Partes de una factura: lo que debe contener una factura

Cuando comienza a crear facturas por primera vez, ciertamente puede ser abrumador. Esto es especialmente cierto ya que muchas facturas diferirán según el trabajo que haya realizado, los requisitos suyos y de su cliente, y si está creando facturas consolidadas. Sin embargo, hay varios elementos clave que debe incluir en cada factura, tanto para facturas ad hoc como para facturas recurrentes.

Puede considerarlos como la "línea de base" de su factura: la información más importante tanto para usted como para el destinatario. Si se asegura de incluirlos en cada factura emitida, tendrá una buena plantilla a partir de la cual construir.

En este artículo, le mostraremos los ocho elementos clave que deberá mostrar en cada factura. También hablaremos sobre cómo puede facilitar todo el proceso de pago mediante el uso de un software de facturación como Hiveage. ¡Empecemos!

8 partes esenciales de una factura que todas sus facturas deben contener

Por supuesto, su factura generalmente contendrá todos los elementos requeridos por sus clientes, y esto a veces será dictado por leyes y regulaciones geográficas o gubernamentales específicas. Sin embargo, nuestro primer elemento está firmemente basado en el sentido común.

1. Marque claramente sus facturas como tales

Este primer elemento es fácil. Esto simplemente significa incluir la palabra "Factura" en su factura. Si bien esto puede parecer obvio, en realidad es muy importante dejar claro su propósito. Por ejemplo, marcar claramente su factura evitará situaciones en las que las personas puedan confundirla con un recibo, estado de cuenta o presupuesto.

Mientras lee estos elementos, recuerde que su objetivo principal debe ser recibir el pago lo más rápido posible una vez que se emite la factura. Como tal, a menudo notará que su plantilla necesitará algún ajuste si los tiempos de pago son demasiado largos.

2. Agregue un número de factura único

Un número de ID de factura, o simplemente número de factura, es una cadena única que identifica una factura específica. Estos suelen tener un formato predeterminado, incluyendo un prefijo y una serie de números. Los ID de factura se asocian más comúnmente con la facturación recurrente.

Sin embargo, sigue siendo extremadamente importante incluirlos, incluso en facturas únicas para sus propios registros y los de sus clientes. Al asignar un identificador único a cada factura, puede consultar fácilmente las facturas anteriores y hace que sea mucho más sencillo realizar un seguimiento del trabajo que ha realizado con diferentes clientes.

3. Incluya montos de costos precisos

Naturalmente, debe decirle a su cliente lo que debe pagar. Sin embargo, además de la suma total, también debe desglosar los costos en montos individuales para cada aspecto del trabajo que ha realizado.

Por ejemplo, si ha diseñado un sitio web y un logotipo para un cliente, debe describir el costo de cada tarea. Esto les ayudará a tener una idea más clara de lo que están pagando y cómo se calculó la cifra final.

4. Aclare las condiciones de pago

Además de decirles lo que deben pagar, también debes dejar claro cómo deben hacerlo. Puede usar esto para informarles si se permiten pagos parciales, qué métodos de pago usa para cobrar el pago y cuándo desea que paguen (es decir, la fecha de vencimiento)

Ser claro en esta etapa ayudará a evitar la incertidumbre o los retrasos en el pago. Como mencionamos, cuanto más fácil sea pagar una factura, más rápido recibirá el dinero.

5. Detalles de pago de suministro

Por supuesto, también debe brindarle a su cliente los detalles que necesita para completar el pago. Por ejemplo, esto podría incluir los detalles de su cuenta y el código de clasificación, o su dirección de PayPal.

Como antes, proporcionar toda la información y los detalles en esta etapa facilitará que sus clientes completen el pago a tiempo. También garantiza que cada pago se complete de acuerdo con sus requisitos.

6. Incluya todas las fechas relevantes en su factura de venta

Su factura también debe contener información precisa sobre la fecha. Esto incluye lo siguiente:

• Fecha de suministro: Cuando entregaste el servicio o producto al cliente.
• Fecha de la factura: Cuando enviaste la factura.
• Fecha de vencimiento del pago: Fecha límite para el pago de la factura.

Naturalmente, también es importante que deje completamente claras las fechas relevantes para evitar malentendidos.

7. Incluir un Resumen del Producto o Servicio Facturado

Debe incluir una descripción de para qué es exactamente la factura. El propósito de esto es describir claramente qué producto o servicio ha proporcionado al cliente.

Asegúrese de ser lo más específico posible aquí, ya que esto ayudará a los responsables de procesar la factura a saber exactamente lo que están pagando. Evite comentarios vagos como "Proporcionó varios servicios" y concéntrese en los entregables reales.

8. Proporcionar información personal para usted y su cliente

Finalmente, debe asegurarse de agregar toda la información personal relevante sobre usted y su cliente. Para usted, esto incluye su nombre, dirección e información de contacto como mínimo. Cuando se trata del cliente, al menos debe incluir el nombre y la dirección de su empresa.

También puede agregar información adicional, según corresponda, como números de identificación fiscal. Sin embargo, evite agregar relleno sin importancia, ya que esto podría dificultar la lectura de la factura.

Cómo crear y administrar fácilmente facturas profesionales

Aunque hay algunas cosas que debe considerar, crear una plantilla de factura funcional no tiene por qué ser difícil. Para facilitarte la vida, deberías considerar usar un software dedicado como Hiveage para crear facturas electrónicas.

Con esto, puede crear fácilmente facturas profesionales utilizando plantillas, lo que garantiza que se incluya toda la información relevante en todo momento. Incluso puede usar esto para enviar recibos y recordatorios desde la misma interfaz, manteniendo todo en un lugar ordenado.

En última instancia, esto lo ayuda a crear facturas coherentes y completas, y a optimizar su proceso de facturación. Esto le ayudará a ahorrar tiempo, ya que puede rastrear fácilmente qué facturas ha enviado y qué facturas están pendientes de pago, mientras que sus clientes obtendrán facturas limpias y funcionales que contienen toda la información que necesitan para pagarle puntualmente.

Conclusión

La creación de facturas puede ser una tarea aterradora si tiene experiencia limitada en el campo, pero no tiene por qué ser así. Al comprender la anatomía central de una factura y saber cuáles son los requisitos mínimos, puede crear y enviar fácilmente facturas funcionales.

En este artículo, hemos resumido los elementos que debe incluir cualquier factura. Estos incluyen etiquetar claramente sus facturas, incluidos los detalles tanto de su cliente como de usted, resumiendo los servicios reales que brindó, el costo total y más.

¿Tiene alguna pregunta sobre cómo construir una factura? ¡Háganos saber en la sección de comentarios!