Cómo hacer de una agencia una extensión de su equipo interno

Desde cerrar brechas de habilidades y completar recursos hasta escalar todas sus operaciones, asociarse con una agencia digital tiene innumerables beneficios. Sin embargo, si no trabaja con su agencia de la manera correcta, seguramente se perderá el verdadero valor que puede obtener.

Para garantizar una asociación perfecta, es esencial integrar a sus agencias asociadas como una extensión de su equipo interno. Si bien mucho de esto dependerá de la agencia que elijas, hay algunas cosas que puedes hacer de tu parte para ayudar en el proceso.

Exploremos cómo puede convertir una agencia externa en un socio colaborativo que trabaje en armonía con sus equipos internos y ofrezca el mejor rendimiento posible.

7 formas de hacer de tu agencia una extensión de tu equipo interno

1. Asegúrese de que su comunicación sea precisa
2. Establecer la incorporación y la construcción de relaciones desde el principio.
3. Comparta recursos e ideas siempre que sea posible
4. Configure herramientas colaborativas para todos
5. Definir roles y responsabilidades.
6. Fomentar un circuito de retroalimentación
7. Alinear objetivos y KPI

#1 Asegúrate de que tu comunicación sea correcta

La base de cualquier asociación exitosa es una comunicación clara. Desde el principio, asegúrese de que tanto su equipo interno como la agencia comprendan bien las expectativas, los objetivos y los resultados. De esta forma no habrá cables cruzados y todos tendrán los mismos objetivos en mente.

Para hacerlo, deberá definir los objetivos del proyecto y acordar los cronogramas con el equipo de su agencia, asignar un punto de contacto que administrará las comunicaciones de su lado y establecer qué canales de comunicación utilizará. Utilice herramientas como Slack para comunicaciones diarias y preguntas rápidas o utilice el correo electrónico para actualizaciones más largas y programe llamadas periódicas en Microsoft Teams o Google Meet para mantener a todos alineados.

#2 Establezca la incorporación y la construcción de relaciones desde el principio

Si desea que la agencia funcione como una extensión de su equipo, deben sentirse incluidos. Establezca una cultura colaborativa tratándolos como parte de la organización, especialmente en el caso de agencias asociadas de larga data.

Al igual que los nuevos empleados, las agencias deben incorporarse a la cultura de su empresa. Comparta los valores y procesos de la empresa para que puedan alinear su trabajo con sus estándares internos. De esta manera, es más probable que estén a la altura de las expectativas de su empresa y reflejen los valores de su marca en su trabajo.

Para lograr una mayor sinergia, invite a miembros clave de la agencia a asistir a reuniones de equipo, sesiones de lluvia de ideas e incluso eventos de toda la empresa, cuando sea apropiado. Dependiendo de su relación, podría incluso fomentar conversaciones informales y establecer una mejor relación a nivel personal para lograr una mayor confianza y colaboración, tal como lo haría con sus colegas.

#3 Comparta recursos e ideas siempre que sea posible

Para garantizar que la agencia comprenda completamente su marca y su negocio, bríndeles acceso a recursos e información clave. Un buen punto de partida sería compartir las pautas de su marca, los documentos de tono de voz, las campañas anteriores y cualquier otro activo que tenga y que pueda resultar útil.

Dependiendo de las políticas de privacidad, proporcione a la agencia la mayor cantidad de datos posible, incluidas métricas de desempeño y conocimientos de los clientes, ya que esto ayudará a informar sus estrategias y respaldar sus objetivos. No tiene sentido guardar información, ya que esto sólo obstaculizará su éxito.

#4 Configure herramientas colaborativas para todos

La colaboración eficaz requiere las herramientas adecuadas. Utilice plataformas digitales para fomentar una cooperación fluida entre su equipo y la agencia. Plataformas como Trello o monday.com pueden ayudar a ambos equipos a asignar tareas y gestionar plazos.

Utilice herramientas como Google Drive o Dropbox para compartir fácilmente archivos, activos y documentos importantes. Y si realiza sesiones colaborativas con frecuencia, utilice herramientas de edición en tiempo real como Miro o Figma para planificar y compartir ideas.

En Semetrical, somos flexibles y utilizamos las herramientas que mejor funcionan para nuestros clientes. Algunos de nuestros favoritos incluyen Google Drive, para compartir documentos fácilmente e implementar sugerencias para el trabajo colaborativo, y Slack para mensajería instantánea. También mantenemos reuniones periódicas con nuestros clientes, ya sea a través de Google Meets o Teams, o incluso cara a cara si así lo prefiere nuestro cliente.

#5 Defina roles y responsabilidades

Para que una agencia funcione eficazmente con su equipo interno, todos deben saber quién es responsable de qué. La claridad aquí evita la falta de comunicación y garantiza la rendición de cuentas. No quieres que nadie pise los pies de nadie.

Primero, defina quién es responsable de los diferentes aspectos del proyecto. Esto ayuda a evitar la duplicación de esfuerzos y la confusión. Faculte a ambos equipos para que proporcionen opiniones y tomen decisiones conjuntas; sin embargo, también le recomendamos que confíe en la experiencia de la agencia. Si bien su equipo interno puede estar muy involucrado, es importante darle espacio a la agencia para que contribuya con su experiencia y aporte nuevas ideas. Después de todo, ¡para eso los contrataste!

#6 Fomente un circuito de retroalimentación

La retroalimentación es esencial para mejorar los procesos y resultados. Establecer un circuito de retroalimentación ayuda a garantizar que la asociación evolucione y mejore continuamente. Los problemas que pueden resultar obvios para usted, pueden no serlo para la agencia. Asegúrese de que sepan lo que pasa para que puedan mejorar su servicio según los estándares que usted requiere.

Programe revisiones periódicas para analizar qué funciona bien y áreas de mejora. Esto puede incluir hitos del proyecto y colaboración general. Intente fomentar una cultura en la que tanto la agencia como el equipo interno se sientan cómodos brindando comentarios honestos, ya que esta es la única forma de seguir mejorando.

#7 Alinear objetivos y KPI

La agencia sólo puede ser una extensión de su equipo si ambas partes trabajan para lograr los mismos objetivos. Alinee sus objetivos para crear una dirección unificada. Establecer KPI compartidos es imprescindible para garantizar que ambas partes sean responsables del éxito del proyecto.

Celebre los hitos y reconozca los logros junto con su agencia, ya que esto generará motivación en todos los aspectos y fomentará que el buen trabajo continúe.

Cuando se hace correctamente, trabajar con una agencia puede aportar un valor inmenso a su negocio al brindarle nuevas perspectivas, habilidades especializadas y recursos escalables. Al tratar a la agencia como una extensión de su equipo interno, fomentar la comunicación abierta, alinear objetivos y compartir recursos, puede garantizar una asociación productiva y fluida que beneficie a ambas partes.

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