Guía definitiva para implementar informes automatizados de clientes
Publicado: 2024-05-28Los informes manuales de clientes son manejables cuando solo tienes un par de clientes, pero incluso entonces, lleva mucho tiempo y es propenso a errores. A medida que su agencia crece, aferrarse a los informes manuales puede obstaculizar su eficiencia y crecimiento. Los informes de clientes automatizados agilizan el proceso de recopilación de datos y generación de informes, reducen los errores y liberan tiempo valioso para que su equipo se concentre en tareas estratégicas y en la participación del cliente.
Esta guía cubre todos los aspectos de los informes automatizados de clientes, desde qué son hasta cómo aprovechar la IA para facilitar aún más los informes de clientes e impulsar mejores resultados para su empresa y sus clientes.
¿Qué son los informes automatizados?
Características clave de los informes automatizados de clientes
- Agregación de datos: los sistemas automatizados recopilan datos de múltiples fuentes, como plataformas de redes sociales, Google Analytics, servidores de anuncios y CRM. Luego, estos datos se consolidan en una única plataforma de informes.
- Procesamiento de datos en tiempo real: a diferencia de los informes manuales, los sistemas automatizados pueden procesar e informar datos en tiempo real. Esta capacidad garantiza que los informes incluyan la información más actualizada, lo que permite a los clientes realizar ajustes oportunos en sus estrategias de marketing.
- Programación y distribución: estos sistemas pueden programar informes para que se generen y envíen automáticamente en momentos predeterminados. Esta característica es particularmente útil para intervalos de informes regulares, como informes semanales, mensuales o trimestrales.
Comparación de informes de clientes automatizados y manuales
El cambio de informes de clientes manuales a informes de clientes automatizados representa un cambio significativo en la forma en que las agencias de marketing gestionan los datos y se comunican con los clientes. A continuación se ofrece una comparación detallada de los dos métodos, destacando las distintas diferencias en eficiencia, precisión, escalabilidad y valor estratégico.
Análisis de costos de informes automatizados de clientes
Al considerar el cambio de informes de clientes manuales a automatizados, es fundamental que las agencias de marketing realicen un análisis de costos exhaustivo. Este análisis ilumina los ahorros y gastos potenciales y muestra el impacto financiero a largo plazo de la adopción de sistemas automatizados.
Costos iniciales de configuración e implementación
Los costos iniciales de los sistemas de informes automatizados pueden variar significativamente según la complejidad de la solución y las necesidades específicas de la agencia. Por lo general, esto incluye el precio de las licencias de software, cualquier hardware necesario y, potencialmente, algunos servicios de personalización o integración para garantizar que la herramienta funcione perfectamente con los sistemas existentes.
Para una agencia de tamaño mediano a grande, los costos iniciales de instalación pueden oscilar entre $15 000 y $60 000.
Costos operativos continuos
El principal costo continuo de los informes manuales es la mano de obra. Si una agencia dedica un promedio de 6 horas por cliente al mes a generar informes y la tarifa de facturación es de $40 por hora, el costo mensual por cliente es de $240. Para una agencia con 50 clientes, esto se traduce en 12.000 dólares al mes, o 144.000 dólares al año.
Si bien existen costos continuos asociados con los informes automatizados, como el plan de facturación del software, el mantenimiento y las actualizaciones ocasionales, estos a menudo se ven compensados por la reducción significativa de los costos laborales. Por ejemplo, si la herramienta automatizada cuesta alrededor de $3000 por mes y requiere una supervisión mínima (digamos 30 minutos de monitoreo por cliente a la misma tarifa de $40 por hora), el costo mensual total del software más mano de obra sería de alrededor de $4000 para 50 clientes, o $48 000. anualmente.
Retorno de la Inversión (ROI)
El ROI de los informes automatizados de clientes se puede cuantificar comparando la reducción de los costos operativos con la inversión inicial.
Siguiendo con el ejemplo anterior, si cambiar a informes automatizados le ahorra a una agencia alrededor de $96 000 en costos laborales y el costo de instalación inicial fue de $40 000, el retorno de la inversión puede ser sustancial tan solo en el primer año.
Cómo implementar informes automatizados
La implementación de informes automatizados en una agencia de marketing implica un enfoque sistemático para agilizar el proceso de recopilación de datos, análisis y generación de informes. A continuación se ofrece una guía paso a paso sobre cómo implementar con éxito los informes automatizados.
1. Evalúe sus necesidades de informes
Comience por identificar las necesidades de informes específicas de su agencia y sus clientes:
- Revise los procesos de generación de informes existentes para identificar puntos débiles, ineficiencias y áreas propensas a errores.
- Identifique todas las fuentes de datos que deben integrarse.
- Involucre a las partes interesadas clave, incluidos gerentes de marketing, analistas de datos y profesionales de TI, para recopilar información sobre sus necesidades y preferencias específicas. Comprender sus requisitos garantizará que la solución de informes automatizados satisfaga las necesidades de todos los departamentos.
- Decida con qué frecuencia se deben generar los informes (diario, semanal, mensual) y en qué formatos (paneles, PDF, hojas de cálculo).
