Los beneficios de ERP para medianas y pequeñas empresas
Publicado: 2021-12-29Las pequeñas y medianas empresas, más conocidas popularmente como pymes, desempeñan un papel importante en la satisfacción de varias necesidades del mercado local. La mayoría de las organizaciones pequeñas y medianas no están seguras del tipo de innovación que necesitarán para lograr sus objetivos de crecimiento. La mayoría de los propietarios de empresas aún desconocen el software ERP y sus alcances o funcionalidades para pequeñas y medianas empresas. Los empresarios deben adoptar un comportamiento proactivo cuando esté relacionado con el crecimiento de la organización, como mejorar las habilidades de gestión o mantener datos de manera sistemática e invertir en tecnología de punta. Actualmente, las empresas comerciales utilizan cada vez más el software ERP para optimizar los datos que están disponibles en varios departamentos, lo que hace que la información esté disponible, tome decisiones mejor informadas y mejore la productividad.
Como empresa líder en desarrollo de software ERP en Bangalore , recomendamos adoptar el software de planificación de recursos empresariales, que es más familiar, ya que ERP es un software de gestión de procesos comerciales, para cualquier organización, ya sea una pequeña o mediana empresa, para utilizar un sistema de aplicaciones integradas para administrar negocios sin problemas y automatizar varias otras funciones administrativas asociadas con recursos humanos, servicios y tecnología. ERP es utilizado principalmente por grandes organizaciones considerando sus costos de instalación y mantenimiento.
¿Qué se entiende por ERP?
ERP significa Planificación de recursos empresariales que considera la gestión de todos los procesos involucrados en el funcionamiento de una empresa, por ejemplo, gestión de inventario y pedidos, contabilidad, gestión de relaciones con los clientes (CRM), recursos humanos, etc. El software ERP integra estas operaciones de manera eficaz en un solo sistema centralizado que agiliza los procedimientos y la información en su nivel más básico en toda la organización, lo que contribuye en gran medida a los servicios de desarrollo de software ERP en la India .
Importancia del ERP:
A medida que la tecnología se vuelve cada vez más accesible, las pequeñas empresas están a punto de adquirir herramientas que antes solo estaban al alcance de las grandes empresas. Hoy en día, las pequeñas y medianas empresas están trabajando igualmente con los jugadores de las grandes ligas para generar un alcance más amplio de competencia junto con un sentido adicional de urgencia para los rezagados en el desarrollo de software ERP de odoo en Bangalore . Con el rápido aumento de las industrias comerciales junto con un número cada vez mayor de empresas de todos los tamaños, se espera que los gerentes utilicen y, por lo tanto, brinden servicios tecnológicamente avanzados, lo que genera una necesidad urgente de implementar nuevas herramientas y métodos. El software ERP es capaz de gestionarlo todo correctamente, desde la gestión de las relaciones con los clientes y los recursos humanos hasta la infraestructura contable completa, según la versión del software.
Beneficios asociados al Software ERP:
¿Se pregunta por qué se requiere un sistema ERP para su organización y cuáles pueden ser los beneficios del software ERP para las pequeñas y medianas empresas?
Los siguientes son algunos de los principales beneficios del software ERP para pequeñas y medianas empresas que se pueden destacar:
1. Visibilidad mejorada
El software ERP permite la inclusión completa de todos los aspectos importantes en su proceso comercial al recopilar datos de cada departamento y hacerlos fácilmente accesibles para todos los empleados de una organización.
Por ejemplo , con ERP es posible observar los niveles de inventario diariamente, junto con el inventario actual en tránsito y los envíos futuros, lo que le permite controlar con precisión su capital principal al comprender con mayor precisión sus niveles de inventario. Además, se puede acceder a toda la información de su negocio desde una ubicación central, lo que permite una mejor colaboración y una mayor precisión de las tareas. Esta visibilidad integral, sin duda, conduce a un flujo de trabajo más unificado y le permite realizar un seguimiento de los procesos interdepartamentales con la máxima eficiencia.
2. Costos de TI enfocados
Aunque el software ERP es comparativamente una gran inversión, puede integrar sus costos de TI y aumentar la eficiencia. En lugar de gastar recursos en múltiples canales que requieren personal especializado o infraestructura, equipos de soporte y licencias, puede confiar en el software ERP para todo esto. Además, si gasta en un ERP centralizado, incluso lo ayudará a ahorrar costos generales de TI, ya que el uso de un solo sistema reduce significativamente los requisitos de capacitación para los usuarios finales, ya que necesitan aprender solo un sistema correctamente en lugar de interactuar con varias aplicaciones. El ERP también puede incluir múltiples áreas funcionales, lo que le permite utilizar exclusivamente las funciones que satisfacen sus necesidades. Esencialmente, ERP puede considerarse como el puente que conecta los sistemas y sus datos. Algunos ERP incluso le permiten integrar software de terceros en un todo unificado.
