1099 VS. Empleados W-2: ¿Cuál es la diferencia?

Así que usted es dueño de un negocio o trabaja en recursos humanos y acaba de comenzar a buscar los diferentes tipos de formularios de impuestos para su nómina.

Deberá completar formularios de impuestos 1099 para algunos de sus trabajadores y formularios W-2 para otros.

Y puede ser bastante confuso decir la diferencia entre los dos.

Si bien hay mucho que considerar, lo más importante a tener en cuenta es que los diferentes trabajadores pagan impuestos de manera diferente.

Incluso si tiene un contador o un servicio de nómina que hace el trabajo duro, los dueños de negocios y de recursos humanos deben conocer los conceptos básicos cuando se trata de clasificar a los trabajadores.

¿Por qué es importante saber la diferencia entre los empleados 1099 y W-2?

Cuando considera que la dotación de personal puede representar entre el 40 % y el 80 % del presupuesto de su empresa, no sorprende que esto requiera el más alto nivel de atención a los detalles. De lo contrario, podría enfrentar repercusiones financieras o la reputación de su empresa podría verse empañada.

Hay algunas razones por las que es crucial conocer la diferencia entre los trabajadores 1099 y W-2.

• Si clasifica erróneamente a un empleado como contratista independiente, el IRS puede sancionarlo financieramente o incluso demandar a su empresa.
• Clasificar a sus trabajadores afecta directamente cómo se grava a todos los miembros del personal. Cuando las empresas pagan a los empleados W-2, están obligadas a retener ingresos y pagar impuestos. Por lo general, esto no es necesario cuando se trata de contratistas 1099.
• Cuando se clasifica a un trabajador, varios aspectos de su trabajo se ven afectados, como el pago y su horario. Los contratistas y autónomos establecen las condiciones de su empleo, como dónde, cómo y cuándo trabajan, mientras que las condiciones de un empleado están predeterminadas.

Los propietarios de pequeñas y medianas empresas necesitan conocer estas clasificaciones y sus diferencias para saber cuándo contratar una y no la otra. Sin embargo, a decir verdad, las clasificaciones W-2 y 1099 tienen muchas más diferencias. Echemos un vistazo más profundo a cada uno de ellos.

¿Qué es un empleado 1099?

En términos generales, se contrata a un trabajador 1099 para realizar un trabajo específico durante un período de tiempo limitado, como un trabajador autónomo. Sin embargo, muchos trabajadores de 1099 atienden a múltiples clientes en un momento dado, brindando un servicio en el proceso.

Un ejemplo clásico de esto podría ser un camionero que potencialmente trabaja para más de una empresa en un momento dado. Como resultado, no reciben un salario tradicional.

El conductor trabaja por cuenta propia, lo que le permite realizar varios trabajos a la vez. Desde una perspectiva de pago, si el conductor trabaja por cuenta propia, entonces presentará sus propios impuestos.

Las empresas pueden considerar contratar a este tipo de trabajadores durante las temporadas más ocupadas, ya que su contrato puede renovarse con mayor flexibilidad, lo que hace que la relación laboral sea mutuamente beneficiosa para ambas partes.

Los trabajadores de 1099 generalmente describen las condiciones de su trabajo, como dónde trabajan (por ejemplo, si son trabajadores remotos, cuándo y qué herramientas usan para el trabajo). Los contratistas de 1099 también pueden elegir su propio equipo para ayudar a proporcionar el servicio solicitado. para.

Las ventajas del empleado 1099

• Trabajadores flexibles : si bien los trabajadores de tiempo completo son inversiones potencialmente enormes para las empresas, contratar a un trabajador 1099 flexible para un par de trabajos aquí y allá puede ser mucho más eficiente y rentable. Un horario de trabajo flexible también tiene sus ventajas.
• Experiencia especializada : una de las grandes ventajas de contratar a 1099 trabajadores es que, por lo general, están altamente capacitados en un área específica. Los trabajos que requieren habilidades específicas pueden beneficiarse de la contribución de contratistas independientes.
• Riesgo legal mínimo : como se mencionó anteriormente, las empresas generalmente no son tan responsables legalmente cuando utilizan contratistas independientes. Los trabajadores 1099 generalmente tienen su propio seguro, no son elegibles para la cobertura de compensación laboral y no pueden presentar la mayoría de los tipos de reclamos por despido injustificado.
• Más asequible : los trabajadores 1099 pueden costar a sus empresas mucho menos dinero que los empleados W-2. No se requieren beneficios, salario mínimo y horas extras. Además, no hay necesidad de retener impuestos sobre la nómina o la renta, lo que significa menos papeleo.
• Menos obstáculos legales : uno de los beneficios de usar trabajadores 1099 es que no tiene mucha responsabilidad financiera o legal sobre ellos. Por ejemplo, los contratistas independientes pagan los impuestos de trabajo por cuenta propia de su empleador y los suyos propios. Esto significa que su empresa no está obligada a pagar impuestos sobre la nómina. Además, los trabajadores 1099 no reciben los mismos beneficios financieros que los trabajadores W-2. Estos incluyen tiempo libre pagado, seguro de salud y horas extras.

