¿Qué es Cuentas por Pagar? El proceso y las ventajas

“Cuentas por pagar” es un término que escucharía a menudo al administrar las finanzas de cualquier negocio. Debido al importante papel que desempeña en la liquidación de transacciones comerciales, cualquier empresario debe tener una idea clara de lo que significa y cómo se aplica a su propio negocio. En este artículo, le ofrecemos una explicación detallada de las cuentas por pagar y compartimos algunos consejos prácticos sobre cómo administrar sus cuentas por pagar.

El término cuentas por pagar se origina en la contabilidad financiera y se refiere a la subcategoría de la contabilidad que se ocupa de la facturación de servicios por parte de los acreedores, es decir, proveedores, vendedores o prestadores de servicios que trabajan para una empresa (ya sea ad hoc o en un anticipo). Las cuentas por pagar contrastan con las cuentas por cobrar, que registran y procesan los servicios prestados por una empresa a sus clientes u otros negocios.

El objetivo general de las cuentas por pagar es mantener buenas relaciones con los proveedores. Las cuentas por pagar siempre funcionan en estrecha coordinación con las compras y se aplican a la importante tarea de realizar un seguimiento de todas las facturas abiertas y pagarlas a tiempo. Esta es la única forma de garantizar que los productos y servicios se entreguen a tiempo y que el proceso de adquisición se desarrolle sin problemas.

No son solo las grandes empresas las que tienen que lidiar con una gran cantidad de cuentas por pagar. Un sistema claro de cuentas por pagar también ayuda a las empresas nuevas y pequeñas a realizar un seguimiento de todo. Después de todo, nada es más molesto que tener que pagar multas atrasadas o tratar con proveedores insatisfechos.

Con base en esta comprensión inicial, ¡profundicemos ahora en las cuentas por pagar!

¿Qué son las cuentas por pagar (AP)?

Las cuentas por pagar (AP) son montos adeudados por una organización a sus vendedores o proveedores por bienes o servicios que se han recibido pero que aún no se han pagado. En contabilidad, AP es una cuenta dentro del libro mayor que representa la obligación de una empresa de pagar una deuda a corto plazo con sus acreedores o proveedores.

AP también puede referirse al departamento o división comercial responsable de realizar los pagos adeudados por la empresa a los proveedores y otros acreedores. Por lo tanto, AP es responsable de administrar AP! Cubriremos ambos usos del término en este artículo.

Dentro de una empresa, las cuentas por pagar están íntimamente ligadas a las compras; incluye una descripción general de proveedores externos y proveedores de servicios, su gama de servicios y tipos de procesamiento de pedidos. En una organización grande, puede haber un departamento de cuentas por pagar separado que se ocupe de los procesos relacionados con las facturas entrantes, mientras que en las empresas más pequeñas esta es una función del contador/equipo de contabilidad. Al hacerlo, registran el nombre completo de la empresa del proveedor, la dirección, el código fiscal y, si es necesario, otros datos, como los relacionados con los descuentos, las condiciones de pago y las rebajas que se otorgan periódicamente.

El proceso de cuentas por pagar

Una vez que una organización recibe las facturas de sus proveedores, generalmente se paginan con un sello de recibo para documentar la fecha en el caso de las copias impresas, o se utiliza un sistema digital para rastrear las facturas en línea. Las cuentas por pagar también proporcionan a cada factura entrante un número secuencial único. Luego se requiere un control para garantizar la exactitud de los hechos y el monto correcto facturado. En las empresas más grandes, los empleados de cuentas por pagar trabajan en estrecha colaboración con los respectivos departamentos responsables de ordenar los bienes y servicios correspondientes. El resultado de la verificación de la factura se documenta con una marca de verificación y una abreviatura de nombre directamente en la factura entrante.

Las cuentas por pagar aseguran que todas las facturas entrantes se paguen a tiempo. También se debe tener cuidado para garantizar que se realicen deducciones por descuentos en efectivo, rebajas o defectos de calidad. En las empresas más grandes, los empleados de cuentas por pagar compilan una lista de propuestas de pago, que otro empleado debe refrendar para garantizar el cumplimiento del principio de control dual. Esta lista contiene los datos bancarios de los acreedores y las cantidades a transferir. Hoy en día, las transferencias bancarias se realizan casi exclusivamente en línea y, en el caso de volúmenes más grandes, el intercambio de datos automatizado se realiza a través de API.

