くは、ほとんどの会社で何らかの形で見られます。
- 職場の安全に関するポリシー (市/国/州/連邦法に基づく)
- 従業員の行動（服装規定、ハラスメント ポリシー、安全手順、適切な行動）
- 職務内容
- 人事政策（労働時間、雇用条件、州賃金、給与/賞与、休暇/病気休暇/出産休暇、保険/福利厚生、退職金制度）
- コーポレート・ガバナンス（企業文化と価値観）
- 会社の構造（各従業員の名前と所属部署を示す図）
- 機会均等・差別禁止方針（人種、性別、性的指向、宗教、文化）
- 出席ポリシー（スケジュール、休暇、職場の欠勤）
- 薬物乱用に関するポリシー (アルコール、ドラッグ、タバコ)
- 懲戒方針（業績不振、不正行為、不誠実）
- テクノロジーポリシー（デバイス、携帯電話、電子メール、インターネット）
- 財務方針（さまざまな種類の報酬、福利厚生、遡及支払い、支出承認）
- プライバシーポリシー
- カスタマーサービスポリシー
このリストには、企業が使用するすべてのポリシーが含まれているわけではないことに注意してください。 しかし、多くの企業ポリシーは、前述の企業ポリシーの例に該当します。
会社の方針を書く上での要点
ビジネス オーナー (または HR マネージャー) として、提供されるすべての手順に圧倒される可能性があることを理解しています。
これに従うのは大変に思えるかもしれませんが、特に初めて会社のポリシーを作成する場合は、時間をかけて自分に合ったものを確認することをお勧めします. 最終的には、ポリシーが詳細になればなるほど、スタッフ メンバーはより安全になります。 最良の企業ポリシーを構築するには、時間、専門知識、人材が必要です。
しかし、会社のポリシーが整っていれば、それを迅速かつ簡単に手頃な価格で実装できます。 Connecteam のようなデジタル ソリューションを使用すると、マネージャーと従業員は同様にポリシーに簡単にアクセスできます。
数回クリックするだけで、すべての関連文書をダウンロードし、読み、署名することができます。 また、このコミュニケーション アプリを使用して、ポリシーに関する対話を開始したり、フィードバックを送信してポリシーを改善したり、リマインダーを送信して、全員がポリシーを読んで理解していることを確認したりできます。
ペンと紙を脇に置いて、デジタル化を始めましょう。企業ポリシーの準備、作成、実行がこれまでになく簡単になったからです。
