Cómo lograr el crecimiento empresarial mejorando el cumplimiento y la gestión del tiempo: el estudio de caso de los servicios de restauración de Canadá

Masilla, clavos, martillos, madera, cola, chapa. Cuando se trata de la restauración del hogar y la oficina, las herramientas del oficio están bien establecidas; o al menos lo eran. Hasta hace poco, para ser considerado un profesional y administrar un negocio exitoso, simplemente necesitaba ser bueno para usarlos. Pero, los tiempos están cambiando. Hoy en día, la tecnología está integrada en nuestra vida cotidiana. Apenas podemos imaginarnos sin nuestra tecnología y quitarla forzaría un cambio drástico.

Sin embargo, a pesar de que la tecnología nos rodea y forma parte de nuestra vida cotidiana, muchas empresas locales todavía tienen miedo cuando se trata de introducir nuevas tecnologías. No es ningún secreto que la tecnología puede hacer que un negocio avance, pero solo si sabes cómo usarla. Es por eso que muchas empresas tradicionales aún prefieren usar lápiz y papel en lugar de “hacerlo en línea”.

El cambio da miedo, pero ignorar el cambio puede ser aún más aterrador. Lento pero seguro, la industria de la construcción está cambiando y volviéndose más tecnológica. El cambio comenzó con los grandes actores de la industria que introdujeron el término y la metodología de "Construcción ajustada". Un método por el cual las empresas de construcción operan de manera rápida y efectiva mientras priorizan las necesidades del cliente. Una de las formas más comunes de implementar metodologías de construcción esbelta es mediante la introducción de software informático (económico) para generar procesos de trabajo más fluidos.

La construcción esbelta en realidad existe desde hace unos 25 años, pero solo recientemente comenzó a filtrarse con confianza también a las empresas locales. Por ejemplo, a partir de 2012, aproximadamente el 50 % de las empresas de construcción de América del Norte utilizan software para generar estimaciones de proyectos, y esa cifra aumenta aproximadamente un 10 % cada año.

Comercialización primero

Este no es un curso de métodos de Lean Construction. En su lugar, nos gustaría llevar el concepto al pavimento desde la nube hipotética. Los desafíos que enfrentan las empresas constructoras locales no requieren ni pueden sostener una revisión completa de su forma de trabajar. Antes de intentar lograr el noble pero elevado objetivo de revolucionar la industria, primero hagamos que los procesos diarios consuman menos tiempo y sean más productivos.

Como mencionamos, el software de construcción puede ayudar a las empresas a mejorar la eficiencia. Sin embargo, la mayoría del software de construcción es costoso y difícil de usar. Esto ha impedido que las empresas locales lo implementen. Donde la penetración del software es profunda es en marketing. El marketing suele ser una de las primeras áreas en las que las pequeñas empresas integran nuevas tecnologías.

¿Por qué? Porque puede ver un retorno inmediato (o no) de su inversión en nueva tecnología. Por ejemplo, la mayoría de los servicios de restauración de viviendas ahora se anuncian en Google. Algunos incluso hacen SEO (optimización de motores de búsqueda) y tienen una presencia activa en las redes sociales.

Llevar sus operaciones de marketing en línea es una decisión relativamente fácil de realizar. Tus clientes potenciales ya están ahí . También puede subcontratar fácilmente su comercialización a un proveedor externo y no necesita aprender nada nuevo ni sacudir su organización. Simplemente siéntese y espere a que lleguen las llamadas telefónicas (o correos electrónicos).

Sin embargo, ser un profesional no se trata de pagarle a alguien más para que lo haga por ti, se trata de hacerlo tú mismo. Y si bien puede subcontratar su comercialización, no puede subcontratar sus operaciones principales. Lo que puede hacer es usar la tecnología para mejorar la productividad de su equipo, siempre y cuando encuentre una tecnología que sea fácil de usar, asequible y que cumpla con todos sus requisitos .

Según Darren Gradus, director ejecutivo y fundador de Canada's Restoration Services, esto es lo que lo llevó a elegir la aplicación para empleados de Connecteam para mejorar la eficiencia y la productividad de su fuerza laboral.

Acerca de la restauración de Canadá

Canada's Restoration Services es una empresa de restauración de agua, fuego y moho fundada por Darren Gradus. Desde su fundación original en Toronto, hace casi 8 años, Canada's Restoration Services se convirtió en una empresa que cubre 6 ubicaciones en Canadá: Ottawa, Montreal, Edmonton, Calgary, Vancouver y Toronto.

Una vertical de los clientes de Canada Restoration son las compañías de seguros que emplean a Canada Restoration como proveedor. Cuando una aseguradora activa su seguro y requiere que se restaure un sótano después de una inundación, por ejemplo, la compañía de seguros envía a Canada Restoration para realizar el trabajo.

Trabajar con un gran cliente como un proveedor de seguros significa que Canada Restoration debe cumplir con regulaciones muy específicas. El desempeño de la empresa se evalúa con base en el cumplimiento de estas normas.

