Los 6 mejores sistemas de gestión de documentos para pequeñas empresas en 2023
Publicado: 2023-03-27La gestión, el intercambio y la colaboración eficientes de documentos se han vuelto cruciales para empresas de todos los tamaños. En este artículo, veremos el mejor software de administración de documentos para pequeñas empresas y examinaremos los pros, los contras, las características clave y los precios.
Los sistemas de gestión de documentos son plataformas para almacenar, organizar y gestionar documentos. Los mejores sistemas están en la nube, permitiendo el acceso de cualquier usuario autorizado independientemente de dónde esté trabajando.
Sin embargo, el software de gestión de documentos para pequeñas empresas es diferente al almacenamiento en la nube. Un sistema de gestión de documentos proporciona herramientas de gestión, recursos para compartir documentos y automatización del flujo de trabajo, además de almacenar documentos. Los mejores sistemas de administración de documentos para pequeñas empresas lo ayudan a mantener todos los tipos de documentos de su organización en una plataforma fácil de usar con una sólida seguridad de documentos.
En este artículo, veremos los principales sistemas de administración de documentos (DMS) para pequeñas empresas y examinaremos los pros, los contras, las características clave y las opciones de precios o pruebas gratuitas.
Si no tiene tiempo para leer nuestra investigación, vaya a nuestra tabla de comparación rápida.
Nuestras mejores selecciones
El mejor sistema de gestión de documentos basado en la nube todo en uno
Aprende más
Bueno para crear y editar archivos.
Bueno para agilizar el almacenamiento y uso compartido de archivos
Cómo elegir un sistema de gestión de documentos para pequeñas empresas
Un sistema de gestión de documentos para pequeñas empresas debe alojar todos sus documentos en un solo lugar. Debe permitir un fácil acceso y un almacenamiento seguro de archivos. Como pequeña empresa, también desea que su sistema de administración de documentos sea fácil de usar, sin necesidad de depender de un equipo técnico solo para acceder a sus archivos.
Los 6 mejores sistemas de gestión de documentos para pequeñas empresas de 2023
Connecteam: el mejor sistema de gestión de documentos basado en la nube todo en uno
Disponible en
- Web
- iOS
- Androide
Connecteam es la plataforma más fácil de usar para recopilar, administrar y organizar sus documentos en un repositorio central. Calificada como la mejor solución todo en uno para pequeñas y medianas empresas, Connecteam es ideal para recursos humanos, incorporación y procesamiento. Permite a los empleados cargar los documentos requeridos y administrar archivos personales de forma segura en un solo lugar. Esto minimiza el tiempo de incorporación y hace que los empleados trabajen más rápido, liberando tiempo para otras tareas importantes.
Caducidad y Alertas
Puede establecer vencimientos para la documentación con alertas automáticas para garantizar que los registros de sus empleados estén siempre actualizados. Por ejemplo, puede configurar notificaciones para informarle cuando los documentos de cumplimiento, licencias o certificaciones de los empleados estén a punto de caducar para que pueda actualizar sus registros.
Elimine los silos de datos
Como puede acceder a todos sus documentos en una sola aplicación, puede eliminar los silos de datos y los canales de gestión de documentos. Ya no es necesario usar el correo electrónico, Google Drive o Dropbox para realizar un seguimiento de las cosas y preocuparse por dónde se almacena algo.
Gestión de acceso robusta
Puede recuperar instantáneamente cualquier documento que almacene, otorgar permisos a los usuarios y restringir los datos solo a los usuarios autorizados. Esto facilita el intercambio de documentos con los miembros del equipo y garantiza que solo los usuarios autorizados tengan acceso.
Centros de conocimiento
También puede usar Connecteam para crear centros de conocimiento completos para equipos internos, agregando tantos archivos como desee. Por ejemplo, puede almacenar toda su información de incorporación, documentos de capacitación, manuales de la empresa, políticas y preguntas frecuentes en un área configurada para nuevos empleados. Esto también facilita la realización de cambios globales, asegurando que todos tengan acceso a la información más reciente.