El departamento de cuentas por pagar también maneja la imputación de la factura entrante. Crea el registro de contabilización que aborda la cuenta de proveedor correspondiente y una cuenta de gastos. Esta tarea es de particular importancia porque solo la asignación de la factura entrante a las cuentas de gastos correctas garantiza que sea posible una contabilidad y un control de rendimiento de costos significativos. Al contabilizar, se debe tener en cuenta la clave de control almacenada normalmente en los datos maestros de los proveedores. Los proveedores facturan sus bienes y servicios con los impuestos aplicables como el Impuesto al Valor Agregado (IVA), el impuesto a las ventas, etc. En el caso del IVA, la empresa receptora puede deducir los montos del IVA facturados por esta vía como impuesto soportado de su impuesto a pagar. carga. Como resultado, el IVA en las facturas recibidas se convierte en un elemento transitorio que no afecta las ganancias del negocio.

Tareas del Departamento de Cuentas por Pagar

Como se describió anteriormente, el proceso de cuentas por pagar debe ser muy sistemático y organizado dentro de una organización . Una de las tareas más críticas del flujo de trabajo de cuentas por pagar es el procesamiento de las facturas que los vendedores y proveedores emiten a la empresa: las llamadas facturas de proveedores o facturas entrantes (las llamamos 'Facturas' en Hiveage).

Las tareas principales del departamento de cuentas por pagar incluyen además:

• Mantenimiento de registros maestros de proveedores
• Verificación de facturas de proveedores y asignación de cuentas
• Entrada de facturas de proveedores.
• Gestión de partidas abiertas.
• Realización de pagos y liquidaciones

Un ejemplo de Cuentas por pagar: Contabilidad de gastos de viaje

Una de las actividades que ocurren con frecuencia en las cuentas por pagar es el procesamiento de los informes de gastos de viaje que los empleados de una empresa presentan para sus viajes de negocios. Estos reembolsos están sujetos a requisitos legales, especialmente fiscales, específicos; por otro lado, los reglamentos internos de la empresa también pueden contener acuerdos adicionales que sean más favorables para el (los) empleado (s), que el departamento de cuentas por pagar debe, por supuesto, considerar. Aquí, es tarea del departamento de cuentas por pagar verificar los artículos individuales, si es necesario solicitar recibos adicionales, exigir la emisión de un recibo de reemplazo o rechazar gastos no reembolsables. Finalmente, se verifica el informe de gastos de viaje ingresado correctamente con todos los recibos, luego de lo cual se emite la instrucción de pago.

Beneficios de la automatización de cuentas por pagar

Automatizar las cuentas por pagar y reducir la entrada manual de datos puede ayudar a las empresas de muchas maneras. A continuación se presentan las principales ventajas del software de automatización AP que creemos que pueden ayudar a cualquier empresa:

Ahorro integral de costos

La automatización de AP permite ahorros de costos completos y generales. Además de reducir los costos de mano de obra asociados con la captura de datos de facturas y el procesamiento manual, las empresas también se benefician de los portales de autoservicio para proveedores, una reducción de facturas duplicadas (y pagos duplicados), mayores ganancias de descuento en efectivo (por ejemplo, descuentos por pronto pago) y la Eliminación de recargos por pagos atrasados.

Optimización del Flujo de Caja

Un proceso automatizado de cuentas por pagar que reduce los procesos manuales permite una planificación precisa de las necesidades de efectivo previstas. La visibilidad del proceso permite que las cuentas por pagar centren sus prioridades en las actividades que más impactan en el flujo de caja. Como resultado, todas las facturas se pueden pagar a tiempo, y el descuento por pronto pago dinámico también ofrece a los proveedores pagos más oportunos a cambio de descuentos en los pagos, lo que puede generar rendimientos anuales significativos. Sin automatización, el descuento por pronto pago dinámico puede no ser factible.

Relaciones mejoradas con los proveedores

Las cuentas por pagar deben llegar a una gran base de clientes interna y externamente. El proceso manual requiere intercambios de correo y correo electrónico con formularios que a menudo son difíciles de descifrar. Un proceso automatizado simplifica el procesamiento basado en navegador de consultas de proveedores, elementos abiertos y aprobaciones. Los procedimientos están disponibles en computadoras de escritorio, tabletas y dispositivos móviles e incorporan los estándares de seguridad corporativos. La acción rápida y la comunicación con los proveedores sin duda mejorarán la buena voluntad y las relaciones a largo plazo que son esenciales para hacer crecer un negocio.

Optimizar la visibilidad

La recepción centralizada, la captura inmediata, la extracción, la validación y el enrutamiento de datos para todos los tipos de facturas promueven la contabilización precisa de las cuentas por pagar. Se crea una ruta completa para verificar cada paso y cada empleado involucrado en el proceso. Al mismo tiempo, la gerencia puede resolver problemas potenciales a medida que ocurren. Las consultas y la comunicación de ida y vuelta se eliminan ya que los empleados, los equipos de gestión financiera y los proveedores tienen su propio acceso de autoservicio a las facturas y los registros de pagos.