Esto significa que todos los empleados deben, en primer lugar, conocer las normas. En segundo lugar, cumplir con las normas y, finalmente, ser responsable de sus acciones. Al administrar un personal pequeño, un gerente puede comunicarse muy fácil y rápidamente con su personal y verificar el cumplimiento. Sin embargo, a medida que crece su personal, no puede estar en todas partes a la vez, y se vuelve cada vez más difícil ir de una ubicación a otra y aun así administrar y hacer crecer un negocio.

Crecimiento empresarial frente a proceso empresarial

Las empresas que disfrutan de un crecimiento rápido también suelen sufrir un poco de operaciones caóticas. Puedes pensar en ello como un caballo salvaje: cuanto más rápido y poderoso es el caballo, más difícil puede ser mantenerlo bajo control.

No nos malinterprete, el rápido crecimiento es increíble y es lo que toda empresa quiere. Sin embargo, trae algunos problemas nuevos. Por ejemplo, algunas empresas comienzan su día con una reunión diaria de 15 minutos durante la cual se distribuyen todas las órdenes de trabajo a los equipos que luego se dirigen a sus ubicaciones. Este proceso puede tener sentido para una empresa de construcción de 10 personas, pero para una empresa de 40 o 60 personas, pueden ser necesarios cambios .

Darren Gradus se dio cuenta rápidamente de que, a medida que crecía Canada Restoration Services, tendría que hacer algunos cambios para mantener el nivel de servicio. En primer lugar, dado que el cumplimiento es una gran preocupación para Canada Restoration Services, entendió que necesita otro par de ojos en el campo. Sin embargo, para mantener los márgenes de utilidad, las contrataciones adicionales a las ya planificadas no eran una opción.

Cómo ayudó Connecteam

Muchas empresas que buscan una forma de gestionar y mantener el crecimiento empresarial, sin disminuir sus márgenes de beneficio, recurren a la tecnología. Y así comenzó la búsqueda de una solución tecnológica para satisfacer las necesidades de Canada Restoration Services. La solución exitosa necesitaría marcar muchas casillas y aún así ser lo suficientemente asequible para tener sentido comercial.

Tendría que asegurar el cumplimiento y la rendición de cuentas al mismo tiempo que proporciona comunicaciones efectivas, gestión de tareas y gestión del tiempo. También sería bueno tener un sistema de informes incorporado que proporcionaría información sobre el tiempo empleado, los recursos utilizados, los procedimientos completados (o no). Finalmente, la solución debía ser rápida de implementar y fácil de usar o, de lo contrario, nuestra "solución" se convertiría en un "problema" muy rápidamente.

Después de una investigación prolongada, Darren finalmente encontró la herramienta todo en uno para satisfacer sus necesidades con Connecteam.

Gestión del tiempo

Para la gestión del tiempo, Canada Restoration Services utiliza el reloj de tiempo móvil con GPS de Connecteam para registrar turnos de empleados específicos por proyecto. Los empleados usan la aplicación móvil de Canada Restoration Services para acceder a su reloj y marcar la entrada y la salida mientras están en el sitio .

También agregan etiquetas y notas que se envían automáticamente con sus turnos a un administrador en la oficina. Luego se crea una hoja de tiempo en la "Plataforma de lanzamiento" del escritorio donde un administrador puede acceder, editar y aprobar todos los turnos. Luego, el informe se puede exportar a los sistemas de nómina.

Usando el reloj de tiempo móvil con ubicación GPS, Darren pudo tener una mejor visión general de dónde están sus equipos en todo momento.

La integración de Connecteam con QuickBooks Online y Gusto también permite a los gerentes exportar fácilmente hojas de tiempo para una nómina 100 % precisa.

Flujos de trabajo de cumplimiento

Los contratistas que trabajan con compañías de seguros saben que el cumplimiento es clave, y desviarse de las pautas y regulaciones podría significar la ruina de su negocio. Aún así, el cumplimiento es un problema para muchos contratistas.

No es necesariamente que los empleados no estén interesados ​​o no se preocupen por el cumplimiento, sino que las regulaciones tienden a cambiar rápidamente y es difícil mantenerse al tanto, especialmente si está acostumbrado a hacer las cosas de cierta manera.

Para asegurarse de que las regulaciones y los estándares se comuniquen a todos los trabajadores en todo momento, Canada Restoration Services creó flujos de trabajo de cumplimiento utilizando Workflow Asset de Connecteam. El activo de flujo de trabajo permite a los gerentes y administradores crear una progresión de trabajo específica que debe completarse antes de que un trabajo pueda considerarse terminado. Los flujos de trabajo se pueden asignar a cada empleado utilizando la aplicación móvil y luego se produce un informe que detalla la finalización.

Esto permite a los gerentes y administradores tener una visibilidad completa del progreso del trabajo por empleado y también brindar responsabilidad sobre quién hizo qué o quién NO hizo qué. No más andar tratando de averiguar quién es el responsable cuando no se cumple con el cumplimiento.