Las desventajas del empleado 1099

• Los empleadores tienen menos control : 1099 trabajadores establecen los términos de cómo trabajan y cómo se les paga, lo que podría no ser adecuado para los intereses de la empresa. Es imperativo que lea sus términos cuidadosamente antes de darles el trabajo.
• No hay protección de la compensación de los trabajadores : si bien las empresas pueden estar encantadas de no estar obligadas a proporcionar compensación o beneficios de salud, esto no es necesariamente algo bueno. Los trabajadores de 1099 aún pueden responsabilizarlo si les sucede algo en el trabajo.

Es más fácil incumplir contratos : puede ser mucho más complicado separarse de un contratista que cortar los lazos con un empleado W-2. Siempre asegúrese de que un profesional legal verifique el contrato del trabajador desde el principio.

¿Qué es un empleado W-2?

A diferencia de los trabajadores 1099, los empleados W-2 no tienen su propio negocio. Trabajan para usted y reciben un salario tradicional, beneficios de empleados y trabajan de acuerdo con el horario y las necesidades de la empresa.

Se requiere legalmente que a los empleados W-2 se les pague al menos el salario mínimo en función de la cantidad de tiempo que trabajan de forma continua o regular. Cuando se trata de trabajadores W-2, la compañía retiene sus impuestos de seguro social y seguro médico. Además, la empresa paga impuestos sobre la nómina del empleador. Mientras que a un contratista independiente se le paga de acuerdo con los términos establecidos en su contrato, los empleados W-2 pueden ser despedidos en caso de desempeño deficiente o por otras razones válidas.

Los trabajadores W-2 también reciben todas las herramientas que necesitan para realizar su trabajo de parte de su empleador. También tienen derecho a cotizaciones de jubilación y seguro médico, entre otras cosas.

Las ventajas de los empleados W-2

• Servidores leales a su empresa : los empleados W-2 pueden demostrar ser parte integral y comprometida del éxito de una empresa, proporcionando recompensas a largo plazo. Es más probable que los empleados de medio tiempo y de tiempo completo hagan un esfuerzo adicional.
• Más adaptable : mientras que los trabajadores 1099 tienen más probabilidades de estar especializados en una habilidad, es más probable que los empleados W-2 sean llamados para ejecutar una gama más amplia de habilidades, independientemente de las necesidades comerciales. Por ejemplo, un empleado de tiempo completo puede rotar trabajos y puede resultarle más fácil cambiar el enfoque y ayudar con otros proyectos con poca antelación.
• Los dueños de negocios ahorran más tiempo : los dueños de negocios pequeños (y medianos) pueden sentirse abrumados por la cantidad de responsabilidades que tienen. Sin embargo, si tiene empleados W-2, puede delegarles trabajos específicos, lo que le da más tiempo para concentrarse en asuntos comerciales de alto nivel.
• Tiempo de capacitación más corto : si bien la capacitación suele ser continua a lo largo del trabajo de un empleado W-2, aprenderá los conceptos básicos de su puesto, así como las expectativas generales de la empresa. Las expectativas de que los trabajadores de 1099 cumplan con los estándares de la empresa son mucho más bajas.

Las desventajas de los empleados W-2

• Se requiere más tiempo y esfuerzo : cuando contrata empleados W-2, lleva tiempo capacitarlos y administrarlos; tiempo que los dueños de negocios podrían no tener.
• Las empresas deben proporcionar todos los recursos : como empresa, está obligado a proporcionar al empleado todo lo que necesita para ejecutar su trabajo según sus estándares. Esto incluye herramientas, equipos, materiales y recursos de capacitación. Los gastos comerciales también deben ser reembolsados.
• Cuestan mucho dinero ; como se mencionó anteriormente, los empleados W-2 no solo reciben un salario. Las empresas también son responsables de pagar los impuestos de Medicare y la seguridad social.

Cómo determinar si debe contratar 1099 VS. Empleados W-2

Al decidir cuál es el mejor tipo de trabajador para contratar, depende completamente de sus objetivos a corto y largo plazo, así como de su presupuesto.