3. Informes y planificación avanzados
A medida que aumenta significativamente la visibilidad, una mejor percepción sin duda se convierte en una de las principales ventajas del software ERP. La implementación de un ERP centralizado en todos los departamentos significa que su organización tiene un sistema de informes unificado para cada proceso. Al tener una única fuente de información centralizada, el software ERP puede generar fácilmente informes y análisis útiles en cualquier momento. El software permite además el análisis y la comparación entre departamentos sin necesidad de múltiples hojas de cálculo y correos electrónicos.
Uno de los informes más cruciales está relacionado con las finanzas. Los informes financieros estándar, por ejemplo, estados de flujo de efectivo, ingresos, etc., a menudo se integran, y los informes personalizados también se pueden generar rápidamente sin ninguna intervención de TI.
Además, muchos software ERP brindan servicios de inteligencia empresarial que permiten a las empresas obtener conocimientos analíticos profundos sobre sus operaciones. Estos conocimientos definitivamente son útiles para que puedan planificar al identificar las fortalezas operativas y las áreas críticas que necesitan mejoras. Proporcionar esta vista mejorada de los datos generales de la empresa permite a los usuarios de ERP tomar decisiones mejores e informadas basadas en tendencias e indicadores contemporáneos.
4. Eficiencia mejorada
Además de reducir los costos de TI y capacitación, ERP también puede ser efectivo para minimizar el tiempo y el esfuerzo de sus empleados para realizar sus actividades diarias. En promedio, el sistema de software ERP es capaz de reducir los costos operativos en un 23% y los costos generales de administración en aproximadamente un 22%, lo que sin duda es una gran cantidad de dinero que se puede ahorrar en un período de tiempo. Las soluciones ERP pueden reducir o eliminar de manera efectiva los procesos manuales repetitivos cuando se implementan correctamente, lo que permite a los miembros del equipo concentrarse en tareas que impactan significativamente en los ingresos. Además, el sistema puede asistir en la adopción e implementación de procesos de mejores prácticas de la industria y coordinar entre todas las acciones de toda la empresa.
Las tecnologías de vanguardia como el aprendizaje automático, la inteligencia artificial (IA) y la automatización de procesos robóticos (RPA) respaldan las recomendaciones y las funciones de automatización en muchas aplicaciones de software ERP. Estas funcionalidades avanzadas pueden administrar actividades comerciales, incluida la previsión de la demanda o la generación de órdenes de compra, rastreando todo el proceso de un producto desde su fabricación hasta la entrega.
5. Integrar el flujo de información y aumentar la productividad
ERP ayuda a las pequeñas empresas a integrar su flujo de información entre las diferentes perspectivas comerciales de la organización mientras colabora en las transacciones comerciales con el sistema financiero de la organización en tiempo real. También les ayuda a publicar transacciones comerciales relevantes en el libro mayor de la empresa y otros sistemas financieros, lo que permite a la gerencia ver las implicaciones financieras cuando sea necesario. Además, ayuda a abarcar los procesos centrales a partir de la entrada de pedidos de ventas, precios de productos, envío/entrega, inventario y almacén, facturación, producción, adquisiciones, finanzas y muchos otros.
Cuando los datos clave de todos los departamentos están disponibles en una sola plataforma, no surge la necesidad de contactar a los empleados y/o revisar hojas de Excel para recopilar datos desintegrados. El sistema ERP mantiene efectivamente datos maestros para varios proveedores, clientes, productos/materiales, rutinas y procesos de trabajo de fabricación, así como listas de materiales (BOM) y otros datos que son críticos. Esto les permite mantener la consistencia en los procesos de trabajo, ahorrando tiempo y, por lo tanto, mejorando la productividad.
6. Toma de decisiones y escalabilidad mejoradas
Para establecer y continuar con el éxito de su negocio, uno debe enfocarse en las tecnologías de vanguardia y los aspectos futuros, ya que tomar decisiones comerciales centrales exige la disponibilidad de la información necesaria en el momento adecuado. En una pequeña empresa, cuando dichos datos se actualizan constantemente en el sistema ERP, la gerencia puede tomar decisiones proactivas que son necesarias para el crecimiento y el sostenimiento del negocio. La mayoría de las empresas a menudo no planifican adecuadamente y luego encuentran serios problemas de crecimiento. Tener un sistema que pueda adaptarse de manera efectiva y elegante al crecimiento del negocio es crucial, y ciertamente el software ERP puede hacer que esto sea fácil para las pequeñas y medianas empresas. Por ejemplo, con los datos disponibles, los gerentes pueden comparar las cifras de ventas y los ingresos de diferentes meses, lo que los equipa aún más para pronosticar las ventas futuras y las necesidades financieras al tomar decisiones efectivas que se adaptan a los requisitos comerciales.
