Reglas del formulario 1099 para empleadores en 2023

¿Qué es un formulario 1099 y cómo se utiliza? La mayoría de los propietarios de negocios con sede en EE. UU. han emitido formularios de impuestos 1099 a contratistas independientes, manteniéndolos en cumplimiento con el Servicio de Impuestos Internos. Pero hay varios otros escenarios en los que el propietario de una pequeña empresa emitiría o recibiría un tipo de 1099.

¿Tiene curiosidad acerca de quién debe obtener un formulario 1099, cómo emitir uno o qué reglas se aplican en diferentes escenarios? En este artículo, proporcionaremos las respuestas a estas preguntas sobre los formularios 1099 y más.

¿Qué es un formulario 1099?

El formulario 1099, emitido por el Servicio de Impuestos Internos (IRS) de los Estados Unidos, tiene varios propósitos específicos, cada uno con una variante diferente del formulario. Algunos de estos incluyen:

• Formulario 1099-MISC : esta versión se emite cuando una empresa paga a una persona que no es empleado más de $600 en un año. A menudo se usa para contratistas independientes, autónomos u otros trabajadores que no son empleados.
• Formulario 1099-INT : esta versión es para informar los ingresos por intereses, por ejemplo, de un banco u otra institución financiera.
• Formulario 1099-DIV : esta versión informa los pagos de dividendos realizados por las corporaciones a sus accionistas.

Así como las empresas usan formularios W2 para informar salarios, propinas y otras compensaciones pagadas a los empleados, los formularios 1099 se usan para informar diferentes tipos de ingresos recibidos por individuos o entidades.

El uso de estos formularios ayuda al IRS a garantizar la declaración y el pago precisos de los impuestos, al tiempo que permite a las personas y entidades calcular correctamente sus obligaciones tributarias en función de sus ingresos anuales totales.

A pesar de las similitudes con W2, una distinción clave es que los formularios 1099 no tienen en cuenta ninguna retención de impuestos, ya que los impuestos generalmente no se retienen de los tipos de ingresos que informan estos formularios.

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¿Qué tipos de pagos de ingresos se informan en un formulario 1099?

Si bien los formularios 1099 a menudo se asocian con los ingresos pagados a contratistas independientes, también se pueden usar para informar una variedad de otros pagos de ingresos e ingresos varios. Algunos de los tipos más comunes de pagos de ingresos informados en un 1099 incluyen (pero no se limitan a):

• Compensación de no empleados
• Pagos de alquiler o regalías
• Reembolsos de impuestos estatales o locales
• ganancias de juego
• Ganancias o pérdidas de corretaje
• Pagos de dividendos e intereses
• Comisiones
• Compensación diferida no calificada
• Pagos médicos y de salud
• premios y galardones
• Ingresos del seguro de cosechas
• Ingresos del barco de pesca

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¿Cuáles son los tipos de formularios 1099?

Un 1099 puede ser un formulario común del IRS, pero está disponible en varias versiones. Algunos de los tipos más comunes de formularios 1099 incluyen:

• 1099-NEC informa sobre la compensación de personas que no son empleados, como los ingresos obtenidos como contratista independiente, autónomo o persona que trabaja por cuenta propia.
• 1099-MISC informa pagos como alquiler, regalías, premios y premios, pagos sustitutos en lugar de dividendos, pagos médicos y de atención médica y ganancias de seguros de cosechas.
• 1099-INT informa pagos de intereses de bancos, casas de bolsa y otras empresas de inversión.
• 1099-DIV informa los pagos a los inversores, incluidos los dividendos en efectivo.
• 1099-G informa pagos de desempleo o reembolsos de impuestos locales.
• 1099-R informa los pagos de los planes de jubilación gravables o cuentas de jubilación individuales (IRA), así como ciertos planes de seguro de vida y anualidades.
• 1099-B informa ingresos de productos básicos, ventas de acciones, ciertos tipos de trueque y otros valores.
• 1099-S informa transacciones de bienes raíces que generan ganancias, incluidas las ventas de terrenos, propiedades residenciales y propiedades comerciales o industriales.

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¿Qué reglas comunes 1099 debe seguir un propietario de empresa?

Al igual que muchos otros aspectos de la declaración de impuestos sobre la renta en los Estados Unidos, los formularios 1099 han sufrido su parte de cambios en los últimos años, por lo que es importante que el propietario de una pequeña empresa se mantenga al tanto de las normas aplicables más recientes, como las siguientes:

Nuevos formularios

A partir del año fiscal 2020, el IRS reintrodujo el 1099-NEC, que no se había utilizado durante décadas. Antes de 2020, los pagos a personas que no eran empleados, como contratistas independientes, que estaban sujetos a impuestos sobre el trabajo por cuenta propia, se informaban en un 1099-MISC. Dichos ingresos ahora se informan en un 1099-NEC.