Procesos y controles internos mejorados

Con el mundo moviéndose hacia formas electrónicas de facturación debido a la regulación emergente, el estricto cumplimiento de los controles internos para prevenir el fraude y garantizar la integridad de los resultados financieros se ha vuelto cada vez más importante. Esto ha ampliado el alcance de las responsabilidades de las cuentas por pagar. Es virtualmente imposible implementar de manera confiable tales controles con un proceso manual. Las organizaciones con procesos manuales de cuentas por pagar confían en auditorías que agregan costos adicionales y tienen una capacidad limitada para garantizar el cumplimiento. Con reglas integradas en el proceso automatizado, las cuentas por pagar pueden reducir la carga de cumplimiento, el costo y el tiempo valioso que se necesita para mantener los flujos de trabajo funcionando sin problemas.

Mejora de la calidad

Un flujo de trabajo automatizado con datos de facturas de alta calidad que los valida con los datos de ERP (sistemas de planificación de recursos empresariales) garantiza la precisión y puede ayudar a las empresas a evitar errores (incluidos errores de entrada de datos y errores humanos), demoras y costos innecesarios. En el caso de excepciones que requieran pasos apropiados, esto se hace dentro del flujo de trabajo en lugar de en un proceso separado. Dichos procesos separados a menudo son costosos, no están controlados, no han sido probados y ocurren sin cumplimiento.

Flexibilidad operativa

Los procesos de cuentas por pagar deben respaldar la estrategia comercial. Esto puede significar un mayor volumen de transacciones como resultado del crecimiento o adquisiciones. "Cambiar" es mucho menos costoso en un proceso automatizado que aumentar los costos de mano de obra en un proceso en gran parte manual y no estandarizado. La automatización también facilita la subcontratación de funciones. El proceso se puede ampliar fácilmente en caso de fusiones y adquisiciones, proporcionando eficiencia a un bajo costo.

Cuentas por pagar simplificadas con Hiveage

Como servicio de facturación, Hiveage ofrece la capacidad de realizar un seguimiento de sus facturas entrantes y organizarlas de manera efectiva. Las facturas entrantes se denominan 'Facturas' en Hiveage. Con la función de facturas, puede registrar las facturas que recibe de sus vendedores y proveedores: su propio departamento de pequeñas cuentas por pagar.

Comience completando la información esencial, como el nombre del proveedor, la dirección, los detalles del artículo y los impuestos. También puede adjuntar la factura original a una factura dentro de Hiveage, lo que le ayuda a organizar todos sus registros en un solo lugar.

Si usted es una empresa más grande con un equipo que maneja sus cuentas, es posible que desee tener controles dobles para que otra persona en su equipo revise las facturas antes de que se aprueben los pagos. Las aprobaciones se pueden realizar mediante la opción 'Marcar como pagadero'. Cuando las facturas se marcan como 'Pagaderas', comenzarán a aparecer en el Tablero en la sección 'Cuentas por pagar' organizadas por el nombre del proveedor, lo que lo ayudará a realizar un seguimiento de los montos totales adeudados a cada proveedor.

Una vez que se hayan realizado los pagos vencidos en las cuentas de los proveedores, puede actualizar las facturas agregando la información de pago. Con este paso, completará el flujo de trabajo de cuentas por pagar dentro de Hiveage y borrará los saldos del Tablero.

Para simplificar el proceso de sus cuentas por pagar y disfrutar de la tranquilidad, regístrese hoy para su prueba gratuita de 14 días con todas las funciones en Hiveage. Con nuestros flujos de trabajo intuitivos y fáciles de usar, se dará cuenta de que el proceso de cuentas por pagar no tiene por qué ser complicado ni engorroso. ¡Feliz facturación!

Preguntas frecuentes sobre los beneficios de las cuentas por pagar

¿Cuál es la principal ventaja de la automatización de cuentas por pagar?

El software de automatización de cuentas por pagar facilita la gestión de la facturación y el procesamiento de pagos a través de una única plataforma digital. Ofrece una visibilidad más clara y un mayor control sobre los procesos financieros y la recopilación de datos.

¿Cuáles son los objetivos más importantes de las cuentas por pagar?

Los objetivos de las cuentas por pagar incluyen: realizar los pagos a los proveedores a tiempo, mantener datos precisos, mantener relaciones positivas con los proveedores e investigar formas de ahorrar dinero y mejorar los resultados.

¿Cuáles son las funciones clave del Proceso AP?

Los procesos clave de AP incluyen: Cálculo, publicación de transacciones comerciales, procesamiento de facturas y verificación de datos financieros para su uso en el mantenimiento de registros.