10 formas comprobadas de reducir sus costos de TI

Se ha convertido en una necesidad para las empresas mantenerse actualizadas digitalmente para seguir siendo competitivas en el mercado. A medida que las empresas confían más en la tecnología, TI se ha convertido en el principal foco de inversión para las empresas más que nunca.

Se estima que el gasto total en TI es el 7,5% de los ingresos . Las organizaciones en América asignan aproximadamente el 8,5 % de sus ingresos a TI en comparación con las de Europa, donde esta asignación es del 6 %. La siguiente figura muestra el desglose del gasto en TI como porcentaje de los ingresos por industria.

Con los presupuestos descomunales, el enfoque de las organizaciones ahora está cambiando a optimizar los costos. Para decirlo en términos más simples, los líderes de TI ahora se están enfocando en reducir costos, lo que todos sabemos es un proceso complicado.

Con este cambio tecnológico de paradigma, el 80% de las empresas han adoptado la digitalización con la visión de transformar sus negocios. Sin embargo, solo el 16 % de las organizaciones más grandes creen que cuentan con las personas adecuadas para realizar el trabajo, y solo el 13 % de las organizaciones mencionan que cuentan con los procesos correctos.

Esto concluye que, a pesar de contar con un sistema de información robusto y talento, la mayoría de las organizaciones todavía dudan de poder competir con los pioneros digitales. Esto deja la impresión en los directores ejecutivos de que el departamento de TI es costoso. Para garantizar el valor agregado óptimo, los CIO continúan buscando nuevas ideas para eliminar el desperdicio y reducir los gastos generales, lo cual es más fácil decirlo que hacerlo.

Habiendo dicho eso, existen algunas estrategias comprobadas que pueden conducir a la reducción de costos de TI. Discutiremos lo mismo en el artículo.

10 estrategias clave para reducir los costos de TI

La mayoría de los costos de TI parecen fijos y se supone que no pueden verse comprometidos. Rompiendo este mito, a continuación se mencionan algunos de los costos que no son fijos y pueden reducirse.

La publicación de una métrica sobre los ahorros mensuales de las iniciativas de reducción de costos de TI influirá en gran medida en el comportamiento del equipo y los alentará a centrarse en las estrategias de reducción de costos.

1. Reducir los costes de personal

Al evaluar los presupuestos de TI, los costos de personal son el gasto principal. El crecimiento de los empleados junto con el crecimiento de la organización conduce a un aumento en la cantidad de empleados en el nivel superior, lo que hace que el departamento tenga una gran carga durante un período de tiempo. Esto simplemente sucede sin querer, especialmente en las organizaciones de TI. Con la intención de hacer el trabajo fácilmente, las organizaciones terminan contratando empleados experimentados. Esto se suma al costo total de TI

La práctica general por la que optan las organizaciones es el despido regular de empleados para optimizar el coste del departamento. Esto deja angustia en la organización dejando consecuencias negativas para la organización. Los líderes también tienen que enfrentar el trauma del despido.

Para superar este desafío, las organizaciones pueden contratar estratégicamente a personas con empleados de nivel inferior como reemplazos, a menos que no se requiera en una situación excepcional.

Al contratar nuevos graduados cada año, los recursos se pueden contratar con un presupuesto salarial más bajo en comparación con los empleados experimentados existentes. La contratación de pasantes para proyectos también es una propuesta de valor.

El costo de personal también se puede reducir mediante la contratación de una menor cantidad de recursos en el extranjero. Inicialmente se inició como una estrategia de reducción de costos de TI, sin embargo, se ha utilizado en exceso. El otro error que cometen las organizaciones es calcular el costo total en base a los costos offshore presumiendo los ahorros correspondientes. Por ejemplo, si el 30 % del trabajo se subcontrata, el cálculo podría hacerse sobre el 70 % restante en el sitio en una escala similar. El costo del viaje es el costo adicional en el que se puede incurrir al incorporar los servicios en el extranjero.

2. Subcontratar personal y servicios de TI

La contratación de personal subcontratado es otra forma de implementar una estrategia de reducción de costos. Muchas organizaciones subcontratan sus servicios de digitalización ya que el costo se basa en los entregables del proyecto. Tener una fuerza interna completa tendrá un mayor impacto en los costos, ya que la organización podría tener períodos con una menor cantidad de proyectos. Se le pedirá que pague el salario a los empleados incluso durante este período cuando el equipo tenga exceso de personal, ya que debe retenerlos durante un período ocupado.

La contratación de personal en el extranjero, en muchos escenarios y de manera calculada, también puede ayudar a ahorrar costos.

Un estudio empresarial indica que las empresas experimentan una reducción de costes de TI del 25-40 % al subcontratar su personal y servicios de TI. Dado que las empresas más pequeñas tienen presupuestos de TI limitados, el 78 % de las pequeñas empresas utilizan servicios independientes para obtener una ventaja sobre sus competidores.

Además, las empresas pueden ahorrar costos al subcontratar los servicios de infraestructura mediante pago por uso, seguridad como servicio, respaldo como servicio y mucho más.

[Lea también: ¿Qué es mejor para el desarrollo de aplicaciones: interno o subcontratado ?]

3. Reducir la rotación

Reclutar y capacitar a un nuevo empleado incurre en costos significativos. Por lo tanto, se vuelve importante garantizar tasas de rotación más bajas. El costo de reemplazo puede ser tan alto como el costo de seis a nueve meses del empleado que se está separando.