Comparta documentos fácilmente en chats, grupos o directamente
Los equipos pueden compartir documentos en chats de equipo , directamente con otros miembros del equipo o asignar documentos a grupos. Connecteam funciona especialmente bien para los "trabajadores sin escritorio" que no tienen acceso regular a una computadora de oficina o correo electrónico corporativo.
Características clave
Recopile, almacene y organice documentos
Equipos robustos de gestión de documentos
Formularios digitales y listas de verificación
Administración de tareas
Funcionalidad del centro de conocimientos
Formación de los empleados
ventajas
Fácil de usar con herramientas intuitivas
Utiliza un espacio de almacenamiento mínimo
Alternativa asequible a otras soluciones DMS
Excelente atención al cliente
Contras
No es compatible con la colaboración de documentos en este momento
Precios
A partir de solo $29/mes para los primeros 30 usuarios Prueba gratuitade 14 días Plangratuitodisponible
Prueba gratuita de 14 días, no se requiere tarjeta de crédito
Comienza tu prueba gratuitaZoho Docs: bueno para crear y editar archivos
Disponible en
- Web
- iOS
- Androide
Zoho WorkDrive es otro software de administración de documentos alternativo que va más allá de crear y almacenar documentos en un repositorio central. Proporciona un espacio de trabajo seguro y compartido que es simple y fácil de usar. También reúne correo electrónico, chat, llamadas y administración de tareas en el mismo espacio.
Zoho descontinuó su proyecto de administración de documentos independiente, Zoho Docs, a principios de 2023, pero incorporó las funciones a Zoho WorkDrive. Incluye todas las herramientas de colaboración integradas de Zoho Docs, lo que permite a los usuarios conectarse , comunicarse, revisar, comentar o editar archivos en tiempo real. El software también facilita la asignación de tareas a miembros o grupos específicos del equipo.
Más información sobre Zoho DocsCaracterísticas clave
- Clasificación de documentos
- Firmas Electrónicas
- Control de versiones
- Pista de auditoría
ventajas
- Espacio de trabajo seguro y compartido para la colaboración y la comunicación en equipo
- Respuesta rápida y fácil de usar
Contras
- Puede ser un desafío encontrar archivos si no sabe dónde están almacenados
- Falta la autenticación de dos factores (2FA) en las opciones de entrada y nivel medio.
Precios
Comienza en $5/usuario/mes Prueba: Sí Plan gratuito: Sí
Caja: buena para agilizar el almacenamiento y el uso compartido de archivos
Disponible en
- Web
- iOS
- Androide
- ventanas
- Mac
Box for Business le permite cargar y compartir documentos en toda su organización fácilmente. Puede alojar archivos privados y enviar enlaces directos o descargar contenido antes de enviar. Box for Business también le permite personalizar enlaces para otorgar permisos de visualización o edición y generar enlaces protegidos con contraseña. Los enlaces pueden incluir una URL personalizada y configurarse para que caduquen automáticamente después de un intervalo específico y permitir o bloquear la descarga de documentos.
Los usuarios pueden ponerse en marcha rápidamente con una interfaz intuitiva para el almacenamiento de archivos. Sin embargo, algunos usuarios encuentran que los permisos y la configuración de administración son un poco desafiantes.
También puede editar sin conexión; los documentos sincronizados se actualizarán automáticamente una vez que estén en línea. Sin embargo, hay un poco de retraso. Los usuarios externos como clientes y clientes solo tienen privilegios de solo lectura y no pueden editar documentos, lo que podría complicar la colaboración.