Comprender estas necesidades le ayudará a elegir las herramientas de generación de informes automatizadas adecuadas y a configurar procesos que se alineen con sus objetivos.
2. Seleccione las herramientas adecuadas
Según los criterios definidos anteriormente, elija las herramientas de informes automatizados que mejor se adapten a sus necesidades.
Improvado es una plataforma de gestión de datos y análisis de marketing basada en inteligencia artificial que ayuda a las agencias a centralizar todos sus datos en un solo lugar y automatizar los informes de los clientes.
La plataforma automatiza todo el ciclo de análisis de marketing, desde la agregación y transformación de datos hasta la visualización de datos y el descubrimiento de conocimientos.
Estas son algunas de las características de Improvado de las que se benefician las agencias de marketing:
- Más de 500 conectores de fuentes de datos : no más extracción manual de datos, errores humanos y procesos de administración de API que consumen mucho tiempo, Improvado automatiza el proceso de agregación de datos y los presenta en un formato listo para análisis.
- Capacidad para procesar grandes volúmenes de datos: Improvado procesa sin problemas petabytes de datos, lo que lo convierte en el único software de agencia de marketing que una agencia necesita para gestionar datos de marketing de docenas de clientes y cientos de campañas publicitarias. Y cuando su agencia consigue un nuevo cliente, puede configurar rápidamente análisis con Improvado.
- Visualización de datos: Improvado ofrece dos opciones: puede utilizar una de las plantillas de panel prediseñadas proporcionadas o enviar datos a una herramienta de BI o visualización de su elección para un análisis más detallado. Improvado se integra perfectamente con la pila MarTech existente, por lo que no se requieren inversiones adicionales.
- Espacios de trabajo para cada cliente: Improvado permite crear espacios de trabajo separados para cada cliente y gestionar quién tiene acceso a cada entorno.
4. Diseñar plantillas de informes
Diseñe plantillas que reflejen los KPI y las métricas cruciales para las necesidades de sus clientes. La mayoría de las soluciones de software de visualización de datos ofrecen interfaces de arrastrar y soltar que facilitan el diseño de informes atractivos e informativos. Asegúrese de que estas plantillas sean personalizables para que puedan adaptarse a diferentes clientes o necesidades sin requerir un rediseño completo.
6. Probar y perfeccionar
Durante esta fase, puede integrar la solución paso a paso o cliente por cliente, lo que permite una implementación controlada y la capacidad de identificar y abordar cualquier problema desde el principio. Utilice estos comentarios para evaluar el rendimiento de la solución y realizar los ajustes necesarios, asegurándose de que cumpla con sus requisitos actuales.
Además, las soluciones de software como Improvado brindan servicios profesionales. Los expertos de Improvado pueden ofrecer soporte personalizado para personalizar aún más la plataforma, asegurando que se alinee perfectamente con las necesidades de su agencia. Pueden ayudar a ajustar los procesos de integración de datos, personalizar plantillas de informes e implementar funciones adicionales que mejoren el valor de la solución.
7. Entrena a tu equipo
Eduque a su equipo sobre cómo utilizar las nuevas herramientas de informes. La capacitación debe cubrir cómo interpretar los informes automatizados, cómo solucionar problemas comunes y cómo personalizar los informes si es necesario. Una formación adecuada garantiza que su equipo pueda maximizar los beneficios de la automatización y brindar soporte competente a los clientes.
Historia de éxito de la vida real: el salto del crecimiento de funciones a los informes de clientes basados en IA
La integración de la IA en los informes automatizados de los clientes puede mejorar aún más el proceso al brindar una eficiencia y precisión sin precedentes.
Tomemos como ejemplo Improvado AI Agent y evaluemos los beneficios que aporta a través del caso de Function Growth, un socio de crecimiento de agencia que integró AI Agent en sus operaciones.
Improvado AI Agent es una herramienta de análisis de procesamiento del lenguaje natural (NLP) que actúa como un analista personal y le ayuda a consultar sus datos, encontrar información, crear paneles y más.
AI Agent está conectado a sus datos de marketing y comprende un lenguaje sencillo. Puede utilizar el chat con el agente para responder cualquier pregunta ad hoc del cliente, realizar un seguimiento de la inversión publicitaria o crear visualizaciones rápidas para respaldar sus puntos de la reunión.
AI Agent monitorea constantemente sus datos y puede alertarlo sobre cualquier anomalía y oportunidad y enviar informes basados en los hallazgos que detecta.
AI Agent puede enviar informes semanales, quincenales o mensuales según su estructura y brindarle recomendaciones sobre cómo actuar según los hallazgos.
Function Growth integró informes generados por IA en el flujo de trabajo de análisis de sus clientes y notó un cambio positivo significativo:
- Un aumento del 30% en la productividad del equipo de marketing. La automatización de análisis y los informes generados por IA redujeron la necesidad de procesamiento manual de datos, lo que permitió al equipo centrarse en iniciativas estratégicas y tareas creativas.
- Hasta 6 horas semanales ahorradas en informes manuales. La adopción de Improvado y su IA simplificó significativamente los procesos de marketing. Esta eficiencia, junto con una calidad mejorada de los conocimientos prácticos, condujo a una mejora en las métricas de rendimiento en todas las campañas.