7. Mayor flexibilidad
Una de las ventajas más significativas del software ERP que brinda a la pequeña empresa es la agilidad y flexibilidad para adaptarse mejor a las necesidades del mercado y/o las condiciones que imponen los compradores. El software ERP dedicado ofrece flexibilidad en términos de realizar ajustes relevantes en la gestión de datos para mantener la flexibilidad empresarial. Por ejemplo, los ajustes de existencias o los cambios en las cifras de ventas y/o la cancelación de pedidos, etc., se pueden mantener de manera fácil y eficiente con la ayuda de un software ERP en lugar de borrar datos laboriosamente y teclear información en una hoja de cálculo. Esta estructura modular del software ERP proporciona múltiples aplicaciones que se pueden implementar juntas en función de los requisitos comerciales. Con algunas excepciones, cada una de estas aplicaciones está diseñada para ser independiente o integrarse con una suite más grande. En ambos sentidos, su empresa puede seleccionar qué componentes son más efectivos y, por lo tanto, omitir los componentes innecesarios.
8. Seguridad de datos mejorada y calidad mejorada
Los sistemas ERP brindan seguridad de datos mejorada ya que el núcleo del concepto ERP son los datos. Compartir datos a través de perspectivas funcionales como servicio al cliente, ventas, marketing y/o desarrollo comercial puede mejorar significativamente la colaboración en toda la empresa. Otro aspecto importante del acceso universal a los datos es el control efectivo de quién puede ver y editar la información. Las soluciones ERP presentan controles integrados para corroborar la seguridad de sus datos valiosos.
Además, las plataformas ERP pueden mantener un alto nivel de seguridad de los datos porque proporcionan un sistema de entrada único. La recopilación de información de múltiples sistemas a menudo genera conflictos entre las fuentes, pero tener un depósito de información centralizado puede ayudar a mejorar la eficiencia, la precisión, la consistencia y, finalmente, la seguridad de los datos comerciales valiosos.
Tanto los sistemas ERP basados en la nube como en las instalaciones pueden proporcionar a una organización un mayor grado de seguridad. El sistema de base de datos que ejecuta el software ERP también puede realizar una copia de seguridad centralizada de todos sus datos críticos y confidenciales. Sin embargo, se supone que los sistemas ERP basados en la nube proporcionan una capa adicional de seguridad. Dado que los datos comerciales se administran y mantienen a través de la nube, muchos proveedores tienden a contratar expertos en seguridad las 24 horas del día, los 7 días de la semana para proteger sus servidores, lo que a su vez dificulta que los piratas informáticos ejecuten ataques de prueba como lo pueden hacer en servidores privados.
9. Colaboración y flujo de trabajo más refinados
La colaboración es definitivamente una parte crucial de un negocio exitoso. El software ERP simplifica el proceso de colaboración al dar a los empleados acceso a los datos que necesitan y cuando los necesitan. El software proporciona una base de datos en la que la información de cada departamento se recopila en una ubicación centralizada a la que pueden acceder todos los empleados de la organización. Esto realmente permite actualizaciones de proyectos en tiempo real y una mejor comunicación en toda la empresa. Con un sistema ERP, cada empleado puede acceder a los datos de la empresa cuando los necesita, lo que les permite usar la información que necesitan para tomar decisiones proactivas sintiéndose más valiosos. El impacto neto en última instancia en su negocio conduce a una mayor eficiencia y costos operativos comparativamente más bajos que, de lo contrario, se asocian con el seguimiento manual de datos junto con una mayor participación de los empleados.
10. Beneficios del servicio de atención al cliente
Dado que la información del cliente está centralizada y optimizada, los clientes también se benefician del sistema ERP, ya que su equipo de ventas podrá concentrarse mejor en establecer y mantener las relaciones con los clientes además de mantener los formularios electrónicos. Después de todo, lo primero que debe preocupar a una empresa es la adquisición y retención de clientes. Con la información detallada y el seguimiento eficiente proporcionado por el sistema ERP, una empresa puede brindar mejores interacciones con los clientes, desde la automatización del marketing hasta el servicio al cliente.
Además, la mayoría de las suites ERP actualizadas admiten la integración de comercio electrónico, lo que implica que su empresa podrá manejar mejor el procesamiento de pedidos basado en la web, así como las interacciones con los clientes. Según los datos del sitio web de Forbes, aproximadamente el 62% de los compradores estadounidenses dijeron que ahora están interesados en comprar más productos en línea que nunca durante este tiempo de pandemia. Por lo tanto, su solución ERP debería ser compatible con la integración de comercio electrónico.