Cuando contrata a un empleado W-2, se convierte en un componente oficial de su empresa. Esto significa que ahora requieren elementos esenciales de la empresa, como recursos humanos y nómina. Este no es el caso con 1099 trabajadores.

Aquí hay algunos factores que uno debe considerar al decidir cómo clasificar a los trabajadores:

• Nivel de supervisión : ¿puede controlar cómo, cuándo y dónde se desempeña el trabajador a diario? Algunos trabajos pueden requerir niveles más altos de supervisión que otros. Por ejemplo, si necesita un experto en redes sociales que se espera que cumpla con plazos específicos, entonces este es un estándar que debe anotarse en su contrato.
• Tipo de pago : diferentes tipos de trabajadores requieren diferentes tipos de pago. Por ejemplo, si trabaja en el comercio minorista, una industria donde las ventas son un KPI regular, se espera que los trabajadores paguen un salario semanal o mensual y, por lo tanto, se clasificarían como empleados W-2. Sin embargo, si necesita un conductor para completar un par de entregas únicas, un solo pago será suficiente y tendrá sentido clasificarlo como un trabajador 1099.
• Tipo de relación : ¿necesitas que el candidato trabaje a tiempo completo, a tiempo parcial o como trabajo puntual? ¿El empleado requiere beneficios? ¿Se puede contratar a un trabajador que también trabaje para otros clientes? ¿Las demandas del trabajador se ajustan a su presupuesto?

La siguiente tabla incluye un puñado de escenarios que podría enfrentar como propietario de un negocio, así como el trabajador más adecuado para cada uno:

Después de considerar estos tres factores, es más probable que pueda determinar si el trabajo debe clasificarse o no como 1099 o W-2. También vale la pena señalar que incluso los trabajadores 1099 pueden reclasificarse como empleados W-2 con el tiempo, y viceversa.

Use la última tecnología para administrar empleados 1099 y W-2

El uso de software digital como Connecteam ayuda a que la nómina sea asequible, más fácil y más eficiente, sin importar qué tipo de trabajadores contrate.

Estas son algunas de las funciones más útiles de la aplicación todo en uno para los propietarios de negocios que utilizan contratistas independientes 1099 o empleados W-2:

• El reloj registrador de la aplicación permite a los dueños de negocios bloquear la hoja de tiempo al final del día y exportarla para un proceso de nómina fácil y conveniente (incluso a través de la integración de QuickBooks Online y Gusto de Connecteam).
• Las horas extra se rastrean automáticamente, lo que permite a los empleadores pagar de acuerdo con las regulaciones.
• Los gerentes obtienen una descripción general completa de la hoja de tiempo, pueden ver fácilmente los días de ausencia/vacaciones y pueden enviar recordatorios a los trabajadores para que marquen la entrada y la salida, independientemente de su clasificación.

Mejor seguimiento del tiempo para su equipo

Haga que la nómina sea más fácil y eficiente, sin importar dónde se encuentre.

Aprende más

• Establezca horarios precisos en solo minutos para sus trabajadores 1009 y empleados W-2 de acuerdo con su contrato.
• Cree plantillas de horarios de semanas anteriores y copie y pegue fácilmente.
• Duplique o configure horarios recurrentes, arrastre y suelte, y abra turnos disponibles.
• Personalice los turnos, adjunte imágenes, videos, guías y notas para que los trabajadores sepan todo lo que deben hacer.
• Reciba notificaciones cuando se hayan completado los turnos.

La conclusión de 1099 VS. Empleados W-2

Como se mencionó anteriormente, conocer los contratistas independientes 1099 y los empleados W-2 puede ser bastante abrumador para los propietarios de negocios que son nuevos en los términos. Pero después de leer este blog, creemos que comprenderá mejor las diferencias entre los dos y cómo afectan a las pequeñas y medianas empresas.

No es concluyente si los empleados W-2 son o no más beneficiosos para las empresas que los trabajadores 1099. Sin embargo, está claro que los dueños de negocios deben considerar ambos y seleccionar uno u otro dependiendo de lo que más se adapte a las necesidades de su empresa. En cualquier caso, es importante asegurarse de que todos los miembros del personal estén clasificados con precisión para garantizar que su empresa no desperdicie dinero.

El uso de una aplicación comercial todo en uno como Connecteam puede ayudar a los dueños de negocios a realizar un seguimiento de cuánto tiempo pasan trabajando los trabajadores 1099 y W-2, lo que hace que la nómina sea más precisa y simplificada, y reduce las posibilidades de errores fiscales. También pueden asegurarse de que los horarios de los turnos estén siempre llenos y de que estén aprovechando al máximo a sus trabajadores, independientemente de su clasificación.

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