Umbral de $600

Las empresas deben enviar copias del Formulario 1099-NEC al IRS y a los contratistas si pagan $600 o más en compensación . El umbral de $600 también se aplica a otros formularios 1099 para informar pagos como compensación diferida no calificada, ganancias de seguros de cosechas, alquiler, premios y más. Los contribuyentes que ganan menos de $600 por lo general aún deben declarar los ingresos con sus obligaciones tributarias, incluso si no recibieron un 1099.

Fechas y Plazos

Las empresas deben proporcionar un 1099 a los contratistas y proveedores, así como presentar una copia ante el IRS, antes del 31 de enero. Sin embargo, si esa fecha cae en fin de semana, la fecha de vencimiento es el lunes siguiente. Algunos tipos de formularios 1099 requieren la presentación del IRS antes del 28 de febrero, pero aún se deben entregar copias a los destinatarios antes del 31 de enero.

Los trabajadores extranjeros

Si contrata a un ciudadano no estadounidense que trabaja de forma remota a través de Internet desde otro país, en términos generales, no necesita presentar un 1099 para esa persona. Sin embargo, si el trabajador extranjero realiza algún trabajo dentro de los Estados Unidos, deberá presentar el 1099.

Pagos a Corporaciones

Las empresas generalmente no necesitan emitir formularios 1099 para pagos realizados a corporaciones. Por ejemplo, si paga a una corporación que brinda servicios de diseño web o algún otro servicio comercial, no es necesario que emita un 1099. Esto también puede incluir contratos independientes que operen como una S Corp. Sin embargo, es importante recordar que una LLC, o sociedad de responsabilidad limitada, no es lo mismo que una corporación. En general, se espera que una entidad envíe formularios 1099 a la mayoría de las LLC de pequeñas empresas.

Pagos con tarjeta de crédito y PayPal

En la mayoría de los casos, las empresas no están obligadas a enviar formularios 1099 a contratistas independientes o empresas no incorporadas si se les pagó electrónicamente a través de PayPal o tarjetas de crédito. En su lugar, las compañías de tarjetas de crédito y las compañías de pago manejarán cualquier informe requerido.

Pagos personales

Los formularios 1099 no son necesarios para pagos personales. Las entidades están obligadas a emitir informes 1099-MISC solo para los pagos realizados en el curso de una actividad comercial o comercial. Sin embargo, si dirige una organización sin fines de lucro, eso se considera un negocio a los efectos de los 1099.

1099 errores

Un pagador que luego descubra un error debe volver a emitir un formulario 1099 corregido a ese beneficiario y corregir la presentación ante el IRS. Si un beneficiario recibe un 1099 con un error, el destinatario debe comunicarse con el pagador para corregir el formulario. Si no pueden corregir el formulario, deben adjuntar una explicación a su declaración de impuestos y reportar los ingresos correctamente.

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Cómo emitir y presentar formularios 1099

Emitir y presentar un formulario 1099 es simple una vez que el pagador tiene la información adecuada. Para completar un formulario 1099, una empresa necesita cuatro datos:

• información del pagador
• información del beneficiario
• Monto de compensación de no empleado
• Información fiscal, como número de Seguro Social o número de identificación fiscal

La primera casilla del 1099-NEC contiene la información de la empresa que paga. Solo hay una casilla para esta información, y debe incluir su nombre y razón social, dirección y número de teléfono.

La segunda sección del 1099-NEC es para la información del contratista pagado. Para obtenerlo, el pagador enviará al beneficiario un formulario W-9 solicitando su nombre, dirección y número de identificación fiscal. Sin embargo, si el contratista no es residente de los EE. UU., el pagador necesitará un W-8BEN o W-8BEN para certificar que reside fuera del país.

Después de que una empresa complete estas secciones, solo necesita ingresar el monto de la compensación que recibió el contratista durante el año fiscal.

Una vez que haya completado el formulario 1099, verifique los requisitos del formulario 1099 del estado. Algunos estados requieren que se les envíen formularios, mientras que otros no. Para cumplir con los requisitos federales, la empresa debe enviar dos copias, una al IRS y otra al beneficiario, que deben llegar a sus ubicaciones antes del 31 de enero. Los procedimientos detallados para presentar cada uno de estos se explican en la primera página del formulario 1099.