Gestión de documentos

Los proveedores de compañías de seguros no son solo profesionales de la construcción, también son ninjas de la burocracia. Como cualquier proveedor de seguros le dirá, trabajar con compañías de seguros significa que necesita un sistema de archivo eficiente o tiene garantizado un día muy estresante.

los contratistas deben desarrollar una política integral de retención de registros. Conserve todos los certificados de seguro con endosos, una copia del acuerdo del proveedor y el alcance del trabajo y las notas de campo del proveedor durante un mínimo de 7 años después de la finalización del proyecto.

Muchos estados tienen estatutos de 10 a 12 años para presentar reclamos por daños a la propiedad, pero no tienen limitaciones para los reclamos por lesiones corporales. Algunos litigios por reclamos por lesiones corporales que involucran asbesto y responsabilidad por contaminación que supuestamente ocurrieron ya en la década de 1960 todavía están en curso.

El beneficio inmediato de mantener estos registros de seguros es evitar los costos de litigio de un reclamo por defectos de construcción de 10 años de antigüedad a la compañía de seguros de su subcontratista de nivel inferior, evitando así el impacto de estos gastos en su balance general o índice de pérdidas. Con la popularidad de las opciones de almacenamiento digital, lo mejor es mantener registros de forma permanente.

Canada Restoration Services llevó su gestión de registros un paso más allá. Al usar Connecteam, pudieron hacer que todos los registros estuvieran disponibles en dispositivos móviles y asignarlos a los gerentes de proyectos relevantes mientras estaban en el sitio. Esto hizo que los procesos de trabajo fueran mucho más rápidos y redujo la necesidad de que los gerentes de proyecto regresaran a la oficina, lo que a su vez redujo los costos de combustible y aumentó la productividad.

Capacitación en el trabajo con responsabilidad incorporada

A partir de 2014, el Ministerio de Trabajo de Ontario requiere que todos los empleadores se aseguren de que todos sus trabajadores y supervisores completen un programa básico de capacitación sobre salud y seguridad en el trabajo. Además de estos nuevos requisitos, los empleadores continúan teniendo deberes continuos bajo OHSA para informar a los trabajadores sobre los peligros específicos del lugar de trabajo .

Nadie niega la importancia de la capacitación en seguridad, especialmente en la industria de la construcción. Sin embargo, cuando la capacitación significa sacar a un empleado de un proyecto para cumplir con los requisitos de capacitación en seguridad, eso puede tener serias repercusiones para una empresa de construcción local.

Canada Restoration Services utiliza los módulos de capacitación integrados de Connecteam para brindar módulos de capacitación en seguridad de OSHA a supervisores y empleados . Luego pueden completar el programa de capacitación mientras están en el sitio, en tránsito o en casa. El administrador recibe un informe completo sobre su progreso e incluso puede agregar cuestionarios para evaluar su conocimiento.

La capacitación en seguridad es obviamente un gran comienzo, pero los usos son infinitos y realmente pueden llevar a sus equipos al siguiente nivel.

Orientación profesional en tiempo real

La mayoría de las empresas de construcción tienen problemas para llevar el conocimiento de la oficina al campo. Las sesiones de capacitación son una excelente solución si está buscando una solución estratégica y a largo plazo, pero a veces solo necesita proporcionar conversaciones no formales rápidas y efectivas donde los gerentes pueden discutir problemas en tiempo real con el personal mientras están fuera del sitio.

Los equipos de servicios de restauración de Canadá hicieron un buen uso del activo de chat de Connecteam como una especie de foro profesional donde podían compartir conocimientos y discutir diferentes opciones. Chat Asset permite a los equipos cargar imágenes y comentar archivos en un entorno de chat en vivo. Para los trabajadores con menos experiencia, el chat resultó ser una gran herramienta donde podían pedir consejo a los trabajadores con más experiencia de una manera informal y más cercana.

Qué podemos aprender de eso

Entonces, como diría Austin Powers: “¿Qué significa todo esto, Basil”? Si administra y opera una empresa de construcción o de servicios, es muy consciente de la revolución digital que está ocurriendo a nuestro alrededor. Estás en Facebook, tienes una cuenta de Twitter (probablemente no activa desde hace algunos años), te comunicas la mayor parte del tiempo usando las aplicaciones móviles de tu teléfono inteligente.

Sin embargo, su empresa todavía funciona con lápiz, papel, una pizarra y tal vez una hoja de cálculo de Excel si es muy trabajador. También sabe que sus competidores también están comenzando a hacer el cambio digital.

Sin embargo, como la mayoría de los dueños de negocios, tiendes a adherirte al dicho: "Si no está roto, no lo arregles". Lo que pasa con los viejos adagios es que son, bueno, viejos y no se pueden aplicar al mundo tecnológico y acelerado en el que vivimos hoy. Ignorar el cambio que está ocurriendo a su alrededor puede ser catastrófico para su negocio. Cuanto antes entre en la era digital, más fácil será aumentar la productividad y obtener una ventaja sobre sus competidores.

Le pedimos a Darren que resuma su experiencia con Connecteam en una frase: "No encontrará un ROI mejor en ningún software, una plataforma que lo hace TODO".