Más información sobre BoxCaracterísticas clave
- Funcionalidad de arrastrar y soltar
- Plantillas personalizables
- Gestión de flujo de trabajo
- Archivado y retención
ventajas
- Almacenamiento de datos ilimitado
- Automatización de tareas, como recordatorios y aprobaciones
Contras
- No es compatible con el reconocimiento óptico de caracteres
- Puede ser difícil encontrar documentos a menos que conozca la ubicación
Precios
Comienza en $20/usuario/mes Prueba: Sí — Plan gratuito de 14 días : No
Microsoft Sharepoint: bueno para los usuarios de Microsoft 365 para entornos de trabajo compartidos
Disponible en
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- iOS
- Androide
Microsoft SharePoint funciona como un producto independiente o como parte de su suscripción a Microsoft 365. Ofrece colaboración de contenido y capacidades de búsqueda avanzada. Algunos usuarios lo encuentran complejo y difícil de navegar. Sin embargo, si está bien versado en Microsoft 365, es probable que la curva de aprendizaje sea mucho menor. Además del almacenamiento de documentos, también permite a los usuarios crear sitios de intranet para compartir información, programar tareas y contactos.
Dado que SharePoint está integrado en Microsoft 365, es una opción popular para muchas empresas. SharePoint le permite administrar documentos, establecer niveles de seguridad y permisos, e integrarse con herramientas de escaneo y captura. También permite a los usuarios ingresar y administrar metadatos de documentos.
La configuración y el mantenimiento pueden llevar mucho tiempo: si bien se incluyen algunas funciones listas para usar, algunas características requerirán un usuario o desarrollador experimentado para crearlas. Sin embargo, para los conceptos básicos de gestión de documentos, es adecuado para una pequeña empresa.
Más información sobre Microsoft SharepointCaracterísticas clave
- Herramientas de colaboración
- Gestión de flujo de trabajo
- comentarios y notas
- Se integra con Microsoft 365
ventajas
- Plantillas personalizables
- Puede crear sitios de intranet personalizados
Contras
- No es compatible con el control de versiones ni con el registro de auditoría
- No admite firmas electrónicas
Precios
Desde $4.59/usuario/mes Prueba: No Plan gratuito: No
SmartVault: bueno para almacenar y compartir documentos
Disponible en
- Web
- iOS
- Androide
- ventanas
SmartVault está diseñado para la administración y el almacenamiento de documentos seguros y basados en la nube, lo que enfatiza el cumplimiento y el flujo de trabajo. Es bueno para compartir documentos con clientes, incluida la creación de portales de clientes de marca. Si bien no puede editar documentos en SmartVault, puede optimizar los procesos utilizando plantillas estandarizadas.
SmartVault promociona su "seguridad de nivel bancario" para proteger los documentos a un nivel más alto que las aplicaciones en la nube de nivel de consumidor. Si bien permite interacciones con los clientes, los clientes deben tener una cuenta para acceder a cualquier documento en la plataforma.
Más información sobre SmartVaultCaracterísticas clave
- Gestión de documentos encriptados
- Herramientas de colaboración
- Funcionalidad de arrastrar y soltar
- Herramientas de gestión del flujo de trabajo
ventajas
- Fuertes controles de acceso y permisos
- Pistas de auditoría automatizadas
Contras
- No se pueden editar documentos en SmartVault
- No es compatible con la sincronización de documentos en tiempo real
Precios
Comienza en $20/mes por usuario con un mínimo de 5 usuarios Prueba: Sí — Plan gratuito de 14 días: No
Google Drive: bueno para el almacenamiento de archivos y la colaboración
Disponible en
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- Androide
Google Drive brinda acceso encriptado a los archivos y funciona a la perfección con Google Suite, incluidos Google Docs, Google Sheets y Google Slides. Le permite colaborar en tiempo real con los miembros del equipo. Funciona bien para el almacenamiento básico de archivos y como archivo central, pero no proporciona los sistemas sólidos de gestión de archivos y gestión de documentos que necesitan algunas empresas. Por ejemplo, no ofrece soporte para cumplimiento , controles de versiones avanzados o flujos de trabajo automatizados. Sin embargo, es una opción sólida para la gestión básica de documentos y para tener un lugar colaborativo centralizado para los archivos.
Google Drive también funciona con archivos de Microsoft Office, por lo que puede cargar y editar documentos de Word, Excel o PowerPoint en línea sin convertirlos.