Comience por tener un proceso de reclutamiento sólido y estricto. Esto asegurará que obtenga el candidato adecuado para el puesto y la designación requeridos. Mejorar la cultura organizacional para que el empleado disfrute viniendo a trabajar. Valore sus contribuciones y reconozca sus esfuerzos de vez en cuando. Asegurar un buen equilibrio entre el trabajo y la vida personal, oportunidades de crecimiento y un camino de aprendizaje efectivo son algunas de las formas de mantener a los empleados motivados.

4. Virtualización

El proceso de pensamiento básico detrás de la virtualización es reemplazar el hardware físico con contrapartes virtuales. Tradicionalmente, cada aplicación tenía un servidor dedicado junto con servidores de prueba. Pero no todos los servidores se utilizaron de manera óptima.

Al compartimentar estos servidores de bajo uso, puede ahorrar considerablemente en costos de hardware. Las empresas incluso tienen la opción de pasar completamente a los servidores virtuales evitando por completo el requisito de los servidores físicos, reduciendo así los costos de energía y hardware.

5. Implementar la nube híbrida

El almacenamiento en la nube es la forma más popular de ahorrar costos de TI, ya que las empresas no están obligadas a gastar en hardware, lo que reduce los costos comerciales. El almacenamiento en la nube funciona como una de las estrategias de reducción de costos de TI más efectivas, ya que solo paga por lo que usa.

El alcance de la gestión de operaciones en la nube ha crecido significativamente. Los estudios han demostrado que el 63% de las empresas aumentarán su uso de servicios en la nube. De las empresas que trabajarán con Managed Service Providers (MSP), el 100% de ellas se beneficiarán de los servicios . El 80% de las empresas que han adoptado el enfoque de la nube afirman que están ahorrando dinero, logrando una mayor productividad y seguridad.

Muchas organizaciones se han beneficiado de los servicios de computación en la nube, ya que han ayudado a aumentar la productividad junto con el ahorro de costos de TI. Para mayor seguridad, las empresas pueden optar por soluciones de nube híbrida mediante la distribución de sus cargas de trabajo entre entornos de nube privada y pública.

6. Estandarización de la infraestructura de TI

Dado que la palabra estándar significa uniforme, garantizar la coherencia entre diferentes aplicaciones de hardware y software contribuirá a las iniciativas de reducción de costos de TI. Esto puede ser tan simple como proporcionar a todos los empleados tipos similares de sistemas informáticos y sistemas operativos.

Capacitar a todos en la misma tecnología no solo ahorra tiempo sino que también reduce el costo. Al tener una infraestructura diversa, el costo y el tiempo de capacitación aumentarán sustancialmente y se sumarán al costo comercial general.

7. Utilice software de código abierto

El software de código abierto proporciona software gratuito, acceso al código fuente y soporte de la comunidad para ayudar a su empresa. Obtener software con licencia tiene un costo sustancial. Las empresas pueden ahorrar hasta un 3% con una estrategia de reducción de costos de software de este tipo.

Hay ventajas adicionales de las que uno puede beneficiarse al adoptar software de código abierto. Dado que las actualizaciones de código las realizan desarrolladores de varias empresas, mejora más rápido y tendrá múltiples opciones de soporte disponibles para obtener asistencia, siempre que sea necesario, lo que lo liberará de la dependencia de un único proveedor de software.

8. Comprenda a fondo los diferentes costos

Los costos de TI se pueden dividir en costos operativos y costos de capital. Los costos operativos son gastos predecibles que se requieren para las operaciones comerciales normales. Sin embargo, el gasto de capital es el que incluye los activos fijos.

Los costos operativos incluyen costos de inventario, alquiler, equipos y gastos similares, mientras que los gastos de capital incluyen el capital necesario para mantener, actualizar y obtener tecnología, equipos, edificios y otros activos físicos.

Los costos predecibles son comparativamente más bajos y se pueden presupuestar, sin embargo, los gastos de capital son fijos y tienen un mayor impacto en el presupuesto general. Por lo tanto, se debe realizar un análisis exhaustivo de los requisitos al elegir la tecnología y el equipo adecuados. Las decisiones correctas conducirán al uso a largo plazo de los activos, lo que permitirá un ahorro incremental de costos.

9. Consolidación del sistema

Como dice la palabra, consolidación significa combinar múltiples procesos en una sola unidad. Simplificar varias soluciones de tecnología de la información juntas requiere mucho esfuerzo, pero una vez hecho esto, ayuda a que las empresas funcionen sin problemas. La consolidación también ayuda a ahorrar tiempo y espacio, además de reducir los costos de TI.

Esto también ayudará a mejorar la eficiencia de los procesos al realizar cambios pequeños pero críticos en instancias particulares. Sin embargo, asegúrese de probar estos cambios antes de implementarlos para que los procesos comerciales regulares no se vean obstaculizados y también se pueda probar la efectividad de los cambios.

10. Use hardware menos costoso

Negociar, renegociar y explorar a fondo las opciones disponibles para reemplazar su hardware actual también es una iniciativa estratégica de reducción de costos de TI. Optar por un hardware menos costoso puede ayudar a lograr grandes ahorros en costos de TI. Por ejemplo, comprar una Mac en lugar de una PC puede resultar una idea económica, ya que el valor residual de una Mac es mucho mayor que el de una PC.

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¡En resumen!

Se estima que las tres cuartas partes del presupuesto de TI asignado se consume en mantenimiento y servicios y la cuarta parte restante se utiliza para la innovación. Es necesario reducir los costos de infraestructura, y los CIO deben presentar ideas innovadoras de ahorro de costos para que se pueda aumentar el presupuesto para la innovación de TI.

Las estrategias de ahorro de costos enumeradas anteriormente lo ayudarán a ahorrar costos de TI en gran medida. Sin embargo, se requiere poco esfuerzo, investigación y planificación para implementar con éxito estas estrategias de reducción de costos de TI.