Un nuevo portal en línea del IRS que permite a los usuarios crear y presentar formularios 1099, conocido como el Sistema de admisión de devolución de información, está programado para estar disponible el 1 de enero de 2023.

1099 Sanciones relacionadas

Las empresas que no emitan un 1099-NEC o 1099-MISC antes de la fecha límite de presentación podrían enfrentar multas que van desde $ 50 a $ 280 por formulario para el año fiscal 2022, según la demora en la presentación del formulario. Las empresas que intencionalmente ignoren la solicitud de un beneficiario para corregir un 1099 con errores pueden estar sujetas a una multa mínima de $570 por formulario o el 10 % de los ingresos informados en el formulario, sin un máximo.

¿Qué sucede si no recibe un 1099?

Los contribuyentes que obtienen ingresos calificados deben recibir un formulario 1099 del pagador a más tardar a principios de febrero, pero ¿qué sucede cuando no lo reciben? El primer paso a seguir si no se recibe un 1099 es ponerse en contacto con el pagador. Si aún no se recibe antes del 15 de febrero, la parte debe llamar al IRS para obtener ayuda al 1-800-
829-1040.

Ya sea que se reciba o no un 1099, el contribuyente aún está obligado a informar los ingresos en su declaración de impuestos, lo que a veces se puede lograr extrayendo los datos de otras fuentes, como los extractos bancarios.

¿Cuál es el umbral de ingresos de un autor para las regalías de libros?

Las regalías pagadas a un artista, como un autor, músico, compositor o cantante, se consideran ingresos imponibles. Si esas regalías están o no sujetas al impuesto sobre el trabajo por cuenta propia depende en gran medida de si el artista es un profesional o un aficionado. El Código Fiscal de los Estados Unidos requiere que los editores informen las regalías pagadas que excedan los $10 en el Formulario 1099-MISC.

¿Qué se consideran pagos de otros ingresos en un 1099?

El formulario 1099-MISC informa pagos "diferentes" a la compensación de no empleados realizados por un comercio o negocio a otros. Ejemplos de estos “otros” ingresos incluyen pagos por alquiler, regalías, premios y reconocimientos, así como pagos sustitutos en lugar de dividendos.

El 1099-MISC incluso incluye un área para pagos que no entran en sus categorías definidas, denominada "otros ingresos". Aquí es donde una empresa informará los pagos de $600 o más realizados por actividades que incluyen la participación en un estudio de investigación médica, premios o premios monetarios, terminación de vendedores de seguros que trabajan por cuenta propia y daños punitivos, daños por lesiones o enfermedades no físicas y cualquier otro daño sujeto a impuestos. .

¿Cómo se informan los ingresos por intereses al IRS?

La mayoría de los intereses que un contribuyente puede retirar sin penalización se consideran ingresos sujetos a impuestos por el IRS, con algunas excepciones. Los beneficiarios de intereses deben recibir la Copia B del formulario 1099-INT o el formulario 1099-OID, que informan pagos de intereses sujetos a impuestos o exentos de impuestos de $10 o más.

Estos formularios generalmente los emite un corredor como parte de una declaración compuesta. Las personas que ganan intereses deben informar todos los intereses gravables y exentos de impuestos en sus declaraciones de impuestos federales, ya sea que reciban o no un formulario 1099.

¿Dónde puede obtener los formularios 1099?

Los formularios 1099 en blanco están disponibles en una variedad de lugares convenientes. Las empresas pueden obtener copias impresas en muchas oficinas de correos, bibliotecas públicas e incluso tiendas de artículos de oficina. También pueden solicitar formularios 1099 del IRS, que se les puede enviar por correo en papel o descargar para imprimir. Sin embargo, es importante conocer el formulario 1099 correcto para solicitarlo.

Un nuevo portal en línea del IRS, conocido como Sistema de admisión de devolución de información, está programado para estar disponible el 1 de enero de 2023 y permitirá a los usuarios crear y presentar electrónicamente formularios 1099. Algunos servicios de software de contabilidad y preparación de impuestos también prepararán, imprimirán y archivarán ciertos formularios 1099, como el 1099-NEC.

Un contador o preparador de impuestos también puede presentar electrónicamente los formularios 1099 junto con los impuestos propios de la empresa. Cabe señalar que si una empresa necesita presentar más de 250 1099, debe hacerlo electrónicamente. Aquellos que no cumplan y no tengan una exención aprobada podrían estar sujetos a multas de hasta $100 por declaración.

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