Más información sobre Google DriveCaracterísticas clave
- Interfaz de arrastrar y soltar
- Capacidades de búsqueda y filtrado
- Herramientas de colaboración y seguimiento
- Control de versiones
ventajas
- Facilidad de uso
- También proporciona acceso a documentos sin conexión
Contras
- No admite firmas electrónicas
- No es compatible con la gestión del flujo de trabajo
Precios
Gratis para la primera prueba de 15 GB: No Plan gratuito: Sí
Los 6 mejores sistemas de gestión de documentos para pequeñas empresas de 2023
| Tema |  | | | | | |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Reseñas |   | | | | | |
| Precios | Comienza en solo $ 29 / mes para los primeros 30 usuarios | Desde $5/usuario/mes | Desde $20/usuario/mes | Desde $4.59/usuario/mes | Comienza en $20/mes por usuario con un mínimo de 5 usuarios | Gratis para los primeros 15GB |
| Prueba gratis | Sí 14 días | Sí | Sí 14 días | No | Sí 14 dias | No |
| Plan Gratis | Sí Hasta 30 usuarios | Sí | No | No | No | Sí |
¿Qué es un sistema de gestión de documentos para pequeñas empresas?
Un sistema de gestión de documentos (DMS) es una plataforma en línea para almacenar, gestionar y compartir documentos. Un DMS le permite centralizar la gestión de sus documentos y convertir archivos físicos en archivos digitales. Esto reduce el archivado y la recuperación manual de documentos que consumen mucho tiempo, lo que permite compartirlos con usuarios autorizados.
Según el DMS que elija, podrá editar y aprovechar herramientas modernas, como firmas electrónicas y colaboración en línea .
¿Cómo funciona el software de gestión de documentos para pequeñas empresas?
El software de administración de documentos le permite capturar y almacenar documentos digitalmente en una base de datos central. Las mejores soluciones de gestión de documentos están basadas en la nube para proporcionar acceso a cualquier usuario conectado y autorizado.
Los usuarios pueden acceder y colaborar en documentos, compartir documentos con otros usuarios autorizados y automatizar flujos de trabajo. También tienen acceso a herramientas para el enrutamiento de documentos, aprobaciones y alertas para aumentar la eficiencia.
La mayoría de las soluciones DMS pueden archivar versiones anteriores de documentos y ayudar a realizar un seguimiento de los cambios para proporcionar un registro de auditoría.
Los beneficios del software de gestión de documentos
El software de gestión de documentos ayuda a las pequeñas empresas a optimizar el flujo de trabajo y las operaciones. Beneficios incluidos:
- Espacio de almacenamiento reducido : elimina la necesidad de archivadores físicos, cajas y encuadernación para almacenar documentos.Esto no solo hace que sea más fácil encontrar los documentos que necesita, sino que también reduce el espacio en el piso.
- Organización : es mucho más fácil encontrar, almacenar y buscar documentos en el software de administración de documentos.
- Copia de seguridad y recuperación de documentos : en caso de incendio o inundación, los documentos físicos pueden perderse o destruirse.Un DMS proporciona copias de seguridad automatizadas para la continuidad del negocio y la recuperación ante desastres.
- Flujo de trabajo mejorado : un estudio reciente mostró que casi la mitad de todas las empresas luchan por encontrar y compartir documentos , y alrededor de un tercio tenía preocupaciones sobre el control de versiones.El mejor software de gestión de documentos para pequeñas empresas puede resolver estos problemas.
- Cumplimiento : Cumplir con las regulaciones gubernamentales y de la industria en evolución puede ser un desafío.El DMS correcto garantizará el cumplimiento.
- Seguridad : un DMS seguro y encriptado mantendrá sus documentos seguros.
- Uso compartido y colaboración : las herramientas de DMS simplifican el uso compartido y la colaboración, y admiten trabajadores remotos, fuerzas de trabajo distribuidas y clientes.
- Mayor acceso : los documentos físicos solo se almacenan en un lugar y el acceso puede ser limitado.El almacenamiento digital permite compartir con cualquier persona autorizada para acceder sin tener que esperar.
