Reuniones de negocios: 7 cosas que debes evitar

Las reuniones de negocios pueden ser tensas. Todos hemos estado en reuniones que comienzan tarde, se desvían del tema, provocan discusiones y no llegan a conclusiones sensatas. Sin embargo, no tiene por qué ser así: llevar a cabo una buena reunión es un arte y cualquiera puede aprender.

Con eso en mente, en este artículo vamos a repasar siete cosas que debe evitar para llevar a cabo reuniones que produzcan resultados reales y positivos.

¡Pongamos manos a la obra!

1. Reuniones innecesarias

Comenzando con lo primero que debe considerar: antes de convocar una reunión, decida si realmente necesita realizar una. Tener una reunión sin sentido no es solo una pérdida de tiempo para usted, sino para todos los demás asistentes.

Harvard Business Review tiene un artículo, que incluye un pequeño árbol de decisiones, que puede usarse para ayudarlo a determinar si una reunión es la opción correcta.

Además, asegúrese de que necesita la opinión de aquellos a los que pretende invitar a la reunión. Si realmente siente que necesita retroalimentación externa, averigüe lo que necesita y quién tiene el conocimiento que necesita para progresar.

No invite a personas innecesarias solo para hacer que la reunión sea más grande y parezca más importante. Es mucho más eficiente invitar solo a aquellos que pueden ayudarlo a avanzar. También permite que otras personas cuya contribución no sea necesaria continúen con su trabajo.

2. Ser personal

Las reuniones de negocios son solo eso: negocios. La mayoría de los asistentes apreciarán un recordatorio para todos al principio para mantenerse en el tema.

Recuerde que, a menos que conozca las creencias, gustos y disgustos de todos los asistentes, es peligroso deambular por el territorio desconocido de las historias personales. Si desea una reunión fructífera y positiva, apéguese a los temas importantes y asegúrese de que los asistentes también lo hagan.

Si te aseguras de no desviarte del tema, estarás en una mejor posición para asegurarte de que nadie más lo haga. Sea firme al respecto y elimine rápidamente las historias personales recordando a los oradores que se concentren en los temas de la reunión.

3. Pérdida de tiempo

Las reuniones que comienzan tarde o se prolongan en el tiempo son la ruina de la existencia del asistente a la reunión. Para evitar infligirse esta miseria usted mismo, deje en claro que su reunión comenzará a tiempo, luego cumpla la promesa. También puede hacer saber que no se permitirá la entrada a nadie que llegue más de cinco minutos tarde para fomentar la asistencia puntual.

Si alguien no ha respondido para informarle si asistirá o no a la reunión, es mejor ser proactivo y verificarlo usted mismo o delegar a alguien para averiguarlo con certeza.

Establece una agenda que puedas despejar en el tiempo que has asignado y apégate a ella. Además, divida la reunión para que a cada punto se le asigne una cantidad de tiempo razonable, dígales a todos cuál es esta escala de tiempo y continúe cuando se acabe el tiempo.

Si realmente hay asuntos sin resolver en el tiempo permitido, programe un seguimiento con las personas que puedan solucionarlos.

4. Volando

La preparación lo es todo cuando se trata de una reunión de negocios: tener una reunión sin una estructura predeterminada es invitar a los problemas. Descubrirá que todos traen sus propios temas favoritos, ya sea que sean relevantes para lo que desea discutir o no, y cualquier buena idea puede quedar ahogada en el ruido.

Trabaje con los participantes con anticipación para determinar los temas de discusión y, a partir de ellos, cree y distribuya una agenda para que todos sepan exactamente lo que se tratará en la reunión.

Si tiene una agenda, puede distribuirla antes de la reunión, puede prepararla, al igual que los demás que asistirán. Luego, puede mantener conversaciones informales previas a la reunión con las personas y planificar sus respuestas en función de sus comentarios iniciales.

5. Confrontación

La discusión saludable es una gran cosa en las reuniones, pero es fácil que las cosas se salgan de control. Las reuniones a menudo involucran a personas con personalidades muy diferentes y pueden surgir discusiones. Esta puede ser la sentencia de muerte para una reunión productiva, así que trabaje para asegurarse de que no ocurra un conflicto.

Si adoptas un tono respetuoso, los demás harán lo mismo. Entonces, incluso si alguien está tirando todos los juguetes de su cochecito, sé el adulto en la conversación y acéptalo con calma pero con firmeza.

Si sabe que es probable que alguien sea disruptivo, intente hablar con anticipación y describa el comportamiento que espera. En la reunión en sí, establezca límites de tiempo para las contribuciones individuales, de modo que si alguien se desvía hacia una queja favorita, pueda tratarla con prontitud.

Trate de generar consenso utilizando sustantivos grupales, como 'nosotros' y 'nuestro', y enfatizando los desafíos o victorias comunes. Tome el control: no use la reunión para culpar y no tolere los ataques personales. Cuanto más imparcial sea su tono, menos influencia dará a los demás para ventilar sus opiniones personales.

6. Separación

A menudo encontrará una o dos personas que se desconectan de la reunión y comienzan a conversar entre ellos. Esto es extremadamente disruptivo y necesita ser tratado.

Si es necesario, detenga la reunión para concentrarse en su pequeña charla; esto debería llamar su atención. Cuando lo tenga, pídales sus aportes a la discusión principal y siga volviendo a ellos a intervalos regulares para asegurarse de que no pierdan la pista nuevamente.

Pídale a la gente que apague sus teléfonos. A menos que haya una situación de vida o muerte, o que su pareja esté a punto de dar a luz, estar sin teléfono durante una hora más o menos no será una calamidad. Si todos alrededor de la mesa están consultando sus correos electrónicos todo el tiempo, es una distracción demasiado grande para la mayoría de las reuniones.

7. No seguir

Muchas reuniones simplemente se desvanecen, y cuando terminan, las personas rara vez son más sabias que cuando entraron a la sala. Es una gran lástima, porque si ha pensado detenidamente en la necesidad de tener una reunión y lo que quiere discutir, esperará resultados procesables.

Para lograr esto, debe crear un conjunto de puntos de partida: una lista de acciones que se acordaron durante las discusiones, incluidos los detalles de quién es responsable de asegurarse de que se resuelvan los problemas particulares o se logren los resultados.

Finalmente, tome notas durante la reunión. Cada punto de la agenda debe llegar a una conclusión, y debe escribirlo mientras cuenta con el aporte y el acuerdo de los asistentes.

Después de la reunión, escriba un informe posterior al evento que establezca estas acciones y sus propietarios, y distribúyalo a todos los asistentes. Luego puede usarlo como una lista de verificación para asegurarse de que sus planes estén a tiempo.

Conclusión

Celebrar una reunión de negocios efectiva y productiva es una herramienta importante para administrar un negocio, pero es muy fácil cometer errores. Para asegurar una buena reunión, usted debe:

1. Analiza si realmente necesitas una reunión.
2. Manténgase alejado de los problemas personales.
3. Evite la mala gestión del tiempo.
4. Prepárate con mucha antelación.
5. Evitar la confrontación.
6. Fomentar la participación.
7. Recuerde resumir la reunión.

¿Tiene alguna idea sobre qué evitar en las reuniones? ¡Háganos saber en la sección de comentarios!