Administrar y mantener archivos en papel ya no es práctico. La búsqueda de archivos y carpetas en archivadores y cajas puede llevar mucho tiempo que podría usarse de manera más productiva. Incluso si todos sus archivos están en línea, puede ser difícil mantenerlos organizados y accesibles si no se administran correctamente.
Un DMS eficiente le permite buscar usando palabras o frases sin saber el tipo de archivo, el nombre o la ubicación exactos. Una encuesta informó que más de la mitad de los trabajadores de oficina pasan más tiempo buscando archivos que trabajando en ellos. El mismo estudio mostró cuán desafiante puede ser esto cuando la información se necesita con prontitud: el 81 % de los profesionales de oficina encuestados dijeron que no podían ubicar un documento importante cuando su jefe o cliente necesitaba algo urgente.
Esto se ha vuelto aún más difícil para los trabajadores remotos e híbridos que necesitan acceso a la información independientemente de dónde trabajen.
¿Cuánto cuestan los sistemas de gestión de documentos para pequeñas empresas?
Los sistemas de administración de documentos para pequeñas empresas son gratuitos para un número limitado de usuarios a varios cientos de dólares al mes, según el nivel de acceso y el plan que elija.
Por ejemplo, el paquete para pequeñas empresas de Connecteam es 100 % gratuito para los primeros 10 usuarios. Incluso si tiene un equipo un poco más grande, hasta 30 personas, el plan básico de Connecteam cuesta solo $ 30 por mes .
En comparación, 10 usuarios con SmartVault costarían $400 por mes. El plan de Microsoft SharePoint más económico sería de $50 por mes para 10 usuarios o $230 por mes como parte de una licencia de Microsoft 365 E3.
preguntas frecuentes
¿Cuáles son los tipos de sistemas de gestión documental?
Existen varios tipos de sistemas de gestión de documentos, incluida la gestión de contenido y registros, la gestión del flujo de trabajo, la gestión de documentos de recursos humanos y la creación de imágenes de documentos. Al evaluar un DMS, desea asegurarse de que incluye las herramientas que necesita para su negocio.
¿Cuál es la mejor manera de gestionar los documentos?
El uso de un sistema de gestión de documentos basado en la nube simplifica el almacenamiento, la organización y el uso compartido de documentos. Proporciona una ubicación central para toda su documentación, lo que facilita la búsqueda y la colaboración.
¿Qué debe buscar en un sistema de gestión de documentos?
El mejor software de gestión de documentos para su pequeña empresa le permitirá personalizar las soluciones para alinearse con su forma de hacer negocios. Asegúrese de que su DMS sea fácil de usar, ofrezca seguridad y cumplimiento sólidos, admita la automatización del flujo de trabajo y se integre con su pila tecnológica existente.
¿Son seguros los sistemas de gestión de documentos basados en la nube?
Sí, los sistemas de gestión de documentos basados en la nube son seguros. Busque una solución que proporcione encriptación automática de documentos y permita la administración de acceso y herramientas de privacidad. Los sistemas de administración en la nube son en realidad más seguros que los servicios locales porque los proveedores de la plataforma supervisan la seguridad y garantizan que se apliquen parches y actualizaciones de software.
El resultado final de los sistemas de gestión de documentos para pequeñas empresas
Un sistema de gestión de documentos sólido y seguro para pequeñas empresas puede optimizar el flujo de trabajo, simplificar el almacenamiento y la recuperación de documentos y permitir compartirlos con los miembros del equipo y los clientes. Busque un DMS que proporcione las herramientas que necesita y que sea fácil de usar para mejorar la productividad de su organización.
Connecteam es la mejor opción para las pequeñas y medianas empresas que buscan mejorar su gestión de documentos. Dé un pequeño paso para usted, y un gran paso para su negocio, con Connecteam hoy. No olvide consultar el Plan para pequeñas empresas de Connecteam para obtener todo lo que necesita para administrar su negocio.